Vodnik za izvoz stikov iz programa Outlook

Zakaj je pomembno izvoziti stike iz Outlooka?

Obstaja več razlogov, zakaj bi bilo nujno vedeti, kako izvoziti stike v programu Outlook. Morda boste na primer morali stike prenesti v drugo napravo ali računalnik, jih varnostno kopirati, uvoziti v drugo e-poštno storitev, kot je Gmail, jih upravljati v programu, kot je Microsoft Excel, ali izvoziti stike v vCard ali virtualno vizitko. Za večino teh možnosti je treba stike izvoziti v različne vrste datotek. Na primer, če boste stike izvozili v drugo e-poštno storitev, boste običajno potrebovali datoteko CSV. Po drugi strani pa bo za virtualno vizitko morda potrebna datoteka VCF, ki vam omogoča uvoz stikov neposredno v Excel. Datoteko PST običajno potrebujete za varnostno kopiranje stikov in podatkov.

Metode za izvoz Outlook stikov

Obstaja več metod, ki jih lahko uporabite za izvoz stikov v programu Outlook glede na različico programa Outlook. Program Outlook se bo obnašal enako, če uporabljate operacijski sistem Windows ali macOS.

Kako izvoziti stike iz programa Outlook 2010

Outlook 2010 je starejša različica programa, ki se danes ne uporablja pogosto, vendar jo nekatera podjetja še vedno uporabljajo predvsem za notranjo komunikacijo. Nekatera podjetja še vedno uporabljajo Outlook 2010, saj želijo ostati znotraj enega proizvodnega leta programa in tako prihraniti denar. Če uporabljate program Outlook 2010 in želite izvoziti stike, so tukaj koraki, ki jim morate slediti:

1. Odprite Outlook v računalniku PC ali Mac.
2. Pojdite na trak na vrhu programa in izberite "Datoteka".
3. Kliknite "Možnosti" in v pogovornem oknu izberite "Napredno".
4. Izberite "Izvoz", da odprete čarovnika za uvoz in izvoz.
5. Izberite "Izvozi datoteko" in kliknite "Naprej".
6. V oknu "Ustvari vrsto datoteke" izberite želeno vrsto izvoza.
7. Prikaže se seznam map, ki jih lahko izvozite. Na tem seznamu izberite mapo s stiki, ki jo želite izvoziti.
8. Pred izbiro mape, v katero želite izvoziti, izberite "Brskaj".
9. Pod možnostjo "Shrani izvoženo datoteko kot" poimenujte svojo datoteko.
10. Izberite "OK", nato "Next" in "Finish".
11. Ko Outlook zaključi izvoz, kliknite "V redu".
12. Preverite, ali je datoteka shranjena na želeno mesto.

Kako izvoziti stike Outlook 2013

Outlook 2013 je najnovejša različica programske opreme Outlook z drugačno programsko osnovo kot Office 365. Zaradi tega je treba pri izvozu stikov upoštevati različne korake v primerjavi z najnovejšimi različicami programa. Ena od glavnih prednosti programa Outlook 2013 in razlog, zakaj ga veliko ljudi še danes uporablja, je, da ima ločeno aplikacijo od drugih, katere nakup je cenejši. Če uporabljate Outlook 2013 in želite izvoziti stike, sledite naslednjim korakom:

1. Odprite Outlook v računalniku PC ali Mac.
2. Pojdite v zgornji levi del zaslona programa in izberite zavihek "Datoteka".
3. Na levi strani kliknite Open and Export (Odpri in izvozi).
4. Prikaže se seznam možnosti. Izberite "Uvoz/izvoz".
5. Prikaže se še en seznam možnosti. Izberite "Izvozi v datoteko" in nato "Naprej".
6. Izberite "Vrednosti, ločene z vejico" in nato "Naprej".
7. Pod "Osebne mape" izberite "Stiki" in nato "Naprej".
8. Preden izberete lokacijo, kamor želite shraniti izvoženo datoteko, izberite "Brskanje".
9. Izberite ime za datoteko, kliknite "Naprej" in nato "Končaj".
10. Preverite, ali je datoteka shranjena na želenem mestu.

