Kako na 7 učinkovitih načinov doseči ničelno številko prejete pošte

Kaj je . preobremenjenost z e-pošto?

Vsakdo, ki ima e-poštni naslov, pozna stres, ko opazuje, kako se njegova e-poštna sporočila kopičijo neprebrana, neodgovorjena, nezmanjšana. 

Brezplačno za uporabo slike, pridobljene iz Pexels

Preobremenjenost z e-pošto je točno to, kar se sliši: nezmožnost, da bi ostali na vrhu službene ali zasebne e-pošte - pogosto tudi obeh.

Preveč e-poštnih sporočil in premalo časa, da bi nanje odgovorili. To lahko vpliva na vašo osebno uspešnost in učinkovitost vašega podjetja.

Odgovor na to je doseganje ničelnega predala - ne nujno praznega e-poštnega predala, ampak nič neprebranih e-poštnih sporočil, obvladljiva komunikacijska obremenitev in veliko bolj urejen predal.

Kako prepoznati preobremenjenost z e-pošto

Prepoznavanje znakov preobremenjenosti z elektronsko pošto je prvi korak k temu, da ne boste imeli nič prejete e-pošte. Tukaj je nekaj stvari, na katere morate biti pozorni:

Ali vaša ekipa učinkovito komunicira?

Jeff je Sally poslal tri pomembna nadaljnja e-poštna sporočila o njunem zadnjem sestanku, vendar je Sallyjinih neprebranih e-poštnih sporočil na stotine.

Napetosti na delovnem mestu so vedno večje. Sally vse pogosteje odhaja na odmor za kajenje. Vodenje projektov je iztirila. In Jeff še vedno ne ve, katero pisavo naj bi uporabil v najnovejšem marketinška kampanja.

Se vam zdi znano?

Preobremenjenost z e-pošto lahko ovira komunikacijo na delovnem mestu. Če se informacije ne širijo učinkovito, tvegate zamude rokov, neznanje kako upravljati projekte. učinkovito, zmedo med sodelavci in izpuščanje bistvenih podrobnosti.

Izgubljate ali pogrešate pomembna sporočila?

Poleg tega, da na splošno otežuje komunikacijo, vam zaradi preobremenjenega poštnega predala grozi, da boste kaj zamudili. Nezaželena e-pošta bo skrivala e-pošto, ki jo morate resnično prebrati.

Nova e-poštna sporočila potisnejo stara e-poštna sporočila na seznam v odjemalcu e-pošte. Ko bo seznam dovolj dolg, ali boste sploh kdaj prišli do teh starih e-poštnih sporočil? Kaj pa, če so pomembna? Kaj pa, če vsebujejo tisto informacijo, za katero ste zapravili več ur iskanja?

Preveč enostavno je spregledati, izbrisati ali pa postati slep za iglo v kopici sena, čeprav imate ločeno mapo za najpomembnejša e-poštna sporočila.

Ali vaše zunanje komunikacije trpijo?

Če vaše stranke nenehno čakajo dneve ali tedne na vaš odgovor ali če prejemate pritožbe zaradi pomanjkanja storitev za stranke, morda trpite zaradi preobremenjenosti z e-pošto zaradi velike količine e-poštnih sporočil.

Znižanje vašega AHT (povprečni čas obravnave) je ključnega pomena za vzpostavitev dobrega poslovanja s ponavljajočimi se storitvami.

Zaradi preobremenjenosti z e-pošto tvegate, da boste odvrnili svoje dragocene stranke in odjemalce.

Ali po službi preverjate e-pošto?

Dobro ravnovesje med delom in zasebnim življenjem je ključnega pomena za vse nas, čeprav večina od nas nima strategije za upravljanje časa.

Ko se vrnete domov, kompulzivno preverjate svoj poštni predal, odgovarjate na e-poštna sporočila in spremljanje sestankov. je nasprotje dobrega ravnovesja med delom in zasebnim življenjem.

Če vsega naštetega ne morete opraviti med delovnim časom in velik del svojega prostega časa porabite za to, da nadoknadite zamujeno, ste zagotovo preobremenjeni z elektronsko pošto.

Obstajajo precej zaskrbljujoči statistični podatki, ki kažejo, da lahko slabo usklajevanje poklicnega in zasebnega življenja vpliva na zdravje, odnose in produktivnost.

Vir slike je iz ergonomictrends.com

To nas pripelje do vpliva preobremenjenosti z elektronsko pošto na vaše podjetje.

Tako ljudje kot podjetja so sistemi, preobremenjeni sistemi pa vodijo do poslabšanja, slabšega delovanja in morebitnega izpada.

Ne glede na to, ali ste podjetje, ki ponuja storitve preverjanja e-pošte ali posameznik, ki piše kodo spletne strani, lahko na vas vpliva preobremenjenost z elektronsko pošto.

