Bir İş E-postası Nasıl İmzalanır? En İyi Uygulamalar

Daha iyi yanıt oranları ve genel ölçümler elde etmek ve markanız hakkındaki izlenimi iyileştirmek istiyorsanız, profesyonel e-postalarınızda nasıl imza atacağınız aşağıda açıklanmıştır.

Profesyonel e-postalarda e-posta imzası neden önemlidir?

Çoğu insan bir e-postayı üzerinde fazla düşünmeden kapatır. 'Teşekkürler', 'Saygılarımla' ya da hatta 'İyi günler' gibi bir şey yazabilirsiniz. Ancak, e-postalarınızı nasıl sonlandırdığınız konusunda daha fazla düşünmek, sonuç üzerinde büyük bir fark yaratabilir.

İyi bir iş e-postası kapanışı, ileride başvurmak üzere gönderen olarak kimliğinizin belirlenmesine yardımcı olabilir, alıcıyı daha fazla işlem yapmaya motive edebilir, alıcıya daha fazla iletişim bilgisi sağlayabilir veya okuyucuya siz ve işletmeniz hakkında iyi bir ilk izlenim bırakabilir; bu özellikle yeni bir müşteriyle ilgileniyorsanız önemlidir.

E-postanız için seçtiğiniz kapanış cümlesi, hedef kitlenizin mesajınızı bitirdikten sonra okuduğu son şeydir. İster işletmeniz için resmi e-postalar, ister bireysel kişilere kişisel e-postalar gönderiyor olun, bir e-postayı nasıl sonlandırdığınız önemlidir.

E-postanızı almalarının bir sonucu olarak gerçekleştirecekleri eylemler veya herhangi bir eylemde bulunup bulunmayacakları söz konusu olduğunda en motive edici faktörlerden biri olabilir. Sonuçta, e-posta göndermek başka bir konuşma türüdür ve ister iş amaçlı ister gayri resmi e-postalar olsun, bir konuşmanın nasıl sona erdiği oldukça önemlidir.

Yeni biriyle tanıştıysanız, onunla konuştuktan sonra konuşmayı kapatmadan arkanızı dönüp gitmezsiniz - muhtemelen onunla tanışmanın güzel olduğunu ve yakında tekrar konuşmayı umduğunuzu söylersiniz. E-posta kapanışınız samimi, profesyonel ve kibar olmalı, ayrıca atılacak sonraki adımlar için talimatlar verme konusunda net olmalıdır.

Bir e-posta nasıl kapatılır

E-postalarınız için en iyi kapanışları bir araya getirmek söz konusu olduğunda, akılda tutulması gereken birkaç farklı husus vardır.

Birincisi, kapanışın bu e-posta için uygun bir seçenek olup olmadığına karar vermektir. Biriyle e-posta alışverişinde ileri geri gidiyorsanız, bu noktada kapanışı atlamak iyi bir seçenek gibi görünebilir.

Ancak durum buysa, kapanışı eklemenizin iyi bir etki yaratıp yaratmayacağını düşünmek için biraz zaman ayırın. Biriyle uzun süredir e-posta gönderiyor olsanız ve konuşma başlangıçtaki haline kıyasla biraz daha sıradan bir hal almış olsa bile, profesyonel olduğunuzu gösterebilir ve her seferinde iyi bir kapanış seçerek iyi bir izlenim bırakmaya devam edebilirsiniz.

Bunun yanı sıra, bir e-posta gönderdiğiniz kişinin bunu daha önce sizinle iletişim kurmamış başkalarına da iletebileceğini unutmayın. Güçlü, profesyonel e-posta imzası Bu e-posta dizilerinde, daha resmi olmayan, kişisel e-postalara kıyasla daha profesyonel bir izlenim verecektir.

Tam adınızı kullanın

E-postalarınızı imzalarken, özellikle de gönderdiğiniz ilk birkaç e-postada, her zaman tam adınızı eklemeniz iyi bir fikirdir.

Bu, e-posta alıcısının iletişim kurduğu kişinin kimliği konusunda net olmasını sağlar ve sizinle aynı ada sahip olabilecek diğer kişilerle herhangi bir karışıklığı önleyebilirsiniz.

