Ako overiť platnosť e-mailových adries?

Prečo je potrebné overiť, či ide o aktívnu e-mailovú adresu?

Mnohí obchodníci s elektronickou poštou si myslia, že nie je potrebné aktívne overovanie e-mailov. Predpokladajú, že môžu pravidelne upratať svoje zoznamy na základe odozvy alebo ich dokonca ponechať tak, ako sú.

Nakoniec sa pýtajú, akú škodu spôsobí zlá e-mailová adresa? Skutočnosť je taká, že overenie e-mailu môže výrazne prospieť vašim e-mailovým marketingovým kampaniam a zabezpečiť lepšiu doručiteľnosť. Toto je niekoľko dôvodov, prečo je také dôležité:

Zvýšenie rýchlosti dodávok

Overené e-mailové adresy budú s väčšou pravdepodobnosťou doručené, pretože si môžete byť istí, že sú platné.

Prečo tráviť čas vytváraním ideálneho e-mailu len preto, aby ste ho poslali na desiatky, stovky alebo tisíce zlých e-mailových adries?

Keď skontrolujete e-mailové adresy, zabezpečíte, že vaše správy budú pravdepodobne prijaté.

Vyhnite sa tvrdým odrazom

Nedoručený e-mail je viac ako len strata času.

Často tiež spôsobí tvrdý odraz. Ide o chybové správy, ktoré odosiela e-mailový server príjemcu, aby vás informoval o tom, že sa niečo pokazilo.

Ak sa vám e-mailový server príliš často vracia, môže začať všetky vaše správy filtrovať ako spam.

Zachovanie reputácie odosielateľa

E-mailové servery nie sú jediné, ktoré hľadajú zlé e-maily.

Poskytovatelia služieb tiež kontrolujú vaše miera odskočenia. Ak zistia, že posielate príliš veľa e-mailov na zlé adresy, môžu čierna listina vy. To môže mať ešte ďalekosiahlejšie dôsledky ako filtrovanie spamu.

Môže sa stať, že čoraz viac vašich e-mailov sa vráti, aj keď sú odoslané na platné adresy.

Kontrola e-mailov s cieľom zachytiť všetky e-maily

Niektoré e-mailové servery používajú záchytné adresy a prijímajú všetky e-maily, ktoré nie sú odoslané na platné e-mailové adresy v danej doméne.

S tým sú spojené dva problémy.

Po prvé, catch-all môže odoslať tvrdé odmietnutie, aj keď je e-mail prijatý.

Po druhé, je veľká šanca, že nikto aktívne nečíta e-maily prijaté prostredníctvom záchytného systému.

Získajte jasnejšie metriky e-mailových kampaní

Okrem poškodenia miery doručenia e-mailov môžu zlé e-mailové adresy spôsobiť aj zavádzajúce metriky e-mailových kampaní.

Môžete napríklad vidieť priepastne nízku mieru otvorenia a mieru prekliku.

Môže to však byť jednoducho preto, že polovicu vášho zoznamu tvoria neoverené e-maily.

Ušetrite peniaze

Pri ukladaní a odosielaní na e-mailové adresy vám vznikajú náklady na čas a IT zdroje.

Zatiaľ čo niekoľko zlých e-mailových adries nebude mať vplyv, ak máte veľký problém, môžete zbytočne minúť veľké peniaze.

Vyčistenie poštových zoznamov je dobré pre vaše výsledky.

Vyčistenie dočasných alebo odstránených adries

E-mailová adresa nemusí byť vždy zlá, aby predstavovala problém.

Mnohí ľudia si vytvárajú dočasné adresy, aby sa mohli zaregistrovať, alebo odstraňujú svoje staršie adresy.

V oboch prípadoch môžu e-maily, ktoré kedysi fungovali, náhle prestať fungovať.

Aktívnym čistením zoznamu sa týchto problémových adries zbavíte.

Vyhľadávanie preklepov

V zozname môžete mať zlé e-mailové adresy, ktoré sú jednoducho preklepy. Napríklad adresa [email protected] môže byť napísaná ako [email protected] (písmeno "m" je vymenené za "n").

Dôsledný proces overovania e-mailov môže tieto preklepy nájsť. Potom ich môžete opraviť a doručiť e-mail tak, ako bolo zamýšľané.

So správnym súborom nástrojov je kontrola e-mailových adries jednoduchá a časovo nenáročná. Vďaka toľkým výhodám nie je dôvod nezaviesť stratégiu overovania e-mailov.

Kedy by ste mali kontrolovať e-mailové adresy?

