Cum să creați o semnătură de e-mail profesională

Să presupunem că semnătura dvs. de e-mail constă doar din numele dvs. și informațiile de contact de bază. În acest caz, este posibil să nu profitați pe deplin de oportunitatea de a interacționa cu destinatarii. Continuați să citiți pentru a afla mai multe despre crearea unei semnături de e-mail profesionale care să lase o impresie de durată.

Ce trebuie să includeți într-o semnătură de e-mail profesională

Atunci când vă compuneți semnătura de e-mail, este bine să aveți o listă a lucrurilor care ar trebui să fie incluse în ea. Unele dintre principalele lucruri pe care ar trebui să luați în considerare includerea în semnătura dvs. de e-mail sunt:

1 - Numele și prenumele dvs.

La fel ca atunci când trimiteți corespondență obișnuită, numele dvs. ar trebui să fie întotdeauna inclus în semnătura e-mailului, astfel încât destinatarul să fie sigur de la cine l-a primit. Numele dvs. ar trebui să fie inclus în primul rând de text al semnăturii de e-mail.

2 - Informații despre locul de muncă

Odată ce v-ați introdus numele, următoarele informații care trebuie incluse sunt cele de afiliere, care pot include titlul postului dumneavoastră, compania sau organizația din care faceți parte și, eventual, departamentul pentru care lucrați. Furnizarea acestor informații vă oferă mai mult context și rolul dvs. în cadrul conversației. De asemenea, în funcție de persoana căreia îi trimiteți un e-mail, faptul că sunteți legat de o organizație sau de o companie mai mare în semnătura dvs. de e-mail vă poate conferi mai multă credibilitate și poate atrage atenția destinatarilor.

3 - Alte informații de contact

În timp ce destinatarul e-mailului dvs. va avea adresa dvs. de e-mail, semnătura de e-mail este un loc excelent pentru a include informații de contact suplimentare, astfel încât acesta să aibă la dispoziție o serie de opțiuni atunci când vă contactează. De exemplu, acestea ar putea include numărul dumneavoastră de telefon sau adresa firmei dumneavoastră. În funcție de rolul dvs. și de tipul de e-mailuri pe care le trimiteți, semnătura ar putea fi, de asemenea, o bună ocazie de a vă promova site-ul dvs. personal sau profilul LinkedIn.

4 - Apel la acțiune

O mișcare inteligentă atunci când vă creați semnătura de e-mail este să includeți în ea un apel la acțiune. Cele mai bune CTA-uri din semnăturile de e-mail sunt actuale, în concordanță cu stilul tău de e-mail, astfel încât să arate natural și să nu fie insistente. Atunci când scrieți un CTA, alegeți ceva care se aliniază cu un obiectiv actual și păstrați-l actualizat atunci când obiectivele dvs. se schimbă.

5 - Icoane sociale

Prezența dvs. în social media este o parte esențială a brandului dvs., permițându-vă să obțineți un număr mai mare de adepți în industria dvs. și să arătați oamenilor cine sunteți și ce vă interesează. Puteți spune multe despre un brand sau o persoană analizând ceea ce postează pe rețelele sociale. Din acest motiv, este o idee bună să includeți linkuri către paginile de social media în semnătura dvs. de e-mail. Acest lucru vă consolidează marca, oferă o dovadă socială și oferă destinatarilor dvs. diferite modalități de a intra în contact cu dvs. De asemenea, poate ajuta la atragerea unui trafic suplimentar către conținutul dvs. online dacă publicați linkuri către postările de pe blog, paginile de produs sau paginile de destinație pe profilurile dvs. de social media.

6 - Link-uri de rezervare

Dacă vă trimiteți adesea e-mailuri cu clienții sau cu alte persoane pentru a rezerva întâlniri, atunci adăugarea unui link de rezervare în semnătura dvs. de e-mail poate fi o mișcare inteligentă. Acest lucru le va ușura munca clienților dvs., deoarece aceștia pot face clic pe link și pot introduce datele lor pentru a face rezervarea, iar gratuit timp, deoarece nu mai trimiteți e-mailuri de la un capăt la altul pentru a le face rezervări. Există multe instrumente de calendar pe care le puteți utiliza pentru a facilita programarea întâlnirilor, cu opțiunea de a copia și lipi un link oriunde doriți pentru ca oamenii să facă clic pe el, inclusiv în semnătura dvs. de e-mail.

7 - Logo sau fotografie

Dacă doriți să dați un plus de interes semnăturii dvs. de e-mail sau să adăugați o notă personală, astfel încât destinatarii pe care nu i-ați întâlnit personal să vă poată identifica, ar putea fi util să adăugați o fotografie profesională. Sau, dacă doriți să atrageți o mai mare conștientizare a mărcii prin intermediul e-mailurilor dumneavoastră, luați în considerare adăugarea logo-ului companiei.

