Ako napísať úvodný e-mail, ktorý funguje (+ šablóny)

Čo je to úvodný e-mail?

Úvodný e-mail je správa, ktorú posielate neznámej osobe a chcete v nej predstaviť seba alebo svoju spoločnosť. V podstate funguje ako prelomenie ľadov pri stretnutí s niekým v digitálnom svete.

V závislosti od toho, komu ju posielate, môže ísť o studený e-mail - ak príjemca od vás doteraz nedostával správy.

Tento typ e-mailu považujte za priateľské pozvanie na rozhovor. Okrem toho je úvodný e-mail vašou šancou vybudovať si profesionálny vzťah s osobou (alebo skupinou osôb), ktorú oslovíte.

Ide však o to, že pri odosielaní na neznámu e-mailovú adresu si nikdy nie ste celkom istí, či sa vám správa nevráti späť. Stáva sa to vtedy, keď pošlete správu na adresu, ktorá neexistuje. Potom sa vráti a spôsobí vám problémy.

A vy predsa nechcete poslať svoje dokonale vytvorené dielo (úvodný e-mail) do vesmíru, však? 🚀

Ak chcete mať istotu, že vaše úsilie bude dobre vynaložené a váš e-mail sa dostane k správnej osobe, použite Vyhadzovač. Uistíme sa, že posielate úvodné e-maily na správne adresy, takže nepotrebujete následný e-mail, aby si vás niekto všimol.

Vyhrňte si teda rukávy a začnime písať svoj najlepší úvodný e-mail.

Predtým, ako začnete písať úvodný e-mail

Ale skôr ako napíšete prvé slová, zamyslite sa nad niekoľkými dôležitými vecami. Bez ich premyslenia by bolo písanie ťažké a cítili by ste sa stratení.

Tu je niekoľko bodov, ktoré treba mať na pamäti. 👇

🎯 Príďte s cieľom úvodného e-mailu

Bez ohľadu na to, aký e-mail alebo písomný prejav sa chystáte pripraviť, je prvým (a rozhodujúcim) krokom poznať jeho účel. Môže sa to zdať samozrejmé a ale stojí za to na to ešte raz upozorniť.

Navrhnite jasný a stručný účel svojho e-mailu. Čo je vaším cieľom okrem predstavenia seba a svojej firmy? Možno je vašou prioritou:

• ukázať príjemcovi svoje hodnoty,
• predstaviť nového zamestnanca,
• pripojte sa na demo produktu,
• diskutovať o marketingovej spolupráci,

alebo nech už je váš účel akýkoľvek, uistite sa, že je vo vašom e-maile viditeľný.

🧍🏻 Identifikujte príjemcu

Kto je osoba alebo skupina, ktorej posielate e-mail? Identifikácia príjemcu je nevyhnutná, ak chcete, aby si vašu správu niekto prečítal, a nie len ignoroval alebo v najhoršom prípade vymazal.

Predovšetkým preskúmajte osobu, s ktorou sa chystáte hovoriť.

Zvážte pozíciu vášho partnera v spoločnosti. Sú to seriózni ľudia, ktorých cieľom je obchodovať? Možno píšete niekomu, koho by ste radi mali za mentora, a on vôbec nie je formálny.

Od toho, kto dostane váš e-mail, závisí mnoho ďalších aspektov e-mailu, napríklad tón hlasu a jazyk. S marketingovým riaditeľom by ste predsa hovorili inak ako s marketingovým stážistom, však?

Navyše, keď viete, komu píšete, môžete vytvoriť individuálny a jazykovo vhodný štýl komunikácie. Prispôsobte informácie, ktoré žiadate (a posielate), tomu, kto je váš príjemca.

👔 Rozhodnite sa pre tón a štýl úvodného e-mailu

Voľba hlasu a štýlu môže úvodný e-mail zmeniť alebo zničiť. Pochopenie preferencií, osobností a priorít príjemcov vám uľahčí rozhodovanie o tom, aký komunikačný štýl použiť.

Okrem toho, keď použijete tón, môžete svoje posolstvo prispôsobiť tak, aby s nimi rezonovalo na hlbšej úrovni.

Pozrime sa na rôzne tóny hlasu, ktoré môžete použiť.

Ďakujeme vám za váš čas a pozornosť. ➡️ Váš čas a premýšľanie si veľmi vážime.

Bol by som poctený, keby ste zvážili možnosť stať sa mojím mentorom. ➡️ Dajte mi vedieť, ak budete súhlasiť s našou spoluprácou. Bol by som z toho super šťastný!

