Opas yhteystietojen viemiseen Outlookista

Miksi on tärkeää viedä yhteystietoja Outlookista?

On useita syitä, miksi voi olla tärkeää tietää, miten viedä Outlookin yhteystietoja. Voit esimerkiksi haluta siirtää yhteystiedot toiseen laitteeseen tai tietokoneeseen, varmuuskopioida ne, tuoda ne toiseen sähköpostipalveluun, kuten Gmailiin, hallita niitä ohjelmassa, kuten Microsoft Excelissä, tai viedä yhteystiedot vCardiin tai virtuaaliseen käyntikorttiin. Useimmat näistä vaihtoehdoista edellyttävät, että viet eri tiedostotyyppeihin. Tarvitset yleensä esimerkiksi CSV-tiedoston, jos viet yhteystietosi eri sähköpostipalveluun. Toisaalta VCF-tiedosto, jonka avulla voit tuoda yhteystietosi suoraan Exceliin, saattaa olla tarpeen virtuaalista käyntikorttia varten. PST-tiedostoa tarvitaan tyypillisesti yhteystietojen ja tietojen varmuuskopiointiin.

Menetelmät Outlookin yhteystietojen viemiseksi

Outlookin yhteystietojen viemiseen on useita menetelmiä, joita voit käyttää Outlook-version mukaan. Outlook-ohjelma käyttäytyy samalla tavalla riippumatta siitä, käytätkö Windows- vai macOS-käyttöjärjestelmää.

Kuinka viedä yhteystietoja Outlookista 2010

Outlook 2010 on vanhempi ohjelmaversio, jota ei nykyään käytetä usein, mutta jotkut yritykset käyttävät sitä edelleen lähinnä sisäiseen viestintään. Jotkut käyttävät edelleen Outlook 2010:ää, koska he haluavat pysyä ohjelmiston yhden tuotantovuoden sisällä säästääkseen rahaa. Jos käytät Outlook 2010 -ohjelmaa ja haluat viedä yhteystietosi, tässä ovat seuraavat vaiheet:

1. Avaa Outlook PC:llä tai Macilla.
2. Siirry ohjelman yläreunassa olevaan nauhaan ja valitse 'Tiedosto'.
3. Napsauta 'Asetukset' ja valitse valintaikkunasta 'Lisäasetukset'.
4. Valitse 'Vie' avataksesi Ohjattu tuonti- ja vientitoiminto.
5. Valitse 'Vie tiedosto' ja napsauta sitten 'Seuraava'.
6. Valitse haluamasi vientityyppi Luo tiedostotyyppi -ikkunassa.
7. Näyttöön tulee luettelo kansioista, jotka voit viedä. Valitse luettelosta yhteystietokansio, jonka olet viemässä.
8. Valitse 'Selaa' ennen kuin valitset kansion, johon haluat viedä.
9. Nimeä tiedosto kohdassa "Save exported file as" (Tallenna viety tiedosto nimellä).
10. Valitse 'OK', sitten 'Seuraava' ja sitten 'Valmis'.
11. Kun Outlook on suorittanut viennin, klikkaa 'OK'.
12. Tarkista, että tiedosto on tallennettu haluamaasi paikkaan.

Kuinka viedä yhteystietoja Outlook 2013

Outlook 2013 on uusin Outlook-ohjelmistoversio, jonka koodipohja on erilainen kuin Office 365:n. Tämän vuoksi siinä on eri vaiheita, joita on noudatettava viimeisimpiin ohjelmaversioihin verrattuna, kun viet yhteystietoja. Yksi Outlook 2013:n tärkeimmistä eduista, ja miksi monet ihmiset käyttävät sitä edelleen nykyään, on se, että sillä on muista erillinen sovellus, joka on halvempi ostaa. Jos käytät Outlook 2013:a ja haluat viedä yhteystietoja, noudata seuraavia ohjeita:

1. Avaa Outlook PC:llä tai Macilla.
2. Siirry ohjelmaruudun vasempaan yläkulmaan ja valitse välilehti "Tiedosto".
3. Napsauta vasemmalta puolelta "Avaa ja vie".
4. Näyttöön tulee luettelo vaihtoehdoista. Valitse 'Tuo/vie'.
5. Esiin tulee toinen luettelo vaihtoehdoista. Valitse "Vie tiedostoon" ja sitten "Seuraava".
6. Valitse 'Pilkulla erotetut arvot' ja sitten 'Seuraava'.
7. Valitse 'Henkilökohtaiset kansiot' -kohdasta 'Yhteystiedot' ja sitten 'Seuraava'.
8. Valitse "Selaa" ennen kuin valitset sijainnin, johon haluat tallentaa viedyn tiedoston.
9. Valitse tiedoston nimi, napsauta 'Seuraava' ja sitten 'Valmis'.
10. Tarkista, että tiedosto on tallennettu haluamaasi paikkaan.

