Έτσι, αν αναρωτηθήκατε ποτέ, είναι απαραίτητη η επαλήθευση email, δεν είστε οι μόνοι. Αλλά όπως θα δείτε από αυτές τις ιστορίες, η παράλειψη των βασικών, όπως η επαλήθευση διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η ρύθμιση DNS ή ο καθαρισμός της λίστας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, μπορεί να οδηγήσει σε χαμένα μηνύματα, σκληρές αναπηδήσεις και μια κακοποιημένη φήμη αποστολέα.
Για να ξεφύγουμε από τη θεωρία, ζητήσαμε από πραγματικούς έμπορους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ηγέτες τεχνολογίας να μοιραστούν τις στιγμές που έμαθαν τι πραγματικά έχει σημασία: επικύρωση, ασφάλεια και δημιουργία μιας αξιόπιστης διαδικασίας για κάθε καμπάνια.
Καθαρές λίστες και φρέσκα domains διορθώνουν την παραδοσιμότητα email
ΟHeinz Klemann, ανώτερος σύμβουλος μάρκετινγκ της BeastBI GmbH, γνωρίζει από πρώτο χέρι ότι ακόμη και τα καλύτερα εργαλεία επαλήθευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι τόσο καλά όσο και η διαδικασία. Η ομάδα του ανακάλυψε πόσο γρήγορα μια λίστα μπορεί να γεμίσει με άκυρες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και λάθη μορφοποίησης – προβλήματα που ξεπερνούν κατά πολύ αυτό που οι περισσότεροι έμποροι περιμένουν.
“Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που κάναμε -και βλέπω άλλους να τα επαναλαμβάνουν- είναι ότι βασιζόμαστε σε εργαλεία επικύρωσης email χωρίς να γνωρίζουμε τι κάνουν. Χρησιμοποιήσαμε ένα εργαλείο επικύρωσης που χαρακτήρισε σχεδόν το 40% της λίστας μας ως άκυρη, spammy ή επικίνδυνη. Αυτό ήταν μια κόκκινη σημαία, αλλά μας βοήθησε επίσης να συνειδητοποιήσουμε πόσο ακατάστατα είχαν γίνει τα δεδομένα μας”.
Αντί να εγκαταλείψουν τα δεδομένα τους, προχώρησαν ένα βήμα παραπέρα, ελέγχοντας χειροκίνητα τις διευθύνσεις για να εντοπίσουν τις κακές διευθύνσεις και να ανακτήσουν μερικές έγκυρες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ένας τυπικός ελεγκτής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα έχανε.
“Ελέγξαμε επίσης χειροκίνητα για κοινά τυπογραφικά λάθη στο email (όπως το “gmial.com”) και καταφέραμε να ανακτήσουμε μια χούφτα έγκυρων διευθύνσεων. Μόνο και μόνο στέλνοντας λιγότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άκυρες διευθύνσεις, είδαμε άμεση αύξηση στα ποσοστά ανοίγματος και κλικ.”
Αλλά ακόμη και με μια πιο καθαρή λίστα, μια άλλη απειλή παρέμενε: η φήμη του τομέα τους. Η Heinz συνειδητοποίησε γρήγορα ότι η αποστολή από έναν τομέα με ιστορικό παραπόνων για spam ή υψηλά ποσοστά αναπήδησης μπορεί να υπονομεύσει όλες τις άλλες προσπάθειες επαλήθευσης.
“Αλλάξαμε επίσης τον τομέα αποστολής μας. Με την πάροδο του χρόνου, το παλιό μας domain είχε αποκτήσει κακή φήμη – παρόλο που τα μηνύματα τεχνικά “παραδίδονταν”, ένα μεγάλο μέρος (περίπου 10-15%) κατέληγε σε φακέλους spam ή διαφημιστικών μηνυμάτων.
Το μεγαλύτερο λάθος οι περισσότερες ομάδες δεν έχουν καν επίγνωση της ποιότητας των email τους και της φήμης αποστολής. Κρατήστε τις λίστες σας καθαρές, επικυρώστε με υπευθυνότητα και μην υποτιμάτε τον αντίκτυπο του ιστορικού του τομέα σας”.