E-mailové adresy nemusíte overovať nadmerne. Cenné je pravidelné overovanie e-mailových zoznamov. Kontrolovať však musíte len vtedy, ak došlo k významnej zmene vo vašom zozname alebo ak máte problémy so zlými metrikami.

Napríklad chcete overiť e-mailové adresy pri ich pridávaní do zoznamu. Platnosť e-mailov chcete kontrolovať aj v prípade, že vaša miera odchodov (bounce rate) prekročí 2% alebo je miera otvorení nízka.

Okrem toho je dobré pravidelne čistiť zoznamy. Zvážte kontrolu zhruba raz za mesiac. Ak máte relatívne malý počet e-mailov, môžete to robiť štvrťročne.

Ak máte veľmi dlhé zoznamy, ktoré sa často menia, možno budete potrebovať častejší plán.

Upozorňujeme, že zoznamy B2B je potrebné overovať častejšie ako B2C.

Ako overiť e-mailové adresy?

Overenie e-mailovej adresy je proces kontroly, pri ktorom sa zisťuje, či e-mailová adresa existuje. Pri odosielaní e-mailov chcete, aby boli odoslané skutočnej osobe.

Jedným z najlepších spôsobov, ako to zabezpečiť, je skontrolovať e-mailové adresy v zozname a uistiť sa, že sú platné. Overovanie je cenným nástrojom v opasku každého e-mailového marketéra. Rozhodnutie overovať e-mailové adresy vo vašom zozname vám umožní eliminovať neplatné adresy a jednorazové e-mailové adresy, čo vedie k zlepšeniu reputácie odosielateľa a udržaniu zdravého e-mailového účtu.

Odosielanie e-mailov a správa vrátených správ

Overovanie e-mailov je jednoduchý spôsob, ako zlepšiť e-mailovú kampaň a celkovo e-mailový marketing. Najjednoduchší spôsob overenia e-mailovej adresy je jednoducho na ňu poslať e-mail. Ak dostanete tvrdé odmietnutie, môžete e-mailovú adresu odstrániť zo svojho zoznamu adresátov. Ide o neelegantné riešenie. Môže poškodiť vašu povesť odosielateľa, pridať vás do zoznamov spamu a pokaziť vaše metriky. Posielanie testovacích e-mailov je lepšie ako pokračovanie v posielaní e-mailov na zlé adresy. Existujú však aj lepšie možnosti.

Napriek tomu by ste mali pravidelne kontrolovať mäkké a tvrdé odskoky. Je to skvelá príležitosť na vyčistenie zoznamu medzi overeniami.

Odosielanie e-mailov z inej e-mailovej adresy

Ďalším prístupom je odoslanie testovacieho e-mailu z fiktívneho konta. Ide o veľmi jednoduché a stredne rýchle riešenie.
Stačí, ak sa zaregistrujete zadarmo a potom odošlite skúšobný e-mail.

Keďže ide o alternatívny názov domény, môžete do tela e-mailu napísať takmer čokoľvek. Keď dostanete tvrdé odpovede, môžete ich odstrániť zo zoznamu e-mailov.

Hlavnou výhodou tohto prístupu je, že je veľmi jednoduchý aj pre technických nováčikov. Často je však nepresný, pretože nemusíte dostať jasné odpovede a vaše správy môžu byť odfiltrované do priečinka so spamom.

Okrem toho budete musieť sami sledovať odpovede pomocou tabuľky. Pre mnohých obchodníkov s elektronickou poštou je to príliš časovo náročné a frustrujúce. Nehovoriac o tom, že je jednoducho zlé spamovať schránky príjemcov!

Ako overiť e-mailovú adresu bez odoslania e-mailu?

Overenie e-mailovej adresy bez odoslania skutočného e-mailu je možné, je to však zložitý proces a môže si vyžadovať pokročilé techniky.

V tejto časti sa budeme zaoberať dvoma alternatívnymi metódami: vytvorením vlastného riešenia a použitím služby overovania e-mailov.

Skontrolujte syntax e-mailu

Prvým krokom identifikácie neplatných e-mailových adries je overenie syntaxe e-mailovej adresy.

