Setiap email yang Anda kirimkan ke alamat yang salah akan merusak reputasi pengirim. Dan jika Anda terus mengirim ke alamat yang palsu atau tidak valid, penyedia email akan mulai memblokir Anda, tidak peduli seberapa bagus pesan Anda. Ya, Anda perlu memverifikasi alamat yang Anda kirimkan, tetapi pertama-tama, Anda harus memahami cara kerja proses verifikasi daftar email.
Lagi pula, ini hanyalah sebuah proses untuk memastikan daftar email Anda penuh dengan orang-orang yang nyata dengan kotak masuk yang nyata, jadi tidak ada yang perlu ditakutkan.
Mari kita bahas apa yang sebenarnya terjadi saat Anda memverifikasi alamat email, dan mengapa hal ini penting bagi pemasaran email, reputasi pengirim, dan penempatan kotak masuk.
Bagaimana proses verifikasi daftar email?
Ini adalah tindakan memeriksa daftar email Anda untuk memastikan alamatnya:
- Ditulis dalam format yang benar
- Terlampir pada domain nyata yang ada
- Menerima email sekarang juga
- Tidak akan memantulkan atau menandai Anda sebagai spam
Dan tidak, ini tidak sama dengan membersihkan daftar Anda secara manual.
Verifikasi email menggunakan alat bantu otomatis yang memindai setiap alamat email dalam daftar Anda, menjalankan sejumlah pengujian (kita akan membahasnya segera), dan memberi tahu Anda apakah email tersebut aman untuk dikirim atau tidak.
Proses verifikasi email secara lengkap mencakup pemeriksaan seperti:
- Pemeriksaan sintaksis
- Pencarian catatan DNS dan MX
- Koneksi server email
- Periksa semua domain
- Ping alamat email (tanpa mengirim pesan)
Tujuannya?
Memberikan daftar alamat email yang valid. Tidak ada jalan buntu. Tidak ada alamat yang tidak terkirim. Tidak ada pendaftaran palsu.
Dan ketika Anda mengirim email pemasaran ke daftar yang sudah dibersihkan tersebut, kemungkinan besar akan masuk ke kotak masuk. Tanpa harus melawan filter spam atau membakar akun email Anda.
Mengapa harus repot-repot? Mengapa verifikasi email lebih penting dari sebelumnya
Katakanlah Anda menjalankan kampanye kecil untuk mempromosikan produk baru Anda. Anda mencapai seluruh daftar email Anda – mungkin 5.000 alamat. Seminggu kemudian, tingkat keterbukaan Anda berada di angka 7%. Rasio pentalan lebih dari 10%. Dan Anda bertanya-tanya:
Apakah ada orang yang benar-benar menerima pesan tersebut?
Hal ini lebih sering terjadi daripada yang Anda pikirkan. Sering kali, akar masalahnya sederhana: terlalu banyak alamat email yang tidak valid.
Beberapa di antaranya salah ketik pada formulir pendaftaran, seperti @gnail.com. Yang lainnya berasal dari unggahan massal, daftar yang dikikis, atau ekspor kontak lama. Dan beberapa mungkin merupakan domain catch-all atau domain yang menerima semua yang secara teknis menerima pesan, tetapi tidak pernah menunjukkannya kepada orang yang sebenarnya.
Begitulah cara Anda mulai masuk ke folder spam.
Setelah rasio pentalan Anda melewati batas tertentu, penyedia layanan email seperti Gmail atau Outlook mulai tidak mempercayai Anda. Mereka mungkin menandai kampanye Anda. Atau berhenti menerima email Anda sama sekali.
Ini bukan hanya tentang metrik yang sia-sia. Data yang buruk akan merusak reputasi pengirim, mengurangi penempatan kotak masuk, dan menghabiskan waktu yang tidak Anda miliki.
Dan bagian terburuknya? Anda tidak akan selalu tahu apa yang salah. Pesan Anda “terkirim”, tetapi tidak diterima.
Itulah celah yang ditutup oleh verifikasi email.
Pendaftaran palsu = harapan palsu
Banyak pemasar email yang berjuang dengan pemburu barang gratisan dan bot. Anda menawarkan magnet utama, dan orang-orang memasukkan alamat secara acak hanya untuk mendapatkan akses. Seperti asdf123@email.com. Terlihat nyata, tapi sebenarnya tidak.