Kako izvoziti stike iz spletnega programa Outlook

Spletna različica programa Outlook je lahko idealna rešitev, če želite do stikov in e-poštnih sporočil dostopati tudi, ko niste pri računalniku. Do te različice programa Outlook lahko preprosto dostopate z različnih naprav, ki povezovanje z internetom, vključno z igralni prenosniki, pametne telefone, tablične računalnike in druge naprave, vključno s pametnimi urami in drugimi napravami, ki niso računalniške. Če želite izvoziti stike s spletno različico programa Outlook, sledite naslednjim korakom:

1. V naslovno vrstico vnesite Outlook, da v izbranem spletnem brskalniku dostopate do spletnega mesta Outlook.
2. Prijavite se v svoj račun, če se vam to ponudi.
3. Pojdite na dno strani in izberite simbol ljudje.
4. V orodni vrstici izberite "Upravljanje" in nato "Izvozi stike".
5. Izberite, ali želite izvoziti vse stike ali stike iz določene mape.
6. Kliknite Izvozi.
7. Izberite "Shrani kot" in izberite obliko datoteke, v katero želite shraniti stike.
8. Preverite, ali so stiki shranjeni pod imenom in na izbranem mestu.

Kako izvoziti stike iz programa Outlook 365

Outlook 2016 in Outlook 2019 sta najnovejši različici programa Outlook, ki sta združljivi s storitvijo Office 365. To je ustvarilo nov postopek za izvoz stikov za ljudi, ki uporabljajo najnovejše različice programa Outlook. Uporaba paketa Office 365 prinaša številne pomembne prednosti, med drugim to, da vsi Microsoftovi programi, kot so Windows, Word, Outlook, Excel in PowerPoint, uporabljajo isto kodo in zlahka dostopajo drug do drugega, kar omogoča hitro in enostavno izvajanje različnih funkcij med različnimi programi, na primer takojšnje izvažanje stikov v Excel. Če uporabljate različico Outlook 365 za leto 2016 ali 2019, za izvoz stikov sledite naslednjim korakom:

1. V računalniku PC ali Mac odprite program Outlook 365.
2. V zgornjem levem kotu kliknite ikono "Aplikacije".
3. Izberite "Ljudje" in kliknite "Upravljanje".
4. Izberite "Izvozi stike".
5. Odločite se, ali boste izvozili vse stike ali mapo z določenimi stiki.
6. Glede na brskalnik izberite možnost "Shrani" ali "Odpri".
7. Preverite, ali so stiki shranjeni na želenem mestu in pod želenim imenom.

Kako izvoziti e-pošto iz programa Outlook v Gmail

Svoja e-poštna sporočila lahko iz računa Outlook izvozite v račun Gmail, da jih varnostno kopirate in omogočite dostop do starejših e-poštnih sporočil s katere koli lokacije. To storite tako, da pred kopiranjem in lepljenjem map dodate račun Gmail v Outlook. Račun Gmail boste morali najprej nastaviti v programu Outlook. Koraki za to so naslednji:

1. Pojdite na ikono za nastavitve v zgornjem desnem kotu, preden izberete možnost "Ogled vseh nastavitev programa Outlook".
2. V levem podoknu izberite "Mail".
3. Kliknite na "Sinhronizirati e-pošto".
4. V razdelku Povezani računi v desnem podoknu izberite Gmail.
5. Na zaslonu "Poveži svoj Google račun" vnesite prikazno ime, ki ga želite uporabiti pri pošiljanju pošte iz storitve Gmail prek programa Outlook.
6. Izberite OK.
7. Prijavite se v izbrani račun Gmail v programu Outlook Mail, da bi Microsoftu omogočili dostop do računa.
8. Potrdite, da ste uspešno povezali račun Gmail z Outlookom, in izberite V redu.

Ko v Googlu nastavite račun Gmail, odprite Outlook in izberite mapo z e-poštnimi sporočili, ki jih želite izvoziti. Izberite vsa e-poštna sporočila v mapi tako, da pritisnete kombinacijo tipk Ctrl+A, ali pa pritisnite in držite tipko Ctrl ter hkrati izberite posamezna e-poštna sporočila, ki jih želite izvoziti. Z desno tipko miške kliknite izbrana sporočila, nato izberite možnost "Premakni" in nato "Druga mapa". To prikaže pogovorno okno Premakni elemente. Izberite svoj račun Gmail in izberite ali ustvarite novo mapo v računu Gmail, v katero boste izvozili e-poštna sporočila. Premaknite izbrana e-poštna sporočila s klikom na "V redu".

