Kako ustvariti profesionalni e-poštni podpis

Recimo, da je vaš e-poštni podpis sestavljen le iz vašega imena in osnovnih kontaktnih podatkov. V tem primeru morda ne boste v celoti izkoristili priložnosti za sodelovanje s prejemniki. Nadaljujte z branjem, da bi izvedeli več o ustvarjanju profesionalnega e-poštnega podpisa, ki bo pustil odličen vtis.

Kaj je treba vključiti v profesionalni e-poštni podpis

Ko pripravljate e-poštni podpis, je dobro imeti seznam stvari, ki jih je treba vključiti vanj. Nekatere glavne stvari, ki jih morate vključiti v svoj e-poštni podpis, so:

1 - Vaše polno ime

Tako kot pri pošiljanju običajne pošte mora biti v podpisu elektronskega sporočila vedno navedeno vaše ime, tako da je prejemnik prepričan, od koga ga je prejel. Vaše ime mora biti vključeno v prvo vrstico besedila elektronskega podpisa.

2 - Informacije o delovnem mestu

Ko boste vnesli svoje ime, morate vključiti še podatke o pripadnosti, ki lahko vključujejo naziv delovnega mesta, podjetje ali organizacijo, katere del ste, in morda oddelek, v katerem delate. Z navedbo teh informacij pridobite več konteksta in svojo vlogo v pogovoru. Poleg tega lahko, odvisno od tega, komu pošiljate elektronsko sporočilo, povezava z večjo organizacijo ali podjetjem v elektronskem podpisu poveča vašo verodostojnost in pritegne pozornost prejemnikov.

3 - Nadaljnje kontaktne informacije

Čeprav bo prejemnik vašega e-poštnega sporočila poznal vaš e-poštni naslov, je e-poštni podpis odlično mesto za vključitev dodatnih kontaktnih informacij, da bo imel na voljo več možnosti, ko bo stopil v stik z vami. To lahko na primer vključuje vašo telefonsko številko ali poslovni naslov. Glede na vašo vlogo in vrsto elektronskih sporočil, ki jih pošiljate, je podpis lahko tudi dobra priložnost za promocijo vaše osebne spletne strani ali profila LinkedIn.

4 - Poziv k akciji

Pametna poteza pri ustvarjanju e-poštnega podpisa je, da vanj vključite poziv k akciji. Najboljši CTA v e-poštnih podpisih so aktualni, skladni z vašim slogom e-pošte, zato so videti naravno in niso vsiljivi. Ko pišete CTA, izberite nekaj, kar se ujema s trenutnim ciljem, in ga posodabljajte, ko se vaši cilji spremenijo.

5 - Ikone družabnih omrežij

Prisotnost v družabnih medijih je ključni del vaše blagovne znamke, saj vam omogoča, da pridobite več sledilcev v svoji panogi in ljudem pokažete, kdo ste in kaj vas zanima. O blagovni znamki ali posamezniku lahko veliko poveste, če pogledate, kaj objavlja v družabnih medijih. Zaradi tega je dobro, da v svoj e-poštni podpis vključite povezave do strani družbenih medijev. S tem okrepite svojo blagovno znamko, zagotovite nekaj družbenih dokazov in prejemnikom ponudite različne načine, kako stopiti v stik z vami. Prav tako lahko pripomore k nadaljnjemu prometu do vaših spletnih vsebin, če na svojih profilih v družabnih medijih objavite povezave do objav na blogu, strani z izdelki ali pristajalnih strani.

6 - Povezave za rezervacije

Če pogosto pošiljate e-pošto strankam ali drugim osebam, da bi rezervirali sestanke, je dodajanje povezave za rezervacijo v e-poštni podpis lahko pametna poteza. To bo olajšalo delo vašim strankam, saj bodo lahko kliknile na povezavo in vnesle svoje podatke za rezervacijo ter brezplačno prihranite čas, saj ne pošiljate elektronskih sporočil sem in tja, da bi jih naročili. Na voljo je veliko orodij za koledarje, ki jih lahko uporabite za lažje rezerviranje sestankov, z možnostjo kopiranja in lepljenja povezave, kjer koli želite, da jo ljudje lahko kliknejo, tudi v svojem e-poštnem podpisu.

7 - Logotip ali fotografija

Če želite svojemu e-poštnemu podpisu dodati nekaj zanimivosti ali osebno noto, da bodo prejemniki, ki jih niste osebno spoznali, lahko prepoznali vaše ime, je morda vredno dodati profesionalno fotografijo. Če pa želite s svojimi e-poštnimi sporočili povečati prepoznavnost blagovne znamke, razmislite o dodajanju logotipa podjetja.

