Čo sú e-mailové potvrdenia a prečo sú dôležité?

Čo je potvrdzujúci e-mail?

Potvrdzovací e-mail je e-mail o transakcii odoslaný zákazníkovi alebo účastníkovi v závislosti od jeho akcií. Potvrdzovací e-mail sa môže odoslať pri akomkoľvek počte akcií zákazníka vrátane registrácie, odoslania e-mailu podniku, dokončenia objednávky, registrácie podujatia alebo rezervácie vstupenky.

Zákazníci očakávajú potvrdzujúce e-maily pre potrebné akcie, ako je prihlásenie sa na odber a dokončenie objednávky. Môžu pomôcť vytvoriť skvelý prvý dojem, vyvinúť na príjemcu tlak v súvislosti s vykonanými úkonmi a pomôcť vybudovať dôveru. Od podniku sa neočakáva, že bude posielať všetky typy transakčných alebo potvrdzovacích e-mailov, ale očakáva sa, že bude posielať aspoň tie pre dôležité akcie.

Prvky potvrdzujúceho e-mailu

Podniky posielajú potvrdzovacie e-maily pre rôzne typy transakcií, takže neexistuje jednotná šablóna pre všetky potvrdzovacie e-maily. Niektoré prvky by však mali byť súčasťou všetkých potvrdzovacích e-mailov a tie aj sú:

• Uznávané meno "Od" a pútavý predmet.
• Dizajn e-mailu v súlade so značkou, ktorý zahŕňa farby značky a logo.
• Personalizácia - pozdravenie zákazníka menom a použitie jeho mena, ak je to vhodné.
• Relevantné informácie - v závislosti od e-mailu môžu zahŕňať číslo objednávky a zhrnutie alebo informácie o preprave, ako je spôsob a adresa.
• Ďalší krok - informujte zákazníka o tom, čo bude nasledovať, čo musí urobiť alebo čo urobí firma.
• Výzva k akcii - ideálne jedna.
• Informácie o podpore - zákazníci sa tak môžu v prípade potreby spojiť s podnikom.
• Ďalšie informácie - ide o dodatočnú sekciu, ktorá obsahuje napríklad odmeny, programy odporúčaní, odporúčania a ďalšie informácie, ktoré by zákazníka mohli zaujímať.

Pozrime sa teraz na to, prečo je odoslanie e-mailového potvrdenia také dôležité.

E-mailové potvrdenie je upokojujúce

Predstavte si, že ste našli skvelú ponuku na niečo, čo ste už dlho chceli. Objednáte si ho a potom skontrolujete e-mail, či ste dostali ponuku, ale nenájdete potvrdzujúci e-mail. Budete právom zmätení a budete sa pýtať, či bola transakcia dokončená a či si musíte výrobok objednať znova.

Absencia potvrdzujúceho e-mailu môže byť neuveriteľne frustrujúca a mätúca a môže spôsobiť, že zákazník si už nebude chcieť objednať z vášho obchodu. Nastavenie automatického potvrdzujúceho e-mailu je dnes veľmi jednoduché, pretože podniky môžu využívať rôzne dostupné nástroje a služby. Z tohto dôvodu neexistuje dôvod, prečo by podnik nemohol zaviesť automatické potvrdzovacie e-maily pre všetky transakcie.

Spojenie s odberateľmi pri odosielaní potvrdzujúceho e-mailu

Existuje mnoho dôvodov, prečo sa ľudia prihlasujú do poštových zoznamov. Bez ohľadu na dôvody tí, ktorí sa prihlásia, od vás očakávajú hodnotu, rešpekt a pozoruhodný obsah. Neposkytovanie všetkých týchto aspektov môže viesť k tomu, že vaše konverzácie budú trpieť a bude vyššia ako bežná miera odchodov a nízka miera otvorenia e-mailov.

