Každý e-mail odoslaný na nesprávnu adresu znižuje vašu reputáciu odosielateľa. A ak budete neustále posielať na falošné alebo neplatné adresy, poskytovatelia e-mailových služieb vás začnú blokovať bez ohľadu na to, aká dobrá je vaša správa. Áno, musíte overovať adresy, na ktoré posielate, ale najprv musíte pochopiť, ako funguje proces overovania zoznamu e-mailových adresátov.
Koniec koncov, je to len proces, ktorý má zabezpečiť, aby bol váš e-mailový zoznam plný skutočných ľudí so skutočnými schránkami, takže sa nie je čoho báť.
Prejdime si, čo sa vlastne deje pri overovaní e-mailových adries a prečo je to dôležité pre váš e-mailový marketing, reputáciu odosielateľa a umiestnenie v doručenej pošte.
Aký je proces overovania zoznamu e-mailov?
Je to akt kontroly zoznamu e-mailov, aby ste sa uistili, že adresy sú:
- Napísané v správnom formáte
- Pripojené k reálnym doménam, ktoré existujú
- Prijímanie e-mailov práve teraz
- Nie je pravdepodobné, že vás odmietnu alebo označia ako spam
A nie, nie je to to isté ako ručné čistenie zoznamu.
Pri overovaní e-mailov sa používajú automatizované nástroje, ktoré skenujú každú e-mailovú adresu v zozname, vykonávajú množstvo testov (k tomu sa čoskoro dostaneme) a informujú vás, či je odoslanie bezpečné alebo nie.
Úplný proces overenia e-mailu zahŕňa kontroly, ako napríklad:
- Kontrola syntaxe
- Vyhľadávanie záznamov DNS a MX
- Pripojenie k poštovému serveru
- Kontrola všeobecnej domény
- E-mailová adresa ping (bez odoslania správy)
Cieľ?
Poskytnutie zoznamu platných e-mailových adries. Žiadne slepé uličky. Žiadne nedoručiteľné adresy. Žiadne falošné registrácie.
A keď budete posielať marketingové e-maily na tento vyčistený zoznam, je pravdepodobnejšie, že sa vám dostanú do schránky. Bez toho, aby ste museli bojovať so spamovými filtrami alebo vypaľovať svoje e-mailové konto.
Prečo sa tým zaoberať? Prečo je overenie e-mailu dôležitejšie ako kedykoľvek predtým
Povedzme, že spustíte malú kampaň na propagáciu svojho nového produktu. Zasiahnete celý svoj e-mailový zoznam – možno 5 000 adries. O týždeň neskôr je vaša miera otvorenia na úrovni 7 %. Miera odmietnutia je viac ako 10 %. A vy si kladiete otázku:
Dostal niekto túto správu?
Stáva sa to častejšie, ako si myslíte. Hlavný problém je väčšinou jednoduchý: príliš veľa neplatných e-mailových adries.
Niektoré boli chybne zadané v registračných formulároch, napríklad @gnail.com. Iné pochádzali z hromadného odosielania, vyškrabaných zoznamov alebo starých exportov kontaktov. A niekoľko z nich môžu byť catch-all domény alebo accept-all domény, ktoré technicky prijímajú správy, ale nikdy ich nezobrazia skutočnej osobe.
Takto sa dostanete do priečinka so spamom.
Keď počet odmietnutí prekročí určitú hranicu, poskytovatelia e-mailových služieb, ako je Gmail alebo Outlook, vám začnú nedôverovať. Môžu vaše kampane označiť. Alebo úplne prestanú prijímať vaše e-maily.
Nejde len o márnotratné ukazovatele. Zlé údaje poškodzujú povesť odosielateľa, znižujú umiestnenie v doručenej pošte a zaberajú čas, ktorý nemáte.
A čo je najhoršie? Nie vždy budete vedieť, čo sa pokazilo. Vaše správy boli „odoslané“, ale neboli prijaté.
Túto medzeru odstraňuje overovanie e-mailom.