Tanpa menjalankan email-email tersebut melalui layanan verifikasi, Anda akan mengirimkan email pemasaran ke mana-mana. Hal ini akan meningkatkan biaya Anda, mengotori data Anda, dan memperlambat setiap keputusan yang Anda buat. Sekarang bayangkan hal itu terjadi ratusan kali per minggu.
Ini adalah kebocoran diam-diam dalam sistem Anda – hingga suatu hari, Anda melihat ke atas, dan kampanye email Anda tidak berkinerja sama sekali.
Daftar email Anda tidak permanen
Akun email dihapus, domain kedaluwarsa, bisnis ditutup, dan orang-orang berganti pekerjaan. Dengan demikian, bahkan daftar Anda yang paling aktif dari tahun lalu mungkin sekarang penuh dengan alamat yang tidak terkirim. Jika Anda belum melakukan pemeriksaan verifikasi baru, Anda bisa saja membuang-buang uang dan kehilangan prospek yang sebenarnya.
Itulah mengapa bahkan tim-tim kecil pun sekarang menggunakan perangkat lunak verifikasi email secara teratur. Ini adalah bagian dari kebersihan daftar email yang baik.
Proses verifikasi email, langkah demi langkah
Jadi, pertama-tama Anda mengunggah daftar alamat email, melalui file CSV, atau melalui API. Kemudian, alat verifikasi email mulai memindai.
Apa yang dicari? Banyak. Setiap alat mungkin sedikit berbeda, tetapi inilah yang biasanya terjadi di balik layar.
Langkah 1: Pemeriksaan sintaksis
Hal pertama yang harus diperhatikan: apakah alamat email terlihat benar?
Alat bantu ini memeriksa masalah pemformatan yang umum terjadi:
- kehilangan tanda “@”
- kesalahan pengetikan dalam domain
- karakter aneh
- senar yang terlalu panjang
Ini cepat tetapi perlu.
Contoh?
- john.smith@hotmial.con
Jelas tidak valid. Pemeriksaan sintaksis akan langsung menangkapnya.
Jadi, berkat langkah pertama ini, Anda menyingkirkan alamat-alamat yang tidak pernah valid. Alamat-alamat ini sering kali berasal dari formulir pendaftaran tanpa validasi front-end.
Langkah 2: Pemeriksaan domain & DNS
Setelah format alamat terlihat baik-baik saja, alat ini akan memeriksa apakah domain email tersebut ada.
Dengan menggunakan catatan DNS, layanan verifikasi email memeriksa tanda-tanda bahwa domain tersebut dapat menerima pesan – atau apakah domain tersebut sudah kedaluwarsa, palsu, atau tidak terpercaya.
Tidak peduli seberapa “nyata” sebuah alamat terlihat, jika @companyabc.com tidak lagi memiliki entri DNS, alamat tersebut adalah jalan buntu. Di sinilah masalah keamanan email dapat ditandai.
Langkah 3: Pemeriksaan catatan MX & uji server email
Kemudian, periksa catatan MX. Ini adalah bagian dari penyiapan DNS domain yang memberitahukan kepada dunia, “Kami menerima email di sini.”
Tidak ada catatan MX? Tidak ada pengiriman email. Jadi, jika perangkat lunak verifikasi Anda melihat catatan MX yang hilang atau rusak, alamat tersebut akan ditandai sebagai tidak terkirim.
Kemudian, alat ini memeriksa apakah server email benar-benar merespons, tanpa mengirim email yang sebenarnya. Hasilnya, alat ini dapat menangkap alamat palsu yang lolos dari langkah-langkah sebelumnya.
Langkah 4: Ping alamat email (tanpa mengirim pesan)
Sekarang tibalah pada ujian yang sebenarnya. Inilah yang dipikirkan oleh kebanyakan orang ketika mereka mengatakan “verifikasi email.”
Alat ini melakukan ping ke akun email untuk mengetahui apakah alamat email tersebut ada di server. Tidak ada konten yang dikirim, tidak ada pesan yang masuk ke kotak masuk. Ini hanya sebuah tes untuk melihat apakah kotak surat itu nyata dan menerima email.