Nezabudnite, že prispôsobenie posolstva hodnotám druhej osoby vám môže pomôcť presvedčiť ju. Stále však buďte sami sebou. Vo všeobecnosti platí, že prvá výmena správ nie je vhodným miestom na vtipkovanie alebo používanie sarkazmu, ale nevytvárajte falošnú verziu seba samého.

Po osobnom stretnutí alebo spolupráci s príjemcom sa odhalia všetky falošné dojmy.

🤔 Premýšľajte o tom, čo si o vašom posolstve môžu myslieť ostatní

Vžite sa do niekoho kože. Predstavte si, že ste príjemcom - aké e-maily sú pre vás potenciálne chytľavé? Akú správu by ste chceli otvoriť so zvedavosťou, keby ste boli podnikateľom (alebo kýmkoľvek iným)? Čo by vás prinútilo pokračovať v čítaní?

Zvážte, či váš produkt alebo služba vyplní medzeru na trhu. Ak áno, zahrňte túto informáciu do svojho posolstva, aby ste upútali pozornosť čitateľa.

Niekedy môže zmena perspektívy priniesť nové, lepšie nápady. Tak prečo to nevyskúšať?

OK! Teraz je čas na tréning.

Ako napísať úvodný e-mail v 6 krokoch

Ste pripravení? Ideme na to.

KROK 1. Vytvorte úžasný predmet úvodného e-mailu

Je to riadok textu v hornej časti e-mailu, ktorý vysvetľuje, čoho sa e-mail týka. Predmet e-mailu je prvá vec, ktorú príjemca uvidí. A na základe titulku sa môže rozhodnúť, či e-mail otvorí alebo nie.

Nech je to chytľavé! Ale nie spôsobom clickbait.

V opačnom prípade existuje šanca, že váš potenciálny príjemca bude správu jednoducho ignorovať. Mala by byť niečím pútavá, relevantná a nie všeobecná. Frázy ako "Dobrý deň" alebo "Predstavujem sa" môžu fungovať, ale máte na viac! Prejdite nižšie a pozrite si príklady.

Snažte sa vymyslieť niečo, čo sa bude odlišovať od tisícov iných správ v doručenej pošte a upútať pozornosť príjemcu.

Pozrite sa na tieto nápady na predmety.

➡️ Profesionálny tón: #1 "Predstavenie [názov spoločnosti] a preskúmanie možnej spolupráce"

#2 "Jedinečná príležitosť na spoluprácu pre [názov spoločnosti] a [názov spoločnosti príjemcu]"

➡️ Nenáročný tón: "Poďme na kávu a porozprávajme sa o [spoločný záujem]"

➡️ Hravý tón: "[Názov spoločnosti] má návrh, ktorý si nechcete nechať ujsť"

➡️ Kreatívny tón: "Nápad pre [názov spoločnosti]: [jedinečná a zaujímavá ponuka]"

➡️ Personalizovaný tón: "Spoločná vášeň pre [spoločné hobby/záujem] - spojme sa!"

Pocit zadarmo upraviť ich podľa svojich predstáv. Teraz prejdime k ďalšej časti.

KROK 2. Podľa potreby upravte svoj pozdrav

Pozdrav je ako úvodný e-mail, v ktorom jednoducho poviete ahoj. Ale môžete tiež prejaviť úctu druhej osobe a vybudovať si vzájomné spojenie.

Môžete to urobiť mnohými spôsobmi. Najdôležitejšie je prispôsobiť ho podľa toho, komu svoje posolstvo adresujete.

Ak ide napríklad o formálny úvodný e-mail, zvoľte profesionálny tón. Btw, šablóna formálneho úvodného e-mailu je uvedená nižšie.

Vy však určujete pravidlá, ako chcete, aby váš prvý riadok vyzeral.

Pozrite si príklady úvodných e-mailov.

➡️ Profesionálny tón s formálnym pozdravom: "Milý [meno príjemcu], dúfam, že sa ti tento e-mail bude páčiť."

➡️ Nenáročný tón: "Ahoj [meno príjemcu], ako sa darí?"

➡️ Rešpektujúci tón: "Dobré ráno/odpoludnie/večer [meno príjemcu],"

➡️ Priateľský tón: "Ahoj [meno príjemcu], ako sa dnes máš?"

➡️ Tón spolupráce: "Ahoj [meno príjemcu], poďme spoločne dosiahnuť nemožné!"

Ak máte chuť na trochu neformálny prístup k potenciálnemu klientovi (ktorý je skôr formálny), prečo to neriskovať?