8 - Zakonske zahteve ali industrijska izjava o omejitvi odgovornosti

V nekaterih panogah veljajo posebne smernice o bontonu in uporabi e-pošte, ki preprečujejo prenos zasebnih podatkov. Zaradi tega bi bilo morda vredno preučiti morebitne panožne predpise, ki jih lahko dodate v svoj e-poštni podpis kot izjavo o omejitvi odgovornosti.

Primeri odličnega oblikovanja e-poštnega podpisa

Pri oblikovanju e-poštnega podpisa upoštevajte nekaj najboljših praks. Dobro je, da podpis oblikujete tako, da poudarite svoje ime, naziv delovnega mesta in nadaljnje kontaktne podatke. Poleg tega se prepričajte, da je oblikovanje podpisa prijazno mobilnim napravam, kakovostno in ima dobro oblikovno hierarhijo. Uporabite preproste in dosledne barve, da oblikovanje ne bo preveč natrpano in da ga bo mogoče prebrati že na prvi pogled. V ta namen lahko razmislite o uporabi generator e-poštnega podpisa da bi ohranili najboljše prakse za oblikovanje idealnega podpisa za vas in hkrati zagotovili visoko kakovost.

Zakaj so pomembni dobri e-poštni podpisi?

Ne glede na to, ali ste lastnik podjetja, zaposleni, ki pogosto uporablja e-pošto kot glavno komunikacijsko orodje, ali pa se prijavljate na delovno mesto in želite na ljudi narediti profesionalen vtis, obstaja veliko razlogov, zakaj je dober e-poštni podpis bistvenega pomena. Elektronski podpis ne naredi vtisa le na prejemnika, temveč lahko vsebuje tudi dodatne informacije o tem, kdo ste in zakaj pošiljate sporočilo, kar je lahko koristno, če pošiljate elektronsko sporočilo ljudem, s katerimi še niste govorili.

Kaj imajo skupnega najboljši e-poštni podpisi?

Pri ustvarjanju najboljša e-pošta podpis, vsem dobrim podpisom je skupnih nekaj glavnih značilnosti. Glavni cilj vašega elektronskega podpisa mora biti, da je prejemniku jasno, od koga je prejel sporočilo. Vsebovati mora vaše polno ime, naziv delovnega mesta in vse drugo, kar je pomembno za vašo identiteto. Recimo, da pošiljate e-poštna sporočila iz podjetja. V tem primeru velja v podpisu navesti dodatne kontaktne podatke podjetja, kot so spletni naslov, poslovni naslov in kontaktna telefonska številka. Če e-pošto pošiljate kot posameznik, razmislite o dodajanju dodatnih informacij o sebi, na primer povezave do profila LinkedIn ali drugih profilov v družabnih omrežjih.

Kakšne so prednosti dobrih e-poštnih podpisov?

Elektronski podpis lahko bistveno vpliva na vtis, ki ga pustite na druge kot posameznik ali predstavnik podjetja. Pravilen e-poštni podpis lahko zagotovi, da so elektronska sporočila, ki jih pošiljate, videti profesionalna in uglajena ter da ni nejasnosti glede tega, kdo je poslal sporočilo in kakšen je njegov namen. Ne glede na to, ali se potegujete za zaposlitev, ali kot lastnik podjetja nagovarjate potencialne stranke, ali v imenu podjetja komunicirate s sodelavci, agencijami in drugimi strokovnjaki na svojem področju, bo dobro oblikovan in premišljen e-poštni podpis, ki vključuje vse potrebne informacije, odločilen za dober vtis in doseganje želenih rezultatov vaše komunikacije.

Kako ustvariti podpise za e-poštna sporočila

Večina ponudnikov e-poštnih storitev omogoča hitro ustvarjanje podpisa, ki ga lahko dodate vsem prihodnjim e-poštnim sporočilom. Ko boste našli okno za ustvarjanje e-poštnega podpisa, boste običajno lahko uporabili uporabniku prijazen urejevalnik, ki omogoča dodajanje besedila, spreminjanje pisav in barv, vstavljanje logotipov in fotografij ter dodajanje povezav. Lahko pa uporabite tudi orodje za ustvarjanje e-poštnega podpisa, s katerim ustvarite idealen podpis, ga kopirate in prilepite v možnost podpisa v odjemalcu e-pošte, preden ga shranite. Ko bo podpis shranjen, bo prikazan na koncu vseh elektronskih sporočil, ki jih boste pošiljali v prihodnje.

Elektronski podpis je preprost del vsakega poslanega e-poštnega sporočila; če pa vsebuje pravilne informacije in je dobro oblikovan, lahko močno vpliva na vtis, ki ga naredite s svojimi e-poštnimi sporočili.