Οι σωστές ρυθμίσεις DNS αποκαθιστούν την κρίσιμη επικοινωνία μέσω email
Το πρόβλημα δεν είναι πάντα ο κατάλογος – μερικές φορές το πρόβλημα είναι τεχνικό, κρυμμένο πίσω από τις σκηνές. Ο Dale Jenkins, ιδρυτής, ιδιοκτήτης και CTO της Microsolve, βλέπει αυτές τις κρυφές παγίδες συνεχώς.
“Εκπροσωπώ έναν πάροχο υπηρεσιών ασφάλειας και διαχείρισης πληροφορικής που “βλέπει” όλα τα λάθη που κάνουν οι επιχειρήσεις γενικά λόγω κατανόησης και έλλειψης τεχνικής εμπειρίας. Βασικά, η σωστή διαχείριση της φήμης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ΠΡΙΝ καν προσπαθήσετε να στείλετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι απολύτως κρίσιμη, αλλά συχνά παραβλέπεται.”
Ο Dale συνεργάστηκε πρόσφατα με μια εγκατάσταση φροντίδας ηλικιωμένων, όπου η παράλειψη ενός βήματος είχε πραγματικό αντίκτυπο:
“Πρόσφατα δημοσιεύσαμε μια μελέτη περίπτωσης σχετικά με τον αντίκτυπο που είχε η ΜΗ ύπαρξη αυτού του συστήματος σε μια εγκατάσταση φροντίδας ηλικιωμένων – ουσιαστικά, οι οικογένειες των κατοίκων ήταν στο σκοτάδι, καθώς το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν ήταν διαθέσιμο. Μόλις τέθηκαν σε εφαρμογή οι σωστές ρυθμίσεις DNS, ΔΕΝ χρειάστηκαν άλλες αλλαγές για να διορθωθεί το πρόβλημα της δυνατότητας παράδοσης”.
Η συμβουλή του είναι σαφής: Μην περιμένετε μια κρίση για να ελέγξετε τα τεχνικά σας θεμέλια.
Διαβάστε την πλήρη μελέτη περίπτωσης του Dale εδώ.
Καλύτερα ESP και γραμμές θέματος οδηγούν στη δέσμευση
Είναι εύκολο να σκεφτείτε ότι η επαλήθευση των email ή η εκτέλεση μιας γρήγορης επικύρωσης email θα λύσει όλα τα προβλήματα παραδοσιμότητας. Όμως, όπως επισημαίνει ο Arjun Narayan, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της Sales Duo, ο σωστός πάροχος υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ESP) και οι έξυπνες γραμμές θέματος παίζουν εξίσου σημαντικό ρόλο για να φτάσουν τα email σας στα εισερχόμενα μηνύματα – και όχι στο φάκελο spam.
“Για να βελτιώσω τα ποσοστά παραδοσιμότητας των email μου, άρχισα αρχικά να χρησιμοποιώ έναν καλύτερο πάροχο υπηρεσιών email. Όλα αυτά γιατί ένας καλός ESP σημαίνει υψηλότερα ποσοστά emails που φτάνουν εκεί που πρέπει, αντί να πηγαίνουν στο spam ή να εξαφανίζονται.”
Δεν σταμάτησε ούτε στην τεχνολογία. Ο Arjun διπλασίασε το έξυπνο περιεχόμενο και την υγιεινή της λίστας email – αφαιρώντας ψεύτικους λογαριασμούς, χρήστες που δεν έχουν εγγραφεί και ανενεργές διευθύνσεις που υποβαθμίζουν αθόρυβα τη φήμη του αποστολέα.