Namiesto toho, aby ste svojich odberateľov spamovali e-mailami, ktoré pre nich nemusia byť užitočné, mali by ste im posielať užitočné e-maily, ktoré vám pomôžu budovať vzťahy so zákazníkmi a odberateľmi. Vďaka tomu bude ich premena na platiacich zákazníkov oveľa jednoduchšia, pretože budú mať hodnotu z akýchkoľvek ponúk a propagačných akcií, o ktorých im poviete.

E-mailové potvrdenia posúvajú zákazníkov na ceste

Aj keď mnohé podniky posielajú jednorazové potvrdzujúce e-maily, neznamená to, že tak musíte robiť aj vy. Potvrdzovacie e-maily s automatizáciou môžete použiť na to, aby ste sa zapojili do komunikácie so zákazníkmi, keď ich posúvate v rámci zákazníckej cesty.

Medzi tri typy potvrdzovacích e-mailov, ktoré vám v tom pomôžu, patria:

• Potvrdenie platby
• Potvrdenie o odoslaní
• Potvrdenie o doručení

Tieto typy e-mailov poskytujú dôležité kontaktné body, ktoré môžu byť pre podnik prínosom v budúcnosti. Môžu napríklad pomôcť zvýšiť povedomie o značke medzi zákazníkmi, ak v e-mailoch použijete prvky značky, ako sú farby, logá a písma.

Môžu tiež slúžiť ako kľúčové médium na udržanie vašej značky v povedomí zákazníkov, takže je oveľa pravdepodobnejšie, že budú myslieť na vašu firmu, keď si budú chcieť kúpiť ďalšie produkty.

Potvrdenie e-mailu je skvelé pre obchodné vzťahy

E-mailové potvrdenia by sa nemali týkať len marketingových aktivít a činností, pretože môžu byť kľúčové aj pre obchodné vzťahy. Potvrdenie e-mailu je potvrdzujúci e-mail, ktorý podnik posiela, aby oznámil, že dostal e-mail od zákazníka alebo iného obchodného partnera.

Potvrdenie e-mailu je dôležité najmä vtedy, ak majiteľ podniku alebo osoba, ktorej je e-mail adresovaný, nemôže na e-mail okamžite odpovedať. Uisťuje odosielateľa, že jeho komunikácia bola prijatá a potvrdená a že sa jej niekto čoskoro bude venovať.

Odoslaním takéhoto e-mailu tiež preukážete, že vám záleží na prijatých e-mailoch a že všetky formy komunikácie beriete vážne. Nezabúdajte, že ľudia sa chcú cítiť uznaní, keď sa na vás obrátia; zasielanie tohto typu e-mailov to pomáha dosiahnuť.

Potvrdzovacie e-maily Poskytovateľ ďalších marketingových príležitostí

Potvrdzovacie e-maily majú veľmi vysokú mieru otvorenia, pretože ľudia ich očakávajú a chcú vedieť, čo obsahujú, čo sa bude diať ďalej a aké prípadné ďalšie kroky musia podniknúť. Z tohto dôvodu poskytujú ďalšie marketingové príležitosti pre podniky, ktoré ich dokážu využiť.

Využite zvedavosť ľudí a vysokú mieru otvorenia na zvýšenie angažovanosti prostredníctvom predaja doplnkov, navrhovania súvisiacich produktov a krížového predaja.

Ak tak urobíte, mali by ste zabezpečiť, aby vaše potvrdzovacie e-maily boli v prvom rade transakčné e-maily a až potom marketingové e-maily. To znamená, že väčšina e-mailu by mala obsahovať informácie o potvrdení, ktoré zákazníci hľadajú. Pod ňu môžete zahrnúť angažovanosť a marketingové správy, ako napr:

• Požiadanie o spätnú väzbu alebo recenzie - môžete sa opýtať na proces nákupu a odhlásenia, aby ste tieto informácie mohli použiť na zlepšenie.
• Ponuka zľavy - Toto vám môže pomôcť zvýšiť predaj, pretože ľudia sa s väčšou pravdepodobnosťou stanú opakovanými zákazníkmi, ak vedia, že pri ďalšom nákupe dostanú dobrú zľavu.
• Odkazy na vaše sociálne médiá, iné profily alebo webové stránky, aby zákazníci vedeli, ako sa k vám dostať a ako s vami ďalej spolupracovať, ak si to želajú.

