Hogyan hozzon létre egy professzionális e-mail aláírást

Tegyük fel, hogy az e-mail aláírása csak a nevéből és az alapvető elérhetőségi adatokból áll. Ebben az esetben lehet, hogy nem használja ki teljes mértékben a lehetőséget, hogy kapcsolatba lépjen a címzettekkel. Olvasson tovább, hogy többet tudjon meg egy professzionális e-mail aláírás létrehozásáról, amely nagyszerű, maradandó benyomást hagy.

Mit kell tartalmaznia egy professzionális e-mail aláírásnak?

Az e-mail aláírás összeállításakor jó, ha van egy lista azokról a dolgokról, amelyeknek benne kell lenniük. A legfontosabb dolgok, amelyeket érdemes figyelembe vennie az e-mail aláírásában:

1 - Az Ön teljes neve

Csakúgy, mint a hagyományos levelek küldésekor, az Ön nevét is mindig fel kell tüntetni az e-mail aláírásában, hogy a címzett biztos lehessen abban, hogy kitől kapta az e-mailt. Az Ön nevét az e-mail aláírás első sorában kell feltüntetni.

2 - Állásinformációk

Ha már megvan a neve, a következő információ, amit meg kell adnia, a hovatartozásra vonatkozó információ, amely tartalmazhatja a munkakörét, a vállalatot vagy szervezetet, amelynek tagja, és esetleg a részleget, ahol dolgozik. Ezen információk megadása több kontextust és a beszélgetésben betöltött szerepét adja meg. Továbbá, attól függően, hogy kinek küld e-mailt, az, hogy egy nagyobb szervezethez vagy vállalathoz kapcsolódik az e-mail aláírásában, hitelesebbé teheti Önt, és felkeltheti a címzettek figyelmét.

3 - További elérhetőségek

Bár az e-mail címzettje rendelkezik az Ön e-mail címével, az e-mail aláírás kiváló hely arra, hogy további elérhetőségi információkat is megadjon, hogy a címzettnek többféle lehetőség álljon rendelkezésére, amikor kapcsolatba lép Önnel. Ide tartozhat például a telefonszáma vagy az üzleti címe. Az Ön szerepétől és az Ön által küldött e-mailek típusától függően az aláírás jó lehetőség lehet személyes weboldalának vagy LinkedIn-profiljának népszerűsítésére is.

4 - Felhívás a cselekvésre

Az e-mail aláírás létrehozásakor okos lépés, ha tartalmaz egy felhívást a cselekvésre. A legjobb CTA-k az e-mail aláírásokban naprakészek, összhangban vannak az e-mail stílusával, így természetesnek tűnnek, és nem tolakodóak. Amikor CTA-t írsz, válassz olyat, ami egy aktuális célhoz igazodik, és frissítsd, amikor a céljaid változnak.

5 - Társadalmi ikonok

A közösségi médiajelenlét a márka kulcsfontosságú része, amely lehetővé teszi, hogy az Ön iparágában nagyobb számú követőre tegyen szert, és megmutassa az embereknek, hogy ki Ön, és mi érdekli Önt. Sokat elárul egy márkáról vagy egy személyről, ha megnézi, mit posztol a közösségi médiában. Emiatt jó ötlet, ha az e-mail aláírásodban a közösségi médiaoldalakra mutató linkeket is feltüntetsz. Ez megerősíti a márkáját, némi társadalmi bizonyítékot nyújt, és a címzetteknek különböző módokat ad, hogy kapcsolatba léphessenek Önnel. Az is segíthet további forgalmat generálni online tartalmaira, ha blogbejegyzésekre, termékoldalakra vagy céloldalakra mutató linkeket tesz közzé közösségi médiaprofiljain.

6 - Foglalási linkek

Ha gyakran e-mailezik oda-vissza ügyfelekkel vagy más emberekkel, hogy találkozókat foglaljon, akkor okos lépés lehet egy foglalási link hozzáadása az e-mail aláírásához. Ez megkönnyíti az ügyfelei dolgát, mivel a linkre kattintva megadhatják az adataikat a foglaláshoz, és ingyenes az idődet, mivel nem kell e-maileket küldözgetned, hogy lefoglaltasd őket. Számos naptáreszköz létezik, amelyekkel megkönnyítheti a találkozók lefoglalását, és lehetőség van arra, hogy bárhová másoljon és beillesszen egy linket, amelyre az emberek rákattinthatnak, beleértve az e-mail aláírását is.

7 - Logó vagy fénykép

Ha érdekesebbé szeretné tenni az e-mail aláírását, vagy személyes hangvételűvé szeretné tenni, hogy a személyesen még nem találkozott címzettek is megismerhessék a nevét, érdemes lehet egy professzionális fényképet is hozzáadni. Ha pedig a márka ismertségét szeretné növelni e-mailjeivel, fontolja meg a cég logójának hozzáadását.

