Schlechte Listenhygiene senkt das Engagement und birgt das Risiko von Spam-Fallen und Beschwerden.
Ihre CRM-Daten (Customer Relationship Management) sind die Grundlage für Ihre Zustellbarkeit.
In diesem Artikel erkläre ich, wie sich schlechte Daten in Ihr CRM einschleichen, wie sie Ihrer Posteingangsplatzierung schaden und was Sie dagegen tun können. Außerdem gehe ich auf rechtliche Aspekte ein und zeige Tools auf, mit denen Sie Ihre Listen gesund halten können.
TLDR: Zusammenfassung
- Schlechte CRM-Daten (Tippfehler, Duplikate, veraltete Kontakte) beeinträchtigen die Zustellbarkeit und den Ruf.
- Hohe Bounce- und Beschwerderaten signalisieren den Mailbox-Anbietern, Ihre E-Mails zu filtern oder zu blockieren.
- Regelmäßige Listenbereinigung, -validierung und -segmentierung verbessern das Engagement und die Platzierung im Posteingang.
- Befolgen Sie die GDPR und ähnliche Gesetze: holen Sie die Zustimmung ein, zeichnen Sie sie ordnungsgemäß auf und löschen Sie alte oder inaktive Daten.
- Verwenden Sie Tools wie Bouncer, um Adressen zu überprüfen, gefälschte Anmeldungen zu blockieren, Spam-Fallen zu erkennen und CRM-Daten anzureichern.
- Gesunde Daten führen zu weniger Bounces, höherem Engagement und einem besseren Ruf des Absenders.
Wie schlechte CRM-Daten entstehen und warum sie wichtig sind
Schlechte Daten kommen von vielen Seiten.
- Durch manuelle Eingabefehler und fehlende oder veraltete Felder entstehen ungenaue Kontaktdatensätze.
- Integrationen können Duplikate erzeugen, wenn eine Person in mehreren Listen erscheint.
- Im Laufe der Zeit veralten die Adressen, weil die Menschen den Arbeitsplatz wechseln oder ihre Postfächer aufgeben.
Unverwaltet werden diese verfallenen Datensätze zu Spam-Fallen: Adressen, die gültig aussehen, aber von Filterorganisationen überwacht werden, um unverantwortliche Absender abzufangen.
Wenn Sie an ungültige oder verlassene Adressen senden, steigt Ihre Absprungrate, und hohe Absprungraten gehören zu den negativen Signalen, die den Ruf der Domain beeinträchtigen.
Schlechte Segmentierung ist ein weiterer stiller Killer. Wenn in Ihrem CRM keine vollständigen oder konsistenten Felder vorhanden sind, können Sie irrelevante Nachrichten versenden, was zu Abmeldungen oder Spam-Beschwerden führt.
Anbieter von Mailboxen verfolgen Engagement und Beschwerden genau – eine Handvoll Beschwerden kann Ihrem Ansehen bei den Filtern schaden.
Routinemäßige Hygieneprozesse und ihre Auswirkungen
Der erste Schritt zu saubereren Daten ist die Definition von „inaktiv“.
Sie können Kontakte auswählen, die seit sechs Monaten nichts mehr geöffnet oder angeklickt haben. Bevor Sie sie löschen, führen Sie eine Re-Engagement-Kampagne durch, in der Sie sie fragen, ob sie Ihre E-Mails noch wünschen. Entfernen Sie diejenigen, die weiterhin inaktiv bleiben. Diese Bereinigung trägt dazu bei, die Öffnungs- und Klickraten zu erhöhen, was von Internetdienstleistern als positives Engagement interpretiert wird.
Die Überprüfung von Adressen ist unerlässlich. Überprüfen Sie neue Anmeldungen bei der Anmeldung und führen Sie regelmäßige Sweeps für bestehende Listen durch. Validierungsdienste sortieren ungültige, wegwerfbare oder riskante Adressen aus, damit sie nie in Ihre Warteschlange gelangen und die Absprungrate niedrig bleibt.
Bereinigen Sie Duplikate und standardisieren Sie Datenformate, damit die Personalisierung funktioniert und Sie nicht versehentlich zwei leicht unterschiedliche Nachrichten an dieselbe Person senden. Regelmäßige Bereinigungen und Überprüfungen tragen zu einer besseren Segmentierung, weniger Bounces und weniger Beschwerden bei, was wiederum zu einem besseren Ruf der Domain führt.
Compliance und rechtliche Aspekte der Datenspeicherung und -nutzung
In den verschiedenen Regionen gelten unterschiedliche Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten.
Gemäß der europäischen Datenschutzgrundverordnung (GDPR) benötigen Sie eine rechtmäßige Grundlage für die Speicherung und Verarbeitung der Daten jedes Kontakts. Die Einwilligung muss mit einem eindeutigen Prüfpfad aufgezeichnet werden, und Personen können jederzeit die Löschung verlangen. Die Aufbewahrung von Kontakten ohne gültige Zustimmung schadet nicht nur der Einhaltung der Vorschriften, sondern führt auch dazu, dass Ihr CRM mit inaktiven oder riskanten Datensätzen überfüllt ist.