8 - Cerințele legale sau clauza de renunțare a industriei

Unele sectoare de activitate vor avea orientări specifice privind eticheta și utilizarea e-mailurilor pentru a preveni transmiterea de informații private. Din acest motiv, ar putea fi util să vă interesați de reglementările din domeniu care pot fi adăugate la semnătura dvs. de e-mail ca o clauză de renunțare.

Exemple de semnături de e-mail de design excelent

Atunci când vă concepeți semnătura de e-mail, trebuie să țineți cont de câteva bune practici. Este o idee bună să concepeți semnătura astfel încât să vă evidențieze numele, titlul postului și alte informații de contact. Împreună cu aceasta, asigurați-vă că designul semnăturii este prietenos pentru mobil, de înaltă calitate și are o bună ierarhie de design. Folosiți culori simple și consecvente, astfel încât designul să nu fie prea aglomerat și să fie ușor de citit la prima vedere. Pentru a face acest lucru, puteți lua în considerare utilizarea unei generator de semnături de e-mail pentru a menține cele mai bune practici pentru a concepe o semnătură ideală pentru dumneavoastră, asigurând în același timp o calitate ridicată.

De ce sunt importante semnăturile de e-mail bune?

Fie că dețineți o afacere, fie că sunteți un angajat care folosește adesea e-mailul ca principal instrument de comunicare, fie că aplicați pentru un loc de muncă și doriți să faceți o impresie profesională, există multe motive pentru care o semnătură de e-mail bună este esențială. Nu numai că semnătura dvs. de e-mail face o impresie asupra destinatarului, dar poate oferi și informații suplimentare despre cine sunteți și de ce trimiteți mesajul, ceea ce poate fi util dacă trimiteți e-mailuri unor persoane cu care nu ați vorbit niciodată.

Ce au în comun cele mai bune semnături de e-mail?

Atunci când se creează cel mai bun e-mail semnătură, există câteva lucruri principale pe care toate cele bune le au în comun. Principalul obiectiv al semnăturii de e-mail ar trebui să fie acela de a clarifica destinatarului de la cine primește un mesaj. Aceasta ar trebui să includă numele dvs. complet, titlul postului și orice altceva relevant pentru identitatea dvs. Să presupunem că trimiteți e-mailuri de la o companie. În acest caz, merită să furnizați în semnătură și alte informații de contact pentru companie, cum ar fi adresa site-ului web, adresa de afaceri și numărul de telefon de contact. Dacă trimiteți e-mailuri în calitate de persoană fizică, luați în considerare posibilitatea de a adăuga informații suplimentare despre dumneavoastră, cum ar fi un link către profilul dumneavoastră LinkedIn sau alte profiluri de socializare.

Care este avantajul unei semnături de e-mail bune?

O semnătură de e-mail poate face diferența în ceea ce privește impresia pe care o lăsați asupra celorlalți, fie ca persoană fizică, fie ca reprezentant al unei companii. O semnătură de e-mail corectă poate asigura că e-mailurile pe care le trimiteți par profesionale și îngrijite și că nu există confuzii cu privire la persoana care a trimis mesajul și la scopul acestuia. Fie că aplicați pentru un loc de muncă, fie că vă adresați unor potențiali clienți în calitate de proprietar de afacere sau comunicați cu colegii, agențiile și alți profesioniști din domeniu în numele companiei dumneavoastră, o semnătură de e-mail bine concepută și atentă, care să includă toate informațiile necesare, va face toată diferența atunci când vine vorba de a lăsa o impresie bună și de a obține rezultatul dorit din comunicările dumneavoastră.

Cum să creați semnături pentru e-mailuri

Majoritatea furnizorilor de servicii de e-mail vă facilitează crearea rapidă a unei semnături care poate fi adăugată la toate e-mailurile viitoare. Odată ce ați găsit fereastra pentru crearea unei semnături de e-mail, veți putea de obicei să utilizați un editor ușor de utilizat care vă permite să adăugați text, să modificați fonturile și culorile, să inserați logo-uri și fotografii și să adăugați link-uri. Alternativ, puteți utiliza un instrument de generare a semnăturii de e-mail pentru a crea semnătura ideală, pe care o puteți copia și lipi în opțiunea de semnătură din clientul de e-mail înainte de a o salva. Odată salvată, semnătura dvs. va apărea la sfârșitul tuturor e-mailurilor pe care le veți trimite în viitor.

O semnătură de e-mail este o parte simplă a oricărui e-mail pe care îl trimiteți; cu toate acestea, atunci când conține informațiile corecte și este bine concepută, poate avea un impact semnificativ asupra impresiei pe care o faceți cu mesajele dvs. de e-mail.

