Un ghid pentru exportul de contacte din Outlook

De ce este important să exportați contactele din Outlook?

Există mai multe motive pentru care ar putea fi esențial să știți cum să exportați contactele Outlook. De exemplu, este posibil să aveți nevoie să mutați contactele pe un alt dispozitiv sau calculator, să le faceți o copie de rezervă, să le importați într-un alt serviciu de e-mail, cum ar fi Gmail, să le gestionați într-un program cum ar fi Microsoft Excel sau să exportați contactele pe un vCard sau pe o carte de vizită virtuală. Cele mai multe dintre aceste opțiuni vor necesita să exportați în diferite tipuri de fișiere. De exemplu, veți avea nevoie de obicei de un fișier CSV dacă exportați contactele către un alt serviciu de e-mail. Pe de altă parte, un fișier VCF care vă permite să importați contactele direct în Excel ar putea fi necesar pentru o carte de vizită virtuală. Un fișier PST este de obicei necesar pentru salvarea contactelor și a datelor dumneavoastră.

Metode pentru a exporta contacte Outlook

Există mai multe metode pe care le puteți utiliza pentru a exporta contactele Outlook în funcție de versiunea dvs. de Outlook. Programul Outlook se va comporta la fel indiferent dacă utilizați un sistem de operare Windows sau macOS.

Cum să exportați contactele din Outlook 2010

Outlook 2010 este o versiune mai veche a programului, care nu mai este folosită des în prezent, dar unele companii o vor folosi în continuare în principal pentru comunicări interne. Unele persoane încă folosesc Outlook 2010 deoarece doresc să rămână în cadrul unui singur an de producție al programului software pentru a economisi bani. Dacă folosiți Outlook 2010 și doriți să exportați contactele, iată pașii de urmat:

1. Deschideți Outlook pe PC sau Mac.
2. Mergeți la panglica din partea de sus a programului și selectați "File".
3. Faceți clic pe "Options" (Opțiuni) și selectați "Advanced" (Avansat) din caseta de dialog.
4. Alegeți "Export" pentru a deschide Expertul pentru import și export.
5. Alegeți "Export a File" și apoi faceți clic pe "Next".
6. În fereastra "Create a File Type" (Creați un tip de fișier), alegeți tipul de export pe care îl doriți.
7. Va apărea o listă de dosare pe care le puteți exporta. Din această listă, selectați dosarul de contacte pe care îl exportați.
8. Selectați "Browse" (Răsfoiește) înainte de a selecta un dosar în care să exportați.
9. Numiți fișierul în opțiunea "Save exported file as" (Salvați fișierul exportat ca).
10. Selectați "OK", apoi "Next" (Următorul), apoi "Finish" (Terminare).
11. După ce Outlook a finalizat exportul, faceți clic pe "OK".
12. Verificați dacă fișierul este salvat acolo unde ați dorit să fie.

Cum să exportați contactele Outlook 2013

Outlook 2013 este cea mai recentă versiune de software Outlook, cu o bază de cod diferită de cea a Office 365. Din acest motiv, are diverși pași de urmat în comparație cu cele mai recente versiuni ale programului atunci când exportați contacte. Unul dintre principalele beneficii ale Outlook 2013 și motivul pentru care mulți oameni continuă să îl folosească și în prezent este faptul că are o aplicație separată de celelalte, care este mai ieftin de achiziționat. Dacă folosiți Outlook 2013 și doriți să exportați contacte, urmați acești pași:

1. Deschideți Outlook pe PC sau Mac.
2. Mergeți în zona din stânga sus a ecranului programului și selectați fila "File".
3. Faceți clic pe "Open and Export" (Deschidere și export) din partea stângă.
4. Va apărea o listă de opțiuni. Selectați "Import/Export".
5. Se va afișa o altă listă de opțiuni. Alegeți "Export to a file" (Export într-un fișier) și apoi "Next" (Următorul).
6. Selectați "Comma Separated Values" (Valori separate prin virgulă) și apoi "Next" (Următorul).
7. În "Personal Folders" (Dosare personale), selectați "Contacts" (Contacte) și apoi "Next" (Următorul).
8. Selectați "Browse" (Răsfoiește) înainte de a alege locația în care doriți să salvați fișierul exportat.
9. Alegeți un nume pentru fișier, faceți clic pe "Next" (Următorul) și apoi pe "Finish" (Terminare).
10. Verificați dacă fișierul dvs. este salvat în locația dorită.

