Sprievodca exportom kontaktov z aplikácie Outlook

Prečo je dôležité exportovať kontakty z aplikácie Outlook?

Existuje niekoľko dôvodov, prečo by mohlo byť dôležité vedieť, ako exportovať kontakty programu Outlook. Môžete napríklad potrebovať preniesť kontakty do iného zariadenia alebo počítača, zálohovať ich, importovať ich do inej e-mailovej služby, ako je napríklad Gmail, spravovať ich v programe, ako je napríklad Microsoft Excel, alebo exportovať kontakty do karty vCard alebo virtuálnej vizitky. Väčšina týchto možností si bude vyžadovať export do rôznych typov súborov. Ak napríklad exportujete kontakty do inej e-mailovej služby, zvyčajne budete potrebovať súbor CSV. Na druhej strane, pre virtuálnu vizitku môže byť potrebný súbor VCF, ktorý vám umožní importovať kontakty priamo do programu Excel. Súbor PST je zvyčajne potrebný na zálohovanie kontaktov a údajov.

Metódy exportovať Outlook Kontakty

Existuje niekoľko metód, ktoré môžete použiť na export kontaktov programu Outlook v závislosti od verzie programu Outlook. Program Outlook sa bude správať rovnako bez ohľadu na to, či používate operačný systém Windows alebo macOS.

Ako exportovať kontakty z aplikácie Outlook 2010

Outlook 2010 je staršia verzia programu, ktorá sa dnes už často nepoužíva, ale niektoré spoločnosti ju stále používajú najmä na internú komunikáciu. Niektorí ľudia stále používajú program Outlook 2010, pretože chcú zostať v rámci jedného výrobného roku programu, aby ušetrili peniaze. Ak používate program Outlook 2010 a chcete exportovať svoje kontakty, tu sú kroky, ktoré treba vykonať:

1. Otvorte aplikáciu Outlook v počítači PC alebo Mac.
2. Prejdite na pásku v hornej časti programu a vyberte položku "Súbor".
3. Kliknite na položku "Možnosti" a v dialógovom okne vyberte položku "Rozšírené".
4. Výberom položky "Export" otvorte Sprievodcu importom a exportom.
5. Vyberte možnosť "Exportovať súbor" a potom kliknite na tlačidlo "Ďalej".
6. V okne "Vytvoriť typ súboru" vyberte požadovaný typ exportu.
7. Zobrazí sa zoznam priečinkov, ktoré môžete exportovať. Z tohto zoznamu vyberte priečinok s kontaktmi, ktorý chcete exportovať.
8. Pred výberom priečinka, do ktorého chcete exportovať, vyberte možnosť "Prehľadávať".
9. V možnosti "Uložiť exportovaný súbor ako" pomenujte svoj súbor
10. Vyberte "OK", potom "Next" a "Finish".
11. Po dokončení exportu programu Outlook kliknite na tlačidlo "OK".
12. Skontrolujte, či je váš súbor uložený tam, kde ste ho chceli mať.

Ako exportovať kontakty Outlook 2013

Outlook 2013 je najnovšia verzia softvéru Outlook s odlišnou kódovou základňou ako Office 365. Z tohto dôvodu má pri exporte kontaktov rôzne kroky, ktoré je potrebné dodržiavať v porovnaní s najnovšími verziami programu. Jednou z hlavných výhod programu Outlook 2013, a prečo ho mnohí ľudia používajú aj dnes, je, že má samostatnú aplikáciu od ostatných, ktorá je lacnejšia na zakúpenie. Ak používate program Outlook 2013 a chcete exportovať kontakty, postupujte podľa týchto krokov:

1. Otvorte aplikáciu Outlook v počítači PC alebo Mac.
2. Prejdite do ľavej hornej časti obrazovky programu a vyberte kartu "Súbor".
3. Kliknite na "Otvoriť a exportovať" na ľavej strane.
4. Zobrazí sa zoznam možností. Vyberte možnosť "Import/Export".
5. Zobrazí sa ďalší zoznam možností. Vyberte možnosť "Exportovať do súboru" a potom "Ďalej".
6. Vyberte možnosť "Comma Separated Values" (Hodnoty oddelené čiarkami) a potom "Next" (Ďalej).
7. V časti "Osobné priečinky" vyberte položku "Kontakty" a potom "Ďalej".
8. Pred výberom umiestnenia, kam chcete exportovaný súbor uložiť, vyberte možnosť "Prehľadávať".
9. Vyberte názov súboru, kliknite na tlačidlo "Next" a potom na tlačidlo "Finish".
10. Skontrolujte, či je váš súbor uložený v požadovanom umiestnení.

