Kako napisati učinkovito uvodno e-poštno sporočilo (+ predloge)

Kaj je uvodno e-poštno sporočilo?

Predstavitveno e-poštno sporočilo je sporočilo, ki ga pošljete osebi, ki je ne poznate, in ji želite predstaviti sebe ali svoje podjetje. V bistvu deluje kot ledolomilec, ko nekoga spoznavate v digitalnem svetu.

Odvisno od tega, komu ga pošiljate, je to lahko hladno e-poštno sporočilo - če prejemnik od vas še ni prejemal sporočil.

To vrsto e-pošte si predstavljajte kot prijazno povabilo na pogovor. Poleg tega je uvodno e-poštno sporočilo vaša priložnost, da vzpostavite profesionalni razmerje z osebo (ali skupino oseb), ki jo nagovarjate.

Vendar pa je pri pošiljanju na neznani e-poštni naslov nikoli niste povsem prepričani, ali se sporočilo ni vrnilo. To se zgodi, ko pošljete sporočilo na naslov, ki ne obstaja. Nato se vrne in vam povzroča težave.

In ne želite poslati svoje popolno izdelane mojstrovine (uvodnega e-poštnega sporočila) v vesolje, kajne? 🚀

Če želite zagotoviti, da bodo vaša prizadevanja dobro porabljena in da bo vaše e-poštno sporočilo doseglo pravo osebo, uporabite Izbijač. Poskrbeli bomo, da boste uvodna e-poštna sporočila poslali na prave naslove, tako da ne boste potrebovali nadaljnjega e-poštnega sporočila, da bi vas opazili.

Zato zavihajte rokave in začnimo pisati najboljše uvodno e-poštno sporočilo doslej.

Preden začnete pisati uvodno e-poštno sporočilo

Preden pa napišete prve besede, si vzemite čas in razmislite o nekaj pomembnih stvareh. Brez razmisleka o njih bi bilo pisanje težko in počutili bi se izgubljeni.

Tukaj je nekaj točk, ki si jih morate zapomniti. 👇

🎯 Pridite z namenom uvodnega e-poštnega sporočila

Ne glede na to, kakšno elektronsko sporočilo ali pisanje nameravate pripraviti, je prvi (in ključni) korak poznavanje namena. Morda se zdi samoumevno, vendar ga je vredno še enkrat izpostaviti.

Določite jasen in jedrnat namen svojega e-poštnega sporočila. Kakšen je vaš cilj poleg tega, da predstavite sebe in svoje podjetje? Morda je vaša prednostna naloga:

• prejemniku pokažite svoje vrednote,
• predstavite novega zaposlenega,
• se povežite za predstavitev izdelka,
• razpravljali o sodelovanju na področju trženja,

ali ne glede na to, kakšen je vaš namen, poskrbite, da bo ta izžareval vaše e-poštno sporočilo.

🧍🏻 Določite prejemnika.

Kdo je oseba ali skupina, ki ji pošiljate e-pošto? Če želite, da bo vaše sporočilo prebrano in ne le prezrto ali v najslabšem primeru izbrisano, je treba določiti prejemnika.

Predvsem preučite osebo, s katero se boste pogovarjali.

Upoštevajte sogovornikov položaj v podjetju. Ali gre za resne ljudi, katerih cilj je poslovanje? Morda pišete nekomu, ki bi ga radi imeli za mentorja, pa sploh ni formalen.

Od tega, kdo bo prejel vaše e-poštno sporočilo, so odvisni številni drugi vidiki e-poštnega sporočila, kot sta ton glasu in jezik. Z direktorjem marketinga bi se pogovarjali drugače kot s praktikantom v marketingu, kajne?

Če veste, komu pišete, lahko oblikujete prilagojen in jezikovno ustrezen slog komuniciranja. Informacije, ki jih zahtevate (in pošiljate), prilagodite glede na to, kdo je vaš prejemnik.

👔 Odločite se o tonu in slogu uvodnega e-poštnega sporočila

Izbira glasu in sloga lahko odločilno vpliva na uvodno e-poštno sporočilo. Z razumevanjem preferenc, osebnosti in prednostnih nalog prejemnikov se boste lažje odločili, kakšen slog komuniciranja uporabiti.

Poleg tega lahko pri uporabi tona prilagodite svoje sporočilo tako, da z njimi odmeva na globlji ravni.

Oglejmo si različne glasovne tone, ki jih lahko uporabite.

Zahvaljujemo se vam za vaš čas in razmislek. ➡️ Vaš čas in razmislek sta zelo cenjena.