Cum să exportați contactele din Outlook bazat pe Web

Versiunea online, bazată pe web, a Outlook poate fi o soluție ideală dacă doriți să vă puteți accesa contactele și mesajele de poștă electronică atunci când nu vă aflați la computer. Această versiune de Outlook poate fi accesată cu ușurință de pe o serie de dispozitive care conectați-vă la internet, inclusiv laptopuri pentru jocuri, smartphone-uri, tablete și multe altele, inclusiv ceasuri inteligente și alte dispozitive care nu sunt PC-uri. Dacă doriți să vă exportați contactele utilizând versiunea bazată pe web a Outlook, urmați acești pași:

1. Introduceți Outlook în bara de adrese pentru a accesa site-ul web Outlook din browserul web ales.
2. Conectați-vă la contul dvs. dacă vi se solicită acest lucru.
3. Mergeți în partea de jos a paginii și selectați simbolul persoanelor.
4. Din bara de instrumente, selectați "Manage" (Gestionare) și apoi selectați "Export Contacts" (Exportă contacte).
5. Alegeți dacă doriți să exportați toate contactele dvs. sau contactele dintr-un anumit dosar.
6. Faceți clic pe "Export".
7. Alegeți "Save As" și selectați formatul de fișier în care doriți să salvați contactele.
8. Verificați dacă persoanele de contact au fost salvate sub numele și în locația pe care le-ați ales.

Cum să exportați Outlook 365 Contacte

Outlook 2016 și Outlook 2019 sunt cele mai recente două versiuni de Outlook, care sunt compatibile cu Office 365. Acest lucru a creat un nou proces de export al contactelor pentru persoanele care utilizează cele mai recente versiuni Outlook. Există multe beneficii semnificative ale utilizării Office 365, inclusiv faptul că toate programele Microsoft, cum ar fi Windows, Word, Outlook, Excel și PowerPoint, utilizează același cod și se pot accesa cu ușurință unele pe altele, ceea ce vă permite să efectuați rapid și ușor diverse funcții între diferite programe, de exemplu, exportul instantaneu al contactelor în Excel. Dacă utilizați versiunea 2016 sau 2019 a Outlook 365, urmați acești pași pentru a exporta contacte:

1. Pe PC sau Mac, deschideți programul Outlook 365.
2. Faceți clic pe pictograma "Applications" (Aplicații) din stânga sus.
3. Alegeți "People", apoi faceți clic pe "Manage".
4. Alegeți "Export contacts".
5. Decideți dacă doriți să exportați toate contactele sau un dosar care conține anumite contacte.
6. În funcție de browserul dvs., selectați "Save" (Salvare) sau "Open" (Deschidere).
7. Verificați dacă persoanele de contact au fost salvate în locația dorită și sub numele dorit.

Cum să exportați e-mailuri din Outlook în Gmail

Puteți exporta mesajele de e-mail dintr-un cont Outlook într-un cont Gmail pentru a le salva și pentru a vă permite să accesați mesajele de e-mail mai vechi din orice locație. Pentru a face acest lucru, adăugați contul Gmail la Outlook înainte de a copia și lipi folderele. Mai întâi va trebui să vă configurați contul Gmail în Outlook. Pașii pentru a face acest lucru sunt:

1. Mergeți la pictograma de setări din dreapta sus înainte de a alege "View all Outlook Settings".
2. Selectați "Mail" din panoul din stânga.
3. Faceți clic pe "Sync Email".
4. În secțiunea Connected Accounts (Conturi conectate) din panoul din dreapta, selectați "Gmail".
5. Introduceți numele de afișare pe care doriți să îl utilizați atunci când trimiteți e-mailuri prin Outlook din Gmail în ecranul "Conectați contul Google".
6. Selectați OK.
7. Conectați-vă la contul Gmail ales în Outlook Mail pentru a permite Microsoft să acceseze contul.
8. Confirmați că ați conectat cu succes contul Gmail la Outlook selectând OK.

După ce v-ați configurat contul de Gmail în Google, deschideți Outlook și selectați folderul care conține mesajele de e-mail pe care doriți să le exportați. Selectați toate e-mailurile din dosar apăsând Ctrl+A sau țineți apăsat Ctrl în timp ce selectați e-mailurile individuale pe care doriți să le exportați. Faceți clic dreapta pe mesajele selectate înainte de a selecta "Move" (Mutare) și apoi selectați "Other Folder" (Alt dosar). Astfel, se va afișa o casetă de dialog Move Items (Mutare elemente). Selectați contul Gmail și alegeți sau creați un folder nou în contul Gmail în care să exportați e-mailurile. Mutați e-mailurile selectate făcând clic pe "OK".