KROK 3. Vysvetlite, aké sú vaše zámery a prečo ste oslovili

Predmet a pozdravy sú pripravené. Teraz je čas na konkrétne vysvetlenie vašich zámerov. Zahrňte ich do úvodu e-mailu, aby ste sa uistili, že vy aj príjemcovia e-mailu sú na rovnakej strane.

A rovnako ako v prípade pozdravu a predmetu, zvoľte si vhodný tón.

Je to tiež dobré miesto na malé sebapredstavenie - napíšte svoje krstné meno (na kontaktné údaje ešte nie je čas) a dôvod, prečo by ste chceli nadviazať kontakt s danou osobou alebo spoločnosťou.

Nepíšte príliš veľa, len to najdôležitejšie. Ak oslovujete profesionálny kontakt na účely nadviazania kontaktov, môžete spomenúť, že vás zaujíma, čím sa zaoberá a odkiaľ viete o spoločnosti alebo osobe.

V skratke: napíšte stručné, ale konkrétne vysvetlenie.

Pozrite si niekoľko príkladov, ako písať o zámeroch a dôvodoch.

➡️ Keď píšete potenciálnemu mentorovi:

"Obraciam sa na vás, pretože dúfam, že nájdem mentora, ktorý mi poskytne kariérne poradenstvo. Mám veľký záujem o [konkrétne oblasti alebo zručnosti] a ocenil by som vaše odborné znalosti a skúsenosti."

➡️ Keď píšete potenciálnemu klientovi:

"Narazil som na vašu webovú stránku a zaujala ma vaša práca v [odvetví]. V [Vaša spoločnosť] sa špecializujeme na [Konkrétna služba/výrobok] a som presvedčený, že by to mohlo byť pre vaše podnikanie veľmi prospešné. Rád by som sa spojil a preskúmal potenciálne možnosti spolupráce."

➡️ Pri písaní budúcemu obchodnému partnerovi:

"Píšem vám, aby som sa predstavil a preskúmal potenciálne možnosti partnerstva medzi našimi spoločnosťami."

KROK 4. Poskytnite hodnotu pred tým, ako požiadate o pomoc

Konkurencia je veľká. Ak uvediete riadok o hodnote vašej potenciálnej spolupráce, môže to čitateľa povzbudiť, aby čítal ďalej. Preto keď niekomu píšete, pred hľadaním možností spolupráce uveďte potenciálne výhody, ktoré ponúkate.

TIP: píšte o niečom, čo vaša konkurencia nie je schopná poskytnúť. Buďte čiernym koňom.

Pozrite si naše nápady.

➡️ Keď píšete potenciálnemu klientovi:

"Náš tím by mohol využiť naše odborné znalosti a skúsenosti a spolupracovať s vami pri poskytovaní vysokokvalitných služieb/produktov našim klientom."

➡️ Keď píšete potenciálnemu investorovi:

"Našim klientom sme úspešne poskytli vysokokvalitné [služby/produkty vašej spoločnosti] a v minulom roku sme zaznamenali výrazný rast. Preto môže byť naša spolupráca prospešná aj pre vás."

➡️ Keď píšete potenciálnemu mentorovi:

"Rád by som s vami prediskutoval, ako by sme mohli spolupracovať a ako by som mohol byť užitočný aj pre vás."

KROK 5. Poďakujte im za ich čas a pozornosť

Osoba, ktorej píšete, má pravdepodobne nabitý program. Možno je to vedúci pracovník, ktorý sa vám snaží venovať svoju pozornosť. Poďakujte sa za to! Jedna alebo dve vety sú úplne v poriadku.

Nastaví tiež pozitívny tón pre zvyšok vašej interakcie, čím sa zvýši pravdepodobnosť, že budú vnímaví k vašej správe.

Starostlivosť o detaily, ako je napríklad ďakovný list, svedčí o tom, že ste pozorní a ohľaduplní. A je to veľmi dôležité pri budovaní profesionálnych vzťahov.

Inšpirujte sa niekoľkými návrhmi.

➡️ "Ďakujeme vám za váš čas a pozornosť."

➡️ "Veľmi si ceníme váš čas a pozornosť. Teším sa, že sa mi ozvete."

➡️ "Ďakujem za pozornosť!"