Vpliv na zaposlene

Pogovarjali smo se o pomenu dobrega ravnovesja med delom in zasebnim življenjem.

Preobremenjenost z elektronsko pošto seveda ni vsa zgodba, je pa dejavnik, ki prispeva k težavam v osebnem življenju zaposlenih.

Več ur na dan se trudite, da bi bili na vrhu komunikacij; nenehno se prekinjate s pomembnimi projekti, da bi odgovorili na vprašanja; med odmorom za kosilo listate po prejeti pošti; odgovarjate sodelavcem v postelji; celo samo skrbite zaradi kopičenja neprebranih e-poštnih sporočil, saj veste, da jih boste morali rešiti. v določenem trenutku.

To lahko zmanjša osebno produktivnost in vodi v izgorelost.

Vpliv na podjetja

Razumljivo je, da stresni in izgoreli zaposleni negativno vplivajo na vaše podjetje kot celoto.

Če je cilj vašega podjetja zadržati zaposlene, morate razumeti, kako preobremenjenost z e-pošto vpliva na vaše podjetje.

Elektronska sporočila odvračajo pozornost od dela. Prekinjajo osredotočenost, ki jo je težko preusmeriti nazaj k pomembnim nalogam. Če vaši zaposleni del svojega delovnega časa preživijo urniki dela prebirajo svoje poštne nabiralnike, ne delajo učinkovito.

To ima lahko škodljive posledice za vaše podjetje. Zaradi predolgega odzivanja na potencialne stranke lahko izgubite poslovne priložnosti. Z izgubo pomembnih informacij lahko zamaknete roke. Morda boste razvrednotili svoje skrbno pripravljena e-poštna kampanja z zamujanjem pri dohitevanju e-pošte.

Vse to ne prispeva k produktivnosti posameznikov ali vašega podjetja.

Kako torej doseči ničelno število prejetih sporočil?

Pojasnili smo, da nič prejetih e-poštnih sporočil ne pomeni nujno nič e-poštnih sporočil. popolna zaustavitev. Ničelni predal je obvladljiv predal, zato vam ponujamo nekaj preverjenih tehnik, s katerimi ga lahko dosežete v svojem digitalnem življenju.

Komuniciranje z drugimi sredstvi

Nekateri strokovnjaki za produktivnost bodo rekli, da so e-poštna sporočila precenjena.

Okej, to ni res. Elektronska pošta je čudež sodobne tehnologije, ki je revolucionarno spremenila način komuniciranja.

Vendar imajo svoj čas in prostor, ki ni ves čas in . povsod. Še posebej promocijska e-poštna sporočila ki jih dobivamo vsak dan.

Takojšnje sporočanje

S pošiljanjem e-poštnega sporočila že potrjujete, da vaša poizvedba ne potrebuje takojšnjega odgovora. Takojšnja sporočila so podobna e-poštnim sporočilom, vendar hitrejša, saj omogočajo klepet nazaj in naprej v času, ki vsakomur ustreza.

Eden od načinov, kako doseči ničelni predal in se izogniti nezaželeni pošti, je, da namesto tega preprosto pošljete sporočilo v Slack. To je eden najlažjih nasvetov za upravljanje e-pošte, če se želite izogniti večkratnemu preverjanju pošte na dan.

Telefonski klici

Če potrebujete hiter odgovor ali se želite o nečem pogovoriti, glasovni klici so še vedno eno najboljših komunikacijskih orodij. Vredno je uporabiti celo storitev stacionarnega telefona ki je zanesljiv in lahko deluje kadar koli, brez interneta ali med izpadom električne energije.

Eden od načinov za ohranjanje čistega poštnega predala je, da občasno dvignete telefonsko slušalko.

Iz oči v oči

Za nekatere stvari je še vedno koristna neposredna interakcija. Če z ekipo razpravljate o zamislih ali o pomembnih informacijah, lahko osebno srečanje ali videoklic bolje opravite z osebnimi sestanki. Najbolje je, da se takoj na začetku znebite nepotrebnih e-poštnih sporočil in nepotrebnih e-poštnih obvestil.

Čeprav takšni sestanki niso mogoči za vse (npr. za delavce na daljavo), so dober način, da se z ekipo posvetite nekaj časa.

Učinkovito komuniciranje

Ali ste po sestanku zasuti z nadaljnjimi e-poštnimi sporočili?

Če je tako, morda vaši sestanki niso tako produktivni, kot bi lahko bili, in to lahko popravite z nekaj preprostimi ukrepi - ne da bi postali guru za produktivnost.

Skrbno načrtujte sestanke, da boste odgovorili na čim več vprašanj, na koncu pa pustite čas za dodatna vprašanja, povzetke in pomembne razprave.

