Jak vytvořit profesionální e-mailový podpis

Předpokládejme, že váš e-mailový podpis se skládá pouze z vašeho jména a základních kontaktních údajů. V takovém případě možná plně nevyužíváte příležitosti navázat kontakt s příjemci. Čtěte dále a dozvíte se více o vytvoření profesionálního e-mailového podpisu, který zanechá skvělý trvalý dojem.

Co má obsahovat profesionální e-mailový podpis

Při sestavování e-mailového podpisu je dobré mít seznam věcí, které by do něj měly patřit. Některé z hlavních věcí, které byste měli zvážit, zda do svého e-mailového podpisu zahrnout, jsou:

1 - Vaše celé jméno

Stejně jako při odesílání běžné pošty by mělo být v podpisu e-mailu vždy uvedeno vaše jméno, aby měl příjemce jistotu, od koho e-mail obdržel. Vaše jméno by mělo být uvedeno v prvním řádku textu podpisu e-mailu.

2 - Informace o práci

Jakmile tam uvedete své jméno, další informace, které je třeba uvést, jsou informace o příslušnosti, které mohou zahrnovat vaši pracovní pozici, společnost nebo organizaci, jejíž jste součástí, a případně oddělení, ve kterém pracujete. Uvedením těchto informací získáte více souvislostí a svou roli v konverzaci. Také v závislosti na tom, komu posíláte e-mail, vám může spojení s větší organizací nebo společností v podpisu e-mailu dodat větší důvěryhodnost a upoutat pozornost příjemců.

3 - Další kontaktní informace

I když příjemce e-mailu bude znát vaši e-mailovou adresu, podpis e-mailu je vhodným místem pro uvedení dalších kontaktních informací, aby měl k dispozici řadu možností, jak vás kontaktovat. Může se jednat například o vaše telefonní číslo nebo adresu firmy. V závislosti na vaší funkci a druhu e-mailů, které posíláte, může být podpis také dobrou příležitostí k propagaci vašich osobních webových stránek nebo profilu LinkedIn.

4 - Výzva k akci

Chytrým krokem při vytváření e-mailového podpisu je zahrnout do něj výzvu k akci. Nejlepší CTA v e-mailových podpisech jsou aktuální, v souladu se stylem vašeho e-mailu, takže vypadají přirozeně a nejsou vlezlé. Při psaní CTA zvolte něco, co je v souladu s aktuálním cílem, a aktualizujte ji, když se vaše cíle změní.

5 - Sociální ikony

Vaše přítomnost na sociálních sítích je klíčovou součástí vaší značky, která umožňuje získat větší počet příznivců ve vašem oboru a ukázat lidem, kdo jste a na čem vám záleží. O značce nebo jednotlivci můžete hodně říct na základě toho, co zveřejňují na sociálních sítích. Z tohoto důvodu je dobré uvádět odkazy na stránky sociálních médií ve svém e-mailovém podpisu. Posílíte tím svou značku, získáte určitý sociální důkaz a příjemci budou mít k dispozici různé způsoby, jak se s vámi spojit. Může to také pomoci zvýšit další návštěvnost vašeho online obsahu, pokud na svých profilech na sociálních médiích zveřejníte odkazy na příspěvky na blogu, produktové stránky nebo vstupní stránky.

6 - Odkazy pro rezervaci

Pokud často posíláte e-maily klientům nebo jiným lidem a rezervujete si schůzky, může být přidání odkazu na rezervaci do vašeho e-mailového podpisu chytrým krokem. Klientům to usnadní práci, protože mohou kliknout na odkaz a zadat své údaje pro provedení rezervace a zdarma ušetříte si čas, protože nebudete posílat e-maily, abyste je objednali. Existuje mnoho nástrojů kalendáře, které můžete použít pro usnadnění rezervace schůzek, s možností zkopírovat a vložit odkaz kamkoli chcete, aby na něj lidé mohli kliknout, včetně podpisu e-mailu.

7 - Logo nebo fotografie

Pokud chcete svůj e-mailový podpis ozvláštnit nebo přidat osobní prvek, aby si příjemci, se kterými jste se osobně nesetkali, mohli představit vaši tvář, možná by stálo za to přidat profesionální fotografii. Nebo pokud chcete svými e-maily zvýšit povědomí o značce, zvažte přidání loga společnosti.