- Jika merespon? Itu adalah email yang valid.
- Jika tidak? Domain tersebut ditandai sebagai berisiko, tidak valid, atau tidak dikenal – tergantung pada perilaku domain tersebut.
Di sinilah domain catch-all menjadi rumit. Beberapa domain disiapkan untuk menerima semua alamat (bahkan yang palsu), yang membuatnya lebih sulit untuk dinilai. Pemeriksa email yang baik akan menandainya, sehingga Anda bisa memutuskan apa yang harus dilakukan.
Langkah 5: Keputusan akhir
Setelah semua pemeriksaan ini selesai, alat ini akan memberikan Anda sebuah daftar. Biasanya, setiap alamat ditandai sebagai salah satu dari yang berikut ini:
- Valid – lanjutkan, kirimkan kampanye email Anda
- Tidak valid – jangan repot-repot
- Berisiko – mungkin domain catch-all, mungkin kotak masuk penuh
- Tidak diketahui – tidak dapat memverifikasi sepenuhnya karena keterbatasan server
Dari sini, Anda bisa mengekspor prospek terverifikasi Anda, membersihkan sisanya, dan merasa jauh lebih percaya diri dengan kampanye Anda berikutnya. Dan jika Anda menggunakan pemeriksa email gratis atau API pemeriksa email, semua langkah ini terjadi secara instan, terkadang secara real time saat orang mengetik di formulir Anda.
Alat verifikasi email gratis vs berbayar: Apa yang perlu diketahui sebelum Anda memilih
Anda mungkin berpikir – mengapa harus membayar jika ada alat gratis di luar sana?
Yah… gratis bisa saja berhasil, tetapi tidak selalu. Tapi ini semua tentang apa yang sebenarnya ingin Anda capai.
Alat verifikasi email biasanya gratis:
- Memungkinkan Anda memeriksa satu atau beberapa alamat sekaligus
- Membantu menemukan kesalahan pengetikan atau sintaksis yang rusak
- Memberi Anda gambaran tingkat permukaan tentang kemampuan penyampaian
Tidak masalah jika Anda memvalidasi email percobaan, atau memeriksa satu prospek sebelum mengirim penawaran. Tetapi begitu Anda memiliki ratusan (atau ribuan) kontak, alat gratis itu tidak akan cukup.
Anda akan membutuhkan verifikasi email massal. Itu berarti mengunggah berkas CSV lengkap, menjalankannya melalui mesin yang tepat, dan mendapatkan hasil yang bersih untuk setiap alamat email. Di sinilah alat berbayar bersinar.
Mereka melakukan pemeriksaan yang lebih dalam:
- Pencarian catatan MX
- Menangkap semua deteksi domain
- Ping alamat email dan respons kotak surat
- Filter perangkap spam
- Akses API untuk formulir pendaftaran, CRM, atau alur khusus
Alat berbayar biasanya menawarkan ekspor data yang lebih baik, pengaturan daftar, dan pembaruan status secara real-time – sehingga Anda tidak terus menerus menekan alamat yang tidak terkirim yang sama.
Jika upaya pemasaran email Anda merupakan inti dari bisnis Anda, ini bukanlah biaya, melainkan pemeliharaan.
Memilih layanan verifikasi email terbaik: Apa yang harus dicari
Tidak ada kekurangan alat di luar sana. Tetapi jika Anda mencari yang cocok, inilah yang sebenarnya penting.
Akurasi
Tujuannya sederhana: alamat email yang valid tetap tinggal, sampah pergi.
Carilah layanan yang tidak hanya memeriksa sintaks tetapi juga memahami perilaku domain email, respons MX, dan area abu-abu seperti menerima semua domain.
Kecepatan
Menjalankan daftar 10.000 baris? Anda tidak ingin menunggu berjam-jam. Periksa apakah alat ini menangani verifikasi massal dengan cepat, bahkan untuk domain yang rumit.
Integrasi dan akses API
Jika Anda menjalankan pengaturan yang terus berkembang (nawala, CRM, alur pendaftaran), Anda akan menginginkan sebuah perangkat dengan API verifikasi email yang handal. Bonus jika berfungsi langsung pada formulir Anda untuk menangkap kesalahan sebelum seseorang menekan “kirim.”
