Vad är e-postbekräftelser och varför är de viktiga?

Vad är ett bekräftelsemail?

Ett bekräftelsemail är ett transaktionsmail som skickas till en kund eller abonnent beroende på vad denne har gjort. En bekräftelse via e-post kan skickas för ett antal kundåtgärder, t.ex. för att registrera sig, skicka ett e-postmeddelande till företaget, slutföra en beställning, registrera ett evenemang eller boka en biljett.

Kunderna förväntar sig e-postbekräftelser för nödvändiga åtgärder som att prenumerera och slutföra beställningar. De kan bidra till att skapa ett bra första intryck, informera mottagaren om vad han eller hon har gjort och bidra till att bygga upp ett förtroende. Ett företag förväntas inte skicka alla typer av transaktions- eller bekräftelsemejl, men det förväntas åtminstone skicka sådana för viktiga åtgärder.

Elementen i ett e-postmeddelande med bekräftelse

Företag skickar e-postbekräftelser för olika typer av transaktioner, så det finns ingen enhetlig mall för alla e-postbekräftelser. Det finns dock vissa element som bör ingå i alla bekräftelsemeddelanden, och det har de gjort:

• Ett välkänt "Från"-namn och en catchy ämnesrad.
• En e-postdesign som är anpassad till varumärket och som innehåller varumärkesfärger och en logotyp.
• Personlig anpassning - Hälsa kunden vid namn och använd deras namn när det är lämpligt.
• Relevant information - Detta kan vara ordernummer och sammanfattning eller fraktinformation som metod och adress, beroende på e-postmeddelandet.
• Nästa steg - Låt kunden veta vad som händer härnäst, vad de behöver göra eller vad företaget kommer att göra.
• En uppmaning till handling - helst en.
• Supportinformation - Här kan kunderna kontakta företaget om de behöver det.
• Extra information - Det här är ett extra avsnitt för saker som belöningar, remitteringsprogram, rekommendationer och annan information som kunden kan vara intresserad av.

Låt oss nu titta på varför det är så viktigt att skicka en e-postbekräftelse.

En e-postbekräftelse är lugnande

Tänk dig att du har hittat ett bra erbjudande på något som du har velat ha länge. Du beställer det och kollar sedan din e-post för att se om du fick erbjudandet, men hittar inget bekräftelsemail. Du blir med rätta förvirrad och undrar om transaktionen slutfördes och om du måste beställa produkten igen.

Avsaknaden av ett bekräftelsemail kan vara otroligt frustrerande och förvirrande och kan leda till att kunden inte vill beställa från din butik igen. Att sätta upp ett automatiskt bekräftelsemail är så enkelt idag eftersom företag kan använda de olika verktyg och tjänster som finns tillgängliga. På grund av detta finns det ingen anledning till varför ett företag inte kan införa automatiserade bekräftelsemail för alla transaktioner.

Kontakta prenumeranter när du skickar ett bekräftelsemeddelande

Det finns många anledningar till att människor skriver in sig på sändlistor. Oavsett skälen förväntar sig de som prenumererar värde, respekt och anmärkningsvärt innehåll från dig ibland. Om du inte tillhandahåller allt detta kan det leda till att dina konversationer blir lidande, att avvisningsfrekvensen är högre än normalt och att antalet öppna e-postmeddelanden är lågt.

Istället för att spamma dina prenumeranter med e-postmeddelanden som de kanske inte tycker är användbara bör du skicka dem användbara e-postmeddelanden som hjälper dig att bygga upp relationer med dina kunder och prenumeranter. Om du gör det blir det mycket lättare att konvertera dem till betalande kunder eftersom de kommer att få värde av de erbjudanden och kampanjer som du berättar för dem.

E-postbekräftelser förflyttar kunderna längs resan

Även om många företag skickar e-postmeddelanden med en engångsbekräftelse betyder det inte att du också måste göra det. Du kan använda automatiserade e-postbekräftelser för att engagera dig med dina kunder när du förflyttar dem genom kundresan.

De tre typerna av e-postbekräftelser som hjälper dig att göra detta är följande:

• Bekräftelse av betalning
• Bekräftelse av leverans
• Leveransbekräftelse

Dessa typer av e-postmeddelanden är viktiga kontaktpunkter som kan vara till nytta för företaget i framtiden. De kan till exempel bidra till att öka varumärkeskännedomen bland kunderna om du använder varumärkeselement som färger, logotyper och typsnitt i e-postmeddelandena.

De kan också fungera som ett viktigt medium för att hålla ditt varumärke i kundernas medvetande, så att de är mycket mer benägna att tänka på ditt företag när de vill köpa andra produkter.

En bekräftelse av e-post är bra för affärsrelationer

E-postbekräftelser bör inte bara användas för marknadsföringsrelaterade aktiviteter och åtgärder, eftersom de också kan vara avgörande för affärsrelationer. En e-postbekräftelse är ett bekräftelsemail som ett företag skickar för att säga att det har tagit emot ett e-postmeddelande från en kund eller annan affärspartner.

En bekräftelse av e-post är särskilt viktig om företagsägaren eller den person som e-postmeddelandet är riktat till inte kan svara på e-postmeddelandet omedelbart. Den försäkrar avsändaren om att meddelandet har tagits emot och bekräftats och att någon kommer att ta hand om det snart.

