Wat kun je doen met alleen het e-mailadres van een sollicitant?
Voer bijvoorbeeld e-mailachtergrondcontroles uit.
Heb je er ooit van gehoord? Weet je wat ze zijn, waarom ze belangrijk zijn of hoe je ze uitvoert?
Zo niet, dan is dit artikel voor jou.
Maar daar zullen we ons niet alleen op richten. Bij achtergrondcontroles van e-mails zien veel bedrijven de cruciale eerste stap over het hoofd: het verifiëren van het e-mailadres.
Daarom zullen we ook dit aspect behandelen.
E-mail achtergrondcontrole: Wat is het en waarom is het belangrijk
Een achtergrondcontrole via e-mail is het proces van het verzamelen van informatie over een persoon of entiteit met behulp van hun e-mailadres. Het helpt bij het valideren van een essentieel onderdeel van de informatie van een sollicitant, omdat het enkele details kan onthullen over hun internetvoetafdruk, metadata en persoonlijke gegevens.
Achtergrondcontroles via e-mail zijn niet zo uitgebreid als een volledig achtergrondcontrolerapport, dat gerechtelijke dossiers, strafbladen en een volledige arbeidsgeschiedenis kan bevatten.
Toch zijn ze vaak de eerste stap in het controleren van de legitimiteit van het e-mailadres dat door een persoon of kandidaat wordt gebruikt.
Goed, maar waarom is dit belangrijk?
De authenticiteit van het e-mailadres controleren vóór de volledige analyse is een must.
Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat je gevoelige informatie over je bedrijf en een functie waarvoor je mensen aanneemt naar de verkeerde persoon stuurt. Naast de verlegenheid, zou je de informatie kunnen uitlekken en een PR-crisis kunnen veroorzaken.
De rol van e-mailverificatie bij achtergrondcontroles
Een eenvoudige fout, zoals een typefout in een e-mailadres, kan ernstige problemen veroorzaken. Door het e-mailadres vooraf te controleren, wordt gegarandeerd dat je contact maakt met de juiste persoon, dat je over de juiste informatie beschikt en dat je jezelf beschermt tegen fouten.
Maar dat is nog niet alles. Werkgevers en organisaties, vooral als ze te maken hebben met gevoelige gegevens, moeten voorzichtig zijn met wie ze vertrouwen en in dienst nemen.
De eerste kan de legitimiteit van een kandidaat of zakenpartner bevestigen en de weg bereiden voor grondigere achtergrondcontroles later.
Op deze manier minimaliseer je het risico op frauduleuze pogingen om je systemen te infiltreren of je voor te doen als iemand.
Bovendien gelden in veel sectoren regels zoals de Fair Credit Reporting Act (FCRA), die voorschrijft dat werkgevers achtergrondcontroles zorgvuldig en transparant moeten uitvoeren. Onnauwkeurigheden door niet-geverifieerde e-mails kunnen zowel de werkgever als de sollicitant in gevaar brengen.
Bevestigen dat de e-mail legitiem is, beschermt dus bovenal iedereen in de e-mailketen en garandeert naleving van de noodzakelijke wettelijke kaders.
Tools en technieken voor e-mailverificatie
Kennis van de juiste technieken en tools voor e-mailverificatie kan je werk versnellen, of je nu een klein bedrijf hebt, een groot bedrijf, deel uitmaakt van een HR-team of gewoon een eenmansbedrijf runt en zelf de gegevens van een individu wilt verifiëren.
Enkele van de e-mailverificatietechnieken zijn:
- Deliverability testen
Deliverability testen stuurt een “ping” naar de server om te zien of het e-mailadres bestaat zonder daadwerkelijk een e-mail te versturen. Zo kun je controleren of de e-mail echt is en voorkom je tijdverspilling door inactieve adressen.
- Syntax- en formaatcontrole
Syntax- en formaatcontrole zoeken naar basisfouten zoals typefouten of ongeldige tekens. De service scant het e-mailadres om ervoor te zorgen dat het de juiste indeling heeft (bijvoorbeeld voorbeeld@Bouncer.com). Het helpt problemen zoals verkeerd geplaatste tekens voorkomen.
- Domeinvalidatie
Domeinvalidatie bepaalt of het domein dat is gekoppeld aan het e-mailadres (bijvoorbeeld @gmail .com) actief is en e-mails kan ontvangen. Het controleert de MX-records (Mail Exchange) van het domein om te zien of het functioneel is en niet is gekoppeld aan inactieve of frauduleuze bronnen.
Naast technieken kun je veel betrouwbare tools gebruiken om e-mailvalidatie efficiënt uit te voeren.
Tools zoals Bouncer bieden robuuste services die verder gaan dan alleen bevestigen of een e-mail bestaat.
Ze zorgen ervoor dat de e-mail geldig, veilig en afleverbaar is en gekoppeld is aan de juiste persoon.
Bouncer elimineert mogelijke menselijke fouten en detecteert spamtraps, catch-all adressen, tijdelijke e-mails en alle andere adressen die je afzenderreputatie in gevaar kunnen brengen.
Stappen om een achtergrondcontrole uit te voeren
Stap 1: Verificatie per e-mail
Het controleren van het e-mailadres moet altijd het eerste zijn dat je doet.
Omdat elk ongeldig of vals e-mailadres je naar een konijnenhol van onjuiste gegevens kan leiden en kan resulteren in onnauwkeurige resultaten van achtergrondcontroles, kun je deze vanaf het begin voorkomen.
Hier is een voorbeeld van hoe je deze stap kunt benaderen:
- Handmatig – je kunt de e-mail handmatig controleren op duidelijke problemen. Zoek naar typefouten, onjuiste opmaak of ontbrekende symbolen.