Kuinka viedä yhteystietoja Web-pohjaisesta Outlookista

Outlookin verkkopohjainen online-versio voi olla ihanteellinen ratkaisu, jos haluat käyttää yhteystietojasi ja sähköpostiviestejäsi, kun et ole tietokoneen ääressä. Tätä Outlookin versiota voi käyttää helposti useilla laitteilla, jotka ovat seuraavat muodostaa yhteyden internetiin, mukaan lukien pelikannettavat tietokoneet, älypuhelimet, tabletit ja muut laitteet, mukaan lukien älykellot ja muut kuin PC-laitteet. Jos haluat viedä yhteystietosi Outlookin verkkoversion avulla, noudata seuraavia ohjeita:

1. Kirjoita osoiteriville Outlook, niin pääset Outlookin verkkosivustolle valitsemallasi selaimella.
2. Kirjaudu tilillesi, jos sinua kehotetaan tekemään niin.
3. Siirry sivun alareunaan ja valitse ihmisten symboli.
4. Valitse työkalupalkista "Hallinta" ja valitse sitten "Vie yhteystiedot".
5. Valitse, haluatko viedä kaikki yhteystietosi vai tietyn kansion yhteystiedot.
6. Napsauta 'Vie'.
7. Valitse 'Tallenna nimellä' ja valitse tiedostomuoto, johon haluat tallentaa yhteystiedot.
8. Tarkista, että yhteystiedot on tallennettu valitsemallasi nimellä ja valitsemaasi paikkaan.

Outlook 365 -yhteystietojen vieminen

Outlook 2016 ja Outlook 2019 ovat kaksi uusinta Outlook-versiota, jotka ovat Office 365 -yhteensopivia. Tämä on luonut uuden prosessin yhteystietojen viemiseksi ihmisille, jotka käyttävät uusimpia Outlook-versioita. Office 365:n käytössä on monia merkittäviä etuja, kuten se, että kaikki Microsoftin ohjelmat, kuten Windows, Word, Outlook, Excel ja PowerPoint, käyttävät samaa koodia ja pääsevät helposti käsiksi toisiinsa, jolloin voit nopeasti ja helposti suorittaa erilaisia toimintoja eri ohjelmien välillä, esimerkiksi viedä yhteystietoja välittömästi Exceliin. Jos käytät Outlook 365:n 2016- tai 2019-versiota, noudata seuraavia ohjeita yhteystietojen viemiseksi:

1. Avaa PC:llä tai Macilla Outlook 365 -ohjelma.
2. Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Sovellukset-kuvaketta.
3. Valitse 'Ihmiset' ja napsauta sitten 'Hallitse'.
4. Valitse 'Vie yhteystiedot'.
5. Päätä, vietkö kaikki yhteystiedot vai tietyt yhteystiedot sisältävän kansion.
6. Valitse selaimestasi riippuen joko "Tallenna" tai "Avaa".
7. Tarkista, että yhteystiedot on tallennettu haluttuun paikkaan ja halutulla nimellä.

Kuinka viedä sähköposteja Outlookista Gmailiin

Voit viedä sähköpostiviestejäsi Outlook-tililtä Gmail-tilille varmuuskopioidaksesi ne ja voidaksesi käyttää vanhempia sähköpostiviestejä mistä tahansa paikasta. Voit tehdä tämän lisäämällä Gmail-tilisi Outlookiin ennen kansioiden kopiointia ja liittämistä. Sinun on ensin määritettävä Gmail-tilisi Outlookissa. Vaiheet tähän ovat seuraavat:

1. Siirry oikeassa yläkulmassa olevaan asetuskuvakkeeseen ennen kuin valitset 'Näytä kaikki Outlook-asetukset'.
2. Valitse vasemmasta ruudusta 'Mail'.
3. Napsauta 'Synkronoi sähköposti'.
4. Valitse oikeassa ruudussa Connected Accounts (Liitetyt tilit) -kohdassa Gmail.
5. Kirjoita näyttönimi, jota haluat käyttää, kun lähetät sähköpostia Outlookin kautta Gmailista "Yhdistä Google-tilisi" -näytössä.
6. Valitse OK.
7. Kirjaudu valitsemallesi Gmail-tilille Outlook Mailissa, jotta Microsoft voi käyttää tiliä.
8. Vahvista, että olet onnistuneesti yhdistänyt Gmail-tilisi Outlookiin valitsemalla OK.

Kun olet määrittänyt Gmail-tilisi Googlessa, avaa Outlook ja valitse kansio, joka sisältää viestit, jotka haluat viedä. Valitse kaikki kansiossa olevat sähköpostiviestit painamalla Ctrl+A tai pidä Ctrl-näppäintä painettuna ja valitse samalla yksittäiset viestit, jotka haluat viedä. Napsauta valittujen viestien päällä hiiren kakkospainikkeella ennen kuin valitset "Siirrä" ja sitten "Muu kansio". Tämä tuo esiin Siirrä kohteita -valintaikkunan. Valitse Gmail-tilisi ja joko valitse tai luo uusi kansio Gmail-tilillesi, johon sähköpostit viedään. Siirrä valitut sähköpostit napsauttamalla 'OK'.