Manajemen daftar
Setelah verifikasi, dapatkah Anda memfilter, menandai, atau mengatur hasil dengan mudah?
Beberapa perangkat memberi Anda kategori status (valid, berisiko, tidak dikenal) atau membantu Anda mengurutkan berdasarkan penyedia email atau jenis domain. Semakin banyak konteks, semakin baik.
Jenis file dan ekspor
Pastikan perangkat lunak verifikasi email Anda menerima berbagai format: CSV, XLSX, bahkan mungkin Google Spreadsheet.
Selain itu, periksa juga bagaimana ia menangani bendera pantulan dan kategori yang tidak valid.
Dukungan dan UX
Jika alat ini kikuk, membingungkan, atau menyembunyikan apa yang dilakukannya, Anda akan merasa cepat tersesat.
Layanan verifikasi email terbaik seharusnya menjelaskan setiap langkah dengan jelas dan memungkinkan Anda melihat hasilnya tanpa kebingungan. Dan memiliki dukungan yang fantastis dan responsif.
Mengapa kami menyukai Bouncer (dan mengapa merek-merek kecil lebih menyukainya)
Jika Anda mencari layanan verifikasi email yang berfungsi, Bouncer mungkin merupakan pilihan terbaik.
Dibangun untuk orang-orang yang tidak memiliki waktu untuk memecahkan kode dasbor, menguji lima alat yang berbeda, atau menggali hasil yang berantakan. Anda mengimpor daftar Anda, alat ini melakukan pengecekan, dan dalam hitungan menit, Anda tahu persis alamat email mana yang aman untuk dikirim.
Sesederhana itu.
Mari kita periksa detailnya.
Mulai dengan sekali klik. Tidak ada investasi di muka.
Anda bisa memulai dengan akun gratis. Bahkan ada fitur pengambilan sampel daftar gratis dan pemeriksa gratis, yang memungkinkan Anda menguji daftar kecil Anda sebelum menjalankan pemindaian penuh. Jika sampel Anda terlihat bersih? Itu pertanda baik.
Bouncer dapat menjadi cara cerdas Anda untuk menghemat waktu dan kredit.
Pemindaian cerdas dengan kedalaman nyata
Di belakang layar, Bouncer memeriksa semua hal yang penting: sintaks, format alamat email, catatan DNS, catatan MX, dan apakah server email benar-benar ada. Bahkan terhubung ke server SMTP untuk memeriksa apakah akun email Anda bisa masuk.
Tetapi Bouncer melangkah lebih jauh. Ia menandai semua domain, menjalankan tes ping alamat email, dan membantu Anda memahami alamat mana yang berisiko dan mengapa.
Anda akan melihat hal-hal seperti:
- Alamat mana yang dapat dibuang
- Yang mana yang termasuk dalam kotak masuk berbasis peran
- Yang mana yang dilindungi oleh filter spam
- Yang mana yang mungkin memiliki kotak surat penuh
Itulah jenis informasi yang membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik, bukan hanya jawaban “ya” atau “tidak”.
Dibangun untuk pemasaran, bukan rekayasa
Bouncer jelas dibuat dengan mempertimbangkan para pemasar email. Anda bisa mengunggah berkas CSV secara massal, menggunakan pemeriksa email bawaan gratis dari alat ini, atau menyambungkannya langsung ke alur pendaftaran Anda menggunakan API verifikasi email.
Ini bekerja dengan baik dengan alat pemasaran email favorit Anda dan membantu Anda tetap mematuhi undang-undang privasi. Jadi, Anda tidak mempertaruhkan reputasi pengirim Anda hanya untuk mendapatkan beberapa kotak masuk tambahan.
Bonus: melakukan hal yang sulit dengan benar
Beberapa alat gagal ketika berurusan dengan domain yang rumit atau penyedia email khusus. Bouncer tidak. Ia menangani hal itu lebih baik daripada kebanyakan.
Baik Anda berurusan dengan Google Workspace, domain yang dihosting Microsoft, atau penyedia regional kecil, Bouncer membantu Anda menghindari alamat palsu tanpa menandai orang sungguhan secara tidak sengaja.
Kiat tambahan untuk menjaga pemasaran email Anda tetap bersih & kuat
Jadi, Anda ingin mencoba memverifikasi daftar email Anda dengan Bouncer? Luar biasa.