8 - Právní požadavky nebo prohlášení o vyloučení odpovědnosti

V některých odvětvích existují zvláštní pokyny týkající se etikety a používání e-mailu, které mají zabránit přenosu soukromých informací. Z tohoto důvodu by stálo za to prozkoumat všechny oborové předpisy, které lze přidat do e-mailového podpisu jako zřeknutí se odpovědnosti.

Příklady skvělého designu e-mailových podpisů

Při navrhování e-mailového podpisu je třeba mít na paměti několik osvědčených postupů. Podpis je dobré navrhnout tak, aby zdůrazňoval vaše jméno, pracovní pozici a další kontaktní informace. Spolu s tím dbejte na to, aby byl design podpisu vhodný pro mobilní zařízení, kvalitní a měl dobrou hierarchii designu. Používejte jednoduché a jednotné barvy, aby design nebyl příliš přeplněný a byl snadno čitelný na první pohled. K tomu můžete zvážit použití generátor e-mailových podpisů dodržovat osvědčené postupy, abyste mohli navrhnout ideální podpis a zároveň zajistit vysokou kvalitu.

Proč jsou důležité dobré e-mailové podpisy?

Ať už vlastníte firmu, jste zaměstnanec, který často používá e-mail jako hlavní komunikační nástroj, nebo se ucházíte o zaměstnání a chcete na lidi udělat profesionální dojem, existuje mnoho důvodů, proč je dobrý e-mailový podpis nezbytný. Nejenže podpis e-mailu udělá na příjemce dojem, ale může také poskytnout další informace o tom, kdo jste a proč zprávu posíláte, což může být užitečné, pokud posíláte e-mail lidem, se kterými jste nikdy nemluvili.

Co mají nejlepší e-mailové podpisy společného?

Při vytváření nejlepší e-mail podpis, existuje několik hlavních věcí, které mají všechny dobré podpisy společné. Hlavním cílem podpisu e-mailu by mělo být, aby bylo příjemci jasné, od koho zprávu dostává. Měl by obsahovat vaše celé jméno, pracovní pozici a vše ostatní, co se týká vaší identity. Předpokládejme, že posíláte e-maily z nějaké společnosti. V takovém případě se vyplatí uvést v podpisu další kontaktní údaje na společnost, jako je adresa webových stránek, adresa firmy a kontaktní telefonní číslo. Pokud posíláte e-maily jako fyzická osoba, zvažte přidání dalších informací o sobě, například odkazu na svůj profil na síti LinkedIn nebo na jiné profily na sociálních sítích.

Jaký je přínos dobrých e-mailových podpisů?

Podpis e-mailu může mít zásadní vliv na dojem, který zanecháte v ostatních, ať už jako jednotlivec, nebo jako zástupce společnosti. Správný e-mailový podpis může zajistit, že odeslané e-maily budou působit profesionálně a uhlazeně a že nedojde k žádným nejasnostem ohledně toho, kdo zprávu odeslal a jaký je její účel. Ať už se ucházíte o zaměstnání, oslovujete potenciální klienty jako majitel firmy nebo komunikujete se spolupracovníky, agenturami a dalšími odborníky ve svém oboru jménem své společnosti, dobře navržený a promyšlený e-mailový podpis, který obsahuje všechny potřebné informace, bude mít zásadní vliv na to, abyste zanechali dobrý dojem a dosáhli požadovaného výsledku své komunikace.

Jak vytvořit podpisy pro e-maily

Většina poskytovatelů e-mailových služeb umožňuje snadno a rychle vytvořit podpis, který lze přidávat do všech budoucích e-mailů. Jakmile najdete okno pro vytvoření e-mailového podpisu, obvykle budete moci použít uživatelsky přívětivý editor, který vám umožní přidávat text, měnit písma a barvy, vkládat loga a fotografie a přidávat odkazy. Případně můžete použít nástroj pro generování e-mailových podpisů a vytvořit si ideální podpis, který před uložením zkopírujete a vložíte do možnosti podpisu v e-mailovém klientovi. Po uložení se váš podpis bude zobrazovat na konci všech budoucích e-mailů, které odešlete.

E-mailový podpis je jednoduchou součástí každého odeslaného e-mailu; pokud však obsahuje správné informace a je dobře navržen, může výrazně ovlivnit dojem, který svými e-mailovými zprávami uděláte.