Typy potvrdzovacích e-mailov

Keď už viete, čo sú potvrdzovacie e-maily a aký majú význam, aké typy potvrdzovacích e-mailov môžete posielať?

Potvrdzovacie e-maily elektronického obchodu

Toto je asi najbežnejší typ e-mailového potvrdenia. Do tejto kategórie patria aj ďalšie typy e-mailových potvrdení, ako napr:

• E-maily s potvrdením objednávky - odoslané po dokončení procesu objednávky.
• Potvrdenie o odoslaní - Odosiela sa po odoslaní výrobku alebo balíka.
• Potvrdenie o doručení - odoslané po úspešnom doručení produktov alebo balíkov.
• Potvrdenie o stiahnutí - niekedy si zákazník potrebuje stiahnuť svoj nákup, napríklad knihu, vstupenku alebo darčekovú kartu.

Potvrdenie registrácie

Ako už názov napovedá, podniky posielajú tento typ informácií po tom, čo sa zákazník zaregistruje na službu alebo sa prihlási na odber e-mailového spravodajcu.

Do tejto kategórie patria aj e-maily s potvrdením o zrušení. Tak ako sa podniky snažia čo najviac uľahčiť ľuďom prihlásenie sa do ich zoznamov alebo registráciu do služby, mali by uľahčiť aj odhlásenie alebo zrušenie prihlášky. Tento e-mail je to, čo im príde po tom, ako urobia niektorú z týchto dvoch možností.

E-mail s potvrdením o zrušení objednávky je zvyčajne poslednou možnosťou, ako získať zákazníka späť alebo zistiť, čo sa stalo, aby sa to už neopakovalo u iných zákazníkov.

Potvrdenia o podujatiach a miestnych službách

Tieto e-maily poskytujú potrebné informácie o schôdzke. Môžu obsahovať čas, miesto a ďalšie podrobnosti, ktoré by mal zákazník vedieť. V ideálnom prípade by mali zákazníkovi umožniť pridať udalosť do svojho kalendára.

Vstupenky a prístup na webové semináre môžu byť zahrnuté aj v potvrdzujúcich e-mailoch o udalostiach, ak si ich zákazník kúpil alebo sa na ne prihlásil.

E-maily s potvrdením cesty

Podobne ako v prípade potvrdzovacích e-mailov elektronického obchodu, aj v tejto kategórii existujú rôzne typy e-mailov. Patria medzi ne:

• Rezervácia ubytovania
• E-maily s potvrdením letu

Mnohí ľudia sú pri cestovaní nervózni a chcú mať istotu, že všetky detaily sú dokončené ešte pred odchodom z domu. Zasielanie takýchto e-mailov je upokojujúce, poskytuje vašim zákazníkom všetky potrebné informácie o ich lete alebo ubytovaní a pomáha im pri plánovaní.

Automatizácia potvrdzovacích e-mailov

Vzhľadom na rôzne typy potvrdzovacích e-mailov, ktoré musíte odoslať, by bolo najlepšie tento proces automatizovať. Dobrou správou je, že väčšina e-mailových služieb a nástrojov vám pomôže tieto typy e-mailov automatizovať.

Po vytvorení e-mailov a šablón pomocou vyššie opísaných prvkov stačí všetko načítať a nechať službu urobiť všetko za vás. Vykonajte testovanie rôznych scenárov, aby ste zistili, či vaši zákazníci po vykonaní akcie dostanú správny e-mail.

Teraz je rad na vás, aby ste začali premýšľať o vytvorení správnych potvrdzovacích e-mailov pre vašu firmu. Zvážte akcie zákazníkov na vašich webových stránkach, zistite, ktoré z nich si vyžadujú potvrdenie, a potom vytvorte správne e-maily pre každý scenár a akciu.