Počaščen bi bil, če bi se odločili, da me mentorirate. ➡️ Sporočite mi, če se strinjate z našim sodelovanjem. Bila bi zelo vesela!

Ne pozabite, da lahko s prilagajanjem sporočila vrednotam druge osebe pomagate, da jo prepričate. Kljub temu ostanite sami. Na splošno prva izmenjava sporočil ni pravi kraj za šale ali uporabo sarkazma, vendar ne ustvarjajte lažne različice sebe.

Ko se boste s prejemnikom srečali osebno ali sodelovali, se bodo razkrili morebitni napačni vtisi.

🤔 Pomislite, kaj bi si drugi lahko mislili o vašem sporočilu

Postavite se v položaj nekoga drugega. Predstavljajte si, da ste prejemnik - katera e-poštna sporočila so potencialno privlačna za vas? Katero sporočilo bi želeli odpreti z radovednostjo, če bi bili poslovnež (ali kdor koli že to je)? Kaj bi vas spodbudilo k nadaljnjemu branju?

Razmislite, ali bo vaš izdelek ali storitev zapolnil tržno vrzel. Če je odgovor pritrdilen, vključite to informacijo v sporočilo, da pritegnete pozornost bralca.

Včasih lahko sprememba perspektive prinese nove, boljše zamisli. Zakaj torej ne bi preizkusili tega?

OK! Zdaj je čas za vaje.

Kako napisati uvodno e-pošto v 6 korakih

Ste pripravljeni? Gremo.

KORAK 1. Ustvarite neverjetno naslovno vrstico za uvodno e-poštno sporočilo

To je vrstica besedila na vrhu e-poštnega sporočila, ki pojasnjuje, za kaj gre. Predmet e-pošte je prva stvar, ki jo vidi prejemnik. Na podlagi naslova se lahko odloči, ali bo e-poštno sporočilo odprl ali ne.

Naj bo privlačna! Vendar ne na način, ki bi bil klikanje.

V nasprotnem primeru obstaja možnost, da bo potencialni prejemnik sporočilo preprosto prezrl. Sporočilo mora biti privlačno, relevantno in ne splošno. Fraza, kot sta "Pozdravljeni" ali "Predstavljam se", lahko delujeta, vendar se lahko potrudite bolje! Pomaknite se navzdol za primere.

Poskusite si zamisliti nekaj, kar bo izstopalo med tisoči drugih sporočil v njihovem poštnem predalu in pritegnilo prejemnikovo pozornost.

Oglejte si te ideje za vsebino.

➡️ Profesionalni ton: #1 "Predstavitev [ime podjetja] in preučitev možnosti sodelovanja"

#2 "Edinstvena priložnost za sodelovanje za [ime podjetja] in [ime podjetja prejemnika]"

➡️ Priložnostni ton: "Zasedimo kavo in poklepetajmo o [skupni interes]"

➡️ Igriv ton: "[Ime podjetja] ima predlog, ki ga ne želite zamuditi"

➡️ Ustvarjalni ton: "Ideja za [ime podjetja]: [Edinstvena in zanimiva ponudba]"

➡️ Prilagojeni ton: "Vzajemna strast do [skupni hobi/interes] - Povežimo se!"

Občutki brezplačno in jih prilagodite po želji. Preidimo na naslednji del.

KORAK 2. Po potrebi prilagodite pozdrav

Pozdrav je podoben uvodu v e-pošto, v katerem preprosto poveste Pozdravljeni. Lahko pa tudi pokažete svoje spoštovanje do druge osebe in vzpostavite vzajemno povezavo.

To lahko storite na več načinov. Najpomembnejše je, da ga prilagodite glede na to, komu namenjate svoje sporočilo.

Če gre na primer za uradno predstavitveno e-poštno sporočilo, izberite profesionalni ton. Spodaj je na voljo predloga za formalno predstavitveno e-poštno sporočilo.

Vendar pa sami določite pravila, kako naj bo vaša prva vrstica napisana.

Oglejte si primere predstavitve e-pošte.

➡️ Strokovni ton s formalnim pozdravom: "Dragi [ime prejemnika], upam, da se v tem e-poštnem sporočilu dobro počutite."

➡️ Priložnostni ton: "Pozdravljen [ime prejemnika], Kako gre?"

➡️ Spoštljiv ton: "Dobro jutro/popoldne/večer [ime prejemnika],"

➡️ Prijazen ton: "Hej [ime prejemnika], kako se danes počutiš?"

