Je klíčem k vašemu trychtýři – a vy na něj spoléháte při rozhodování, které vede ke skutečným příjmům. Za přístrojovými panely, potrubím a přehledy se však skrývá tichý problém.
Váš CRM může být plný nevyžádaných dat.
A ne, nemluvíme o neúplných názvech pracovních pozic nebo zapomenutých telefonních číslech. Mluvíme o špatných e-mailech – mrtvýchschránkách, falešných přihláškách, překlepech, botech, jednorázovkách a adresách, které se do vašeho systému vůbec neměly dostat. O datech, která se zdají být neškodná, dokud se vám nezvýší počet odmítnutých e-mailů, nezhorší se pověst odesílatele nebo dokud bez viditelného důvodu nepropadne významná kampaň.
Nejedná se o technický problém. Je to obchodní problém. A většina týmů se jím nezabývá.
Proč špatná data procházejí pod pokličkou
Buďme upřímní: „hygiena e-mailového seznamu“ nezní naléhavě. Málokdy je na balíčku strategií pro 1. čtvrtletí. Nepřipadá vám tak naléhavá jako zlepšení segmentace, optimalizace předmětů nebo zavedení nových automatizačních toků.
Ale tady je ta past: hygienické problémy se neozývají samy.
Zpočátku jsou neviditelné. Kampaň nedosahuje dobrých výsledků a tým obviňuje načasování. Kapková sekvence utichne a někdo upraví kopii. Reklamní formulář přináší spoustu potenciálních zákazníků, ale konverzní poměr se nikdy nezlepší.
Po celou dobu se váš CRM plní adresami, které pomalu snižují výkonnost zevnitř.
Časem se tento rozklad prodraží. Zhoršuje vaše metriky. Automatizace se stává nespolehlivou. Vede vás k investicím do kanálů nebo segmentů, které jsou od základu nefunkční. A co je nejhorší? Obvykle si toho všimnete, až když se něco vážně pokazí.
Odkud přicházejí špatné e-maily
Většina týmů nezadává do systému CRM odpadky záměrně. Ale stejně se tam dostanou. A to rychle.
Nový potenciální zákazník odešle formulář s falešným e-mailem, aby získal vaši elektronickou knihu. Když někdo na veletrhu vyplní pole na tabletu, proklouzne mu překlep. Neaktuální seznam se nahraje z počítače manažera prodeje. Někdo použije jednorázovou adresu, aby si vyžádal bezplatnou zkušební verzi. Legitimní zákazník změní zaměstnání a jeho doručená pošta bez upozornění zmizí.
K tomu je třeba připočíst, že průměrná e-mailová databáze B2B se ročně rozpadá přibližně o 22 %. To není závada. Tak se prostě lidé chovají. Lidé neustále mění zaměstnání, mění nástroje a opouštějí e-mailové schránky.
Přesto mnoho společností považuje ověření e-mailu za jednorázový úkol – něco, co se dělá jednou za čtvrt roku, když se k tomu „dostanete“. V té době už jsou škody napáchány.
Ruční čištění již nefunguje
Teoreticky má ruční čištění seznamu smysl. Exportovat kontakty, projít je ověřovacím nástrojem, odstranit ty špatné a pokračovat dál.
Ale každý, kdo to skutečně udělal, ví, jak je to bolestivé.
Exportování polí. Odpovídající formáty. Mapování výsledků ověření zpět do CRM. Koordinace s týmy, aby nedošlo k přepsání důležitých dat. A o několik týdnů později to všechno dělat znovu, protože přišly další potenciální zákazníci a vy jste zase tam, kde jste začali.
V praxi se ruční čištění neprovádí. Ne, když CRM nepřetržitě čerpá data z formulářů, reklam, integrací a obchodních zástupců. Ne, když každá hodina přináší nové záznamy – a nová rizika. A už vůbec ne, když je váš tým už tak přetížený provozováním kampaní, spouštěním sekvencí a hašením požárů.