Kuinka viedä Outlook-sähköposteja Exceliin

Voit myös viedä Outlook-sähköpostisi lähettämällä ne Excel-taulukkoon ja luomalla eri sarakkeita sisältävän laskentataulukon. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, jos olet jo nyt Excelin käyttäminen kirjanpitotarkoituksiin, sanotaan. Tätä varten:

1. Siirry Outlookissa kohtaan Tiedosto ja valitse Avaa ja vie.
2. Valitse Tuo/vie.
3. Valitse 'Vie tiedostoon' ja napsauta sitten 'Seuraava'.
4. Valitse 'Microsoft Excel' ja napsauta sitten 'Seuraava'.
5. Valitse sähköpostikansio, josta haluat viedä viestit, ja valitse 'Seuraava'.
6. Valitse kansio, johon haluat tallentaa viedyt sähköpostit, ja valitse nimi viedylle tiedostolle ennen kuin valitset "OK".
7. Napsauta 'Seuraava' ja sitten 'Valmis'.
8. Uusi Excel-tiedosto on avattavissa valitsemassasi sijainnissa.

Halusitpa viedä yhteystietoja tai sähköpostiviestejä, se on helppo tehdä Outlookin avulla.

Parhaat käytännöt luettelon viemiseen

Vientiprosessin käynnistäminen

Käynnistääksesi Outlookin yhteystietojen vientiprosessin, avaa Microsoft Outlook -ikkuna ja siirry vasemmassa yläkulmassa olevaan Tiedosto-valikkoon. Valitse sieltä "Tiedosto" ja valitse sitten "Vie" avataksesi vientivaihtoehdot. Tämä tuo esiin Outlookin Ohjattu yhteystietojen vienti -ohjelman, joka opastaa sinut vaiheiden läpi yhteystietojen viemiseksi Outlookista.

Tiedostotyypin ja -muodon valitseminen

Avautuvassa viennin edistymisruudussa on useita vaihtoehtoja luotavan tiedoston tyypille. Monipuolisinta on valita tiedostotyypiksi "Comma Separated Values (CSV)". CSV-tiedostot on helppo tuoda taulukkolaskentaohjelmiin, ja niitä voidaan käyttää myös Google Contactsin kanssa synkronointiin. Vaihtoehtoisesti voit halutessasi valita "Outlookin datatiedosto (PST)".

Yhteystiedot-kansion valitseminen

Kun olet valinnut CSV-muodon, sinua pyydetään valitsemaan kansio, joka sisältää haluamasi yhteystiedot. Siirry 'Yhteystiedot-kansioon' ja valitse se. Varmista, että olet valinnut oikean kansion, joka sisältää kaikki valitut yhteystiedot, jotka haluat viedä.

Tiedoston nimen ja sijainnin määrittäminen

Kun olet valinnut yhteystietokansiota, sinun on määritettävä nimi ja sijainti uudelle yhteystietotiedostolle. Napsauta 'Selaa' ja valitse hakemisto, johon haluat tallentaa tiedoston. Anna tiedostonimi, jonka avulla voit tunnistaa nämä uudet yhteystiedot heti. Voit myös valita 'Tiedosto' vasemmasta alakulmasta, jolloin pääset käyttämään muita tallennusvaihtoehtoja.

Viennin viimeistely

Ennen kuin aloitat viennin, sinulla on mahdollisuus tarkistaa valintasi. Tarkista, ettei ole tyhjiä soluja tai virheitä, jotka voivat häiritä vientiprosessia. Kun olet tyytyväinen, käynnistä vienti napsauttamalla "Vie". Uusi CSV-tiedosto luodaan, ja viennin edistymisruutu ilmoittaa, kun prosessi on valmis.

Tuonti muille alustoille

Uusi yhteystietotiedostosi, joka on nyt CSV-muodossa, on valmis käytettäväksi. Voit tuoda tämän tiedoston taulukkolaskentaohjelmaan järjestämistä varten tai suoraan toiseen sähköpostitiliin, kuten Google Contacts -palveluun. Valitse vain "Tuo" kyseisessä alustassa ja valitse juuri luomasi CSV-tiedosto.

Lisää vinkkejä sähköpostikontakteja varten

Jos haluat tuoda nämä yhteystiedot toiseen sähköpostitiliin, varmista, että valitset "Vie tiedostoon" alkuperäisessä Outlook-ikkunassa. Näin varmistat, että sähköpostiyhteystietosi ovat mukana vientiprosessissa, mikä helpottaa viestinnän hallintaa eri alustoilla.