➡️ Sodelovalni ton: "Pozdravljeni [ime prejemnika], sodelujmo, da dosežemo nemogoče!"

Če se vam zdi, da bi z vašo potencialno stranko (ki je precej formalna) lahko delovali nekoliko bolj neformalno, zakaj ne bi tvegali?

KORAK 3. Pojasnite, kakšni so vaši nameni in zakaj ste se obrnili nanj

Predmet in pozdravi so pripravljeni. Zdaj je čas za konkretno razlago vaših namenov. Vključite jih v uvodno besedilo e-poštnega sporočila, da boste tako vi kot prejemniki e-poštnega sporočila na isti strani.

Tako kot pri pozdravu in predmetu se odločite za ustrezen ton.

Prav tako je to dobro mesto za majhno samopredstavitev - napišite svoje ime (za kontaktne podatke še ni čas) in zakaj bi radi stopili v stik z osebo ali podjetjem.

Ne pišite preveč, le najpomembnejše. Če navezujete stik s poklicnim sogovornikom zaradi mreženja, lahko omenite, da vas zanima, s čim se ukvarja, in kako veste o podjetju ali osebi.

Skratka: napišite kratko, a konkretno razlago.

Oglejte si nekaj primerov, kako pisati o namenih in razlogih.

➡️ Ko pišete potencialnemu mentorju:

"Na vas se obračam, ker upam, da bom našel mentorja, ki mi bo pomagal pri poklicnem usmerjanju. Zelo se zanimam za [posebna področja ali veščine] in bi cenil vaše strokovno znanje in izkušnje."

➡️ Ko pišete potencialni stranki:

"Naletel sem na vašo spletno stran in bil navdušen nad vašim delom v [panogi]. V [vaše podjetje] smo specializirani za [posebna storitev/izdelek] in verjamem, da bi to lahko zelo koristilo vašemu podjetju. Z veseljem bi se povezal in raziskal morebitne priložnosti za sodelovanje."

➡️ Ko pišete bodočemu poslovnemu partnerju:

"Pišem vam, da se vam predstavim in preučim morebitne priložnosti za partnerstvo med našimi podjetji."

KORAK 4. Preden zaprosite, zagotovite vrednost

Konkurenca je velika. Če boste dodali vrstico o vrednosti vašega potencialnega sodelovanja, boste bralca spodbudili, da bo bral naprej. Ko torej nekomu pišete, omenite morebitne koristi, ki jih ponujate, preden začnete iskati priložnosti za sodelovanje.

TIP: pišite o nečem, česar vaši konkurenti ne morejo ponuditi. Bodite temni kandidat.

Oglejte si naše zamisli.

➡️ Ko pišete potencialni stranki:

"Naša ekipa bi lahko prispevala svoje strokovno znanje in izkušnje ter sodelovala z vami pri zagotavljanju visokokakovostnih storitev/izdelkov našim strankam."

➡️ Ko pišete potencialnemu vlagatelju:

"Našim strankam smo uspešno zagotavljali visokokakovostne [storitve/izdelke vašega podjetja] in v zadnjem letu beležili znatno rast. Zato lahko naše sodelovanje koristi tudi vam."

➡️ Ko pišete potencialnemu mentorju:

"Rad bi se pogovoril o tem, kako bi lahko sodelovali in kako sem lahko koristen tudi za vas."

KORAK 5. Zahvalite se jim za njihov čas in pozornost

Oseba, ki ji pišete, ima verjetno natrpan urnik. Morda gre za vodstvenega delavca, ki se trudi, da bi vam posvetil svojo pozornost. Zahvalite se za to! En ali dva stavka sta povsem v redu.

Prav tako daje pozitiven ton preostalemu delu vaše interakcije in povečuje verjetnost, da bo oseba dovzetna za vaše sporočilo.

Če poskrbite za podrobnosti, kot je zahvalno pismo, pokažete, da ste skrbni in pozorni. To je zelo koristno pri vzpostavljanju profesionalnih odnosov.

Navdihnite se z nekaj predlogi.

➡️ "Hvala za vaš čas in razmislek."

➡️ "Zelo cenimo vaš čas in pozornost. Veselim se vašega sporočila."

➡️ "Hvala za pozornost!"

