Apa itu Konfirmasi Email, dan Mengapa Penting?

Apa yang dimaksud dengan Email Konfirmasi?

Email konfirmasi adalah email transaksi yang dikirim ke pelanggan atau pelanggan, tergantung pada tindakan mereka. Konfirmasi email dapat dikirimkan untuk sejumlah tindakan pelanggan, termasuk mendaftar, mengirim email ke bisnis, menyelesaikan pesanan, pendaftaran acara, atau pemesanan tiket.

Pelanggan mengharapkan email konfirmasi untuk tindakan yang diperlukan seperti berlangganan dan menyelesaikan pesanan. Email ini dapat membantu menciptakan kesan pertama yang baik, menekan penerima atas tindakan yang mereka lakukan dan membantu membangun kepercayaan. Sebuah bisnis tidak diharapkan untuk mengirim semua jenis email transaksi atau konfirmasi, tetapi setidaknya diharapkan untuk mengirim email untuk tindakan penting.

Elemen-elemen dalam Email Konfirmasi

Bisnis mengirimkan email konfirmasi untuk berbagai jenis transaksi, sehingga tidak ada template tunggal untuk semua email konfirmasi. Namun, beberapa elemen harus disertakan di semua email konfirmasi, dan memang harus disertakan:

• Nama "Dari" yang mudah dikenali dan baris subjek yang menarik.
• Desain email sesuai merek yang menyertakan warna merek dan logo.
• Personalisasi - Menyapa pelanggan dengan nama dan menggunakan nama mereka jika diperlukan.
• Informasi yang relevan - Ini dapat mencakup nomor pesanan dan ringkasan atau informasi pengiriman seperti metode dan alamat, tergantung pada email.
• Langkah selanjutnya - Beri tahu pelanggan apa yang terjadi selanjutnya, apa yang perlu mereka lakukan atau apa yang akan dilakukan oleh bisnis.
• Ajakan untuk bertindak - Idealnya, satu.
• Informasi dukungan - Hal ini memungkinkan pelanggan untuk menghubungi bisnis jika mereka perlu.
• Informasi tambahan - Ini adalah bagian tambahan untuk hal-hal seperti hadiah, program rujukan, rekomendasi, dan informasi lain yang mungkin menarik bagi pelanggan.

Sekarang mari kita lihat mengapa mengirim konfirmasi email sangat penting.

Konfirmasi Email Sangat Meyakinkan

Bayangkan Anda telah menemukan penawaran menarik untuk sesuatu yang sudah lama Anda inginkan. Anda memesannya dan kemudian memeriksa email Anda untuk melihat apakah Anda mendapatkan penawaran tersebut, tetapi tidak menemukan email konfirmasi. Anda akan bingung, bertanya-tanya apakah transaksi sudah selesai dan apakah Anda perlu memesan produk lagi.

Tidak adanya email konfirmasi dapat membuat pelanggan frustrasi dan bingung serta dapat menyebabkan pelanggan tidak ingin memesan dari toko Anda lagi. Menyiapkan email konfirmasi otomatis sangat mudah saat ini karena bisnis dapat menggunakan berbagai alat dan layanan yang tersedia. Karena itu, tidak ada alasan mengapa bisnis tidak dapat menerapkan email konfirmasi otomatis untuk semua transaksi.

Terhubung dengan Pelanggan Saat Anda Mengirim Email Konfirmasi

Ada banyak alasan mengapa orang berlangganan milis. Terlepas dari alasan mereka, mereka yang berlangganan mengharapkan nilai, rasa hormat, dan konten yang luar biasa dari Anda sesekali. Tidak memberikan semua ini dapat menyebabkan percakapan Anda menderita dan tingkat pentalan yang lebih tinggi dari biasanya, serta tingkat keterbukaan email yang rendah.

