Come firmare un'e-mail aziendale: Le migliori pratiche

Ecco come fare il sign-off nelle vostre e-mail professionali, se volete garantire tassi di risposta migliori e metriche complessive, oltre a migliorare l'impressione sul vostro marchio.

Perché la firma delle email è importante nelle email professionali?

La maggior parte delle persone chiude un'e-mail senza pensarci troppo. Si può scrivere qualcosa come "Grazie", "Cordiali saluti" o anche "Buona giornata". Tuttavia, una maggiore riflessione sul modo in cui si concludono le e-mail può fare un'enorme differenza sul risultato.

Una buona chiusura di un'e-mail aziendale può aiutare a identificare il mittente per riferimenti futuri, a motivare il destinatario a intraprendere ulteriori azioni, a fornirgli ulteriori informazioni di contatto o semplicemente a lasciare al lettore una buona prima impressione di voi e della vostra azienda, il che è particolarmente importante se avete a che fare con un nuovo cliente.

La frase di chiusura che scegliete per la vostra e-mail è l'ultima cosa che il pubblico legge dopo aver terminato il messaggio. Sia che stiate inviando e-mail formali per la vostra azienda o e-mail personali a singoli contatti, il modo in cui concludete un'e-mail è importante.

Può essere uno dei fattori più motivanti quando si tratta di decidere quali azioni intraprendere in seguito alla ricezione della vostra e-mail, o se intraprendere una qualsiasi azione. Dopo tutto, l'e-mail è solo un altro tipo di conversazione e il modo in cui si conclude una conversazione tende a essere molto importante, sia che si tratti di e-mail di lavoro o informali.

Se incontrate una persona nuova, non vi girereste e ve ne andreste dopo aver parlato con lei senza chiudere la conversazione: probabilmente le direste che è stato un piacere conoscerla e che sperate di parlarle di nuovo presto. La chiusura dell'e-mail deve essere amichevole, professionale ed educata, oltre che chiara quando si tratta di fornire istruzioni sui passi successivi da compiere.

Come chiudere un'e-mail

Quando si tratta di mettere insieme le migliori chiusure per le vostre e-mail, ci sono alcuni aspetti da tenere in considerazione.

La prima è decidere se la chiusura è un'opzione appropriata per questa e-mail. Se state andando avanti e indietro in uno scambio di e-mail con qualcuno, allora saltare la chiusura può sembrare una buona opzione a questo punto.

Tuttavia, se questo è il caso, prendetevi un po' di tempo per pensare se l'inclusione della chiusura avrà o meno un buon impatto. Anche se state scrivendo un'e-mail a qualcuno da un po' di tempo e la conversazione è diventata un po' più informale rispetto all'inizio, potete dimostrare di essere professionali e continuare a fare una buona impressione scegliendo ogni volta una buona chiusura.

Inoltre, tenete presente che la persona a cui inviate un'e-mail potrebbe inoltrarla ad altre persone che non hanno mai comunicato con voi. Un messaggio forte, firma professionale per e-mail in questi thread di posta elettronica darà un'impressione più professionale rispetto alle e-mail più informali e personali.

Utilizzate il vostro nome e cognome

È buona norma includere sempre il proprio nome e cognome quando si firmano le e-mail, soprattutto nelle prime e-mail che si inviano.

In questo modo si può garantire che il destinatario dell'e-mail abbia ben chiara l'identità della persona con cui sta comunicando e si può evitare qualsiasi confusione con altri contatti che potrebbero avere il vostro stesso nome di battesimo.

Anche se volete una firma più informale e una corrispondenza amichevole, includete sempre il vostro nome e cognome.

Essere professionali

Indipendentemente da ciò che decidete di scrivere nella chiusura della vostra e-mail, la professionalità è la chiave. Considerate il contesto della conversazione e la persona a cui state inviando l'e-mail prima di decidere il tipo di chiusura più appropriata da utilizzare.

Se inviate un'e-mail a un nuovo cliente che non avete mai contattato prima, evitate un tono informale. Sebbene un tono amichevole possa essere interpretato come un gesto gentile, è preferibile una chiusura più formale per la prima volta che si contatta qualcuno.

D'altra parte, se state comunicando con qualcuno che avete incontrato di persona o con cui avete parlato molto via e-mail e che conoscete bene, non c'è niente di male a essere più disinvolti, soprattutto nelle e-mail di follow-up.

Se non siete sicuri del tipo di tono migliore da adottare, è sempre meglio essere troppo professionali che non abbastanza. Per questo motivo, la vostra firma e-mail predefinita dovrebbe essere sempre più formale.

Cosa includere in un'e-mail di conferma

Una buona chiusura di un'e-mail aziendale comprende diversi elementi che le conferiscono un aspetto completo e professionale e fanno una buona impressione sul destinatario. Nella chiusura di un'e-mail, alcuni degli aspetti più importanti sono:

Nome e cognome

Usare il proprio nome e cognome quando si firma un'e-mail può sembrare troppo professionale per alcune conversazioni, ma di solito è meglio farlo. In questo modo eviterete di trovarvi in situazioni in cui potreste essere confusi con qualcuno che ha il vostro stesso nome di battesimo.