Falošné registrácie = falošná nádej
Množstvo e-mailových obchodníkov bojuje s lovcami bezplatných e-mailov a botmi. Ponúknete magnet pre potenciálnych zákazníkov a ľudia nahadzujú náhodné adresy, len aby získali prístup. Ako napríklad asdf123@email.com. Vyzerá to reálne, ale nie je.
Bez overenia týchto e-mailov prostredníctvom overovacej služby nakoniec neposielate marketingové e-maily nikam. To zvyšuje vaše náklady, znečisťuje vaše údaje a spomaľuje každé vaše rozhodnutie. A teraz si predstavte, že sa to deje stovkykrát týždenne.
Je to tichý únik vo vašom systéme – až kým sa jedného dňa nepozriete hore a zistíte, že vaše e-mailové kampane vôbec nefungujú.
Váš e-mailový zoznam nie je trvalý
E-mailové kontá sa vymazávajú, domény strácajú platnosť, firmy sa zatvárajú a ľudia menia zamestnanie. Preto aj váš najaktívnejší zoznam z minulého roka môže byť teraz plný nedoručiteľných adries. Ak ste nevykonali novú overovaciu kontrolu, môžete zbytočne míňať peniaze a prísť o skutočné potenciálne zákazníkov.
Preto dnes aj malé tímy pravidelne používajú softvér na overovanie e-mailov. Je to súčasť správnej hygieny zoznamu e-mailov.
Proces overovania e-mailu krok za krokom
Najprv teda nahrajte zoznam e-mailových adries prostredníctvom súboru CSV alebo cez rozhranie API. Potom začne nástroj na overovanie e-mailov skenovať.
Čo hľadá? Veľa. Každý nástroj sa môže trochu líšiť, ale tu je to, čo sa zvyčajne deje v zákulisí.
Krok 1: Kontrola syntaxe
Po prvé: vyzerá e-mailová adresa správne?
Nástroj kontroluje bežné problémy s formátovaním:
- chýba znak „@“
- preklepy v doméne
- podivné postavy
- príliš dlhé struny
Je to rýchle, ale nevyhnutné.
Príklad?
- john.smith@hotmial.con
Zjavne neplatné. Kontrola syntaxe to okamžite zachytí.
Vďaka tomuto prvému kroku teda vyradíte adresy, ktoré nikdy neboli platné. Často pochádzajú z registračných formulárov bez prednej validácie.
Krok 2: Kontrola domény a DNS
Keď formát adresy vyzerá v poriadku, nástroj skontroluje, či e-mailová doména existuje.
Pomocou záznamov DNS služby overovania e-mailov kontrolujú, či je doména schopná prijímať správy, alebo či jej platnosť vypršala, je falošná alebo nedôveryhodná.
Bez ohľadu na to, ako „reálne“ adresa vyzerá, ak @companyabc.com už nemá záznamy DNS, je to slepá ulička. Aj tu sa dajú označiť problémy so zabezpečením e-mailov.
Krok 3: Kontrola záznamov MX a test poštového servera
Potom skontrolujte záznamy MX. Ide o časti nastavenia DNS domény, ktoré svetu hovoria: „Tu prijímame e-maily.“
Žiadny záznam MX? Žiadne doručenie e-mailu. Ak teda váš overovací softvér vidí chýbajúce alebo poškodené záznamy MX, táto adresa sa označí ako nedoručiteľná.
Potom skontroluje, či poštový server skutočne odpovedá, bez toho, aby odoslal skutočný e-mail. Výsledkom je, že nástroj dokáže zachytiť falošné adresy, ktoré prešli predchádzajúcimi krokmi.
Krok 4: Ping na e-mailovú adresu (bez odoslania správy)
Teraz prichádza skutočná skúška. To je to, čo si väčšina ľudí predstaví, keď sa povie „overiť e-maily“.
Nástroj pingne e-mailové konto, aby zistil, či e-mailová adresa existuje na serveri. Neodošle sa žiadny obsah, do doručenej pošty sa nedostane žiadna správa. Je to len test, ktorý má zistiť, či je schránka skutočná a či prijíma e-maily.
- Ak reaguje? To je platný e-mail.
- Ak nie? Je označená ako riziková, neplatná alebo neznáma – podľa toho, ako sa doména správa.