Att skicka ett sådant e-postmeddelande visar också att du bryr dig om de e-postmeddelanden du får och tar alla former av kommunikation på allvar. Kom ihåg att människor vill känna sig bekräftade när de hör av sig. Att skicka den här typen av e-post hjälper till att uppnå detta.

Bekräftelsexpeditioner ger ytterligare marknadsföringsmöjligheter

E-postmeddelanden med bekräftelse har en mycket hög öppningsfrekvens eftersom människor förväntar sig dem och vill veta vad de innehåller, vad som kommer att hända härnäst och vilka ytterligare steg de behöver ta, om det finns några. På grund av detta ger de ytterligare marknadsföringsmöjligheter för företag som kan dra nytta av dem.

Utnyttja människors nyfikenhet och den höga öppningsgraden för att öka engagemanget genom att sälja tillägg, föreslå relaterade produkter och korsförsäljning.

Om du gör det bör du se till att dina bekräftelsemeddelanden i första hand är transaktionsmeddelanden och i andra hand marknadsföringsmeddelanden. Det innebär att huvuddelen av e-postmeddelandet bör innehålla den bekräftelseinformation som kunderna söker. Därefter kan du inkludera engagemang och marknadsföringsmeddelanden som t.ex:

• Be om feedback eller recensioner - Du kan fråga om köp- och utcheckningsprocessen så att du kan använda informationen för att förbättra saker och ting.
• Erbjuda en rabatt - Detta kan hjälpa dig att öka försäljningen, eftersom det är mer sannolikt att folk återkommer om de vet att de får en bra rabatt vid nästa köp.
• Länkar till dina sociala medier, andra profiler eller webbplatser, så att kunderna vet hur de kan nå och engagera sig mer med dig om de vill.

Typer av e-postmeddelanden för bekräftelse

Nu när du vet vad bekräftelsemeddelanden är och vad de är viktiga för, vilka typer av bekräftelsemeddelanden kan du då skicka?

E-postmeddelanden för bekräftelse av e-handel

Detta är kanske den vanligaste typen av e-postbekräftelse. I denna kategori ingår andra typer av e-postbekräftelser, t.ex:

• E-postmeddelanden för orderbekräftelse - Skickas när kunden har slutfört kassaprocessen.
• Leveransbekräftelse - skickas när produkten eller paketet skickas.
• Leveransbekräftelse - Skickas efter en lyckad leverans av produkter eller paket.
• Nedladdningsbekräftelse - Ibland behöver kunden ladda ner sitt köp, t.ex. en bok, en biljett eller ett presentkort.

Bekräftelse av registrering

Som namnet antyder skickar företag den här typen av information när en kund registrerar sig för en tjänst eller prenumererar på ett nyhetsbrev.

E-postmeddelanden som bekräftar avbokning hör också till denna kategori. Precis som företag försöker göra det så lätt som möjligt för människor att prenumerera på deras listor eller registrera sig för en tjänst, bör de också göra det lätt att avregistrera sig eller återkalla sin ansökan. Det här e-postmeddelandet är det som kommer efter att de har gjort något av de två.

E-postmeddelandet med bekräftelse på avbeställning är vanligtvis företagets sista chans att vinna tillbaka kunden eller ta reda på vad som hände för att se till att det inte händer igen med andra kunder.

Bekräftelser av evenemang och lokala tjänster

I dessa e-postmeddelanden får du de nödvändiga uppgifterna om ett möte. De kan innehålla tid, plats och andra uppgifter som kunden bör känna till. Helst bör de ge kunden möjlighet att lägga till evenemanget i sin kalender.

Biljetter och tillgång till webbseminarier kan också inkluderas i e-postmeddelanden för bekräftelse av evenemanget om det är vad kunden har köpt eller anmält sig för.

E-postmeddelanden för resebekräftelse

Precis som för e-postmeddelanden för bekräftelse av e-handel finns det olika typer av e-postmeddelanden i denna kategori. De inkluderar:

• Bokning av boende
• E-postmeddelanden för bekräftelse av flygresor

Många människor är oroliga inför en resa och vill veta att alla detaljer är klara innan de åker hemifrån. Att skicka den här typen av e-post är lugnande, ger dina kunder all information de behöver om flyg eller boende och hjälper dem med planeringen.

Automatisering av e-postbekräftelse

På grund av de olika typerna av bekräftelsemeddelanden som du måste skicka är det bäst att automatisera processen. Den goda nyheten är att de flesta e-posttjänster och verktyg hjälper dig att automatisera dessa typer av e-postmeddelanden.

När du har skapat dina e-postmeddelanden och mallar med hjälp av de element som beskrivs ovan behöver du bara ladda upp allt och låta tjänsten göra allt åt dig. Testa olika scenarier för att se om dina kunder får rätt e-post efter att de vidtagit åtgärder.

Nu är det din tur att börja tänka på att skapa rätt e-postmeddelanden för ditt företag. Tänk på vad kunderna gör på din webbplats, se vilka åtgärder som kräver bekräftelse och skapa sedan rätt e-postmeddelanden för varje scenario och åtgärd.