Kako izvoziti Outlookova e-poštna sporočila v Excel

Elektronska sporočila iz programa Outlook lahko izvozite tudi tako, da jih pošljete v delovno tabelo programa Excel in ustvarite preglednico z različnimi stolpci. To je lahko še posebej koristno, če že uporaba programa Excel za računovodske namene., recimo. To storite tako:

1. Pojdite na Datoteka v programu Outlook in izberite Odpri in izvozi.
2. Izberite Uvoz/izvoz.
3. Izberite "Izvozi v datoteko" in kliknite "Naprej".
4. Izberite "Microsoft Excel" in kliknite "Naprej".
5. Izberite e-poštno mapo, iz katere želite izvoziti sporočila, in izberite "Naprej".
6. Izberite mapo, v katero želite shraniti izvožena e-poštna sporočila, in izberite ime za izvoženo datoteko, nato pa izberite "V redu".
7. Kliknite "Naprej" in nato "Končaj".
8. Novo datoteko Excel boste lahko odprli na izbranem mestu.

Če želite izvoziti stike ali e-poštna sporočila, je to v programu Outlook preprosto.

Najboljše prakse za izvoz seznama

Začetek postopka izvoza

Če želite začeti postopek izvoza stikov v programu Outlook, odprite okno programa Microsoft Outlook in pojdite v meni Datoteka, ki se nahaja v zgornjem levem kotu. Tam kliknite "Datoteka" in nato izberite "Izvozi", da se odprejo možnosti izvoza. Prikazal se bo čarovnik za izvoz stikov iz programa Outlook, ki vas bo vodil skozi korake za izvoz stikov iz programa Outlook.

Izbira vrste in oblike datoteke

V oknu za potek izvoza, ki se prikaže, imate na voljo več možnosti za vrsto datoteke, ki jo želite ustvariti. Za največjo vsestranskost izberite "Comma Separated Values (CSV)" (Vrednosti, ločene z vejico) kot vrsto datoteke. Datoteke CSV se zlahka uvozijo v programe za preglednice in se lahko uporabijo tudi za sinhronizacijo z Google Contacts. Če želite, lahko izberete tudi "podatkovno datoteko programa Outlook (PST)".

Izbira mape za stike

Ko izberete obliko CSV, boste morali izbrati mapo s stiki, ki jih želite izvoziti. Pojdite do mape "Stiki" in jo izberite. Prepričajte se, da ste izbrali pravilno mapo, ki vključuje vse izbrane stike, ki jih želite izvoziti.

Nastavitev imena in lokacije datoteke

Ko izberete mapo s stiki, morate določiti ime in lokacijo za novo datoteko s stiki. Kliknite "Prebrskaj" in izberite imenik, v katerega želite shraniti datoteko. Vnesite ime datoteke, ki vam bo pomagalo takoj prepoznati te nove stike. V spodnjem levem kotu lahko izberete tudi 'Datoteka', da dostopate do dodatnih možnosti shranjevanja.

Dokončanje izvoza

Preden začnete izvažati, boste lahko pregledali svoje izbire. Dvakrat preverite, ali obstajajo prazne celice ali napake, ki bi lahko motile postopek izvoza. Ko ste zadovoljni, kliknite "Izvozi" za začetek izvoza. Ustvarjena bo nova datoteka CSV, v polju za potek izvoza pa bo označeno, kdaj je postopek končan.

Uvoz v druge platforme

Nova datoteka s stiki, zdaj v obliki CSV, je pripravljena za uporabo. To datoteko lahko uvozite v program za preglednice za nadaljnjo organizacijo ali neposredno v drug e-poštni račun, na primer Google Contacts. V ustrezni platformi preprosto izberite "Uvozi" in izberite datoteko CSV, ki ste jo pravkar ustvarili.

Dodatni nasveti za e-poštne stike

Če želite te stike uvoziti v drug e-poštni račun, v začetnem oknu programa Outlook izberite možnost "Izvozi v datoteko". S tem zagotovite, da bodo vaši e-poštni stiki vključeni v postopek izvoza, kar vam bo olajšalo upravljanje komunikacij na različnih platformah.