Ko pišete nadaljnja e-poštna sporočila, poskrbite, da bodo visoka kakovost, berljiva in vsebovala potrebne informacije, da ne bi končala kot nezaželena e-poštna sporočila, ki jih nihče ne prebere.

Določite pričakovanja glede odzivnega časa

Ovire za pravočasno komunikacijo so lahko posledica zapletenosti problema ali podjetij, ki delujejo v različnih časovnih pasovih.

Poleg uporabe različnih kanalov lahko z določitvijo realnih pričakovanj glede odgovorov pomagate zaposlenim in strankam, da se sprostijo, saj vedo, kdaj bodo na svoja e-poštna sporočila dobili odgovor.

Nastavite lahko e-poštne politike podjetja, vključno s tem, da bodo vsa e-poštna sporočila potrjena v 24 urah. Na ta način boste zmanjšali zaskrbljenost ljudi, da bodo prezrti, in željo, da bi ves dan preverjali svoj poštni predal. Prejemnik e-poštnega sporočila lahko nato oceni, koliko časa bo potreboval za rešitev poizvedbe, in določi realen časovni okvir za ustrezen odgovor.

Pošiljatelj je prepričan, da je hitro Rešitev prvega stika, prejemnik pa si je dal dovolj časa, da se ustrezno odzove na vprašanje.

Dodelite si čas za upravljanje prejete pošte

Stalno spremljanje prejete pošte lahko poveča pritisk in odvzame vašo pozornost drugim nalogam. Zaradi prenatrpanega poštnega predala lahko vsak teden več ur prebirate sporočila.

Čez dan si določite čas za preverjanje e-pošte, zlasti če prejemate veliko število e-poštnih sporočil.

To je odvisno od posameznika in panoge, vendar vam lahko načrtovanje določenih časov za upravljanje prejete pošte pomaga, da boste bolj organizirani in manj raztreseni.

Poskusite najprej zjutraj, tik pred kosilom in ob koncu dneva. Morda pa vam bolj ustreza, če nekaj zaporednih ur obravnavate e-pošto, preostanek dneva pa se ukvarjate z drugimi stvarmi.

Ne glede na vaš urnik se boste z njim lahko osredotočili na eno stvar naenkrat in brez težav prebirali sezname e-pošte.

Ustvarjanje e-poštnih map

E-poštne mape so lahko spregledano orodje v vašem arzenalu, vendar so odličen sistem za shranjevanje informacij.

Z mapami lahko e-poštna sporočila razvrstite v kategorije ali prednostne stopnje. Ko nekaj preberete, ugotovite, kam sodi, in ga postavite na svoje mesto. Uporabite lahko na primer e-poštne filtre in razvrstite promocijska e-poštna sporočila v eno mapo, pomembna e-poštna sporočila, ki zahtevajo takojšnje ukrepanje, pa v mape za ukrepanje.

Svojo organizacijo lahko še dodatno razširite in ji omogočite, da ločeni e-poštni računi. za delo, osebne stvari, prijave itd.

Uporaba avtomatizacije

Nastavitev filtrov za blokiranje nezaželene pošte, ljudi ali določenih besed za neželeno pošto v naslovih je dober začetek.

Uporabite lahko tudi avtomatizacija e-pošte za poenostavitev prejetih e-poštnih sporočil in odhodnih sporočil. Na primer avtomatiziranje postopka potrditve s preprostim sporočilom "prejeli smo vaše e-poštno sporočilo...", ki se sproži ob poizvedbi stranke. Ali pa predloge e-poštnih sporočil, ki zajemajo niz pogosto zastavljenih vprašanj.

Izbriši, odjavi, označi kot neželeno pošto

Bodite neusmiljeni. V programu e-pošte ne jemljite zapornikov.

Če imate stara, nepomembna e-poštna sporočila, ki jih ne boste nikoli obravnavali, jih izbrišite.

Če se neželena pošta prebije skozi vaše filtre, jo označite.

Če imate radi blog, ki ga niste več brali, se odjavite z njegovega poštnega seznama.

Prizadevate si, da bi dosegli ničelno številko nabiralnika - pomembna sporočila, ki jih berete, se nanje odzivate in jih učinkovito shranjujete.

V kratkem dosežete ničelno številko prejete pošte

Možno je delati bolj produktivno, učinkoviteje komunicirati in stres na delovnem mestu pustiti tam, kamor sodi: v službi.

S temeljitim spomladanskim čiščenjem prejete pošte in nekaj preverjenimi strategijami, s katerimi preprečite, da bi se preobremenjenost z e-pošto ponovno pojavila, lahko v kratkem dosežete ničelno stanje v prejeti pošti. Vse se začne s strategijo za upravljanje e-pošte, s katero lahko e-pošto tudi enostavno in hitro pregledate.