In den Vereinigten Staaten sind die Datenschutzgesetze stärker fragmentiert. Das CAN-SPAM-Gesetz regelt kommerzielle E-Mails und verlangt eine eindeutige Identifizierung, eine gültige Postadresse und einen einfachen Abmeldemechanismus.
Einige Bundesstaaten gehen noch weiter: Das kalifornische Verbraucherschutzgesetz (CCPA) räumt den Einwohnern das Recht ein, auf Daten zuzugreifen, sie zu löschen und sich gegen den Verkauf von Daten zu entscheiden, und ähnliche Gesetze in Colorado und Virginia folgen demselben Gedanken.
In Kanada verlangt die CASL (Canada’s Anti-Spam Legislation) die ausdrückliche oder stillschweigende Zustimmung zum Versand von Marketing-E-Mails. Es ist eines der strengsten Anti-Spam-Gesetze, das bei Nichteinhaltung hohe Strafen vorsieht.
In anderen Ländern wie Australien (Spam Act 2003) und Singapur (PDPA) gibt es eigene Vorschriften für die Zustimmung und Abmeldung.
In all diesen Rahmen bleibt die beste Praxis die gleiche:
- die Zustimmung auf transparente Weise einholen,
- speichern Sie den Beweis,
- und respektieren Rücknahmeanträge.
Die doppelte Zustimmung hilft, das Interesse zu überprüfen und gefälschte Anmeldungen zu vermeiden. Datenverarbeitungsverträge mit CRM-Anbietern oder E-Mail-Providern klären, wer für den Schutz der Daten verantwortlich ist.
Auch wenn die Details von Land zu Land unterschiedlich sind, gilt der Grundsatz: Saubere, rechtmäßige und respektvolle Datenpraktiken schützen sowohl Ihren Ruf als auch Ihre Zustellbarkeit.
Tools, Arbeitsabläufe und Technologien zum Schutz des Absenderrufs
Führen Sie separate Unterdrückungslisten für Adressen, die abspringen, sich abmelden oder sich beschweren.
Die Unterdrückung schlechter Adressen verhindert das wiederholte Senden an diese Adressen. Tools können die Deduplizierung, die regelmäßige Validierung und die Überwachung von Schlüsselkennzahlen automatisieren. Im Leitfaden zur Domain-Reputation von Valimail wird darauf hingewiesen, dass Absender auf Spam-Beschwerden achten (unter 0,1 % halten), die Absprungraten überwachen und Spam-Fallen vermeiden sollten.
Plötzliche Spitzen in der Lautstärke oder Beschwerden sind Warnzeichen.
Badsender empfiehlt die Verwendung von Diagnosetools wie Talos oder Barracuda, um festzustellen, ob Ihre Domäne oder IP-Adresse blockiert ist, und um einen Aufwärmplan für neue sendende Domänen oder IP-Adressen zu erstellen.
Sie können auch Adressvalidierungsdienste am Eintrittspunkt (Anmeldeformulare), während des Imports und in automatisierte Routinen integrieren, die Listen regelmäßig überprüfen.
Bouncer: Verbesserung der Datenqualität, bevor Sie auf Senden drücken
Bouncer ist eine E-Mail-Verifizierungsplattform, die dazu beiträgt, Ihre Kontaktlisten sauber und sicher zu halten.
Mit der Hauptanwendung können Sie eine Liste hochladen und jede Adresse auf Gültigkeit, Zustellbarkeit und Risiko prüfen.
- Sie können es über API verbinden, um Adressen in Echtzeit zu validieren.
- Bouncer Shield schützt Ihre Anmeldeformulare, indem es gefälschte oder bösartige Adressen blockiert, sobald ein Besucher sie eingibt.
- Der Toxicity Check bewertet Adressen auf einer Skala von 0 bis 5 und hebt diejenigen hervor, die mit Spam-Fallen oder Rechtsstreitigkeiten in Verbindung stehen.
- Das Deliverability Kit von Bouncer testet die Platzierung im Posteingang und überprüft die Authentifizierung, während das Data Enrichment Modul öffentlich verfügbare Unternehmensinformationen hinzufügt, um Ihr CRM zu bereichern.
- Email Engagement Insights zeigen die letzten Aktivitäten: letztes Öffnen, Klicken oder Antworten, so dass Sie nach Engagement segmentieren können.
Die Plattform wird in der EU gehostet, ist konform mit GDPR und hat eine nahezu perfekte Betriebszeit. Die Verwendung eines Tools wie Bouncer als Teil Ihres Datenqualitäts-Workflows reduziert die Absprungraten und schützt Ihren Ruf als Versender.
Sie können jetzt mit 100 Credits völlig kostenlos einsteigen.
Wirkungsmessung und Benchmarking
Sie brauchen Benchmarks, um zu beurteilen, ob Ihre Hygienemaßnahmen funktionieren.