Pokud váš CRM denně získává nové kontakty, musí s tím držet krok i váš hygienický proces. Jinak se váš „čistý“ seznam stane během několika hodin neaktuálním.
Náklady na nicnedělání
Ignorování tohoto problému nevede jen k nepořádku v záznamech. Vytváří následné problémy, které ovlivňují téměř všechny části vašeho marketingového a prodejního systému.
Špatná doručitelnost. Méně odpovědí. Vyšší míra odmítnutí. Falešně negativní výsledky A/B testů. Zbytečně vynaložené výdaje na reklamu na kontakty, které nikdy neprojdou konverzí. Narušená důvěra ve vaše data.
A jakmile se reputace odesílatele zhorší, není snadné ji napravit. Poskytovatelé e-mailových služeb nezapomínají rychle. Zjistíte, že jste přiškrceni, zablokováni nebo v tichosti odesláni do spamu – i když je váš obsah solidní a načasování perfektní.
Když si uvědomíte, že vaše doručitelnost trpí, je už příliš pozdě na to, abyste to napravili jediným čištěním. Potřebujete systém. Takový, který nespoléhá na paměť, náladu ani ruční práci.
Řešení hygieny pomocí automatizace, nikoli dobrých úmyslů
Každý obchodník zná bolestivé čištění dat. Každý to chce dělat častěji. Dobré úmysly se však nedají měřit.
Proto byly vytvořeny nástroje, jako je Bouncer AutoClean – ne proto, abyste si pamatovali další úkol, ale abyste se tohoto úkolu zcela zbavili.
AutoClean je ověřovací vrstva propojená s CRM, která v tichosti kontroluje váš e-mailový seznam v zákulisí. Jednou ji připojíte – v současné době je k dispozici pro HubSpot – a od té chvíle se vaše CRM začne čistit samo.
Pracuje na pozadí. Nové kontakty se ověřují při vstupu. Stávající kontakty jsou ověřovány podle plánu. Nedoručitelné a toxické domény jsou označeny, potlačeny nebo umístěny do karantény podle nastavených pravidel. Výsledky můžete dokonce použít ke spuštění vlastních pracovních postupů – například k odstranění rizikových potenciálních kontaktů z pečovatelských kampaní nebo k upozornění prodejního týmu, než začne ztrácet čas s mrtvým kontaktem.
A to nejlepší? Nemusíte se přihlašovat, pamatovat na spuštění úlohy ani přesouvat žádná data. Prostě se spustí.
Představte si to jako přechod od vlastního vyplňování daní každé čtvrtletí ke skutečnému účetnímu, který vše aktualizuje v tichosti, přesně a bez otravování s CSV.
Nečekejte, až vaše kampaně selžou
Je snadné odsunout hygienu na konec seznamu. Dokud se vaše míra odskočení nedostane do červeného pásma. Dokud váš CRM nezačne selhávat kvůli přetížené logice kontaktů. Dokud klíčová kampaň neselže a nikdo nedokáže vysvětlit proč.
Nemusíte však čekat na neúspěch, abyste provedli změnu.
Vaše CRM je již automatizované. Vaše pracovní postupy jsou již inteligentní. Proto má smysl, aby tomu odpovídala i hygiena vašich seznamů. Zvláště když náprava nevyžaduje rozsáhlou rekonstrukci, novou platformu nebo hodiny konfigurace.
Stačí jednorázové nastavení a změna myšlení – z reaktivního na automatické.
Pokud je váš seznam kontaktů palivem pro váš trychtýř, pak jsou špatná data kalem v nádrži. A čím déle v něm leží, tím větší škody způsobuje.
Už jste investovali do obsahu, kopií, reklam a toků. Pojďme se ujistit, že vaše e-maily skutečně dorazí tam, kam mají.
Prozkoumejte Bouncer AutoClean a začněte chránit pověst odesílatele – tiše, nepřetržitě a bez dalšího exportu CSV.
A vyzkoušejte bezplatné ověření e-mailu pomocí Bouncer.