9 Cele mai bune practici pentru scrierea unor semnături de e-mail excelente

Semnăturile de e-mail sunt mai mult decât o simplă formalitate; ele reprezintă o oportunitate pentru branding, marketing și pentru a face o impresie de durată. O semnătură de e-mail bine creată poate fi un instrument puternic pentru o varietate de obiective de afaceri. Mai jos sunt prezentate nouă bune practici pentru a vă ajuta să creați o semnătură de e-mail profesională care să iasă în evidență.

1. Includeți detaliile esențiale de contact și informațiile de contact ale expeditorului

În centrul oricărei semnături profesionale de e-mail se află datele de contact. Numele, funcția, compania, numărul de contact și numărul de telefon mobil reprezintă minimul necesar. Acest lucru asigură faptul că destinatarii e-mailurilor vă pot contacta cu ușurință prin mai multe canale. Includerea datelor de contact ale expeditorului nu este doar o politețe, ci o necesitate.

2. Adăugați linkuri și pictograme pentru rețelele sociale

În era digitală de astăzi, linkurile și pictogramele de socializare sunt o necesitate în semnătura de e-mail. Aceasta este o formă subtilă de marketing al semnăturii de e-mail care vă poate stimula prezența online și brandul personal.

3. Încorporați un apel la acțiune (CTA) și CTA-uri în semnătura de e-mail

Un apel la acțiune (CTA) și CTA-urile din semnătura de e-mail pot transforma semnătura dvs. de e-mail dintr-un simplu semn de încheiere într-un instrument de marketing puternic. Fie că direcționează destinatarii către o pagină de destinație pentru vânzări sau le cere să se aboneze la un newsletter, un CTA bine plasat poate stimula implicarea.

4. Asigurați capacitatea de răspuns pentru utilizatorii mobili

Având în vedere numărul tot mai mare de utilizatori de telefoane mobile, este esențial să creați o semnătură de e-mail care să arate bine pe dispozitivele mobile. Un design care să răspundă la dispozitivele mobile asigură că semnătura dvs. se va afișa așa cum a fost gândită pe diferiți clienți de e-mail.

5. Folosiți semnăturile profesionale de e-mail ca cărți de vizită digitale

Gândește-te la semnăturile tale profesionale de e-mail ca la cărți de vizită digitale. Includerea întregului conținut relevant - cum ar fi rolul dumneavoastră, compania și informațiile de contact - face ca destinatarii să-și amintească mai ușor de dumneavoastră și de brandul dumneavoastră personal.

6. Păstrați-o simplă, dar atrăgătoare cu cele mai bune exemple de semnături de e-mail

Deși este tentant să faci totul, cele mai bune exemple de semnături de e-mail sunt adesea simple și curate. O semnătură de e-mail atrăgătoare nu trebuie să fie ostentativă; trebuie doar să conțină toate elementele esențiale într-un format de semnătură de e-mail îngrijit și lizibil.

7. Adăugați o imagine personală sau un logo corporativ

O imagine face cât o mie de cuvinte. Adăugarea unei imagini personale sau a unui logo corporativ la semnătura de e-mail de afaceri o poate face mai memorabilă. Cu toate acestea, asigurați-vă că imaginea este dimensionată și formatată corespunzător pentru a apărea corect pe diferiți clienți de e-mail.

8. Furnizați mai multe modalități de a vă contacta

Semnătura dvs. de afaceri ar trebui să ofere destinatarilor mai mult de o modalitate de a intra în contact. Includerea mai multor detalii de contact, cum ar fi un număr de telefon mobil și linkuri către rețelele de socializare, alături de contul dvs. de Gmail sau de e-mailul profesional, oferă confort și favorizează o mai bună comunicare.

9. Testați pe diferiți clienți de e-mail și utilizați un model de semnătură

Înainte de a finaliza semnăturile de e-mail ale companiei, este o idee bună să testați modul în care acestea apar în diferiți clienți de e-mail. Astfel, vă asigurați că semnăturile dvs. de e-mail, completate cu pictograme de social media și CTA-uri, apar așa cum au fost concepute pentru toți destinatarii de e-mail. Utilizarea unui șablon de semnătură poate ajuta, de asemenea, la menținerea consecvenței în toate semnăturile de e-mail ale companiei.

Urmând aceste bune practici, veți fi pe drumul cel bun pentru a vă crea propria semnătură care să fie profesională, eficientă și atrăgătoare. Fie că folosiți un generator gratuit de semnături de e-mail, un șablon de semnătură sau vă creați propria semnătură de la zero, aceste sfaturi vă vor ajuta să profitați la maximum de acest instrument de marketing adesea neglijat.