“Το άλλο πράγμα που άρχισα να κάνω είναι να χρησιμοποιώ καλύτερες, πιο ισχυρές γραμμές θέματος. Με αυτόν τον τρόπο, οι άνθρωποι που ήταν εγγεγραμμένοι έκαναν ενεργά κλικ στο email. Και όταν πρόκειται να διατηρήσω τις λίστες μου καθαρές, απλά αφαιρώ τυχόν ανενεργά και μη εγγεγραμμένα email από τις λίστες μου για να αποφύγω πιθανές διαταραχές και ακαταστασία”.
Είναι η απόδειξη ότι η δυνατότητα παράδοσης δεν είναι μόνο τεχνικά βήματα, αλλά ολόκληρη η διαδικασία, από τις μεθόδους επαλήθευσης μέχρι την επιλογή ESP, την ποιότητα του μηνύματος και τη δέσμευση.
Η επαλήθευση πολλαπλών βημάτων αποτρέπει τις σιωπηλές καταστροφές
Οι πιο αποτελεσματικές μέθοδοι επαλήθευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπερβαίνουν έναν γρήγορο έλεγχο σύνταξης. Η επαλήθευση σε πραγματικό χρόνο, το double opt-in και ο τακτικός καθαρισμός της λίστας βοηθούν στην αποτροπή άκυρων διευθύνσεων email, πλαστών λογαριασμών και παραβιάσεων ασφαλείας, ενώ παράλληλα προστατεύουν τη φήμη του αποστολέα σας από σιωπηλούς δολοφόνους όπως οι παγίδες spam και τα hard bounces.
Αν ψάχνετε για ένα μοντέλο επαλήθευσης των emails σε κάθε βήμα, μάθετε από τον Ara Zhang, επικεφαλής μάρκετινγκ της LeadsNavi:
“Η επαλήθευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση υψηλής παραδοσιμότητας, αλλά είναι εύκολο να πέσει κανείς σε κοινά λάθη. Ένα σημαντικό σφάλμα που έχω δει είναι η υπερβολική στήριξη σε διαδικασίες επαλήθευσης ενός βήματος. Πολλοί πιστεύουν ότι ένας γρήγορος έλεγχος τομέα και σύνταξης είναι αρκετός. Στην πραγματικότητα, μια πιο ολοκληρωμένη προσέγγιση πολλαπλών βημάτων είναι το κλειδί. Αυτή περιλαμβάνει τον έλεγχο με βάση έναν βασικό κατάλογο γνωστών τομέων-παγίδων και επίσης την παρακολούθηση για παγίδες spam”.
Αλλά όπως διαπίστωσε η Ara, η διαδικασία επαλήθευσης δεν μπορεί να είναι εφάπαξ:
“Ένα άλλο συχνό λάθος που έκανα νωρίς ήταν ότι δεν καθάριζα τακτικά τη λίστα, νομίζοντας ότι μια αρχική εκκαθάριση θα ήταν αρκετή. Ο τακτικός καθαρισμός της λίστας σας αποτρέπει τις σκληρές αναπηδήσεις και διασφαλίζει ότι οι μετρήσεις δέσμευσης παραμένουν ισχυρές, καθώς τα ανενεργά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οδηγούν σε προβλήματα παραδοσιμότητας με την πάροδο του χρόνου.”
Τα αποτελέσματα της ομάδας μιλούν από μόνα τους – αξιοποιώντας έναν σύνδεσμο επαλήθευσης διπλής εισόδου, την τμηματοποίηση χρηστών και την έξυπνη στόχευση για να διατηρηθεί η λίστα email γεμάτη από έγκυρους, ενεργούς χρήστες.
“Μια πρακτική μέθοδος που βελτίωσε σημαντικά την παραδοσιμότητά μας στο LeadsNavi ήταν η εφαρμογή διαδικασιών διπλής επιλογής. Πρόκειται για ένα προληπτικό βήμα, που επιβεβαιώνει το γνήσιο ενδιαφέρον και ελαχιστοποιεί τη συσσώρευση άκυρων διευθύνσεων από την πηγή. Μια λιγότερο προφανής αλλά αποτελεσματική στρατηγική περιλαμβάνει την τμηματοποίηση με βάση τη δραστηριότητα των χρηστών. Με τη διαφορετική στόχευση των τμημάτων -όπως η αποστολή εκστρατειών επαναπροσέγγισης σε ανενεργούς χρήστες- βελτιώσαμε τα συνολικά ποσοστά ανοίγματος και προωθήσαμε την ισχυρότερη δέσμευση με τους ενεργούς χρήστες”.