KROK 6. Ukončite zdvorilou žiadosťou

Ukončite e-mail pozitívnou poznámkou. Ako vytvoriť zdvorilé a profesionálne ukončenie, ktoré nezanechá v druhej osobe pocit zahltenia? Pozrite si naše tipy:

• uistite sa, že ste pred podaním žiadosti poskytli hodnotu.
• jasne vysvetlite svoju požiadavku - vyhnite sa nejasným formuláciám.
• prejaviť vďačnosť za ich čas a pozornosť.
• byť otvorený "nie" alebo "teraz nie".

A pozrite si naše tipy.

➡️ "Mohli by ste si na budúci týždeň rýchlo zavolať a prediskutovať to?"

➡️ "Dajte mi, prosím, vedieť, či vás to zaujíma, a možno si dohodneme stretnutie, na ktorom to prediskutujeme podrobnejšie."

➡️ "Bol by som poctený, keby ste zvážili možnosť stať sa mojím mentorom."

A nakoniec sa podpíšte a uveďte kontaktné údaje, ak ich váš podpis e-mailu ešte neobsahuje.

A teraz stlačte tlačidlo Odoslať! ✉️

Úvodné e-maily: šablóny

Chcete urobiť dobrý dojem svojím profesionálnym e-mailom, ale stále máte pochybnosti? Neváhajte a použite šablónu úvodného e-mailu. Poskytli sme niekoľko z nich v rôznych štýloch.

Šablóna 1: Formálny úvodný e-mail potenciálnemu klientovi

Riadok predmetu: Jedinečná príležitosť na spoluprácu pre [názov spoločnosti] a [názov spoločnosti príjemcu]

Vážený [meno príjemcu],

Dúfam, že sa vám tento e-mail bude páčiť. Volám sa [Vaše meno] a som [Vaša pracovná pozícia] v [Vaša spoločnosť]. Narazil som na vašu webovú stránku a zaujala ma vaša práca v [odvetvie].

V spoločnosti [Vaša spoločnosť] sa špecializujeme na [konkrétna služba/produkt] a som presvedčený, že by mohla byť pre vaše podnikanie veľmi cenná. [Vysvetlite, ako by vaša spoločnosť priniesla hodnotu]. Rád by som sa spojil a preskúmal potenciálne možnosti spolupráce.

Mohli by ste si na budúci týždeň zavolať a prediskutovať túto otázku? Teším sa, že sa mi čoskoro ozvete. Ďakujem za váš čas.

S pozdravom,

[Vaše meno]

Šablóna 2: Úvodný e-mail potenciálnemu obchodnému partnerovi

Predmet: Úvod a potenciálna príležitosť na partnerstvo

Vážený [meno príjemcu],

Dúfam, že sa vám tento e-mail bude páčiť. Volám sa [Vaše meno] a som [Vaša pozícia] v [Názov Vašej spoločnosti]. Narazil som na vašu firmu a zaujala ma vaša práca v [Ich odvetvie/oblasť].

Píšem vám, aby som sa predstavil a preskúmal potenciálne možnosti partnerstva medzi našimi spoločnosťami. V spoločnosti [Názov vašej spoločnosti] sa špecializujeme na [Služby/produkty vašej spoločnosti] a už [Počet] rokov úspešne poskytujeme inovatívne riešenia klientom v [Vaše odvetvie/oblasť].

Verím, že partnerstvo medzi našimi spoločnosťami by mohlo byť obojstranne výhodné. Máme záujem o rozšírenie našej pôsobnosti a myslím si, že spolupráca by nám mohla pomôcť dosiahnuť naše ciele. Náš tím by mohol priniesť naše odborné znalosti a skúsenosti a spolupracovať s vami pri poskytovaní vysokokvalitných služieb/produktov našim klientom.

Bol by som rád, keby sme mohli o tejto téme ďalej diskutovať a preskúmať možnosti našej spolupráce. Ak vás to zaujíma, dajte mi prosím vedieť a môžeme si dohodnúť stretnutie, na ktorom to prediskutujeme podrobnejšie.

Ďakujeme vám za váš čas a pozornosť.

S úctou,

[Vaše meno]

[Vaša pracovná pozícia]

[Názov vašej spoločnosti]

Šablóna 3: Úvodný e-mail potenciálnemu mentorovi

Predmet: Hľadanie mentora a nových výziev

Ahoj [meno mentora],

Dúfam, že sa vám v tomto e-maile darí dobre. Čo tak zájsť na kávu a porozprávať sa o [spoločný záujem]? 

Volám sa [Vaše meno] a som [Vaša pozícia/oblasť], ktorý už nejaký čas sleduje Vašu prácu. Vaše úspechy a prínos pre [ich odvetvie/oblasť alebo Váš odbor] na mňa neuveriteľne zapôsobili a inšpirovali ma.