Alih-alih mengirimi pelanggan Anda dengan email yang mungkin tidak berguna bagi mereka, Anda harus mengirimi mereka email yang bermanfaat yang membantu Anda membangun hubungan dengan pelanggan dan pelanggan Anda. Dengan melakukan hal tersebut, mengubah mereka menjadi pelanggan berbayar menjadi lebih mudah karena mereka akan mendapatkan nilai dari penawaran dan promosi apa pun yang Anda beritahukan kepada mereka.

Konfirmasi Email Menggerakkan Pelanggan di Sepanjang Perjalanan

Meskipun banyak bisnis yang mengirimkan email konfirmasi satu kali, bukan berarti Anda harus melakukannya juga. Anda bisa menggunakan konfirmasi email otomatisasi untuk berinteraksi dengan pelanggan Anda saat Anda menggerakkan mereka melalui perjalanan pelanggan.

Tiga jenis email konfirmasi yang membantu Anda melakukan hal ini, antara lain:

• Konfirmasi pembayaran
• Konfirmasi pengiriman
• Konfirmasi pengiriman

Jenis email ini memberikan titik kontak penting yang dapat menguntungkan bisnis di masa depan. Misalnya, email ini dapat membantu meningkatkan kesadaran merek di antara para pelanggan jika Anda menggunakan elemen-elemen merek seperti warna, logo, dan jenis huruf dalam email.

Mereka juga dapat berfungsi sebagai media penting untuk menjaga merek Anda tetap berada di benak pelanggan, sehingga mereka lebih mungkin memikirkan bisnis Anda ketika ingin membeli produk tambahan.

Konfirmasi Email Sangat Bagus untuk Hubungan Bisnis

Konfirmasi email tidak hanya untuk aktivitas dan tindakan yang berhubungan dengan pemasaran, karena konfirmasi email juga penting untuk hubungan bisnis. Konfirmasi email adalah email konfirmasi yang dikirim oleh bisnis untuk menyatakan bahwa bisnis telah menerima email dari pelanggan atau mitra bisnis lainnya.

Konfirmasi email sangat penting terutama jika pemilik bisnis atau orang yang dituju tidak dapat membalas email dengan segera. Konfirmasi ini meyakinkan pengirim bahwa komunikasi mereka telah diterima dan diakui dan bahwa seseorang akan segera menanggapinya.

Mengirimkan email seperti itu juga menunjukkan bahwa Anda peduli dengan email yang Anda terima dan menganggap serius semua bentuk komunikasi. Ingatlah bahwa orang ingin merasa diakui ketika mereka menghubungi Anda; mengirim email jenis ini membantu mencapai hal ini.

Penyedia Email Konfirmasi Peluang Pemasaran Tambahan

Email konfirmasi memiliki tingkat keterbukaan yang sangat tinggi karena orang-orang mengharapkannya dan ingin tahu apa isinya, apa yang akan terjadi selanjutnya, dan langkah tambahan apa yang perlu mereka ambil, jika ada. Karena itu, email ini memberikan peluang pemasaran tambahan untuk bisnis yang dapat memanfaatkannya.

Manfaatkan keingintahuan orang dan tingkat keterbukaan yang tinggi untuk mendorong keterlibatan dengan meningkatkan penjualan produk tambahan, menyarankan produk terkait, dan melakukan penjualan silang.

Jika Anda melakukan ini, Anda harus memastikan bahwa email konfirmasi Anda adalah email transaksional terlebih dahulu dan email pemasaran yang kedua. Ini berarti bahwa sebagian besar email harus berisi informasi konfirmasi yang dicari pelanggan. Di bawahnya, Anda bisa menyertakan pesan-pesan keterlibatan dan pemasaran seperti:

• Meminta umpan balik atau ulasan - Anda dapat bertanya tentang proses pembelian dan pembayaran sehingga Anda dapat menggunakan informasi ini untuk memperbaiki keadaan.
• Menawarkan diskon - Melakukan hal ini dapat membantu Anda meningkatkan penjualan karena orang lebih cenderung menjadi pembeli berulang jika mereka tahu bahwa mereka akan mendapatkan diskon yang bagus dengan pembelian berikutnya.
• Tautan ke media sosial, profil atau situs web Anda, sehingga pelanggan dapat mengetahui cara menghubungi dan terlibat lebih jauh dengan Anda jika mereka menginginkannya.