Se volete adottare un approccio più informale e usare solo il vostro nome di battesimo, potete considerare di aggiungere il vostro nome completo alla firma, in modo che sia comunque chiaro chi siete esattamente.

La frase di chiusura

Quando si chiude un'e-mail, una frase di chiusura forte può fare la differenza per l'impressione che suscita nel destinatario.

La riga di chiusura dell'e-mail è l'occasione ideale per ringraziare il destinatario per aver letto il messaggio. Inoltre, è possibile includere un invito all'azione o qualcosa che motivi il destinatario a compiere il passo desiderato, come cliccare su un link nell'e-mail, rispondere o altro.

 

Ricordate che, anche se state inviando un'email di lavoro informale, l'obiettivo finale di tutte le comunicazioni via email è quello di suscitare una risposta o una qualche azione.

Il vostro titolo di lavoro

Anche se non è sempre necessario utilizzare il titolo completo del vostro attuale lavoro, può essere utile includere qualcosa che faccia capire al destinatario qual è il vostro titolo professionale.

Questo è particolarmente importante se si comunica con qualcuno per la prima volta, in quanto chiarisce con chi si sta parlando e il tipo di questioni per le quali si può essere d'aiuto. I contatti commerciali apprezzano questo dettaglio perché sanno se continuare o meno la comunicazione commerciale con voi.

Dettagli di contatto

Infine, includere i propri dati di contatto è sempre una buona idea. Anche se il destinatario del messaggio di posta elettronica ha già il vostro indirizzo e-mailLa chiusura del messaggio di posta elettronica è un buon posto per fornire ulteriori modi per mettersi in contatto con voi, come il vostro numero di telefono o un link al vostro profilo LinkedIn.

La maggior parte dei messaggi di posta elettronica formali include altri modi per mettersi in contatto. Anche se non aggiunge molto alla corrispondenza commerciale, è buona norma utilizzare questo spazio per promuovere il vostro LinkedIn, il vostro sito web, la vostra offerta o altro.

Termini per le linee guida delle e-mail - le migliori regole per il galateo delle e-mail

Quando si arriva alla fine del messaggio di posta elettronica, non si vuole rovinare la buona impressione che si è fatta fino a quel momento con una chiusura poco efficace.

Per evitare questo problema e assicurarsi che la frase di chiusura della vostra e-mail lasci la migliore impressione al cliente, tenete a mente le seguenti linee guida.

Considerare il pubblico

È una buona idea adattare la chiusura al pubblico che la leggerà.

Ad esempio, la parola "amore" potrebbe essere ideale per chiudere un'e-mail all'altra persona o alla mamma, ma non dovrebbe essere usata per comunicare con il nuovo capo o con un nuovo cliente, che potrebbero non apprezzare i finali informali delle e-mail.

Pensate al vostro relazione con la persona a cui si sta inviando l'e-mail. Le firme più fastidiose delle e-mail sono quelle che non sono adattate al pubblico a cui si rivolgono.

Correggete la vostra firma e-mail predefinita

Come il resto dell'e-mail, anche la chiusura deve essere controllata per individuare eventuali errori di ortografia e grammatica prima di premere il pulsante di invio. Una chiusura piena di errori grammaticali o di ortografia può dare al destinatario un'impressione di scarsa professionalità e sciatteria.

Bastano pochi minuti per ricontrollare rapidamente la chiusura per verificare la presenza di eventuali errori nella maggior parte delle app di posta elettronica. È possibile utilizzare i plugin per controllori grammaticali e ortografici come Grammarly per facilitare l'individuazione di eventuali errori.

Siate sinceri

Essere realistici e genuini nella chiusura delle e-mail ha un impatto sull'impressione che se ne ricava. Non limitatevi a scrivere le parole che vi sembrano più adatte, senza pensare a quanto siete genuini.

Quando scegliete una frase di chiusura per le vostre e-mail, scegliete qualcosa che sia autentico da parte vostra, sia che si tratti di e-mail interne che di conversazioni con nuovi contatti.

Includere il passo successivo o l'invito all'azione

Infine, non perdete l'occasione di utilizzare la riga di chiusura dell'e-mail come opportunità per indurre il destinatario a compiere l'azione desiderata. Ad esempio, potrebbe trattarsi di un semplice "spero di sentirti presto" o "fammi sapere cosa ne pensi" se volete che il destinatario vi risponda via e-mail. Oppure, se state inviando un'e-mail di marketing, potete includere nella chiusura un link al servizio o al prodotto, chiedendo al destinatario di verificarlo.

Il modo in cui chiudete un'e-mail di lavoro può avere un impatto sul destinatario e sull'impressione che avete su di lui più di quanto pensiate.

Avvolgimento

Sia che scriviate e-mail occasionali o che comunichiate in contesti professionali, il modo in cui concludete le vostre e-mail è importante. L'e-mail è uno dei metodi di comunicazione più comuni al giorno d'oggi e, se volete farlo bene, dovreste concludere le vostre e-mail in modo professionale, incoraggiando il destinatario a rispondere.

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