Namun, jangan berhenti sampai di situ. Kemampuan pengiriman yang baik bukanlah perbaikan satu kali. Ini adalah sesuatu yang Anda bangun dengan kebiasaan.
Berikut ini cara untuk menjaga agar segala sesuatunya tetap rapat dan dapat dipercaya setiap kali Anda menekan “kirim.”
Gunakan keikutsertaan ganda
Ketika seseorang mendaftar, kirimkan email konfirmasi sebelum menambahkannya ke daftar Anda yang sebenarnya. Ini adalah salah satu cara termudah untuk menghindari pendaftaran palsu, kesalahan ketik, atau alamat yang tidak valid. Selain itu, cara ini memberi tahu penyedia email bahwa Anda bermain sesuai aturan.
Verifikasi email sebelum masuk ke CRM Anda
Jangan menunggu hingga daftar Anda menjadi basi. Gunakan API verifikasi email yang terhubung ke formulir pendaftaran Anda untuk memvalidasi alamat yang masuk. Tidak tahu cara melakukannya? Tim dukungan dapat membantu.
Lebih sedikit alamat yang tidak terkirim, penempatan kotak masuk yang lebih baik, dan daftar yang lebih bersih secara keseluruhan.
Perhatikan rasio pentalan Anda seperti elang
Tingkat pantulan tinggi = tanda bahaya untuk filter spam.
Bahkan beberapa pengiriman yang buruk pun bisa merusak reputasi pengirim. Biasakan untuk menjalankan verifikasi massal pada segmen lama sebelum setiap kampanye email baru, terutama jika segmen tersebut tidak tersentuh selama berbulan-bulan.
Bersihkan daftar Anda secara teratur
Ya, secara teratur. Jika seseorang tidak membuka atau mengeklik dalam 6+ bulan, pertimbangkan untuk melibatkan kembali atau menghapusnya. Menyimpan alamat email yang valid di daftar Anda membantu pengiriman dan keterlibatan email.
Jangan abaikan hasil yang berisiko atau tidak diketahui
Beberapa alat verifikasi email akan menandai alamat sebagai “berisiko” (seperti domain yang bisa ditangkap atau kotak masuk yang penuh). Jangan berasumsi bahwa mereka aman. Anda bisa mengelompokkan prospek tersebut, mengujinya dengan pesan email berdampak rendah, atau menundanya hingga Anda yakin bahwa prospek tersebut tidak akan terpental.
Lewati daftar yang teduh
Tidak ada email yang dihapus. Tidak ada kontak yang dibeli. Tidak ada pengecualian.
Email-email tersebut biasanya berisi alamat palsu, data yang sudah usang, dan jebakan spam. Mengirimkan email ke alamat-alamat tersebut bisa membuat server email Anda masuk daftar hitam lebih cepat dari yang Anda bayangkan.
Memantau perjalanan secara keseluruhan, bukan hanya pengiriman email
Hanya karena sebuah email masuk ke kotak masuk, bukan berarti email tersebut berfungsi.
Lacak klik, konversi, balasan, dan balasan yang ditandai. Tujuan Anda bukanlah untuk memverifikasi alamat email demi kepentingannya – namun untuk menjangkau orang-orang yang menginginkan pesan Anda.
Validasi alamat email seperti seorang profesional!
Pemasaran email bekerja paling baik jika menjangkau orang yang tepat. Ini berarti setiap pesan, setiap kampanye, dan setiap pembaruan harus masuk ke kotak masuk yang tepat.
Satu-satunya cara untuk mencapainya: Mulailah dengan daftar yang bersih.
Gunakan proses verifikasi email yang tepat yang memeriksa sintaks, status domain, dan apakah alamat email tersebut ada. Hindari alamat yang berisiko, hentikan pengiriman ke akun palsu, dan jaga reputasi pengirim dalam kondisi yang baik.
Bahkan lebih baik? Jadikan itu bagian dari rutinitas Anda.
Tidak perlu waktu lama, dan ini menyelamatkan Anda dari hasil yang buruk, tingkat bounce rate yang tinggi, dan kepercayaan yang rendah dari penyedia layanan email.
Periksa email Anda secara gratis dengan Bouncer.