V tomto prípade sú domény typu catch-all zložité. Niektoré domény sú nastavené tak, aby prijímali každú adresu (aj falošnú), čo sťažuje ich posudzovanie. Dobrý program na kontrolu e-mailov ich ako také označí, takže sa môžete rozhodnúť, čo robiť.
Krok 5: Konečný verdikt
Po vykonaní všetkých týchto kontrol vám nástroj poskytne zoznam. Zvyčajne je každá adresa označená ako jedna z nasledujúcich:
- Platí – pokračujte v odosielaní e-mailových kampaní
- Neplatné – neobťažujte sa
- Rizikové – možno catch-all doména, možno plná schránka
- Neznáme – nebolo možné úplne overiť z dôvodu obmedzení servera
Odtiaľto môžete exportovať overené potenciálne zákazníkov, vyčistiť zvyšok a cítiť sa oveľa istejšie pri ďalšej kampani. A ak používate bezplatný program na overovanie e-mailov alebo rozhranie API na overovanie e-mailov, všetky tieto kroky sa uskutočnia okamžite, niekedy v reálnom čase, keď ľudia píšu do vášho formulára.
Bezplatné a platené nástroje na overovanie e-mailov: Čo je potrebné vedieť pred výberom
Možno si hovoríte – prečo platiť, keď existujú bezplatné nástroje?
No… zadarmo to môže fungovať, ale nie vždy. Všetko však závisí od toho, čo sa vlastne snažíte dosiahnuť.
Bezplatné nástroje na overenie e-mailu zvyčajne:
- Umožní vám skontrolovať jednu alebo niekoľko adries naraz
- Pomôžte odhaliť zjavné preklepy alebo chybnú syntax
- Poskytnúť vám povrchovú predstavu o doručiteľnosti
To je v poriadku, ak overujete testovací e-mail alebo kontrolujete jedného potenciálneho zákazníka pred odoslaním ponuky. Ale keď máte stovky (alebo tisíce) kontaktov, tento bezplatný nástroj vám nepomôže.
Budete potrebovať hromadné overenie e-mailu. To znamená nahrať celý súbor CSV, spustiť ho cez správny motor a získať čisté výsledky pre každú e-mailovú adresu. V tejto oblasti zažiaria platené nástroje.
Vykonávajú hlbšie kontroly:
- Vyhľadávanie záznamov MX
- Detekcia všetkých domén
- E-mailová adresa ping a odpoveď poštovej schránky
- Filtre na zachytávanie spamu
- Prístup API pre registračné formuláre, CRM alebo vlastné toky
Platené nástroje zvyčajne ponúkajú lepší export údajov, organizáciu zoznamu a aktualizácie stavu v reálnom čase, takže sa vám nestane, že narazíte na rovnaké nedoručiteľné adresy.
Ak sú vaše e-mailové marketingové aktivity základom vášho podnikania, nejde o náklady, ale skôr o údržbu.
Výber najlepšej služby overovania e-mailov: Na čo sa zamerať
O nástroje nie je núdza. Ak však hľadáte vhodný nástroj, tu je to, na čom skutočne záleží.
Presnosť
Cieľ je jednoduchý: platné e-mailové adresy zostávajú, nevyžiadaná pošta odchádza.
Hľadajte službu, ktorá nielen kontroluje syntax, ale rozumie aj správaniu e-mailových domén, odpovediam MX a šedým oblastiam, ako je napríklad akceptovanie všetkých domén.
Rýchlosť
Vediete zoznam s 10 000 riadkami? Nechcete čakať hodiny. Skontrolujte, či nástroj rýchlo zvládne hromadné overovanie, a to aj v prípade zložitých domén.
Integrácie a prístup k API
Ak používate rastúce nastavenie (newslettre, CRM, registračné toky), budete chcieť nástroj so spoľahlivým rozhraním API na overovanie e-mailov. Bonusom je, ak funguje naživo vo vašich formulároch, aby zachytil chyby skôr, ako niekto stlačí tlačidlo „odoslať“.
Správa zoznamu
Môžete po overení výsledky jednoducho filtrovať, označovať alebo organizovať?
