Как подписать деловое письмо: Лучшие практики

Вот как следует оформлять подписи в профессиональных электронных письмах, если вы хотите обеспечить лучшие показатели отклика и общие показатели, а также улучшить впечатление о своем бренде.

Почему в профессиональных электронных письмах важна подпись?

Большинство людей закрывают электронное письмо, не задумываясь об этом. Вы можете написать что-то вроде "Спасибо", "С добрыми пожеланиями" или даже "Хорошего дня". Однако, если вы будете более тщательно подходить к завершению письма, это может сильно повлиять на результат.

Хорошее закрытие делового письма может помочь идентифицировать вас как отправителя для дальнейшего использования, побудить получателя к дальнейшим действиям, предоставить ему дополнительную контактную информацию или просто оставить у читателя хорошее первое впечатление о вас и вашем бизнесе, что особенно важно, если вы имеете дело с новым клиентом.

Заключительная фраза, которую вы выбираете для своего электронного письма, - это последнее, что читает ваша аудитория после того, как закончит ваше сообщение. Независимо от того, отправляете ли вы официальные электронные письма для бизнеса или личные письма отдельным людям, то, как вы заканчиваете письмо, имеет значение.

Это может быть одним из самых мотивирующих факторов, когда речь идет о действиях, которые они предпримут в результате получения вашего письма, или о том, предпримут ли они вообще какие-либо действия. В конце концов, переписка по электронной почте - это еще один вид разговора, а то, чем заканчивается разговор, имеет большое значение, будь то деловая или неформальная переписка.

Если вы встретили нового человека, вы не станете просто разворачиваться и уходить после разговора с ним, не завершив беседу, - вы, скорее всего, скажете ему, что были рады познакомиться и что надеетесь вскоре снова с ним пообщаться. Завершение вашего письма должно быть дружелюбным, профессиональным и вежливым, а также четким, когда речь идет о предоставлении инструкций по дальнейшим действиям.

Как закрыть электронное письмо

Когда речь заходит о том, чтобы составить лучшие закрытия для ваших писем, следует помнить о нескольких моментах.

Во-первых, нужно решить, является ли закрытие подходящим вариантом для этого письма. Если вы переписываетесь с кем-то по электронной почте, то пропуск закрытия может показаться хорошим вариантом на данном этапе.

Однако если это так, то потратьте немного времени на то, чтобы подумать, будет ли хороший эффект, если вы включите в письмо завершающую фразу. Даже если вы переписываетесь с кем-то уже довольно давно и разговор стал более непринужденным, чем в начале, вы можете показать, что вы профессионал, и продолжать производить хорошее впечатление, каждый раз выбирая хорошее завершение.

При этом не забывайте, что человек, которому вы отправляете письмо, может переслать его другим людям, которые не общались с вами раньше. Сильный, профессиональная подпись для электронной почты в этих потоках электронной почты создаст более профессиональное впечатление по сравнению с более неформальными, личными письмами.

Используйте свое полное имя

Неплохо всегда указывать свое полное имя в подписи к письмам, особенно в первых нескольких письмах, которые вы отправляете.

Это позволит вам гарантировать, что получатель электронной почты будет четко знать, с кем он общается, и вы сможете избежать путаницы с другими собеседниками, у которых может быть такое же имя, как у вас.

Даже если вы хотите более непринужденно подписаться и вести дружескую переписку по электронной почте, всегда указывайте свое полное имя.

Будьте профессионалом

Независимо от того, что вы решите написать в конце письма, главное - профессионализм. Учитывайте контекст разговора и человека, с которым вы переписываетесь, прежде чем выбрать наиболее подходящий вариант завершения письма.

Вам следует избегать непринужденного тона, если вы отправляете электронное письмо новому клиенту, с которым вы раньше не общались. Хотя дружеский тон может быть воспринят как приятный жест, для первого обращения к человеку лучше использовать более формальное завершение.

С другой стороны, если вы общаетесь с человеком, с которым встречались лично или много общались по электронной почте и хорошо его узнали, то нет ничего плохого в том, чтобы быть более непринужденным, особенно в последующих письмах.

Если вы не уверены в том, какой тон лучше выбрать, всегда лучше быть слишком профессиональным, чем недостаточно профессиональным. Вот почему ваша подпись к электронной почте по умолчанию всегда должна быть более формальной.

Что включать в подписи к электронному письму

Хорошее закрытие делового письма включает в себя несколько различных элементов, которые придают ему законченный, профессиональный вид и производят хорошее впечатление на получателя. При закрытии электронного письма некоторые из наиболее важных аспектов включают:

Ваше полное имя

Использование полного имени при подписании электронного письма может показаться слишком профессиональным для некоторых собеседников, но обычно лучше поступать именно так. Это поможет вам избежать ситуаций, когда вас могут перепутать с кем-то другим, носящим то же имя, что и вы.