8 - Jogi követelmények vagy ágazati jogi nyilatkozat

Egyes iparágaknak külön irányelvek vonatkoznak az e-mail etikettre és használatra, hogy megakadályozzák a magánjellegű információk továbbítását. Emiatt érdemes lehet utánanézni minden olyan iparági előírásnak, amelyet az e-mail aláírásához csatolhat felelősség kizárásként.

Email aláírás példák a nagyszerű tervezésre

Az e-mail aláírás megtervezésekor érdemes szem előtt tartani néhány bevált gyakorlatot. Az aláírást úgy érdemes megtervezni, hogy kiemelje a nevét, a munkakörét és a további elérhetőségeit. Ezzel együtt győződjön meg arról, hogy az aláírás kialakítása mobilbarát, jó minőségű és jó tervezési hierarchiával rendelkezik. Használjon egyszerű, egységes színeket, hogy a design ne legyen túl zsúfolt, és ránézésre könnyen olvasható legyen. Ennek érdekében fontolóra veheti egy e-mail aláírás generátor hogy a legjobb gyakorlatok betartásával tervezzük meg az ideális aláírást az Ön számára, miközben biztosítjuk a magas minőséget.

Miért fontosak a jó e-mail aláírások?

Akár vállalkozás tulajdonosa, akár olyan alkalmazott, aki gyakran használja az e-mailt fő kommunikációs eszközként, akár állásra pályázik, és szeretne szakmai benyomást kelteni az emberekben, számos oka van annak, hogy miért fontos a jó e-mail aláírás. Az e-mail aláírása nem csak benyomást tesz a címzettre, de további információkat is adhat arról, hogy ki Ön és miért küldi az üzenetet, ami hasznos lehet, ha olyan embereknek küld e-mailt, akikkel még soha nem beszélt.

Mi a közös a legjobb e-mail aláírásokban?

Amikor létrehozza a legjobb e-mail aláírás, van néhány fő dolog, ami minden jónak közös. Az e-mail aláírásának fő célja, hogy a címzett számára egyértelművé tegye, kitől kapja az üzenetet. Tartalmaznia kell a teljes nevét, a munkakörét és minden egyéb, a személyazonosságára vonatkozó információt. Tegyük fel, hogy egy cégtől küld e-maileket. Ebben az esetben érdemes a cég további elérhetőségeit is megadni az aláíráson, például a weboldal címét, a céges címet és az elérhetőségi telefonszámot. Ha magánszemélyként küld e-mailt, fontolja meg, hogy további információkat adjon meg magáról, például a LinkedIn-profiljára vagy más közösségi médiaprofiljára mutató linket.

Mi a jó e-mail aláírások előnye?

Egy e-mail aláírás sokat számíthat abban, hogy milyen benyomást kelt másokban, akár magánszemélyként, akár a vállalat képviselőjeként. A megfelelő e-mail aláírás biztosíthatja, hogy az Ön által küldött e-mailek professzionálisnak és kifinomultnak tűnjenek, és hogy ne legyen félreértés azzal kapcsolatban, hogy ki küldte az üzenetet, és mi a célja. Akár álláspályázatot nyújt be, akár vállalkozóként keresi meg a potenciális ügyfeleket, akár a vállalat nevében kommunikál munkatársaival, ügynökségekkel és más, az Ön szakterületén dolgozó szakemberekkel, egy jól megtervezett, átgondolt, minden szükséges információt tartalmazó e-mail aláírás sokat számít, ha jó benyomást akar kelteni, és a kívánt eredményt akarja elérni a kommunikációjával.

Hogyan hozzon létre aláírásokat e-mailekhez

A legtöbb e-mail szolgáltató megkönnyíti egy olyan aláírás gyors létrehozását, amelyet minden jövőbeli e-mailhez hozzáadhat. Ha megtalálta az e-mail aláírás létrehozására szolgáló ablakot, általában egy felhasználóbarát szerkesztőprogramot használhat, amely lehetővé teszi a szöveg hozzáadását, a betűtípusok és színek megváltoztatását, logók és fényképek beillesztését, valamint linkek hozzáadását. Alternatív megoldásként használhat egy e-mail aláírás-generáló eszközt is az ideális aláírás létrehozásához, majd a mentés előtt másolja be azt az e-mail kliens aláírási opciójába. A mentést követően az aláírás minden jövőbeli e-mail végén megjelenik.

Az e-mail aláírás egyszerű része minden elküldött e-mailnek; ha azonban megfelelő információkat tartalmaz és jól megtervezett, nagyban befolyásolhatja az e-mail üzenetekkel keltett benyomást.

