Kebersihan Daftar Email: Panduan Definitif untuk Pemasar Email

Apa yang dimaksud dengan kebersihan daftar email?

Kebersihan email mengacu pada menjaga daftar email yang selalu diperbarui dan berkualitas terbaik. Hal ini biasanya berarti menghapus alamat email yang sudah kedaluwarsa atau tidak lagi berfungsi. Untuk melakukan hal ini dengan sukses, pemasar harus terlebih dahulu memahami perbedaan antara email yang terpental keras dan lunak. 

Hard bounce terjadi ketika alamat email tidak lagi berfungsi, misalnya, ketika seorang karyawan telah meninggalkan sebuah bisnis dan tidak lagi memiliki alamat email kantor tersebut, atau ketika seseorang menutup akun email mereka.

Di sisi lain, pantulan yang lembut terjadi ketika email masih berfungsi, tetapi sistem mengirimkan kembali respons, misalnya, respons di luar kantor atau pesan yang menginformasikan bahwa email Anda tidak dikenali.

Hard bounce adalah masalah utama yang perlu dikhawatirkan karena email ini sudah tidak ada atau tidak digunakan. Terlalu banyak hard bounce akan berdampak pada skor pengirim Anda, yang dapat mengurangi tingkat keterkiriman, sehingga email Anda tidak diterima oleh pelanggan lain. 

Bersamaan dengan ini, menyimpan alamat-alamat ini di daftar email Anda dengan tidak mempraktikkan kebersihan daftar yang baik juga bisa menjadi biaya yang signifikan bagi bisnis karena lebih sering, perusahaan membayar per banyak pengiriman.

Jika Anda memiliki banyak sekali bouncing, masuk ke filter spam lebih banyak daripada yang Anda inginkan, atau memiliki tingkat pembukaan dan klik-tayang yang rendah, ini merupakan pertanda bahwa Anda mungkin perlu mengatasi kebersihan daftar email yang buruk dan meningkatkan reputasi pengirim.

Solusi kebersihan daftar email yang perlu dipertimbangkan

Jika Anda ingin meningkatkan reputasi pengirim dan mulai memperbaiki kebersihan email Anda, ada beberapa cara praktis untuk memulai. Berikut adalah dua cara yang kami sarankan untuk dilakukan terlebih dahulu.

Menghilangkan pantulan keras dan menguji pantulan lembut

Solusi paling dasar yang dilakukan oleh banyak alat otomatis atas nama Anda adalah menghapus pantulan keras dan menguji pantulan lunak. Hard bounce seharusnya tidak lagi ada dalam daftar Anda dan harus segera dihapus. 

Sumber

Namun, jangan berhenti sampai di situ - ada baiknya Anda mencari tahu lebih lanjut tentang penyebab terjadinya hard bounce. Misalnya, jika itu adalah alamat email kantor, siapa yang telah menggantikan orang tersebut, dan dapatkah Anda memperbarui catatan Anda?

Di sisi lain, soft bounces seharusnya tidak perlu dikhawatirkan. Mereka masih relevan, namun, Anda tahu bahwa email-email ini tidak dibuka, jadi penting untuk mempertimbangkan bagaimana Anda dapat melibatkan mereka kembali.

Sebagai contoh, Anda bisa menjalankan kampanye re-engagement ke daftar alamat email yang telah berhenti membuka dan mengklik email Anda. Ini bisa menjadi strategi email yang efektif untuk kesehatan daftar email Anda - kirimkan beberapa email yang menanyakan kepada para pelanggan tersebut apakah mereka masih ingin berada di daftar Anda lagi.

Jika mereka tidak membalas, itu adalah alamat email yang tidak terlibat yang dapat dan harus Anda hapus untuk mengurangi masalah keterkiriman email Anda.

Mempersonalisasi pesan Anda

Dengan banyaknya merek yang menggunakan pemasaran email saat ini, sangat penting untuk tampil menonjol di tengah kekacauan dan melibatkan audiens target Anda dengan pesan yang dipersonalisasi. Tidak hanya penting untuk mempersonalisasi konten Anda, tetapi juga mengetahui kapan waktu yang tepat untuk mempersonalisasikannya juga sangat penting. Permudah pelanggan untuk memberikan data yang dapat Anda gunakan untuk melakukan hal ini. 

Sebagai contoh, Anda bisa meminta mereka untuk mendaftar menggunakan informasi dasar seperti nama dan alamat email. Kemudian, setelah pelanggan Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang produk dan layanan yang ditawarkan perusahaan Anda, Anda dapat mengirimkan survei untuk mengetahui lebih lanjut tentang mereka.

Mengapa kebersihan daftar email itu penting

Kebersihan daftar email dianggap sebagai salah satu aspek terpenting dari kampanye pemasaran email yang sukses. Hal ini melibatkan pembersihan pelanggan yang tidak aktif dari kampanye email di masa mendatang dan memastikan bahwa daftar Anda hanya berisi pelanggan yang aktif. 