Η συνέπεια στη φωνή της μάρκας ενισχύει την τοποθέτηση στα εισερχόμενα
Η παραδοσιμότητα δεν είναι πάντα μια τεχνική πρόκληση. Όπως διαπίστωσε ο Ben Kruger, CMO στο Event Tickets Center, μπορείτε να έχετε το σωστό email επαλήθευσης, μια καθαρή λίστα και όλα τα σωστά μέτρα ασφαλείας, αλλά και πάλι να έχετε φτωχά αποτελέσματα αν η φωνή της μάρκας σας δεν είναι σαφής και συνεπής.
“Ορισμένες φορές, το μεγαλύτερο πρόβλημα με την παραδοσιμότητα του email δεν είναι τεχνικό – είναι ο τόνος. Το έμαθα αυτό όταν τα emails καλωσορίσματος ήταν φιλικά και προσωπικά, αλλά τα μηνύματα παρακολούθησης ήταν ψυχρά ή υπερβολικά πιεστικά. Διαφορετικοί συγγραφείς, διαφορετικές διαθέσεις και κανένας πραγματικός οδηγός φωνής. Η δέσμευση μειώθηκε, οι διαγραφές αυξήθηκαν και η εμπιστοσύνη διαβρώθηκε αθόρυβα”.
Για να το διορθώσει, ο Μπεν έκανε μερικά βήματα:
“Έκανα τη συνέπεια της μάρκας αδιαπραγμάτευτη. Κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – είτε πρόκειται για διαφημιστικό, υπενθύμιση ή ακολουθία σταγόνων – ακολουθεί πλέον τον ίδιο τόνο: σαφές, διαλογικό και πιστό στην προσωπικότητά μας. Διατηρούμε έναν απλό οδηγό φωνής, ελέγχουμε τακτικά τους αυτοματισμούς και δοκιμάζουμε το αντίγραφο σε μικρά τμήματα πριν από την κλιμάκωση. Η συνέπεια δημιουργεί αναγνώριση. Όταν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φαίνονται οικεία, οι συνδρομητές συμμετέχουν περισσότερο – και η παραδοσιμότητα βελτιώνεται χωρίς να κυνηγάμε κόλπα ή εργαλεία”.
Γρήγορος κατάλογος ελέγχου: πώς να κάνετε την επαλήθευση email να δουλέψει για την ομάδα σας
Πριν ξεκινήσετε την επόμενη καμπάνια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ελέγξτε αυτόν τον κατάλογο ελέγχου για να βοηθήσετε την ομάδα πωλήσεων, το μάρκετινγκ ή την υποστήριξή σας να αξιοποιήσει στο έπακρο τις σύγχρονες υπηρεσίες επαλήθευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – και να αποφύγει τις παγίδες για τις οποίες προειδοποίησαν οι ειδικοί.
- Χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία επαλήθευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί στην υπάρχουσα πλατφόρμα μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή στο CRM σας.
- Ελέγξτε διπλά ότι κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι έγκυρη και ότι το γραμματοκιβώτιο υπάρχει – μην εμπιστεύεστε απλώς έναν γρήγορο έλεγχο σύνταξης.
- Ελέγχετε πάντα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για συντακτικά σφάλματα, άκυρους χαρακτήρες ή διευθύνσεις μίας χρήσης πριν πατήσετε το κουμπί αποστολής.
- Για κάθε νέα εγγραφή ή υποβολή φόρμας, ρυθμίστε ένα email επαλήθευσης με έναν σύνδεσμο επιβεβαίωσης για να επιβεβαιώσετε ότι έχετε να κάνετε με ένα πραγματικό άτομο (όχι με ένα bot).