9 legjobb gyakorlat a nagyszerű e-mail aláírások írásához

Az e-mail aláírások több mint formalitás; lehetőséget nyújtanak a márkaépítésre, a marketingre és a maradandó benyomás keltésére. Egy jól megtervezett e-mail aláírás hatékony eszközként szolgálhat számos üzleti cél eléréséhez. Az alábbiakban kilenc legjobb gyakorlatot mutatunk be, amelyek segítségével professzionális és kiemelkedő e-mail aláírást készíthet.

1. Tartalmazza az alapvető elérhetőségi adatokat és a feladó elérhetőségét.

Minden professzionális e-mail aláírás középpontjában az elérhetőségi adatok állnak. Az Ön neve, beosztása, cége, elérhetősége és mobilszáma a legszükségesebb. Ez biztosítja, hogy az e-mail címzettjei több csatornán keresztül is könnyen elérhetik Önt. A feladó elérhetőségének feltüntetése nem csupán udvariasság, hanem szükségszerűség.

2. Közösségi média linkek és ikonok hozzáadása

A mai digitális korban a közösségi média linkek és a közösségi média ikonok elengedhetetlenek az e-mail aláírásban. Ez az e-mail aláírás marketing egy finom formája, amely növelheti az online jelenlétét és személyes márkáját.

3. Beépíteni egy CTA-t (Call to Action) és az e-mail aláírás CTA-it.

A cselekvésre való felhívás (CTA) és az e-mail aláírás CTA-k az e-mail aláírásodat egyszerű aláírásból hatékony marketingeszközzé tehetik. Akár egy értékesítési céloldalra irányítja a címzetteket, akár arra kéri őket, hogy iratkozzanak fel egy hírlevélre, egy jól elhelyezett CTA ösztönözheti az elköteleződést.

4. Biztosítsa a mobil felhasználók számára a mobil válaszkészséget

A mobilfelhasználók számának növekedésével létfontosságú, hogy olyan e-mail aláírást tervezzünk, amely jól néz ki a mobileszközökön. A mobilokra reagáló tervezés biztosítja, hogy az aláírás a különböző e-mail klienseken a kívánt módon jelenjen meg.

5. Professzionális e-mail aláírások használata digitális névjegykártyaként

Gondoljon a professzionális e-mail aláírásokra úgy, mint digitális névjegykártyák. Ha minden releváns tartalmat - például az Ön szerepét, vállalatát és elérhetőségét - tartalmazza, a címzettek könnyebben emlékeznek Önre és személyes márkájára.

6. Egyszerű, de figyelemfelkeltő a legjobb e-mail aláírási példákkal

Bár nagy a kísértés, hogy mindent beleadjunk, a legjobb e-mail aláírási példák gyakran egyszerűek és letisztultak. Egy figyelemfelkeltő e-mail aláírásnak nem kell feltűnőnek lennie; csak az összes lényeges elemet kell tartalmaznia egy rendezett és olvasható e-mail aláírási formátumban.

7. Személyes kép vagy vállalati logó hozzáadása

Egy kép többet ér ezer szónál. Egy személyes kép vagy vállalati logó hozzáadása az üzleti e-mail aláírásához emlékezetesebbé teheti azt. Győződjön meg azonban arról, hogy a kép megfelelő méretű és formátumú, hogy a különböző e-mail kliensek között helyesen jelenjen meg.

8. Többféle kapcsolatfelvételi mód biztosítása

Üzleti aláírásának többféle lehetőséget kell kínálnia a címzettek számára a kapcsolatfelvételre. Ha több elérhetőséget, például mobilszámot és közösségi média linkeket is megad, valamint Gmail-fiókját vagy szakmai e-mail címét is tartalmazza, az kényelmesebbé teszi és elősegíti a jobb kommunikációt.

9. Tesztelés különböző e-mail klienseken és aláírási sablon használata

Mielőtt véglegesítené a vállalati e-mail aláírásokat, érdemes tesztelni, hogyan jelennek meg a különböző e-mail kliensekben. Ez biztosítja, hogy a közösségi média ikonokkal és CTA-kkal kiegészített e-mail aláírások minden e-mail címzett számára a kívánt módon jelenjenek meg. Egy aláírás-sablon használata segíthet az egységesség fenntartásában az összes vállalati e-mail aláírás között.

Ha követi ezeket a legjobb gyakorlatokat, jó úton haladhat afelé, hogy professzionális, hatékony és figyelemfelkeltő aláírást készítsen. Akár ingyenes e-mail aláírás-generátort, akár aláírássablont használ, akár a semmiből készíti el saját aláírását, ezek a tippek segítenek a legtöbbet kihozni ebből a gyakran figyelmen kívül hagyott marketingeszközből.