9 osvědčených postupů pro psaní skvělých e-mailových podpisů

E-mailové podpisy jsou více než jen formální záležitostí; jsou příležitostí pro budování značky, marketing a vytváření trvalého dojmu. Dobře vytvořený e-mailový podpis může sloužit jako mocný nástroj pro různé obchodní cíle. Níže uvádíme devět osvědčených postupů, které vám pomohou vytvořit profesionální e-mailový podpis, který vynikne.

1. Uveďte základní kontaktní údaje a kontaktní údaje odesílatele.

Základem každého profesionálního e-mailového podpisu jsou kontaktní údaje. Vaše jméno, pozice, společnost, kontaktní číslo a číslo mobilního telefonu jsou naprostým minimem. Tím zajistíte, že vás příjemci e-mailu mohou snadno kontaktovat prostřednictvím více kanálů. Uvedení kontaktních údajů odesílatele není jen zdvořilost, je to nutnost.

2. Přidání odkazů a ikon sociálních médií

V dnešní digitální době jsou odkazy na sociální média a ikony sociálních médií nezbytnou součástí vašeho e-mailového podpisu. Jedná se o nenápadnou formu marketingu v e-mailovém podpisu, která může podpořit vaši online přítomnost a osobní značku.

3. Začlenění výzvy k akci (CTA) a CTA v e-mailovém podpisu

Výzva k akci (CTA) a CTA v e-mailovém podpisu mohou proměnit váš e-mailový podpis z pouhého podpisu v mocný marketingový nástroj. Dobře umístěná CTA může zvýšit angažovanost příjemců, ať už je nasměruje na prodejní vstupní stránku nebo je vyzve k odběru newsletteru.

4. Zajištění mobilní odezvy pro mobilní uživatele

S rostoucím počtem mobilních uživatelů je důležité navrhnout e-mailový podpis, který bude dobře vypadat na mobilních zařízeních. Mobilně responzivní design zajistí, že se váš podpis bude zobrazovat tak, jak má, v různých e-mailových klientech.

5. Používejte profesionální e-mailové podpisy jako digitální vizitky

Představte si své profesionální e-mailové podpisy jako digitální vizitky. Zahrnutí veškerého relevantního obsahu, jako je vaše funkce, společnost a kontaktní údaje, usnadní příjemcům zapamatovat si vás a vaši osobní značku.

6. Jednoduché, ale poutavé příklady nejlepších e-mailových podpisů

Ačkoli je lákavé jít do toho naplno, nejlepší příklady e-mailových podpisů jsou často jednoduché a čisté. Poutavý e-mailový podpis nemusí být okázalý; musí pouze obsahovat všechny podstatné prvky v úhledném a čitelném formátu e-mailového podpisu.

7. Přidání osobního obrázku nebo firemního loga

Obrázek vydá za tisíc slov. Přidáním osobního obrázku nebo firemního loga do firemního e-mailového podpisu si ho můžete lépe zapamatovat. Ujistěte se však, že obrázek má vhodnou velikost a formát, aby se správně zobrazoval v různých e-mailových klientech.

8. Poskytněte více způsobů, jak vás kontaktovat

Váš obchodní podpis by měl příjemcům nabízet více než jeden způsob, jak se s nimi spojit. Uvedení více kontaktních údajů, například čísla mobilního telefonu a odkazů na sociální sítě, spolu s vaším účtem Gmail nebo profesionálním e-mailem, zajistí pohodlí a podpoří lepší komunikaci.

9. Testování v různých e-mailových klientech a použití šablony podpisu

Před dokončením firemních e-mailových podpisů je dobré vyzkoušet, jak se zobrazují v různých e-mailových klientech. Tím zajistíte, že se vaše e-mailové podpisy doplněné ikonami sociálních médií a CTA zobrazí všem příjemcům e-mailů tak, jak bylo zamýšleno. Použití šablony podpisu může také pomoci udržet konzistenci všech firemních e-mailových podpisů.

Dodržováním těchto osvědčených postupů budete na dobré cestě k vytvoření vlastního podpisu, který bude profesionální, efektivní a poutavý. Ať už používáte bezplatný generátor e-mailových podpisů, šablonu podpisu nebo si vytváříte vlastní podpis od začátku, tyto tipy vám pomohou tento často opomíjený marketingový nástroj co nejlépe využít.