Niektoré nástroje poskytujú kategórie stavu (platný, rizikový, neznámy) alebo pomáhajú triediť podľa poskytovateľov e-mailu alebo typu domény. Čím viac kontextu, tým lepšie.
Typy súborov a exporty
Skontrolujte, či váš softvér na overovanie e-mailov akceptuje viacero formátov: CSV, XLSX, možno aj Google Sheets.
Tiež skontrolujte, ako sa v ňom spracúvajú príznaky odmietnutia a neplatné kategórie.
Podpora a UX
Ak je nástroj neohrabaný, mätúci alebo skrýva, čo robí, rýchlo sa v ňom stratíte.
Najlepšia služba overenia e-mailu by mala jasne vysvetliť každý krok a umožniť vám náhľad výsledkov bez zmätku. A má fantastickú, pohotovú podporu.
Prečo máme radi Bouncer (a prečo ho malé značky milujú viac)
Ak hľadáte službu overenia e-mailu, ktorá funguje, Bouncer môže byť najlepšou voľbou.
Je vytvorený pre ľudí, ktorí nemajú čas dekódovať informačné panely, testovať päť rôznych nástrojov alebo sa prehrabávať v neprehľadných výsledkoch. Importujete svoj zoznam, nástroj vykoná kontrolu a za niekoľko minút presne viete, na ktoré e-mailové adresy je možné bezpečne posielať.
Je to jednoduché.
Overme si podrobnosti.
Spustenie jedným kliknutím. Žiadne počiatočné investície.
Môžete začať s bezplatným účtom. K dispozícii je dokonca aj bezplatná funkcia vzorkovania zoznamu a bezplatný kontrolór, ktorý vám umožní otestovať malý zoznam pred spustením úplného skenovania. Ak vaša vzorka vyzerá čisto? To je dobré znamenie.
Bouncer môže byť váš inteligentný spôsob, ako ušetriť čas a kredity.
Inteligentné skenovanie s reálnou hĺbkou
V zákulisí kontroluje všetky podstatné veci: syntax, formát e-mailovej adresy, záznamy DNS, záznamy MX a to, či e-mailový server skutočne existuje. Dokonca sa pripojí k serveru SMTP, aby skontroloval, či by sa vaše e-mailové konto dostalo na server.
Ale Bouncer ide ešte ďalej. Označuje záchytné domény, vykonáva testy pingu e-mailových adries a pomáha vám pochopiť, ktoré adresy sú rizikové a prečo.
Uvidíte napríklad:
- Ktoré adresy sú jednorazové
- Ktoré z nich patria do priečinka doručenej pošty založeného na úlohách
- Ktoré z nich sú chránené spamovými filtrami
- Ktoré z nich môžu mať plnú poštovú schránku
To sú informácie, ktoré vám pomôžu robiť lepšie rozhodnutia, nielen odpovede „áno“ alebo „nie“.
Vytvorené pre marketing, nie pre inžinierstvo
Bouncer bol jednoznačne vytvorený s ohľadom na obchodníkov s elektronickou poštou. Môžete hromadne nahrať súbor CSV, použiť bezplatný vstavaný nástroj na kontrolu e-mailov alebo ho zapojiť priamo do svojich registračných tokov pomocou rozhrania API na overovanie e-mailov.
Pekne spolupracuje s vašimi obľúbenými nástrojmi e-mailového marketingu a pomáha vám dodržiavať zákony o ochrane osobných údajov. Takže neriskujete svoju povesť odosielateľa len preto, aby ste sa dostali do niekoľkých ďalších schránok.
Bonus: správne rieši ťažké veci
Niektoré nástroje zlyhávajú pri riešení zložitých domén alebo poskytovateľov e-mailových služieb. Bouncer to nerobí. Zvládne ich lepšie ako väčšina ostatných.
Bez ohľadu na to, či pracujete so službou Google Workspace, doménami hostovanými spoločnosťou Microsoft alebo malými regionálnymi poskytovateľmi, funkcia Bouncer vám pomôže vyhnúť sa falošným adresám bez toho, aby ste omylom označili skutočné osoby.