KORAK 6. Zaključite z vljudno prošnjo

Elektronsko sporočilo zaključite s pozitivno noto. Kako ustvariti vljuden in profesionalen zaključek, zaradi katerega se druga oseba ne bo počutila preobremenjeno? Oglejte si naše nasvete:

• pred oddajo zahteve se prepričajte, da ste zagotovili vrednost.
• jasno pojasnite svojo zahtevo - izogibajte se nejasnim izrazom.
• se zahvalite za njihov čas in pozornost.
• bodite odprti za odgovor "ne" ali "ne zdaj".

In preverite naše izbore.

➡️ "Ali bi bili naslednji teden na voljo za hiter klic, da bi se o tem pogovorili?"

➡️ "Sporočite mi, če vas to zanima, in morda se lahko dogovorimo za sestanek, na katerem se bomo o tem podrobneje pogovorili."

➡️ "Počaščen bi bil, če bi razmislili o možnosti, da postanete moj mentor."

Na koncu se podpišite in vključite kontaktne podatke, če jih vaš e-poštni podpis še ne vsebuje.

Zdaj pa pritisnite gumb pošlji! ✉️

Uvodna e-poštna sporočila: predloge

Želite narediti dober vtis s svojo profesionalno e-pošto, vendar še vedno dvomite o tem? Vabljeni k uporabi predloge za uvodno e-poštno sporočilo. Na voljo jih imamo nekaj v različnih slogih.

Predloga 1: Uradno uvodno e-poštno sporočilo potencialni stranki

Predmetna vrstica: [Ime podjetja] in [ime podjetja prejemnika]

Spoštovani [ime prejemnika],

Upam, da vas to elektronsko sporočilo bo dobro našlo. Moje ime je [vaše ime] in sem [vaš naziv delovnega mesta] v [vaše podjetje]. Naletel sem na vašo spletno stran in bil navdušen nad vašim delom v [panoga].

V [vaše podjetje] smo specializirani za [določena storitev/izdelek] in verjamem, da bi bila lahko zelo koristna za vaše podjetje. [Pojasnite, kako bi vaše podjetje prineslo vrednost]. Z veseljem bi se povezal in raziskal morebitne priložnosti za sodelovanje.

Ali bi lahko naslednji teden opravili hiter klic in se pogovorili o tem? Veselim se, da vas bom kmalu slišal. Hvala za vaš čas.

Lep pozdrav,

[Vaše ime]

Predloga 2: Uvodno e-poštno sporočilo potencialnemu poslovnemu partnerju

Zadeva: "Vključevanje v sistem": Predstavitev in potencialna priložnost za partnerstvo

Spoštovani [ime prejemnika],

Upam, da vas to elektronsko sporočilo bo dobro našlo. Moje ime je [vaše ime] in sem [vaš položaj] v [ime vašega podjetja]. Naletel sem na vaše podjetje in bil navdušen nad vašim delom v [njihova panoga/področje].

Pišem vam, da se vam predstavim in preučim morebitne priložnosti za partnerstvo med našimi podjetji. V [ime vašega podjetja] smo specializirani za [storitve/izdelke vašega podjetja] in že [število] let uspešno zagotavljamo inovativne rešitve strankam v [vaša panoga/področje].

Menim, da bi bilo partnerstvo med našimi podjetji obojestransko koristno. Želimo razširiti svoj doseg in menim, da bi nam sodelovanje lahko pomagalo pri doseganju naših ciljev. Naša ekipa bi lahko prispevala svoje strokovno znanje in izkušnje ter sodelovala z vami pri zagotavljanju visokokakovostnih storitev/izdelkov našim strankam.

Z veseljem bi se z vami pogovoril o tem in raziskal, kako lahko sodelujemo. Sporočite mi, če vas to zanima, in lahko se dogovorimo za sestanek, na katerem se bomo o tem podrobneje pogovorili.

Zahvaljujemo se vam za vaš čas in razmislek.

S spoštovanjem,

[Vaše ime]

[vaš naziv delovnega mesta]

[Ime vašega podjetja]

Predloga 3: Uvodno e-poštno sporočilo potencialnemu mentorju

Zadeva: "Vključevanje v sistem": Iskanje mentorstva in novih izzivov

Pozdravljeni [ime mentorja],

Upam, da vam to elektronsko sporočilo dobro dela. Kaj če bi se dobili na kavi in poklepetali o [skupni interes]? 

Moje ime je [vaše ime] in sem [vaš položaj/področje], ki že nekaj časa spremlja vaše delo. Vaši dosežki in prispevki k [njihova panoga/področje ali vaše področje] me neverjetno navdušujejo in navdihujejo.