Jenis-jenis Email Konfirmasi

Setelah mengetahui apa itu email konfirmasi dan pentingnya, jenis email konfirmasi apa saja yang bisa Anda kirimkan?

Email Konfirmasi E-commerce

Ini mungkin jenis konfirmasi email yang paling umum. Kategori ini mencakup jenis konfirmasi email lainnya, seperti:

• Email konfirmasi pesanan - Dikirim setelah pelanggan menyelesaikan proses pembayaran.
• Konfirmasi pengiriman - Dikirim setelah produk atau paket dikirimkan.
• Konfirmasi pengiriman - Dikirim setelah produk atau paket berhasil dikirim.
• Konfirmasi unduhan - Terkadang, pelanggan perlu mengunduh pembelian mereka seperti buku, tiket, atau kartu hadiah.

Konfirmasi Pendaftaran

Seperti namanya, bisnis mengirimkan jenis informasi ini setelah pelanggan mendaftar untuk sebuah layanan atau berlangganan buletin email.

Email konfirmasi pembatalan juga termasuk dalam kategori ini. Sama seperti bisnis yang berusaha sekeras mungkin untuk memudahkan orang berlangganan ke daftar mereka atau mendaftar ke suatu layanan, mereka juga harus memudahkan untuk berhenti berlangganan atau membatalkan pendaftaran mereka. Email ini adalah email yang muncul setelah mereka melakukan salah satu dari keduanya.

Email konfirmasi pembatalan biasanya merupakan kesempatan terakhir yang dimiliki bisnis untuk memenangkan kembali pelanggan atau untuk mengetahui apa yang terjadi untuk memastikan hal itu tidak terjadi lagi dengan pelanggan lain.

Konfirmasi Acara dan Layanan Lokal

Email ini memberikan detail yang diperlukan tentang janji temu. Email ini dapat mencakup waktu, lokasi, dan detail lainnya yang harus diketahui pelanggan. Idealnya, mereka harus mengizinkan pelanggan untuk menambahkan acara tersebut ke kalender mereka.

Tiket dan akses ke webinar juga dapat disertakan dalam email konfirmasi acara jika memang itu yang dibeli atau didaftarkan oleh pelanggan.

Email Konfirmasi Perjalanan

Seperti halnya email konfirmasi e-commerce, kategori ini memiliki berbagai jenis email. Jenis-jenis tersebut meliputi:

• Pemesanan akomodasi
• Email konfirmasi penerbangan

Banyak orang yang merasa cemas saat akan bepergian dan ingin mengetahui bahwa semua detail telah diselesaikan sebelum mereka meninggalkan rumah. Mengirimkan email jenis ini akan meyakinkan, memberikan pelanggan Anda semua informasi yang mereka butuhkan tentang penerbangan atau akomodasi mereka, dan membantu mereka dengan perencanaan mereka.

Otomatisasi Email Konfirmasi

Karena berbagai jenis email konfirmasi yang harus Anda kirimkan, akan lebih baik jika Anda mengotomatiskan prosesnya. Kabar baiknya adalah sebagian besar layanan dan alat email membantu Anda mengotomatiskan jenis email ini.

Setelah Anda membuat email dan templat menggunakan elemen-elemen yang dijelaskan di atas, Anda hanya perlu memuat semuanya dan membiarkan layanan melakukan semuanya untuk Anda. Lakukan uji coba berbagai skenario untuk melihat apakah pelanggan Anda akan menerima email yang benar setelah mengambil tindakan.

Sekarang giliran Anda untuk mulai berpikir tentang membuat email konfirmasi yang tepat untuk bisnis Anda. Pertimbangkan tindakan pelanggan di situs web Anda, lihat mana yang memerlukan konfirmasi, lalu buat email yang tepat untuk setiap skenario dan tindakan.