Если вы хотите придерживаться более непринужденного подхода и использовать только свое имя, то можете добавить в подпись свое полное имя, чтобы было понятно, кто именно вы.

Заключительная строка

При закрытии письма сильная заключительная строка может иметь огромное значение для впечатления, которое оно произведет на получателя.

Заключительная строка письма - это идеальная возможность поблагодарить получателя за то, что он прочитал сообщение. Вместе с этим вы можете включить призыв к действию или что-то, что побудит получателя сделать нужный шаг, например, перейти по ссылке в письме, ответить вам или что-то еще.

 

Помните, что даже если вы отправляете обычное деловое письмо, конечная цель всех электронных сообщений - вызвать ответ или какое-то действие.

Ваша должность

Хотя вы не всегда должны использовать полное название вашей нынешней работы, может быть полезно включить что-то, что позволит получателю узнать о вашем профессиональном звании.

Это особенно важно, если вы общаетесь с кем-то впервые, поскольку так становится ясно, с кем он разговаривает и в каких вопросах вы могли бы ему помочь. Деловые контакты ценят эту деталь, поскольку они знают, стоит ли продолжать с вами деловое общение или нет.

Контактная информация

Наконец, всегда полезно указывать свои контактные данные. Хотя адресат, которому вы отправляете письмо, уже имеет ваш адрес электронной почтыВ конце сообщения электронной почты стоит указать дополнительные способы связаться с вами, например, номер телефона или ссылку на ваш профиль в LinkedIn.

В большинстве формальных подписей к электронным письмам указываются другие способы связаться с вами. Хотя это и не добавляет ничего особенного к деловой переписке, но, как правило, это место следует использовать для рекламы вашего LinkedIn, сайта, предложения или чего-то еще.

Окончания для электронных писем - лучшие правила почтового этикета

Завершая свое электронное сообщение, вы не хотите испортить хорошее впечатление, которое вы произвели до сих пор, плохим завершением.

Чтобы избежать этого и убедиться, что заключительная фраза вашего письма произведет на клиента наилучшее впечатление, придерживайтесь следующих рекомендаций.

Учитывайте аудиторию

Неплохо было бы адаптировать ваше завершение к аудитории, которая будет его читать.

Например, слово "любовь" может идеально подойти для закрытия письма, адресованного вашему возлюбленному или маме, но не стоит использовать его при общении с новым начальником или клиентом, которые могут не оценить неформальные окончания писем.

Подумайте о своем отношения с человеком, которому вы пишете письмо. Самые раздражающие подписи к электронным письмам - это те, которые не адаптированы к аудитории, которой они адресованы.

Проверьте свою стандартную подпись к электронной почте

Как и остальную часть письма, заключение следует проверить на наличие орфографических и грамматических ошибок, прежде чем нажимать кнопку "Отправить". Заключительная часть письма, изобилующая грамматическими и орфографическими ошибками, может произвести на получателя непрофессиональное, неряшливое впечатление.

Чтобы быстро перепроверить закрытие на наличие ошибок в большинстве почтовых приложений, достаточно потратить несколько минут. Вы можете использовать плагины для программы проверки грамматики и правописания например Grammarly, чтобы легче было найти ошибки.

Будьте искренними

Реалистичность и искренность при закрытии письма влияют на впечатление, которое оно производит. Не просто пишите слова, которые, по вашему мнению, звучат хорошо, не тратя времени на то, чтобы подумать, насколько вы искренни.

Выбирая заключительную фразу для своего письма, выбирайте что-то искреннее, будь то внутренняя переписка или общение с новыми собеседниками.

Включите следующий шаг или призыв к действию

Наконец, не упустите шанс использовать заключительную строку письма как возможность заставить получателя совершить желаемое действие. Например, это может быть что-то простое, как "надеюсь, скоро услышу вас" или "дайте мне знать, что вы думаете", если вы хотите, чтобы получатель написал вам ответное письмо. Или, если вы отправляете маркетинговое письмо, вы можете включить ссылку на услугу или продукт в заключительную часть, попросив получателя проверить его.

То, как вы завершаете деловое письмо, может оказать большее влияние на получателя и впечатление, которое вы на него произвели, чем вы думаете.

Завершение

Неважно, пишете ли вы обычные письма или общаетесь в профессиональных кругах, важно то, как вы заканчиваете письмо. Электронная почта - один из самых распространенных способов общения сегодня, и если вы хотите сделать это правильно, то должны профессионально заканчивать письма, чтобы побудить получателя ответить.

И если вы рассылаете много писем и беспокоитесь, дойдут ли они до нужного человека... Вам нужен Bouncer. С помощью Bouncer вы можете проверять свои списки адресов электронной почты, чтобы быть уверенным, что не отправляете письма на поддельные, устаревшие или неправильно указанные адреса. 

Приступайте к работе сегодня и Проверьте свои первые 100 писем бесплатно!