Kebersihan email secara teratur akan membantu Anda memastikan bahwa Anda hanya mengirim email kepada orang-orang yang ingin menerima pesan dari Anda, yang membantu Anda menghindari pesan Anda ditandai sebagai spam.

Hal ini penting karena penyedia layanan email semakin pintar dan semakin selaras dengan apa yang sebenarnya ingin diterima oleh para penggunanya di kotak masuk mereka. Karena itu, memiliki daftar email yang bersih tidak pernah lebih penting dalam hal memastikan bahwa email Anda benar-benar terkirim dan dibuka. 

ESP memberikan perhatian lebih pada email yang Anda kirimkan dan bagaimana email tersebut digunakan. ESP tidak hanya memperhatikan tanda-tanda spam dan memantau keluhan spam, tetapi juga akan menghitung pembukaan, klik, ketidakaktifan, dan berhenti berlangganan untuk memutuskan apakah sebuah pesan akan masuk ke kotak masuk atau dikirim langsung ke spam.

Izin untuk mengirim email pemasaran bukan berarti Anda kebal dari kebutuhan untuk mempraktikkan kebersihan email yang baik. Penting untuk diingat bahwa persetujuan ini tidak akan bertahan selamanya, jadi setelah pelanggan memilih untuk menerima konten Anda, Anda perlu memantau dan melacak perilaku mereka dari waktu ke waktu untuk memastikan bahwa mereka akan dihapus dari daftar Anda jika mereka menjadi lebih banyak menjadi liabilitas daripada aset karena kehilangan minat.

Kebersihan data email dan skor pengirim Anda

Skor pengirim Anda mengacu pada bagaimana Anda dipandang sebagai pengirim oleh ESP. Untuk menentukan ini, berbagai faktor diperhitungkan termasuk keterlibatan, keluhan spam, tingkat pentalan, open rate, dan banyak lagi. 

Sumber

Terlalu banyak email yang ditandai sebagai spam dapat merusak skor pengirim secara signifikan, sehingga menyulitkan Anda untuk menjangkau pelanggan lain atau bahkan membuat alamat Anda masuk ke dalam daftar blokir.

Kesehatan daftar email Anda sama pentingnya dengan email yang Anda kirimkan. Daftar yang bersih dengan kebiasaan kebersihan daftar email yang tepat berarti email Anda jauh lebih kecil kemungkinannya untuk ditandai sebagai spam, karena ESP akan melihat bahwa Anda mengirim ke pelanggan yang terlibat. 

Hal ini mengacu pada segala jenis keterlibatan dengan email Anda termasuk pembukaan dan klik, keikutsertaan terbaru, pembelian produk dan layanan terbaru, balasan, atau menambahkan Anda sebagai kontak, yang semuanya menandakan kepada ESP bahwa para pelanggan ini ingin mendengar dari Anda.

Praktik terbaik kebersihan daftar email

Manajemen daftar email membutuhkan daftar yang bersih agar efektif. Dengan lebih dari dua puluh persen pendaftaran email yang mengandung kesalahan ejaan, kesalahan domain, dan kesalahan sintaksis, daftar yang bersih diperlukan untuk membentuk fondasi dari semua pemasaran email yang dipersonalisasi.

Frekuensi pembersihan

Ada beberapa praktik terbaik yang harus diikuti dalam hal kebersihan daftar email. Idealnya, Anda harus selalu memiliki daftar email yang bersih, yang tidak selalu mudah untuk dipertahankan mengingat data email B2B meluruh dengan kecepatan sekitar 22% per tahun. 

Bersihkan daftar email Anda berdasarkan ukuran perusahaan Anda. Disarankan agar bisnis kecil dan menengah membersihkan daftar email mereka sekitar sekali per bulan dengan menggunakan alat yang memberikan hasil terbaik. Perusahaan yang lebih besar mungkin perlu membersihkan daftar email mereka lebih sering lagi.

Menghapus alamat email yang tidak valid sebenarnya tidak terlalu sulit jika Anda menggunakan alat validasi email yang handal seperti Bouncer. Dengan Bouncer, Anda bisa memindai daftar pelanggan email sebesar 100.000 atau lebih dan mendapatkan hasilnya dalam hitungan menit. 

Memperbaiki duplikat

Alamat email duplikat terjadi ketika ada beberapa entri untuk orang yang sama di database Anda. Jika daftar Anda tidak bersih, hal ini dapat menyebabkan kesalahan seperti orang yang sama tersegmentasi ke dalam grup yang berbeda. Ketika hanya satu pesan yang ditargetkan, hal ini dapat menyebabkan pelanggan tidak membuka pesan yang tepat, dan juga terlihat tidak profesional dari sisi bisnis.