V rámci svojho kariérneho rastu hľadám mentora, ktorý by mi poskytol poradenstvo. Mám záujem najmä o získanie ďalších informácií o [konkrétne oblasti alebo zručnosti] a verím, že vaše skúsenosti a odborné znalosti by mi mohli byť nápomocné pri dosahovaní mojich cieľov.

Preskúmal som vašu minulosť a bol som ohromený vašimi [Pozoruhodné úspechy alebo prínosy]. Bol by som poctený, keby ste zvážili možnosť stať sa mojím mentorom. Príležitosť pracovať s Vami by mi poskytla cenné poznatky a vedenie, ktoré by mi pomohli v osobnom aj profesionálnom raste.

Chápem, že toho máte veľa, ale bol by som veľmi vďačný za každý čas, ktorý by ste mi mohli venovať. Rád by som s vami prediskutoval, ako by sme mohli spolupracovať a ako by som mohol byť užitočný aj pre vás.

Veľmi si ceníme váš čas a pozornosť. Teším sa na vaše odpovede.

S pozdravom,

[Vaše meno]

Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť pri tvorbe úvodného e-mailu

Pozrite si ich!

01 Neoverenie e-mailovej adresy

Zaregistrujte sa do služby Bouncer na overenie e-mailovej adresy adresáta.

Posledná vec, ktorú chcete, je premeškať príležitosť pracovať s najlepšími odborníkmi vo vašom odvetví len preto, že ste si neoverili adresu, však?

02 Nevykonanie korektúry e-mailu

Predtým, ako niekomu niečo pošlete, je užitočné si text prečítať. Keď píšete potenciálnemu obchodnému partnerovi, nechcete predsa zle napísať názov jeho spoločnosti, však?

03 Vrátane nevýrazného a neinformatívneho predmetu

Pozornosť pútajúce záhlavie naozaj robí svoju prácu! Napísanie nevýrazného predmetu úvodného e-mailu je premárnenou príležitosťou urobiť nezabudnuteľný prvý dojem.

04 Príliš dlhý e-mail alebo posielanie samostatných e-mailov namiesto jedného

Nikto nerád číta veľmi dlhé správy. V úvodnom e-maile sa zamerajte priamo na podstatu veci. Okrem toho sa vyhnite posielaniu samostatných e-mailov. Namiesto toho vytvorte jeden, ktorý bude obsahovať všetky potrebné informácie.

05 Príliš všeobecná a okatá komunikácia

Obchodníci radi prechádzajú priamo k veci. Písanie všeobecných správ bez zahrnutých zámerov je teda vaším vlastným cieľom, pretože je veľmi pravdepodobné, že vaša správa zostane neprečítaná.

06 Ignorovanie relevantných informácií (napr. názov spoločnosti alebo pracovná pozícia, vzájomné kontaktné informácie)

Vďaka nášmu presvedčivému sprievodcovi krok za krokom budete mať istotu, že ste obsiahli všetko. Je však dobrým zvykom, aby ste si e-mail tesne pred jeho odoslaním prešli a uistili sa, že je všetko na svojom mieste.

Napíšte skvelý úvodný e-mail ešte dnes!

Vytvorte profesionálny úvodný e-mail, ktorý bude taký dobrý, že si nebudú môcť pomôcť a kliknú na tlačidlo odpovedať. ✨

Napísanie účinného textu sa môže zdať náročné. Ak však budete postupovať podľa tipov uvedených v článku, môžete vytvoriť nezabudnuteľný e-mail a pozitívny prvý dojem. Veľa šťastia!

Úvodný e-mail: často kladené otázky:

Ako dlhý by mal byť úvodný e-mail?

Ideálne je pár viet. Chcete vyniknúť a stručnosť vám v tom pomôže.

Kedy je najlepší čas na odoslanie úvodného e-mailu?

Záleží na tom, ale najlepšie sú pracovné dni v pracovnom čase. Zamerajte sa na iný deň ako piatok.

Aká je najhoršia chyba pri zasielaní úvodného e-mailu?

Je ich niekoľko, ale asi najhoršie by bolo, keby bol e-mail príliš dlhý. Keď príjemca uvidí stenu textu, automaticky si ho neprečíta. Druhým by bol nezaujímavý a príliš dlhý predmet.

Je overovanie e-mailov naozaj také dôležité?

Áno, pretože ak posielate e-maily na neoverené adresy, neviete, či ide o skutočných ľudí, a môžete dostať veľa tvrdých odoziev a poškodiť svoju povesť odosielateľa.