Ako exportovať kontakty z webového programu Outlook

Webová, online verzia aplikácie Outlook môže byť ideálnym riešením, ak chcete mať prístup ku kontaktom a e-mailovým správam, aj keď nie ste pri počítači. K tejto verzii programu Outlook môžete ľahko pristupovať z rôznych zariadení, ktoré pripojenie k internetu, vrátane herné notebooky, smartfóny, tablety a ďalšie zariadenia vrátane inteligentných hodiniek a iných zariadení, ktoré nie sú určené pre počítače. Ak chcete exportovať kontakty pomocou webovej verzie aplikácie Outlook, postupujte podľa týchto krokov:

1. Ak chcete získať prístup k webovej lokalite programu Outlook z vybraného webového prehliadača, zadajte do adresného riadka položku Outlook.
2. Prihláste sa do svojho konta, ak sa zobrazí výzva na prihlásenie.
3. Prejdite na spodnú časť stránky a vyberte symbol ľudí.
4. Na paneli nástrojov vyberte položku "Spravovať" a potom vyberte položku "Exportovať kontakty".
5. Vyberte, či chcete exportovať všetky kontakty alebo kontakty z konkrétneho priečinka.
6. Kliknite na položku "Export".
7. Vyberte položku Uložiť ako a vyberte formát súboru, do ktorého sa majú kontakty uložiť.
8. Skontrolujte, či boli kontakty uložené pod zvoleným menom a na zvolené miesto.

Ako exportovať kontakty aplikácie Outlook 365

Outlook 2016 a Outlook 2019 sú dve najnovšie verzie aplikácie Outlook, ktoré sú kompatibilné so službou Office 365. Tým sa vytvoril nový proces exportu kontaktov pre ľudí, ktorí používajú najnovšie verzie aplikácie Outlook. Používanie balíka Office 365 má mnoho významných výhod vrátane toho, že všetky programy spoločnosti Microsoft, ako napríklad Windows, Word, Outlook, Excel a PowerPoint, používajú rovnaký kód a majú k sebe jednoduchý prístup, čo umožňuje rýchlo a jednoducho vykonávať rôzne funkcie medzi rôznymi programami, napríklad okamžitý export kontaktov do programu Excel. Ak používate verziu programu Outlook 365 z roku 2016 alebo 2019, postupujte pri exporte kontaktov podľa týchto krokov:

1. V počítači PC alebo Mac otvorte program Outlook 365.
2. Kliknite na ikonu "Aplikácie" vľavo hore.
3. Vyberte položku Ľudia a potom kliknite na položku Spravovať.
4. Vyberte položku "Exportovať kontakty".
5. Rozhodnite sa, či budete exportovať všetky kontakty alebo priečinok obsahujúci konkrétne kontakty.
6. V závislosti od prehliadača vyberte možnosť "Uložiť" alebo "Otvoriť".
7. Skontrolujte, či boli kontakty uložené na požadované miesto a pod požadovaným názvom.

Ako exportovať e-maily z aplikácie Outlook do služby Gmail

E-mailové správy môžete exportovať z konta Outlook do konta Gmail, čím ich zálohujete a získate prístup k starším e-mailovým správam z ľubovoľného miesta. Ak to chcete urobiť, pred kopírovaním a vkladaním priečinkov pridajte svoje konto Gmail do aplikácie Outlook. Najskôr budete musieť nastaviť konto Gmail v programe Outlook. Postupujte nasledovne:

1. Prejdite na ikonu nastavení v pravom hornom rohu pred výberom položky "Zobraziť všetky nastavenia programu Outlook".
2. V ľavom paneli vyberte položku "Mail".
3. Kliknite na položku "Synchronizovať e-mail".
4. V časti Pripojené kontá na pravom paneli vyberte položku Gmail.
5. Na obrazovke "Pripojiť účet Google" zadajte zobrazovacie meno, ktoré chcete používať pri odosielaní pošty zo služby Gmail prostredníctvom aplikácie Outlook.
6. Vyberte položku OK.
7. Prihláste sa do vybraného konta Gmail v aplikácii Outlook Mail, aby ste umožnili spoločnosti Microsoft prístup k tomuto kontu.
8. Výberom položky OK potvrďte, že ste úspešne pripojili konto Gmail k programu Outlook.

Po nastavení konta Gmail v službe Google otvorte aplikáciu Outlook a vyberte priečinok obsahujúci e-mailové správy, ktoré chcete exportovať. Vyberte všetky e-maily v priečinku stlačením klávesovej skratky Ctrl+A alebo stlačte a podržte kláves Ctrl a zároveň vyberte jednotlivé e-maily, ktoré chcete exportovať. Kliknite pravým tlačidlom myši na vybrané správy a potom vyberte položku "Presunúť" a potom položku "Iný priečinok". Zobrazí sa dialógové okno Presunúť položky. Vyberte svoje konto Gmail a vyberte alebo vytvorte nový priečinok v konte Gmail, do ktorého chcete e-maily exportovať. Vybrané e-maily presuniete kliknutím na tlačidlo "OK".