Beobachten Sie die Absprungrate (Hard Bounce), die Absprungrate (Soft Bounce), die Spam-Beschwerdequote und die Engagement-Kennzahlen (Öffnungen, Klicks, Antworten) im Laufe der Zeit.
Valimail empfiehlt, die Zahl der Spam-Beschwerden unter einer pro tausend Nachrichten zu halten und die Bounce-Raten genau zu überwachen.
Verfolgen Sie auch Konversionen oder nachgelagerte Aktionen (Verkäufe, Anmeldungen, Antworten), denn eine hohe Zustellbarkeit ohne sinnvolle Beteiligung deutet immer noch auf ein Problem mit der Zielgruppenansprache hin.
Vergleichen Sie bereinigte Segmente mit unbehandelten Segmenten: Senden Sie die gleiche Kampagne an eine kleinere, bereinigte Liste und an eine vollständige Liste, und sehen Sie, welche besser abschneidet.
Mit der Zeit sollten bereinigte Listen ein höheres Engagement und weniger negative Signale aufweisen.
Wichtige Zahlen aus dem E-Mail-Listen-Hygienebericht von Bouncer
Bevor wir zum Schluss kommen, wollen wir uns ansehen, was die Daten aussagen.
Unser E-Mail-Listen-Hygienebericht kombiniert Erkenntnisse aus über 250 Umfrageantworten, 12 E-Mail-Experten und 50 Seiten Analyse – der erste seiner Art von Bouncer.
Die Ergebnisse verdeutlichen, wie weit verbreitet mangelnde Datenhygiene immer noch ist und warum die Sauberkeit Ihres CRM die Zustellbarkeit direkt beeinflusst.
Sehen Sie sich den vollständigen Bericht an: Bericht zur E-Mail-Listenhygiene
📉 Datenverfall und Zustellbarkeitsprobleme
- 36 % der Vermarkter gaben an, dass ihr größtes Problem die Verwaltung von Absprungraten und Spam-Beschwerden ist.
- 29,2 % stellten in den letzten sechs Monaten einen Rückgang der Zustellbarkeit fest, während nur 14,6 % eine Verbesserung verzeichneten.
- Abgebrochene oder ungültige E-Mails sind nach wie vor eine der Hauptursachen für einen schlechten Ruf des Absenders.
🧹 Liste der Reinigungsgewohnheiten
- 6,7 % bereinigen ihre Listen überhaupt nicht.
- 39,5 % entfernen inaktive Abonnenten nur gelegentlich.
- 52 % segmentieren ihre Listen – fast die Hälfte sendet immer noch die gleiche Nachricht an alle.
- Benchmarks für die Absprungrate:
0-2%: ausgezeichnete Hygiene
2-5%: akzeptabel
5-10%: muss überprüft werden
10%+: ernsthaftes Hygieneproblem
🔐 Einhaltungs- und Authentifizierungslücken
- 42,7 % der Befragten verwenden weder SPF, DKIM noch DMARC zur Authentifizierung ihrer E-Mails.
- 41,5 % überwachen ihren Absenderruf monatlich, während 10,7 % ihn überhaupt nicht überwachen.
- Eine unzureichende Authentifizierung oder Überwachung erhöht das Risiko von Spam-Filtern und schwarzen Listen für Domänen.
📊 Engagement und Auswirkungen auf den Ruf
- Durchschnittliche Öffnungsrate: 20-30 %.
- Durchschnittliche Durchklickrate: 10-20%
- 62,2 % wurden noch nie auf eine schwarze Liste gesetzt – ein Zeichen dafür, dass die regelmäßige Reinigung und Überprüfung funktioniert.
- 70 % der Unternehmen haben noch nie Experten für Zustellbarkeit konsultiert, selbst wenn sie Probleme mit der Platzierung im Posteingang haben.
Schlussfolgerung
Schlechte Daten machen selbst die beste E-Mail zunichte.
Ungültige Adressen, Duplikate und veraltete Felder erhöhen die Bounce- und Beschwerderaten, was dem Ruf Ihres Absenders schadet.
Unkontrollierte Daten können gegen Datenschutzgesetze verstoßen und Haushaltsmittel verschwenden.
Sie können dies beheben, indem Sie Ihr CRM überprüfen, Ihre Listen regelmäßig validieren und bereinigen, Duplikate zusammenführen, Einwilligungen ordnungsgemäß aufzeichnen und Kontakte entfernen, die inaktiv oder rechtlich nicht mehr zulässig sind.
Nutzen Sie Tools wie Bouncer, um Ihre Daten vor dem Versand zu überprüfen und anzureichern. Überwachen Sie Schlüsselkennzahlen wie Absprungraten und Engagement, um den Fortschritt zu messen.
Die Investition in Datenqualität und CRM-Hygiene zahlt sich schnell aus: Sie geben weniger aus, erreichen mehr der richtigen Personen und bauen einen besseren Ruf als Absender auf.
