Ogni e-mail che inviate dice qualcosa sulla vostra azienda… anche prima che qualcuno la legga. La riga del mittente, da sola, può creare fiducia o suscitare un’inquietudine.
Ecco perché il formato del vostro indirizzo e-mail aziendale è più importante di quanto la maggior parte delle persone si renda conto. È uno di quei piccoli dettagli che determinano silenziosamente il vostro aspetto professionale, l’organizzazione del vostro team di posta elettronica e la fiducia con cui i clienti vi rispondono.
Cosa rende professionale un indirizzo e-mail
Un indirizzo e-mail professionale fa bene tre cose: è chiaro, coerente e collegato al vostro marchio.
Dovrebbe essere facile riconoscere chi c’è dietro, seguire lo stesso schema del resto del vostro team e corrispondere al vostro dominio aziendale.
Confronta:
- cattivo esempio: coolguy1997@gmail.com
- buon esempio: michael@northhillsconsulting.com
La differenza non è solo estetica. È psicologica. Uno sembra un hobby. L’altro sembra un’attività commerciale.
Non si può fingere la credibilità, ma si può formattarla correttamente.
Formati di e-mail professionali comuni (e quando usarli)
Team e settori diversi utilizzano modelli di denominazione diversi. L’obiettivo è trovarne uno che si adatti alle vostre dimensioni, al vostro tono e alla vostra struttura.
Ecco le opzioni più comuni e pratiche:
1. firstname@company.com
Semplice, personale e ideale per le piccole imprese o i liberi professionisti. Si sente che è accessibile e comunque professionale.
2. firstname.lastname@company.com
Più formale e scalabile. Perfetto per i team più numerosi o per gli ambienti aziendali in cui è necessario evitare i doppioni.
3. role@company.com
Funzionali e chiari. sales@, support@, info@ o billing@ sono facili da ricordare per i clienti. Funzionano bene anche per i reparti che gestiscono caselle di posta condivise.
4. team@company.com o contact@company.com
Ottimo per le startup o i marchi creativi che vogliono un tono amichevole senza indicare una sola persona.
Qualunque sia la struttura scelta, mantenete una certa coerenza all’interno del team. Quando tutti i dipendenti seguono lo stesso schema per l’indirizzo o la firma di posta elettronica, si ha la sensazione di essere intenzionali: ed è proprio questo l’aspetto della professionalità.
Come scegliere il formato giusto per la vostra azienda
Il formato migliore dipende dal vostro stadio e dalla vostra struttura:
- Freelance o fondatori in proprio: utilizzate firstname@yourdomain.com per ottenere un’immagine personale ma credibile.
- Piccole imprese: utilizzare firstname.lastname@yourdomain.com per creare riconoscimento e coerenza.
- Team in crescita: utilizzate department@yourdomain.com per una comunicazione scalabile.
Prima di scegliere, scrivete una breve regola di denominazione. Vi farà risparmiare tempo quando assumerete il vostro primo dipendente o aggiungerete nuove caselle di posta.
Una volta che il vostro formato è pronto, potete creare il vostro indirizzo e-mail aziendale e impostare caselle di posta elettronica personalizzate sotto il vostro dominio. Bastano pochi minuti per migliorare immediatamente l’immagine del vostro marchio.
Esempi reali di indirizzi e-mail aziendali
I diversi settori utilizzano stili diversi, ma tutti mirano a una cosa: la chiarezza.
Ecco alcuni esempi che mostrano come il formato e il tono si allineino al tipo di azienda:
- Lesocietà di consulenza scelgono di solito firstname@firmname.com per mantenere la comunicazione personale pur mantenendo un aspetto professionale. È un’ottima soluzione per le relazioni individuali con i clienti.
- I marchi di vendita al dettaglio preferiscono indirizzi come sales@brandname.com o support@brandname.com. Sono facili da ricordare e aiutano i clienti a raggiungere rapidamente la persona giusta.
- Le aziende SaaS spesso scelgono team@startup.com o hello@startup.com. Danno un’impressione amichevole e collaborativa che si adatta al tono tecnologico moderno.
- Leagenzie immobiliari si orientano verso firstname.lastname@agency.com, poiché più agenti possono condividere lo stesso dominio.
- Leistituzioni scolastiche utilizzano info@academy.com o contact@schoolname.com per garantire l’accessibilità e un tono professionale e neutro.
Ogni approccio racconta una storia leggermente diversa: accessibile, formale, collettiva o affidabile. L’importante è che il formato corrisponda alla personalità del vostro marchio e sia coerente in ogni e-mail inviata dalla vostra azienda.
Errori da evitare quando si crea un indirizzo e-mail aziendale
Alcuni modi rapidi per perdere credibilità velocemente:
- Utilizzo di numeri, emoji o simboli(john123@ sembra poco attento).
- Mescolare l’ambito personale con quello lavorativo(john@myhobby.com per una consulenza).
- Creare formati incoerenti all’interno di un’azienda.
- Utilizzo di domini liberi per la comunicazione aziendale.
I clienti non lo analizzano consapevolmente, ma questi dettagli lasciano un’impressione che rimane.
Ottenere un’e-mail basata su un dominio è spesso più economico e veloce di quanto si pensi, e previene le lacune di credibilità prima che si verifichino.
Il risultato
Un indirizzo e-mail professionale non aiuta solo a raggiungervi. Rappresenta il modo in cui volete essere ricordati.
Il vostro indirizzo dovrebbe assomigliare al suono del vostro marchio: chiaro, affidabile e intenzionale.
Quindi, prima di inviare un’altra proposta da Gmail, prendetevi dieci minuti per impostare il formato, allineare il vostro team e creare la vostra e-mail aziendale personalizzata.
È uno dei passi più piccoli che si possono fare per far apparire la propria attività immediatamente più legittima.
a Breslavia, 🇵🇱. Ospitato in 🇪🇺.