Cum de a exporta e-mailuri Outlook în Excel

De asemenea, puteți exporta e-mailurile Outlook trimițându-le într-o foaie de calcul Excel, creând o foaie de calcul care conține diverse coloane. Acest lucru poate fi util mai ales dacă sunteți deja utilizarea Excel în scopuri contabile, să zicem. Pentru a face acest lucru:

1. Accesați Fișier în Outlook și selectați Deschidere și export.
2. Selectați Import/Export.
3. Alegeți "Export to a File", apoi faceți clic pe "Next".
4. Selectați "Microsoft Excel", apoi faceți clic pe "Next" (Următorul).
5. Selectați dosarul de e-mail din care doriți să exportați mesajele și selectați "Next" (Următorul).
6. Alegeți dosarul în care doriți să salvați e-mailurile exportate și alegeți un nume pentru fișierul exportat înainte de a selecta "OK".
7. Faceți clic pe "Next" (Următorul) și apoi pe "Finish" (Terminare).
8. Noul fișier Excel va fi disponibil pentru a fi deschis în locația aleasă.

Fie că doriți să exportați contacte sau mesaje de e-mail, este simplu să faceți acest lucru cu Outlook.

Cele mai bune practici pentru exportarea listei

Inițierea procesului de export

Pentru a demara procesul de export al contactelor Outlook, deschideți fereastra Microsoft Outlook și navigați până la meniul Fișier, situat în colțul din stânga sus. De acolo, faceți clic pe "File" și apoi selectați "Export" pentru a deschide opțiunile de export. Astfel, va apărea expertul Outlook Export Contacts, care vă va ghida prin pașii de export al contactelor din Outlook.

Alegerea tipului de fișier și a formatului

În caseta de progresare a exportului care apare, veți avea mai multe opțiuni pentru tipul de fișier pe care doriți să îl creați. Pentru cea mai mare versatilitate, alegeți "Comma Separated Values (CSV)" ca tip de fișier. Fișierele CSV sunt ușor de importat în programe de tip foaie de calcul și pot fi folosite și pentru a le sincroniza cu Google Contacts. Alternativ, dacă preferați, puteți selecta 'Outlook Data File (PST)'.

Selectarea dosarului de contacte

După ce ați ales formatul CSV, vi se va solicita să selectați dosarul care conține contactele pe care doriți să le exportați. Navigați la "Contacts Folder" (Dosar de contacte) și selectați-l. Asigurați-vă că ați ales folderul corect pentru a include toate contactele selectate pe care doriți să le exportați.

Setarea numelui și a locației fișierului

După selectarea dosarului de contacte, va trebui să specificați un nume și o locație pentru noul fișier de contacte. Faceți clic pe "Browse" (Răsfoiește) și alegeți directorul în care doriți să salvați fișierul. Introduceți un nume de fișier care vă va ajuta să identificați imediat aceste noi contacte. De asemenea, puteți alege 'File' (Fișier) din colțul din stânga jos pentru a accesa opțiuni suplimentare de salvare.

Finalizarea exportului

Înainte de a începe exportul, veți avea ocazia să vă revizuiți selecțiile. Verificați de două ori dacă există celule goale sau erori care ar putea perturba procesul de export. După ce sunteți mulțumit, faceți clic pe "Export" pentru a iniția exportul. Se va crea un nou fișier CSV, iar caseta de progresie a exportului va indica momentul în care procesul este finalizat.

Importul pe alte platforme

Noul dvs. fișier de contacte, acum în format CSV, este gata de utilizare. Puteți importa acest fișier într-un program de foaie de calcul pentru o organizare ulterioară sau direct într-un alt cont de e-mail, cum ar fi Google Contacts. Pur și simplu alegeți "Import" în platforma respectivă și selectați fișierul CSV pe care tocmai l-ați creat.

Sfaturi suplimentare pentru contactele de e-mail

Dacă doriți să importați aceste contacte într-un alt cont de e-mail, asigurați-vă că selectați "Export to a File" în fereastra inițială din Outlook. Acest lucru vă asigură că contactele de e-mail sunt incluse în procesul de export, facilitând gestionarea comunicațiilor dvs. între platforme.