Masalahnya, sebagian besar platform pemasaran email tidak akan menangkap duplikasi pada daftar kontak email Anda, jadi Anda harus melakukannya secara manual atau dengan layanan pembersihan daftar email seperti Bouncer.

Menghapus penerima yang tidak terlibat

Meskipun mungkin sulit untuk menghapus data prospek yang telah Anda dapatkan dengan susah payah, namun yang terbaik adalah membersihkan daftar email Anda dari pelanggan tidak aktif yang tidak pernah terlibat dengan bisnis Anda. Bahkan jika Anda memiliki daftar kontak yang akurat dan lengkap, kebersihan email harus melangkah lebih jauh dengan menghapus kontak yang tidak tertarik. 

Akan selalu ada pelanggan yang tidak pernah membuka email dari Anda dan mungkin tidak akan pernah membuka email dari Anda; terus mengirim pesan ke pelanggan yang tidak aktif hanya akan meningkatkan risiko merusak skor pengirim Anda dari waktu ke waktu.

Sumber

Masalah kebersihan pasar daftar email

Memprioritaskan kebersihan daftar email sejak awal akan membantu Anda meningkatkan tingkat keterkiriman email, membangun, dan mempertahankan skor pengirim yang kuat, dan mencegah email Anda berakhir di folder spam, yang pada akhirnya akan membangun lebih banyak interaksi dengan pelanggan, membangun kepercayaan, dan mengonversi prospek menjadi pelanggan. 

Membeli daftar email dari pasar bisa menjadi cara yang menggoda untuk meningkatkan daftar email Anda ketika Anda pertama kali memulai atau memindahkan bisnis Anda ke pasar baru. Namun, ada beberapa masalah kebersihan yang perlu dipertimbangkan.

Sering kali, daftar email yang bisa Anda beli memiliki kualitas yang buruk, dan ada masalah privasi karena pelanggan tidak akan setuju untuk dihubungi oleh Anda, yang bisa langsung menyebabkan email Anda ditandai sebagai spam. 

Bersamaan dengan ini, Anda tidak bisa selalu yakin bahwa pembelian daftar email dari pasar hanya berisi data yang benar. 

Jika Anda mempertimbangkan untuk menggunakan pasar daftar email, ada beberapa praktik terbaik yang harus selalu Anda ingat, termasuk hanya menggunakan penyedia email berkualitas tinggi dan bereputasi baik. Selain itu, disarankan untuk menjalankan daftar melalui program verifikasi sebelum mengirim pesan apa pun untuk menghapus email yang salah eja, tidak valid, atau tidak aktif.

Pemasaran email masih merupakan metode pemasaran digital dengan ROI tertinggi. Tetapi untuk memanfaatkan semua manfaatnya bagi bisnis Anda, penting untuk mempertahankan daftar email yang bersih.

Membungkus

Menjaga kebersihan email Anda tetap bersih tidak memerlukan usaha yang besar. Untuk menjaga keterlibatan email tetap tinggi, hapus penerima yang tidak terlibat, bersihkan daftar email Anda secara teratur, dan pastikan untuk tidak pernah membeli daftar email dengan alasan apa pun.

Agar upaya pemasaran email Anda tetap prima dan kesehatan email Anda tetap prima, pastikan Anda memvalidasi daftar email Anda secara teratur. Dengan Bouncer, Anda bisa melakukan validasi sebanyak 100.000 email hanya dalam waktu satu jam.

Daftar hari ini dan mulai membersihkan daftar email Anda secara gratis!

Kebersihan daftar email: pertanyaan yang sering diajukan

Apa cara terbaik untuk membersihkan daftar email?

Cara terbaik untuk menghapus alamat yang tidak valid, perangkap spamduplikat, kesalahan ketik, dan lainnya adalah dengan menggunakan layanan validasi email. Dengan Bouncer, Anda bisa menganalisis kebersihan milis Anda dan mendapatkan kembali daftar alamat email yang valid yang bisa Anda kirimi email dengan aman.

Seberapa sering saya harus membersihkan daftar saya?

Jika Anda ingin mempertahankan tingkat keterlibatan yang tinggi dan melindungi reputasi pengirim Anda, Anda harus membersihkan daftar Anda setidaknya setiap enam bulan sekali. Namun, jika strategi pemasaran email Anda mencakup pengiriman email secara rutin, lakukan pembersihan daftar email setidaknya sekali sebulan.

Apa yang dimaksud dengan memiliki daftar email yang sehat?

Daftar email yang sehat adalah daftar pelanggan yang dengan sukarela memutuskan untuk menerima pesan email dari Anda. Mereka mengonfirmasi partisipasi mereka melalui partisipasi ganda (misalnya email konfirmasi) dan mereka secara konsisten terlibat dengan email Anda - membaca, membuka, dan mengekliknya. Untuk mencapai titik ini, pastikan Anda menggunakan layanan pembersihan daftar untuk menghapus alamat email yang tidak aktif.