Pri svojem poklicnem razvoju iščem mentorja, ki bi mi lahko zagotovil smernice. Zlasti me zanima več informacij o [posebna področja ali veščine] in verjamem, da bi mi vaše izkušnje in strokovno znanje lahko koristili pri doseganju mojih ciljev.

Preučil sem vaše ozadje in bil navdušen nad vašimi [omembe vredni dosežki ali prispevki]. Počaščen bi bil, če bi razmislili o možnosti, da postanete moj mentor. Če bi imel priložnost sodelovati z vami, bi pridobil dragocen vpogled in smernice, ki bi mi pomagale pri osebni in poklicni rasti.

Razumem, da imaš veliko dela, vendar bi bil zelo hvaležen za vsak čas, ki mi ga lahko namenite. Rad bi se pogovoril o tem, kako bi lahko sodelovali in kako sem lahko koristen tudi za vas.

Zelo cenimo vaš čas in razmislek. Veselim se vašega sporočila.

Pozdravi,

[Vaše ime]

Najpogostejše napake, ki se jim je treba izogniti pri oblikovanju uvodnega e-poštnega sporočila

Oglejte si jih!

01 Nepotrditev e-poštnega naslova

Prijavite se na Bouncer za potrditev e-poštnega naslova naslovnika.

Zadnja stvar, ki si jo želite, je zamuditi priložnost za sodelovanje z najboljšimi strokovnjaki v vaši panogi samo zato, ker niste preverili naslova, kajne?

02 Nepreverjanje elektronskega sporočila

Preden karkoli komu pošljete, je koristno, da besedilo ponovno preberete. Ko pišete potencialnemu poslovnemu partnerju, ne želite napačno napisati imena njegovega podjetja, kajne?

03 Vključno s pusto in neinformativno vrstico predmeta

Pozornost vzbujajoč naslov je res dober! Če napišete neokusno uvodno vrstico predmeta e-pošte, zamudite priložnost, da bi naredili nepozaben prvi vtis.

04 Elektronsko sporočilo je predolgo ali pošiljanje ločenih elektronskih sporočil namesto enega.

Nihče ne mara brati zelo dolgih sporočil. Naj bo vaše predstavitveno e-poštno sporočilo naravnost osredotočeno na bistvo. Poleg tega se izogibajte pošiljanju ločenih e-poštnih sporočil. Namesto tega oblikujte eno, ki bo vsebovalo vse potrebne informacije.

05 Preveč splošnosti in premalo besed

Poslovneži radi preidejo k bistvu. Pisanje splošnih sporočil brez vključenih namenov je torej vaš lastni cilj, saj je zelo verjetno, da bo vaše sporočilo ostalo neprebrano.

06 Ignoriranje pomembnih informacij (npr. ime podjetja ali naziv delovnega mesta, vzajemni kontaktni podatki)

Z našim prepričljivim vodnikom po korakih boste poskrbeli, da boste zajeli vse. Vendar je dobro, da e-poštno sporočilo pregledate tik pred pošiljanjem in se prepričate, da je vse na svojem mestu.

Še danes napišite odlično uvodno e-poštno sporočilo!

Pripravite tako dobro uvodno e-poštno sporočilo, da si ne bodo mogli pomagati in bodo kliknili gumb za odgovor. ✨

Pisanje učinkovitega se lahko zdi zahtevno. Vendar lahko z upoštevanjem nasvetov, opisanih v članku, ustvarite nepozabno elektronsko sporočilo in pozitiven prvi vtis. Veliko sreče!

Uvodna e-pošta: pogosto zastavljena vprašanja:

Kako dolgo naj bo uvodno e-poštno sporočilo?

Idealno je nekaj stavkov. Želite izstopati in kratkost vam pri tem pomaga.

Kdaj je najboljši čas za pošiljanje uvodnega e-poštnega sporočila?

Odvisno, vendar so najboljši delovni dnevi ob delovnem času. Izberite dan, ki ni petek.

Katera je najhujša napaka pri pošiljanju uvodnega e-poštnega sporočila?

Teh je več, vendar je verjetno najhujše, če je e-poštno sporočilo predolgo. Ko bo prejemnik videl steno besedila, ga samodejno ne bo prebral. Druga možnost bi bila nezanimiva in predolga naslovna vrstica.

Ali je potrjevanje e-poštnih sporočil res tako pomembno?

Da, saj če pošiljate e-poštna sporočila na nepreverjene naslove, ne veste, ali gre za prave ljudi ali ne, in lahko dobite veliko težkih povratnih sporočil ter škodite ugledu pošiljatelja.