Daha sıradan bir e-posta imzası ve dostça bir e-posta yazışması isteseniz bile, her zaman tam adınızı ekleyin.

Profesyonel olun

E-posta kapanışınızda ne yazmaya karar verirseniz verin, profesyonellik anahtardır. Kullanılacak en uygun kapanış türüne karar vermeden önce konuşmanın bağlamını ve e-posta gönderdiğiniz kişiyi göz önünde bulundurun.

Daha önce iletişime geçmediğiniz yeni bir müşteriye e-posta gönderirken rahat bir ton kullanmaktan kaçınmalısınız. Arkadaşça bir ton hoş bir jest olarak yorumlanabilse de, biriyle ilk kez iletişime geçtiğinizde daha resmi bir kapanış yapmak istersiniz.

Öte yandan, yüz yüze tanıştığınız veya e-posta üzerinden oldukça fazla konuştuğunuz ve oldukça iyi tanıdığınız biriyle iletişim kuruyorsanız, özellikle takip e-postalarında daha rahat olmanın yanlış bir tarafı yoktur.

Nasıl bir üslup kullanmanız gerektiğinden emin değilseniz, yeterince profesyonel olmamaktansa fazla profesyonel olmak her zaman daha iyidir. Bu nedenle varsayılan e-posta imzanız her zaman daha resmi bir imza olmalıdır.

Bir e-posta imzasına neler eklenmeli

İyi bir iş e-postası kapanışı, e-postaya eksiksiz ve profesyonel bir görünüm kazandıran ve alıcı üzerinde iyi bir izlenim bırakan birkaç farklı unsur içerir. Bir e-postayı kapatırken, en önemli hususlardan bazıları şunlardır:

Tam adınız

Bir e-postayı imzalarken tam adınızı kullanmak bazı konuşmalar için fazla profesyonel gelebilir, ancak genellikle bunu yapmak en iyisidir. Bu, sizinle aynı ada sahip başka biriyle karıştırılabileceğiniz durumlardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Daha rahat bir yaklaşım benimsemek ve sadece adınızı kullanmak istiyorsanız, imzanıza tam adınızı eklemeyi düşünebilirsiniz, böylece tam olarak kim olduğunuz hala açıktır.

Kapanış cümlesi

E-postanızı kapatırken, güçlü bir kapanış cümlesi alıcıda bıraktığı izlenim açısından büyük fark yaratabilir.

E-postanızın kapanış satırı, mesajı okuduğu için alıcıya minnettarlığınızı paylaşmak için ideal bir fırsattır. Bununla birlikte, bir eylem çağrısı veya alıcıyı e-postadaki bir bağlantıya tıklamak, size yanıt vermek veya başka bir şey gibi istenen adımı atmaya motive edecek bir şey de ekleyebilirsiniz.

 

Sıradan bir iş e-postası gönderiyor olsanız bile, tüm e-posta iletişimlerinin nihai amacının bir yanıt veya bir tür eylem ortaya çıkarmak olduğunu unutmayın.

İş unvanınız

Her zaman mevcut işinizin tam unvanını kullanmak zorunda olmasanız da, alıcının profesyonel unvanınızın ne olduğunu bilmesini sağlayacak bir şeyler eklemek faydalı olabilir.

Bu, özellikle biriyle ilk kez iletişim kuruyorsanız önemlidir, çünkü kiminle konuştuklarını ve onlara ne tür konularda yardımcı olabileceğinizi açıkça ortaya koyar. İş bağlantıları, sizinle iş iletişimine devam edip etmeyeceklerini bildikleri için bu ayrıntıyı takdir ederler.

İletişim bilgileri

Son olarak, iletişim bilgilerinizi eklemek her zaman iyi bir fikirdir. Her ne kadar e-posta gönderdiğiniz alıcı zaten e-posta adresinizE-posta mesajınızın kapanışı, telefon numaranız veya LinkedIn profilinize bir bağlantı gibi sizinle iletişime geçmenin başka yollarını sağlamak için iyi bir yerdir.

Resmi e-posta imzalarının çoğu, iletişime geçmek için başka yollar da içerir. İş yazışmalarına fazla bir şey katmasa da, bu alanı LinkedIn'inizi, web sitenizi, teklifinizi veya başka bir şeyi tanıtmak için kullanmak temel bir kuraldır.