- Εκτελέστε τακτική υγιεινή της λίστας για να εξαλείψετε τους ψεύτικους λογαριασμούς και να εντοπίσετε άκυρες διευθύνσεις πριν επηρεάσουν το ποσοστό ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και τη φήμη του αποστολέα σας.
- Βεβαιωθείτε ότι οι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας επιτρέπουν να χαρακτηρίζετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως επαληθευμένα ή επισημασμένα για επανεξέταση, ώστε η ομάδα πωλήσεων και το μάρκετινγκ να μπορούν να επικεντρωθούν στους πραγματικούς χρήστες και στην καλύτερη δέσμευση.
- Όταν επιλέγετε ένα εργαλείο επαλήθευσης, αναζητήστε τα ακόλουθα χαρακτηριστικά: επικύρωση σε πραγματικό χρόνο, ανίχνευση διευθύνσεων μιας χρήσης και μαζική επαλήθευση για να καλύψετε όλες τις εκστρατείες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
- Εάν η επιχείρησή σας προσφέρει ηλεκτρονικές υπηρεσίες, δώστε ιδιαίτερη προσοχή στον τρόπο επαλήθευσης των emails των πελατών σας – τα λανθασμένα δεδομένα μπορεί να σημαίνουν χαμένα μηνύματα και χαμένες μετατροπές.
- Να στοχεύετε πάντα στη σωστή διεύθυνση, ώστε να ξέρετε ότι οι παραλήπτες σας θα λάβουν πράγματι μηνύματα από την επόμενη καμπάνια σας.
Το συμπέρασμα:
Οι καλύτερες στρατηγικές μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξεκινούν με καθαρά δεδομένα και ισχυρή επαλήθευση. Μην περιμένετε για προβλήματα – δράστε έγκαιρα και ρυθμίστε τις καμπάνιες σας για υψηλότερη παραδοσιμότητα και καλύτερα αποτελέσματα.
Το συμπέρασμα: είναι λοιπόν απαραίτητη η επαλήθευση email;
Αν θέλετε σοβαρά να βελτιώσετε τη δυνατότητα παράδοσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να προστατεύσετε τη φήμη του αποστολέα και να βλέπετε τα διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, η επαλήθευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι απολύτως απαραίτητη. Αυτές οι ιστορίες αποδεικνύουν ότι δεν πρόκειται μόνο για τη χρήση ενός εργαλείου επαλήθευσης ή την αφαίρεση των άκυρων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου- πρόκειται για την επικύρωση ολόκληρης της διαδικασίας, από τις εγγραφές DNS και την επιλογή ESP έως την τμηματοποίηση και τη φωνή της μάρκας.
Μην αφήνετε ψεύτικα email, μη παραλήψιμες διευθύνσεις ή παραβλέψεις τεχνικών κενών να καταστρέφουν τις εκστρατείες σας.
Επικυρώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ελέγξτε δύο φορές τις ρυθμίσεις DNS, επενδύστε στην επαλήθευση του τομέα και διατηρήστε τη διαδικασία σας ενημερωμένη με τα καλύτερα μέτρα ασφαλείας και τις καλύτερες πρακτικές δέσμευσης στον κλάδο.
Θέλετε λιγότερες αναπηδήσεις, καλύτερα ποσοστά εισερχομένων μηνυμάτων και μεγαλύτερη δέσμευση;
Ξεκινήστε με τα βασικά: χρησιμοποιήστε αποδεδειγμένα εργαλεία επαλήθευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διπλοεγγραφείτε όπου μπορείτε και ποτέ μην αφήνετε την όλη διαδικασία να τρέχει στον αυτόματο πιλότο. Ελέγξτε αν υπάρχει διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επαληθεύστε τις στρατηγικές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πριν σας επαληθεύσουν.
Με εργαλεία όπως το Bouncer, είναι πιο εύκολο από ποτέ.
Καλή τύχη!
