En guide för att exportera kontakter från Outlook

Varför är det viktigt att exportera kontakter från Outlook?

Det finns flera anledningar till varför det kan vara viktigt att veta hur man exporterar Outlook-kontakter. Du kan till exempel behöva flytta kontakterna till en annan enhet eller dator, säkerhetskopiera dem, importera dem till en annan e-posttjänst som Gmail, hantera dem i ett program som Microsoft Excel eller exportera kontakterna till ett vCard eller virtuellt visitkort. De flesta av dessa alternativ kräver att du exporterar till olika filtyper. Till exempel behöver du vanligtvis en CSV-fil om du exporterar dina kontakter till en annan e-posttjänst. Å andra sidan kan en VCF-fil som gör att du kan importera dina kontakter direkt till Excel vara nödvändig för ett virtuellt visitkort. En PST-fil behövs vanligtvis för att säkerhetskopiera dina kontakter och data.

Metoder för att exportera Outlook-kontakter

Det finns flera metoder som du kan använda för att exportera dina Outlook-kontakter beroende på din version av Outlook. Outlook-programmet beter sig på samma sätt oavsett om du använder ett Windows- eller macOS-operativsystem.

Hur man exporterar kontakter från Outlook 2010

Outlook 2010 är en äldre programversion som inte används så ofta idag, men vissa företag använder den fortfarande främst för intern kommunikation. Vissa använder fortfarande Outlook 2010 eftersom de vill hålla sig inom ett enda produktionsår av programvaran för att spara pengar. Om du använder Outlook 2010 och vill exportera dina kontakter, är här stegen att följa:

1. Öppna Outlook på din dator eller Mac.
2. Gå till bandet högst upp i programmet och välj "File" (fil).
3. Klicka på "Alternativ" och välj "Avancerat" i dialogrutan.
4. Välj "Export" för att öppna guiden för import och export.
5. Välj "Export a File" (exportera en fil) och klicka sedan på "Next" (nästa).
6. I fönstret "Create a File Type" (Skapa en filtyp) väljer du vilken typ av export du vill ha.
7. En lista över mappar som du kan exportera visas. I listan väljer du den kontaktmapp som du vill exportera.
8. Välj "Bläddra" innan du väljer en mapp att exportera till.
9. Namnge filen under alternativet "Spara exporterad fil som".
10. Välj "OK", sedan "Next" och sedan "Finish".
11. När Outlook har slutfört exporten klickar du på OK.
12. Kontrollera att filen är sparad där du ville att den skulle vara.

Hur man exporterar kontakter Outlook 2013

Outlook 2013 är den senaste versionen av Outlook-programvaran med en annan kodbas än Office 365. På grund av detta har den olika steg att följa jämfört med de senaste programversionerna när du exporterar kontakter. En av de största fördelarna med Outlook 2013, och varför många människor fortsätter att använda det idag, är att det har en separat app från andra som är billigare att köpa. Om du använder Outlook 2013 och vill exportera kontakter följer du dessa steg:

1. Öppna Outlook på din dator eller Mac.
2. Gå till det övre vänstra området på programskärmen och välj fliken "File" (fil).
3. Klicka på "Öppna och exportera" på vänster sida.
4. En lista med alternativ visas. Välj "Import/Export".
5. En annan lista med alternativ kommer att visas. Välj "Export to a file" (Exportera till en fil) och sedan "Next" (Nästa).
6. Välj "Comma Separated Values" (kommaseparerade värden) och sedan "Next" (nästa).
7. Under "Personliga mappar" väljer du "Kontakter" och sedan "Nästa".
8. Välj "Browse" (Bläddra) innan du väljer den plats där du vill spara den exporterade filen.
9. Välj ett namn för filen, klicka på "Next" (nästa) och sedan på "Finish" (slutföra).
10. Kontrollera att filen är sparad på önskad plats.

Hur man exporterar kontakter från webbaserade Outlook

Den webbaserade onlineversionen av Outlook kan vara en idealisk lösning om du vill ha tillgång till dina kontakter och e-postmeddelanden när du inte sitter vid din dator. Denna version av Outlook kan enkelt nås från en rad olika enheter som ansluta till internet, inklusive bärbara datorer för spel, smartphones, surfplattor och mer, inklusive smartklockor och andra icke-PC-enheter. Om du vill exportera dina kontakter med hjälp av den webbaserade versionen av Outlook följer du dessa steg:

1. Skriv Outlook i adressfältet för att få tillgång till Outlook-webbplatsen från din webbläsare.
2. Logga in på ditt konto om du uppmanas att göra det.
3. Gå till botten av sidan och välj symbolen för personer.
4. I verktygsfältet väljer du "Hantera" och sedan "Exportera kontakter".
5. Välj om du vill exportera alla dina kontakter eller kontakter från en viss mapp.
6. Klicka på "Export".
7. Välj "Save As" (Spara som) och välj det filformat som du vill att kontakterna ska sparas i.
8. Kontrollera att kontakterna har sparats under det namn och på den plats som du har valt.

Hur man exporterar Outlook 365-kontakter

Outlook 2016 och Outlook 2019 är de två senaste versionerna av Outlook som är kompatibla med Office 365. Detta har skapat en ny process för export av kontakter för personer som använder de senaste Outlook-versionerna. Det finns många betydande fördelar med att använda Office 365, bland annat att alla Microsoft-program som Windows, Word, Outlook, Excel och PowerPoint använder samma kod och lätt kan komma åt varandra, vilket gör att du snabbt och enkelt kan utföra olika funktioner mellan olika program, till exempel omedelbar export av kontakter till Excel. Om du använder antingen 2016 eller 2019 års version av Outlook 365 följer du de här stegen för att exportera kontakter:

1. Öppna programmet Outlook 365 på din dator eller Mac.
2. Klicka på ikonen "Program" i övre vänstra hörnet.
3. Välj "Personer" och klicka sedan på "Hantera".
4. Välj "Exportera kontakter".
5. Bestäm om du vill exportera alla kontakter eller en mapp med specifika kontakter.
6. Beroende på din webbläsare väljer du antingen "Spara" eller "Öppna".
7. Kontrollera att kontakterna har sparats på önskad plats och under önskat namn.