Ako exportovať e-maily programu Outlook do aplikácie Excel

E-maily z aplikácie Outlook môžete exportovať aj tak, že ich odošlete do pracovného hárka aplikácie Excel a vytvoríte tabuľku obsahujúcu rôzne stĺpce. To môže byť užitočné najmä vtedy, ak už používanie programu Excel na účtovné účely, povedzme. Ak to chcete urobiť:

1. Prejdite na položku Súbor v programe Outlook a vyberte položku Otvoriť a exportovať.
2. Vyberte Import/Export.
3. Vyberte možnosť "Exportovať do súboru" a potom kliknite na tlačidlo "Ďalej".
4. Vyberte položku Microsoft Excel a potom kliknite na tlačidlo "Ďalej".
5. Vyberte e-mailový priečinok, z ktorého chcete exportovať správy, a vyberte položku "Ďalej".
6. Vyberte priečinok, do ktorého chcete uložiť exportované e-maily, a vyberte názov exportovaného súboru pred výberom položky "OK".
7. Kliknite na "Next" a potom na "Finish".
8. Nový súbor programu Excel bude k dispozícii na otvorenie vo zvolenom umiestnení.

Či už chcete exportovať kontakty alebo e-mailové správy, v aplikácii Outlook to môžete urobiť jednoducho.

Osvedčené postupy pri exporte zoznamu

Začatie procesu vývozu

Ak chcete spustiť proces exportu kontaktov aplikácie Outlook, otvorte okno aplikácie Microsoft Outlook a prejdite do ponuky Súbor, ktorá sa nachádza v ľavom hornom rohu. Tam kliknite na položku "Súbor" a potom vyberte položku "Exportovať", čím otvoríte možnosti exportu. Zobrazí sa sprievodca exportom kontaktov programu Outlook, ktorý vás prevedie jednotlivými krokmi exportu kontaktov z programu Outlook.

Výber typu a formátu súboru

V okne s postupom exportu, ktoré sa zobrazí, budete mať k dispozícii viacero možností pre typ súboru, ktorý chcete vytvoriť. Pre čo najväčšiu univerzálnosť vyberte ako typ súboru "Comma Separated Values (CSV)" (Hodnoty oddelené čiarkami (CSV)). Súbory CSV sa ľahko importujú do tabuľkových programov a môžu sa použiť aj na synchronizáciu s kontaktmi Google. Prípadne môžete vybrať "Dátový súbor programu Outlook (PST)", ak to uprednostňujete.

Výber priečinka kontaktov

Po výbere formátu CSV sa zobrazí výzva na výber priečinka s kontaktmi, ktoré chcete exportovať. Prejdite na priečinok "Contacts Folder" (Kontakty) a vyberte ho. Uistite sa, že ste vybrali správny priečinok, ktorý obsahuje všetky vybrané kontakty, ktoré chcete exportovať.

Nastavenie názvu a umiestnenia súboru

Po výbere priečinka s kontaktmi musíte určiť názov a umiestnenie nového súboru s kontaktmi. Kliknite na tlačidlo "Prehľadávať" a vyberte adresár, do ktorého chcete súbor uložiť. Zadajte názov súboru, ktorý vám pomôže okamžite identifikovať tieto nové kontakty. V ľavom dolnom rohu môžete tiež vybrať položku "Súbor", čím získate prístup k ďalším možnostiam ukladania.

Dokončenie exportu

Pred začatím exportu budete mať možnosť skontrolovať svoje výbery. Dvakrát skontrolujte, či sa v nich nenachádzajú prázdne bunky alebo chyby, ktoré by mohli narušiť proces exportu. Keď ste spokojní, kliknite na tlačidlo "Exportovať", čím spustíte export. Vytvorí sa nový súbor CSV a v okne priebehu exportu sa zobrazí informácia o dokončení procesu.

Importovanie do iných platforiem

Váš nový súbor kontaktov, teraz vo formáte CSV, je pripravený na použitie. Tento súbor môžete importovať do tabuľkového programu na ďalšiu organizáciu alebo priamo do iného e-mailového konta, ako sú Kontakty Google. Stačí v príslušnej platforme vybrať položku "Importovať" a vybrať práve vytvorený súbor CSV.

Ďalšie tipy pre e-mailové kontakty

Ak chcete tieto kontakty importovať do iného e-mailového konta, nezabudnite v úvodnom okne aplikácie Outlook vybrať možnosť Exportovať do súboru. Tým zabezpečíte, že vaše e-mailové kontakty budú zahrnuté do procesu exportu, čo vám uľahčí správu komunikácie medzi platformami.