9 najboljših praks za pisanje odličnih e-poštnih podpisov

Elektronski podpisi so več kot le formalnost; so priložnost za oblikovanje blagovne znamke, trženje in ustvarjanje trajnega vtisa. Dobro oblikovan e-poštni podpis je lahko močno orodje za doseganje različnih poslovnih ciljev. V nadaljevanju je predstavljenih devet najboljših praks, ki vam bodo pomagale ustvariti profesionalni e-poštni podpis, ki bo izstopal.

1. Vključite bistvene kontaktne podatke in kontaktne podatke pošiljatelja

Jedro vsakega profesionalnega e-poštnega podpisa so kontaktni podatki. Vaše ime, položaj, podjetje, kontaktna številka in mobilna številka so minimalni podatki. To zagotavlja, da vas bodo prejemniki e-pošte zlahka dosegli prek več kanalov. Vključitev kontaktnih podatkov pošiljatelja ni le vljudnost, temveč je nujna.

2. Dodajte povezave in ikone družabnih medijev

V današnji digitalni dobi so povezave do družabnih omrežij in ikone družabnih omrežij obvezen del vašega e-poštnega podpisa. To je prefinjena oblika trženja e-poštnega podpisa, ki lahko okrepi vašo spletno prisotnost in osebno blagovno znamko.

3. Vključite poziv k akciji (CTA) in CTA v elektronskem podpisu

S pozivom k akciji (CTA) in CTA v e-poštnem podpisu lahko e-poštni podpis spremenite iz preprostega podpisa v močno trženjsko orodje. Ne glede na to, ali prejemnike usmerja na prodajno pristajalno stran ali jih poziva, naj se naročijo na novice, lahko dobro nameščen CTA spodbudi sodelovanje.

4. Zagotovite mobilno odzivnost za mobilne uporabnike

Zaradi vse večjega števila mobilnih uporabnikov je ključnega pomena oblikovati e-poštni podpis, ki je dobro videti na mobilnih napravah. Mobilno odzivno oblikovanje zagotavlja, da bo vaš podpis v različnih odjemalcih e-pošte prikazan tako, kot je predvideno.

5. Uporaba profesionalnih e-poštnih podpisov kot digitalnih vizitk

O svojih profesionalnih e-poštnih podpisih razmišljajte kot o digitalne vizitke. Z vključitvijo vseh pomembnih vsebin, kot so vaša vloga, podjetje in kontaktni podatki, si bodo prejemniki lažje zapomnili vas in vašo osebno blagovno znamko.

6. Naj bo preprost, a privlačen z najboljšimi primeri e-poštnih podpisov

Čeprav vas mika, da bi se vanje vživeli, so najboljši primeri e-poštnih podpisov pogosto preprosti in čisti. Za privlačen e-poštni podpis ni nujno, da je bleščeč; vsebovati mora le vse bistvene elemente v urejeni in berljivi obliki e-poštnega podpisa.

7. Dodajte osebno sliko ali logotip podjetja

Slika je vredna tisoč besed. Če v podpis poslovne e-pošte dodate osebno sliko ali logotip podjetja, si ga lahko še bolj zapomnite. Vendar poskrbite, da bo slika ustrezno velika in oblikovana, da bo pravilno prikazana v različnih odjemalcih e-pošte.

8. Zagotovite več načinov za stik z vami

Vaš poslovni podpis mora prejemnikom ponujati več kot en način za vzpostavitev stika. Vključitev več kontaktnih podatkov, kot so mobilna številka in povezave do družabnih omrežij, skupaj z vašim računom Gmail ali poklicno e-pošto zagotavlja udobje in spodbuja boljšo komunikacijo.

9. Preizkusite različne e-poštne odjemalce in uporabite predlogo podpisa

Pred dokončnim oblikovanjem e-poštnih podpisov podjetja je dobro preizkusiti, kako so prikazani v različnih odjemalcih e-pošte. Tako boste zagotovili, da bodo vaši podpisi, opremljeni z ikonami družabnih medijev in CTA, vsem prejemnikom e-pošte prikazani tako, kot je predvideno. Uporaba predloge za podpis lahko pomaga tudi pri ohranjanju doslednosti vseh e-poštnih podpisov podjetja.

Z upoštevanjem teh najboljših praks boste na dobri poti, da ustvarite svoj podpis, ki bo profesionalen, učinkovit in privlačen. Ne glede na to, ali uporabljate brezplačni generator e-poštnega podpisa, predlogo za podpis ali ustvarjate svoj podpis od začetka, vam bodo ti nasveti pomagali kar najbolje izkoristiti to pogosto spregledano trženjsko orodje.