Platná e-mailová adresa sa skladá z dvoch častí: lokálnej časti (t. j. používateľského mena) a domény, ktoré sú oddelené znakom "@" a majú nasledujúci formát [email protected]

Miestna časť môže mať maximálne 64 znakov a môže pozostávať z:

• veľké a malé písmená latinky A na Z a na z
• číslice  na 9
• špeciálne znaky !#$%&'*+-/=?^_`{|}~
• bodka . , nemala by však byť na začiatku ani na konci miestnej časti a nemala by sa nachádzať vedľa inej bodky

Doména môže byť maximálna

• veľké a malé písmená latinky A na Z a na z
• číslice  na 9
• pomlčka - , nemala by však byť na začiatku ani na konci časti domény
• bodka . , ktorý sa používa na oddelenie častí doménových značiek (subdomény, hlavnej domény a domény najvyššej úrovne)

Tieto pravidlá by sa dali opísať vo forme regulárneho výrazu, ktorý by vyzeral takto:

[a-z0-9!#$%&'*+/=?^_`{|}~-]+(?:.[a-z0-9!#$%&'*+/=?^_`{|}~-]+)*@(?:[a-z0-9](?:[a-z0-9-]*[a-z0-9])?.)+[a-z0-9](?:[a-z0-9-]*[a-z0-9])?

Pingovanie servera

Ďalším krokom v procese overovania e-mailu je ping na poštový server a otázka, či adresa je platný.

Tento proces je pomalý, ťažkopádny a veľmi riskantný pre vašu infraštruktúru, ako pravdepodobne viete povedať. Je však pomerne presný.

Potrebujete nástroj, ako je Telnet v systéme Windows alebo PuTTY alebo nc (netcat) v systéme MacOs.

Tu sú uvedené kroky potrebné na overenie e-mailovej adresy pomocou pingu na e-mailový server:

1. Vyhľadajte poštový server pomocou príkazu "nslookup -type=mx", za ktorým nasleduje názov e-mailovej domény.
   Toto by malo vrátiť niekoľko serverov.
2. Vyberte si jeden z nich a pripojte sa k nemu pomocou siete Telnet.
   Príkaz pre tento postup v systéme Windows je "telnet {adresa poštového servera} 25."
   Príkaz pre tento postup je v systéme MacOs "nc {adresa poštového servera} 25."
3. Potom pozdravte server zadaním textu "EHLO {názov vašej domény}".
4. Nakoniec je čas skontrolovať e-mailovú adresu. Začnite zadaním "mail od:".
5. Potom po kóde odpovede zadajte "rcpt na:".

Takto by vyzerala komunikácia pre doručiteľnú e-mailovú adresu:

220 mx.google.com ESMTP h3si7768221lfu.32 - gsmtp
EHLO mydomain.com
250 mx.google.com k vašim službám
mail from:
250 2.1.0 OK h3si7768221lfu.32 - gsmtp
rcpt to:
250 2.1.5 OK h3si7768221lfu.32 - gsmtp
quit
221 2.0.0 ukončenie spojenia h3si7768221lfu.32 - gsmtp

A takto by to vyzeralo v prípade nedoručiteľnej adresy:

EHLO mydomain.com
250 mx.google.com k vašim službám
mail from:
250 2.1.0 OK l26si4867318ljg.18 - gsmtp
rcpt to:
550-5.1.1 E-mailové konto, ktoré ste sa pokúšali dosiahnuť, neexistuje. Skúste prosím
550-5.1.1 dvakrát skontrolovať e-mailovú adresu príjemcu, či v nej nie sú preklepy alebo
550-5.1.1 zbytočných medzier. Ďalšie informácie nájdete na adrese
550 5.1.1 https://support.google.com/mail/?p=NoSuchUser l26si4867318ljg.18 - gsmtp
ukončiť
221 2.0.0 ukončenie spojenia l26si4867318ljg.18 - gsmtp

Pri tejto metóde je veľmi dôležité správne rozpoznať odpovede e-mailového servera. Dôležitou súčasťou odpovede servera SMTP sú tzv. základné stavové kódy a rozšírené stavové kódy.

Základné stavové kódy pozostávajú z 3 číslic, pričom prvá číslica vyjadruje, či je odpoveď:

• 2 - pozitívne
• 3 - pozitívny medziprodukt
• 4 - prechodný záporný
• 5 - trvalý negatívny

Druhá číslica predstavuje kategóriu:

• 0 - syntax
• 1 - informácie
• 2 - pripojenia
• 5 - poštový systém

Tu sú uvedené niektoré bežné stavové kódy a ich význam:

• 220 - pripojené - pripravené na prevádzku
• 221 - rozlúčka - prenos ukončenia služby
• 250 - požadovaná akcia je v poriadku a dokončená
• 450 - požadovaná akcia nebola vykonaná - schránka môže byť dočasne zablokovaná z politických dôvodov
• 500 - syntaktická chyba - príkaz nebol rozpoznaný
• 503 - zlá postupnosť príkazov
• 530 - vyžaduje sa overenie
• 550 - poštová schránka nedostupná
• 551 - používateľ nie je miestny
• 552 - prekročené skladovanie