Exportera e-post från Outlook till Gmail

Du kan exportera dina e-postmeddelanden från ett Outlook-konto till ett Gmail-konto för att säkerhetskopiera dem och få tillgång till äldre e-postmeddelanden från vilken plats som helst. Lägg till ditt Gmail-konto i Outlook innan du kopierar och klistrar in mapparna. Du måste först konfigurera ditt Gmail-konto i Outlook. Stegen för att göra detta är följande:

1. Gå till inställningsikonen uppe till höger innan du väljer "Visa alla Outlook-inställningar".
2. Välj "Mail" i den vänstra rutan.
3. Klicka på "Synkronisera e-post".
4. Under Anslutna konton i den högra rutan väljer du Gmail.
5. Ange det visningsnamn som du vill använda när du skickar e-post via Outlook från Gmail på skärmen "Anslut ditt Google-konto".
6. Välj OK.
7. Logga in på ditt valda Gmail-konto i Outlook Mail för att ge Microsoft tillgång till kontot.
8. Bekräfta att du har anslutit ditt Gmail-konto till Outlook genom att välja OK.

När du har konfigurerat ditt Gmail-konto i Google öppnar du Outlook och väljer mappen med de e-postmeddelanden du vill exportera. Välj alla e-postmeddelanden i mappen genom att trycka på Ctrl+A eller håll Ctrl intryckt medan du väljer enskilda e-postmeddelanden som du vill exportera. Högerklicka på de valda meddelandena innan du väljer "Flytta" och sedan "Annan mapp". Då öppnas en dialogruta för Flytta objekt. Välj ditt Gmail-konto och välj eller skapa en ny mapp i ditt Gmail-konto för att exportera e-postmeddelandena till. Flytta de valda e-postmeddelandena genom att klicka på "OK".

Hur man exporterar Outlook-e-post till Excel

Du kan också exportera din Outlook e-post genom att skicka dem till ett Excel-kalkylblad, skapa ett kalkylblad som innehåller olika kolumner. Detta kan vara särskilt användbart om du redan är använda Excel för redovisningsändamål, säger. För att göra detta:

1. Gå till Fil i Outlook och välj Öppna och exportera.
2. Välj Import/Export.
3. Välj "Export to a File" (exportera till en fil) och klicka sedan på "Next" (nästa).
4. Välj "Microsoft Excel" och klicka sedan på "Nästa".
5. Välj den e-postmapp från vilken du vill exportera meddelanden och välj "Nästa".
6. Välj den mapp där du vill spara din exporterade e-post och välj ett namn för den exporterade filen innan du väljer OK.
7. Klicka på "Next" (nästa) och sedan på "Finish" (avsluta).
8. Den nya Excel-filen kan öppnas på den plats du valt.

Oavsett om du vill exportera kontakter eller e-postmeddelanden är det enkelt att göra det med Outlook.

Bästa praxis för export av listan

Inleda exportprocessen

För att starta exportprocessen av dina Outlook-kontakter, öppna ditt Microsoft Outlook-fönster och navigera till Arkiv-menyn som finns i det övre vänstra hörnet. Därifrån klickar du på "File" och väljer sedan "Export" för att öppna exportalternativen. Detta kommer att ta upp Outlook Export Contacts guiden, som kommer att vägleda dig genom stegen för att exportera kontakter från Outlook.

Välja filtyp och format

I exportrutan som visas har du flera alternativ för vilken typ av fil du vill skapa. För mest mångsidighet, välj "Kommaseparerade värden (CSV)" som filtyp. CSV-filer importeras enkelt till kalkylprogram och kan också användas för att synkronisera med Google Kontakter. Alternativt kan du välja "Outlook-datafil (PST)" om du föredrar det.

Välja mapp för kontakter

När du har valt CSV-format uppmanas du att välja den mapp som innehåller de kontakter du vill exportera. Navigera till "Kontaktmapp" och välj den. Se till att du har valt rätt mapp för att inkludera alla valda kontakter som du vill exportera.

Ange filnamn och plats för filen

När du har valt kontaktmapp måste du ange ett namn och en plats för din nya kontaktfil. Klicka på "Bläddra" och välj den katalog där du vill spara filen. Ange ett filnamn som hjälper dig att identifiera de nya kontakterna direkt. Du kan också välja "Fil" i det nedre vänstra hörnet för att få tillgång till ytterligare sparalternativ.

Slutförande av exporten

Innan du börjar exportera har du möjlighet att granska dina val. Dubbelkolla om det finns några tomma celler eller fel som kan störa exportprocessen. När du är nöjd klickar du på "Exportera" för att starta exporten. En ny CSV-fil skapas och rutan för exportförlopp indikerar när processen är klar.

Importera till andra plattformar

Din nya kontaktfil, nu i CSV-format, är klar att användas. Du kan importera filen till ett kalkylprogram för ytterligare organisering, eller direkt till ett annat e-postkonto som Google Kontakter. Välj helt enkelt "Importera" i respektive plattform och välj den CSV-fil som du just har skapat.

Ytterligare tips för e-postkontakter

Om du vill importera dessa kontakter till ett annat e-postkonto ska du se till att välja "Exportera till en fil" i det första Outlook-fönstret. Detta säkerställer att dina e-postkontakter ingår i exportprocessen, vilket gör det lättare att hantera din kommunikation över plattformar.