- Automatisch – als je geen tijd hebt om handmatig te verifiëren of als er te veel adressen zijn, zet dan meteen in op automatisering. Maak gebruik van beschikbare tools en technieken die veel meer kunnen dan een adres verifiëren.
Stap 2: Zoekmachines
Als de e-mail is gescand, voer dan een Google-zoekopdracht uit of gebruik andere zoekmachines om sporen van de e-mail op internet te vinden.
Voer bijvoorbeeld het e-mailadres in Google in en kijk of het voorkomt op openbare forums, blogs of websites. Dit kan inzicht geven in de internetactiviteiten of mogelijke banden van de persoon.
Als de e-mail gekoppeld is aan professionele profielen, zoals artikelen, publicaties of sociale bijdragen, kunnen deze resultaten extra informatie geven over de internetvoetafdruk van de persoon.
Stap 3: Sociale mediaplatforms
Sociale media kunnen dieper inzicht geven in de identiteit achter het e-mailadres. Welke platforms moeten worden gebruikt en hoe?
- LinkedIn: Richt je eerst op zakelijke platforms. Zoek naar het e-mailadres op LinkedIn om potentiële matches te vinden op het gebied van arbeidsverleden of werkgerelateerde activiteiten.
- Facebook, Twitter, Instagram: Vergeet niet dat veel mensen hun e-mailadres koppelen aan hun privéaccounts voor sociale media. Zoek op deze platforms of er persoonlijke profielen aan het e-mailadres zijn gekoppeld.
Stap 4: Gespecialiseerde tools voor achtergrondcontrole
Er zijn gespecialiseerde tools waarmee je meer diepgaande controles kunt uitvoeren, zoals Pipl – een zoekmachine die gericht is op het vinden van mensen op het diepe web, inclusief openbare documenten die aan de e-mail zijn gekoppeld.
Er is ook Spokeo, een tool waarmee persoonlijke informatie kan worden opgezocht die aan een e-mail is gekoppeld, zoals werk, strafblad of contactgegevens.
Pro tip: Documenteer altijd je bevindingen en noteer eventuele inconsistenties – zoals mogelijke rode vlaggen in het algemene achtergrondcontroleproces.
Waarom e-mailverificatie essentieel is voor nauwkeurige achtergrondcontroles
- Veelvoorkomende valkuilen vermijden
Het overslaan van e-mailverificatie kan grote problemen opleveren voor bedrijven. Als je vertrouwt op een niet-geverifieerde e-mail, kun je achter onjuiste informatie aanlopen of, erger nog, belangrijke details helemaal missen.
Stel je eens voor dat je dagen bezig bent met het opzoeken van de arbeidsgeschiedenis van sollicitanten, het bekijken van openbare gegevens en het uitvoeren van verschillende achtergrondcontroles, om je er later achter te komen dat de e-mail niet aan de echte persoon was gekoppeld.
- Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid verbeteren
Het verifiëren van e-mailadressen zorgt ervoor dat de resultaten van het achtergrondonderzoek die u verkrijgt, zijn gebaseerd op een solide basis. Wanneer een e-mail als correct en actief wordt geverifieerd, verhoogt dit de betrouwbaarheid van alle aanvullende informatie die je verzamelt.
Uiteindelijk dragen geverifieerde e-mails bij aan sterkere, betrouwbaardere zakelijke beslissingen en verbeteren ze de efficiëntie bij het aannemen van potentieel personeel. Efficiënte HR-processen zijn essentieel voor het minimaliseren van fouten en administratieve lasten tijdens het aannemen en inwerken. Naast achtergrondcontroles kan het stroomlijnen van belangrijke HR-functies, zoals de administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden, kostbare tijd vrijmaken, compliance-risico’s verminderen en de algehele ervaring van kandidaten verbeteren.
Grondige verificatie met Bouncer
Dus je bent op zoek naar een betrouwbare tool om je te helpen met grondige e-mailverificatie? Zoek niet verder dan Bouncer – het is een gebruiksvriendelijke, betaalbare oplossing die is ontworpen om bedrijven te helpen bij het verifiëren van e-mails en meer indien nodig.
Wat Bouncer zo bijzonder maakt, zijn de functies en de gebruiksvriendelijke interface die het verificatieproces van e-mailadressen vereenvoudigen. U zult niet verzanden in een ingewikkeld proces – het is eenvoudig, snel en, belangrijk, kosteneffectief.
Met een pay-as-you-go prijsmodel betaal je alleen voor wat je gebruikt, dus het kan heel geschikt zijn voor jouw bedrijf.
Bouncer wordt geleverd met functies zoals realtime verificatie, bulk e-mailverificatie API, toxiciteitscontrole, deliverability kit, gegevensverrijking en vele integraties.
Bovendien heeft dit platform fantastische beoordelingen van gebruikers over de hele wereld.
Mensen vinden het geweldig hoe het ongeldige adressen vangt en helpt de effectiviteit van e-mailcampagnes te verhogen terwijl het een hoge afzenderreputatie behoudt.
Probeer Bouncer eens, neem de tijd en zie het verschil dat het maakt.
Geniet van robuuste werkgelegenheidsverificatie
Een achtergrondcontrole van e-mail is een essentiële stap bij het bevestigen van de authenticiteit van een e-mailadres. In dit proces is e-mailverificatie niet alleen een optie – het is een noodzaak voor elk bedrijf dat waarde hecht aan nauwkeurigheid en gegevensintegriteit.
Nu weet je dat het gebruik van betrouwbare verificatietools zoals Bouncer je al in een vroeg stadium het vertrouwen geeft dat e-mailadressen geldig, efficiënt en foutloos zijn.
Dus, gebruik Bouncer voor het uitvoeren van achtergrondcontroles en geniet van de beste resultaten.
