Se pitää hallussaan suppilon avaimet – ja luotat siihen tehdessäsi päätöksiä, jotka tuottavat todellista tuloa. Mittaristojen, putkistojen ja raporttien takana piilee kuitenkin hiljainen ongelma.
CRM-järjestelmäsi saattaa olla täynnä roskatietoja.
Emmekä tarkoita epätäydellisiä työnimikkeitä tai unohdettuja puhelinnumeroita. Puhumme huonoista sähköposteista – kuolleistapostilaatikoista, väärennetyistä rekisteröitymisistä, kirjoitusvirheistä, boteista, kertakäyttöisistä sähköposteista ja osoitteista, joiden ei olisi pitänyt alun perin päätyä järjestelmääsi. Nämä tiedot vaikuttavat harmittomilta, kunnes hylkäysprosenttisi nousee, lähettäjän maineesi romahtaa tai suuri kampanja epäonnistuu ilman näkyvää syytä.
Tämä ei ole tekninen ongelma. Se on liiketoiminnallinen ongelma. Useimmat tiimit eivät käsittele sitä.
Miksi huonot tiedot jäävät huomaamatta
Olkaamme rehellisiä: ”sähköpostilistan hygienia” ei kuulosta kiireelliseltä. Se on harvoin Q1-strategiapakassa. Se ei tunnu yhtä kiireelliseltä kuin segmentoinnin parantaminen, otsikkorivien optimointi tai uusien automaatiovirtojen käyttöönotto.
Mutta tässä on ansa: hygieniaongelmat eivät ilmoittaudu itsestään.
Ne ovat aluksi näkymättömiä. Kampanja epäonnistuu, ja tiimi syyttää ajoitusta. Tiputusjakso menee hiljaiseksi, ja joku säätää kopiota. Mainoslomake tuo paljon liidiä, mutta konversioaste ei koskaan parane.
Samaan aikaan CRM-järjestelmäsi täyttyy osoitteista, jotka hitaasti heikentävät suorituskykyä sisältäpäin.
Ajan myötä rappeutuminen tulee kalliiksi. Se sekoittaa mittarisi. Se tekee automaatiosta epäluotettavaa. Se johtaa siihen, että investoit kanaviin tai segmentteihin, jotka ovat pohjimmiltaan rikki. Ja mikä pahinta? Huomaat sen yleensä vasta, kun jokin on mennyt pahasti pieleen.
Mistä huonot sähköpostit tulevat
Useimmat joukkueet eivät syötä CRM-järjestelmäänsä tarkoituksella roskaa. Mutta se pääsee kuitenkin sisään. Ja nopeasti.
Uusi asiakas lähettää lomakkeen väärennetyllä sähköpostilla saadakseen e-kirjasi. Kirjoitusvirhe lipsahtaa läpi, kun joku täyttää kenttää tabletilla messuilla. Myyntipäällikön työpöydältä ladataan vanhentunut lista. Joku käyttää kertakäyttöosoitetta lunastaakseen ilmaisen kokeilujakson. Luotettava asiakas vaihtaa työpaikkaa, ja hänen postilaatikkonsa katoaa ilman ennakkoilmoitusta.
Lisäksi keskimääräinen B2B-sähköpostitietokanta heikkenee noin 22 prosenttia vuodessa. Se ei ole häiriö. Ihmiset vain käyttäytyvät näin. Ihmiset vaihtavat työpaikkaa, vaihtavat työkaluja ja hylkäävät postilaatikoita jatkuvasti.
Silti monet yritykset kohtelevat sähköpostivarmennusta kuin kertaluonteista tehtävää, joka tehdään kerran neljänneksessä, kun se ”ehditään tehdä”. Silloin vahinko on jo tapahtunut.
Manuaalinen puhdistus ei enää toimi
Teoriassa listan puhdistaminen manuaalisesti on järkevää. Vie yhteystietosi, aja ne tarkistustyökalun läpi, poista huonot yhteystiedot ja jatka eteenpäin.
Mutta jokainen, joka on itse tehnyt tämän, tietää, miten tuskallista se on.
Kenttien vienti. Vastaavat muodot. Tarkistustulosten liittäminen takaisin CRM:ään. Koordinointi tiimien kanssa tärkeiden tietojen ylikirjoittamisen välttämiseksi. Ja sitten teet kaiken alusta muutaman viikon kuluttua, koska uusia johtolankoja on tullut lisää ja olet taas siinä, mistä aloitit.
Käytännössä manuaalinen puhdistus ei ole mitattavissa. Ei silloin, kun CRM-järjestelmät keräävät tietoja lomakkeista, mainoksista, integraatioista ja myyntiedustajista ympäri vuorokauden. Ei silloin, kun jokainen tunti tuo mukanaan uusia tietueita – ja uusia riskejä. Eikä varsinkaan silloin, kun tiimisi on jo valmiiksi tiukilla kampanjoiden toteuttamisessa, sarjojen käynnistämisessä ja tulipalojen sammuttamisessa.