E-posta yönergeleri için sonlar - e-posta görgü kuralları için en iyi kurallar

E-posta mesajınızın sonuna gelirken, kötü bir kapanışla şu ana kadar yarattığınız iyi izlenimi mahvetmek istemezsiniz.

Bundan kaçınmak ve e-posta kapanış cümlenizin müşteriniz üzerinde en iyi izlenimi bıraktığından emin olmak için aşağıdaki yönergeleri aklınızda bulundurun.

Hedef kitleyi göz önünde bulundurun

Kapanışınızı, onu okuyacak olan kitleye göre uyarlamak iyi bir fikirdir.

Örneğin, 'aşk' kelimesi sevgilinize veya annenize göndereceğiniz bir e-posta kapanışı için ideal olabilir, ancak resmi olmayan e-posta sonlarından hoşlanmayabilecek yeni patronunuzla veya yeni bir müşterinizle iletişim kurarken bu kelimeyi kullanmamalısınız.

Senin hakkında düşün ilişki e-posta gönderdiğiniz kişi ile. En can sıkıcı e-posta kapanışları, gönderildikleri kitleye göre ayarlanmamış olanlardır.

Varsayılan e-posta imzanızı düzeltin

E-postanızın geri kalanında olduğu gibi, gönder düğmesine basmadan önce kapanışta da yazım ve dilbilgisi hataları olup olmadığı kontrol edilmelidir. Dilbilgisi hataları veya yazım yanlışlarıyla dolu bir kapanış, alıcıda profesyonel olmayan, özensiz bir izlenim bırakabilir.

Çoğu e-posta uygulamasında kapanışınızı herhangi bir hataya karşı hızlıca iki kez kontrol etmek için tek yapmanız gereken birkaç dakika. Şunlar için eklentiler kullanabilirsiniz dilbilgisi ve yazım denetleyicileri Grammarly gibi hataları bulmayı kolaylaştırmak için.

Samimi olun

E-posta kapanışınızda gerçekçi ve samimi olmak, bıraktığı izlenim üzerinde etkilidir. Ne kadar samimi olduğunuzu düşünmek için biraz zaman ayırmadan sadece kulağa hoş geldiğini düşündüğünüz kelimeleri yazmayın.

E-postanız için bir kapanış satırı seçerken, ister şirket içi e-postalar ister yeni kişilerle yapılan e-posta görüşmeleri olsun, sizin açınızdan gerçek olan bir şey seçin.

Bir sonraki adımı veya eylem çağrısını ekleyin

Son olarak, e-posta kapanış satırınızı alıcının istenen eylemi gerçekleştirmesini sağlamak için bir fırsat olarak kullanma şansını kaçırmayın. Örneğin, alıcının size geri e-posta göndermesini istiyorsanız bu, "yakında sizden haber almayı umuyoruz" veya "ne düşündüğünüzü bana bildirin" gibi basit bir şey olabilir. Ya da bir pazarlama e-postası gönderiyorsanız, kapanışta hizmet veya ürüne bir bağlantı ekleyebilir ve alıcıdan bunu kontrol etmesini isteyebilirsiniz.

Bir iş e-postasını nasıl kapattığınız, alıcı ve onlarda bıraktığınız izlenim üzerinde tahmin ettiğinizden daha büyük bir etkiye sahip olabilir.

Toparlıyorum

İster gündelik e-postalar yazın ister profesyonel bağlamlarda iletişim kurun, e-postanızı nasıl sonlandırdığınız önemlidir. E-posta günümüzde en yaygın iletişim yöntemlerinden biridir ve bunu doğru yapmak istiyorsanız, alıcıyı yanıt vermeye teşvik eden profesyonel e-posta sonlarına sahip olmalısınız.

Çok sayıda e-posta gönderiyorsanız ve bunların doğru kişiye ulaşıp ulaşmayacağından endişeleniyorsanız... Bouncer'a ihtiyacınız var. Bouncer ile e-posta listelerinizi doğrulayabilir, böylece sahte, güncel olmayan veya yanlış yazılmış adreslere gönderim yapmadığınızdan emin olabilirsiniz. 

Bugün başlayın ve ilk 100 e-postanızı ücretsiz doğrulayın!