Ďalšie tipy na udržanie čistého a silného e-mailového marketingu
Takže chcete skúsiť overiť svoj e-mailový zoznam pomocou Bouncer? Úžasné.
Ale nezastavujte sa pri tom. Dobrá doručiteľnosť nie je jednorazová záležitosť. Je to niečo, čo si vybudujete pomocou návykov.
Tu je návod, ako zabezpečiť, aby ste boli pri každom stlačení tlačidla „odoslať“ spoľahliví a dôveryhodní.
Používanie dvojitého prihlásenia
Keď sa niekto zaregistruje, pošlite mu pred pridaním do skutočného zoznamu potvrdzujúci e-mail. Je to jeden z najjednoduchších spôsobov, ako sa vyhnúť falošným registráciám, preklepom alebo neplatným adresám. Navyše tým poskytovateľom e-mailových služieb oznámite, že hráte podľa pravidiel.
Overovanie e-mailov predtým, ako sa dostanú do vášho CRM
Nečakajte, kým váš zoznam zastará. Použite rozhranie API na overovanie e-mailov pripojené k registračným formulárom na overovanie adries pri ich príchode. Neviete, ako to urobiť? Pomôže vám tím podpory.
Menej nedoručiteľných adries, lepšie umiestnenie v doručenej pošte a celkovo čistejšie zoznamy.
Sledujte mieru odskočenia ako jastrab
Vysoká miera odskočenia = červená vlajka pre spamové filtre.
Aj niekoľko zlých odoslaní môže poškodiť povesť odosielateľa. Zvyknite si pred každou novou e-mailovou kampaňou spustiť hromadné overovanie starších segmentov, najmä ak boli celé mesiace nedotknuté.
Pravidelné čistenie zoznamu
Áno, pravidelne. Ak niekto neotvoril alebo neklikol viac ako 6 mesiacov, zvážte opätovné zapojenie alebo odstránenie. Udržiavanie platných e-mailových adries v zozname pomáha pri doručovaní e-mailov aj pri zapojení.
Neignorujte rizikové alebo neznáme výsledky
Niektoré nástroje na overovanie e-mailov označujú adresy ako „rizikové“ (napríklad catch-all domény alebo plné schránky). Nepredpokladajte, že sú bezpečné. Môžete tieto potenciálne adresy segmentovať, otestovať ich pomocou e-mailových správ s nízkym dopadom alebo ich odložiť, kým si nebudete istí, že sa neodbijú.
Vynechajte pochybné zoznamy
Žiadne vyškrabané e-maily. Žiadne zakúpené kontakty. Žiadne výnimky.
Tie zvyčajne obsahujú falošné adresy, neaktuálne údaje a spamové pasce. Odosielanie na ne môže váš e-mailový server zaradiť na čiernu listinu rýchlejšie, ako si myslíte.
Monitorovanie celej cesty, nielen doručiteľnosti e-mailov
To, že sa e-mail dostane do doručenej pošty, ešte neznamená, že funguje.
Sledujte kliknutia, konverzie, odpovede a odpovede, ktoré boli označené. Vaším cieľom nie je overovať e-mailové adresy kvôli nim – ide o to, aby ste oslovili skutočných ľudí, ktorí chcú vašu správu.
Overujte e-mailové adresy ako profesionál!
E-mailový marketing funguje najlepšie, keď oslovuje skutočných ľudí. To znamená, že každá správa, každá kampaň a každá aktualizácia sa musí dostať do správnej schránky.
Jediný spôsob, ako sa tam dostať: Začnite s čistým zoznamom.
Použite správny proces overovania e-mailu, ktorý kontroluje syntax, stav domény a existenciu e-mailovej adresy. Vyhnite sa rizikovým adresám, prestaňte posielať na falošné účty a udržujte si dobrú povesť odosielateľa.
Ešte lepšie? Urobte z neho súčasť svojej rutiny.
Netrvá to dlho a ušetrí vás to zlých výsledkov, vysokej miery odmietnutia a nízkej dôvery poskytovateľov e-mailových služieb.
Skontrolujte svoje e-maily zadarmo pomocou služby Bouncer.