Jos CRM-järjestelmäsi kerää uusia yhteystietoja joka päivä, hygieniaprosessisi on pysyttävä mukana. Muuten ”puhdas” luettelosi vanhentuu muutamassa tunnissa.
Toimettomuuden kustannukset
Tämän ongelman huomiotta jättäminen ei johda vain sotkuisiin tietoihin. Se aiheuttaa ongelmia, jotka vaikuttavat lähes kaikkiin markkinoinnin ja myynnin osa-alueisiin.
Huono toimitettavuus. Vähemmän vastauksia. Korkeampi palautusprosentti. Väärät negatiiviset tulokset A/B-testeissä. Hukkaan heitetyt mainoskulut kontakteihin, jotka eivät koskaan konvertoi. Luottamuksen murtuminen tietoihin.
Kun lähettäjän maineesi on kärsinyt, sen korjaaminen ei ole helppoa. Sähköpostipalvelujen tarjoajat eivät unohda nopeasti. Sinua voidaan rajoittaa, estää tai lähettää roskapostiin, vaikka sisältösi olisi hyvä ja ajoituksesi täydellinen.
Kun huomaat, että toimitettavuutesi kärsii, on jo liian myöhäistä korjata asia yhdellä pesulla. Tarvitset järjestelmän. Sellainen, joka ei ole muistin, mielialan tai käsityön varassa.
Hygienian ratkaiseminen automatisoinnilla, ei hyvillä aikeilla
Jokainen markkinoija tuntee tietojen siivoamisen tuskan. Kaikki aikovat tehdä sen useammin. Hyvät aikomukset eivät kuitenkaan laajene.
Siksi Bouncer AutoCleanin kaltaiset työkalut on luotu – ei siksi, että ne antaisivat sinulle uuden tehtävän muistettavaksi, vaan siksi, että ne poistaisivat tämän tehtävän kokonaan.
AutoClean on CRM-järjestelmään liitetty varmennuskerros, joka tarkistaa sähköpostilistasi hiljaa kulissien takana. Yhdistät sen kerran – tällä hetkellä saatavilla HubSpotille – ja siitä hetkestä lähtien CRM-järjestelmäsi alkaa puhdistaa itse itsensä.
Se toimii taustalla. Uudet yhteystiedot tarkistetaan sisään tullessa. Olemassa olevat tarkistetaan uudelleen aikataulun mukaan. Vastaanottamattomat ja myrkylliset verkkotunnukset merkitään, poistetaan tai eristetään asettamiesi sääntöjen mukaisesti. Tulosten avulla voit jopa käynnistää mukautettuja työnkulkuja, kuten poistaa riskialttiit liidit hoitokampanjoista tai varoittaa myyntitiimiäsi, ennen kuin he tuhlaavat aikaa kuolleeseen yhteystietoon.
Ja mikä parasta? Sinun ei tarvitse kirjautua sisään, muistaa suorittaa työtä tai siirtää tietoja. Se vain toimii.
Ajattele, että se on kuin vaihtaisit verojen tekemisen joka vuosineljännes todelliseen kirjanpitäjään, joka päivittää kaiken hiljaa, tarkasti ja nalkuttamatta sinulle CSV-tiedostoja.
Älä odota, kunnes kampanjasi epäonnistuvat
Hygienia on helppo työntää listan loppuun. Kunnes hyppyprosenttisi nousee punaiselle alueelle. Kunnes CRM-järjestelmäsi alkaa häiriintyä ylikuormitetun kontaktilogiikan vuoksi. Kunnes tärkeä kampanja epäonnistuu eikä kukaan osaa selittää, miksi.
Mutta sinun ei tarvitse odottaa epäonnistumista tehdessäsi muutoksia.
CRM on jo automatisoitu. Työnkulusi ovat jo älykkäitä. Joten on vain järkevää, että listahygieniasi vastaa sitä. Etenkin, kun korjaus ei vaadi valtavaa uudistusta, uutta alustaa tai tuntikausien konfigurointia.
Tarvitaan vain kertaluonteinen asennus ja ajattelutavan muutos reaktiivisesta automaattiseksi.
Jos yhteystietoluettelosi on polttoainetta suppiloosi, huonot tiedot ovat lietettä säiliössä. Ja mitä kauemmin se seisoo, sitä enemmän vahinkoa se aiheuttaa.
Olet jo panostanut sisältöön, tekstiin, mainoksiin ja virtoihin. Varmistetaan nyt, että sähköpostisi todella päätyvät sinne, minne niiden pitääkin.
Tutustu Bouncer AutoCleaniin ja aloita lähettäjän maineen suojaaminen – hiljaa, jatkuvasti ja ilman, että sinun tarvitsee enää koskaan viedä CSV-tiedostoa.
Ja kokeile ilmaista sähköpostivarmennusta Bouncer.
