Kaip pasirašyti verslo el. laišką: Geriausia praktika

Jei norite užtikrinti geresnius atsakymų rodiklius ir bendrus rodiklius, taip pat pagerinti įspūdį apie savo prekės ženklą, pateikiame, kaip pasirašyti profesiniuose el. laiškuose.

Kodėl profesionaliuose el. laiškuose svarbu pasirašyti el. laišką?

Dauguma žmonių uždaro el. laišką ilgai nesvarstydami. Galite parašyti ką nors panašaus į "Ačiū", "Malonūs linkėjimai" ar net "Geros dienos". Tačiau jei labiau apgalvosite, kaip baigsite el. laišką, tai gali labai pakeisti rezultatą.

Geras verslo el. laiško uždarymas gali padėti identifikuoti jus kaip siuntėją, kad būtų galima į jį kreiptis ateityje, motyvuoti gavėją imtis tolesnių veiksmų, suteikti gavėjui papildomos kontaktinės informacijos arba tiesiog palikti skaitytojui gerą pirmąjį įspūdį apie jus ir jūsų įmonę, o tai ypač svarbu, jei bendraujate su nauju klientu.

Baigiamoji frazė, kurią pasirenkate savo el. laiškui, yra paskutinis dalykas, kurį jūsų auditorija perskaito baigusi pranešimą. Nesvarbu, ar siunčiate oficialius verslo elektroninius laiškus, ar asmeninius elektroninius laiškus individualiems kontaktams, svarbu, kaip baigsite elektroninį laišką.

Tai gali būti vienas iš labiausiai motyvuojančių veiksnių, lemiančių, kokių veiksmų jie imsis gavę jūsų el. laišką arba ar apskritai imsis kokių nors veiksmų. Juk elektroninis susirašinėjimas yra tik dar viena pokalbio rūšis, o tai, kaip pokalbis baigiasi, paprastai būna gana svarbu, nesvarbu, ar tai būtų dalykiniai, ar neoficialūs elektroniniai laiškai.

Jei sutiktumėte naują žmogų, po pokalbio su juo neapsisuktumėte ir nenutrauktumėte pokalbio - tikriausiai pasakytumėte, kad buvo malonu su juo susipažinti ir kad tikitės netrukus vėl su juo pasikalbėti. Jūsų el. laiško pabaiga turėtų būti draugiška, profesionali ir mandagi, taip pat turėtų būti aiški, kai reikia pateikti nurodymus dėl tolesnių veiksmų.

Kaip uždaryti el. laišką

Kai reikia parengti geriausius el. laiškų užbaigimus, reikia nepamiršti kelių skirtingų dalykų.

Pirmiausia reikia nuspręsti, ar uždarymas yra tinkama šio el. laiško galimybė. Jei su kuo nors keičiatės el. laiškais pirmyn ir atgal, tuomet šiuo metu gali atrodyti, kad uždarymo praleidimas yra geras pasirinkimas.

Tačiau jei taip yra, skirkite šiek tiek laiko pagalvoti, ar turėsite gerą poveikį, jei įtrauksite uždarymą. Net jei jau kurį laiką susirašinėjate su kuo nors elektroniniu paštu ir pokalbis tapo šiek tiek laisvesnis, palyginti su tuo, koks buvo pradžioje, galite parodyti, kad esate profesionalas, ir toliau daryti gerą įspūdį, kiekvieną kartą pasirinkdami gerą užbaigimą.

Taip pat nepamirškite, kad asmuo, kuriam siunčiate el. laišką, gali jį persiųsti kitiems asmenims, kurie anksčiau su jumis nebendravo. Stiprus, profesionalus el. pašto parašas šiuose el. laiškuose sudarysite profesionalesnį įspūdį, palyginti su neformaliais, asmeniniais el. laiškais.

Naudokite savo vardą ir pavardę

Pasirašydami el. laiškus, ypač pirmuosiuose siunčiamuose el. laiškuose, visada nurodykite savo vardą ir pavardę.

Taip užtikrinsite, kad el. laiško gavėjui būtų aiški asmens, su kuriuo jis bendrauja, tapatybė, ir išvengsite painiavos su kitais kontaktiniais asmenimis, kurių vardas gali būti toks pat kaip jūsų.

Net jei norite atsitiktinio el. laiško pasirašymo ir draugiško susirašinėjimo, visada nurodykite savo vardą ir pavardę.

Būkite profesionalūs

Nesvarbu, ką nuspręsite parašyti el. laiško pabaigoje, svarbiausia - profesionalumas. Prieš nuspręsdami, kokį užbaigimo būdą naudoti, atsižvelkite į pokalbio kontekstą ir asmenį, kuriam rašote el. laišką.

Jei elektroniniu paštu siunčiate laišką naujam klientui, su kuriuo anksčiau nesate bendravę, turėtumėte vengti neįpareigojančio tono. Nors draugiškas tonas gali būti suprastas kaip malonus gestas, pirmą kartą kreipdamiesi į žmogų norite oficialesnio užbaigimo.

Kita vertus, jei bendraujate su žmogumi, su kuriuo susitikote asmeniškai arba su kuriuo daug bendravote el. paštu ir kurį gerai pažįstate, tuomet nėra nieko blogo, jei bendravimas, ypač tolesniuose el. laiškuose, bus laisvesnis.

Jei nesate tikri, kokį toną pasirinkti, visada geriau būti pernelyg profesionaliam nei nepakankamai profesionaliam. Todėl jūsų numatytasis el. pašto parašas visada turėtų būti oficialesnis.

Ką įtraukti į el. laišką su parašu

Gerą verslo el. laiško uždarymą sudaro keli skirtingi elementai, kurie suteikia jam išbaigtą, profesionalią išvaizdą ir daro gerą įspūdį gavėjui. Užbaigiant elektroninį laišką, svarbiausi aspektai yra šie:

Jūsų vardas ir pavardė

Kai kuriuose pokalbiuose pasirašydami el. laišką galite jaustis per daug profesionalūs, tačiau paprastai taip elgtis geriausia. Taip išvengsite situacijų, kai jus gali supainioti su kitu asmeniu, kurio vardas toks pat kaip jūsų.

Jei norite laikytis laisvesnio požiūrio ir naudoti tik savo vardą, galite apsvarstyti galimybę prie parašo pridėti savo vardą ir pavardę, kad vis tiek būtų aišku, kas esate.

Baigiamoji eilutė

Užbaigiant el. laišką, stipri baigiamoji eilutė gali turėti lemiamos reikšmės įspūdžiui, kurį laiško gavėjui palieka laiškas.

Baigiamoji el. laiško eilutė yra puiki proga padėkoti gavėjui už tai, kad perskaitė laišką. Kartu galite įtraukti raginimą imtis veiksmų arba ką nors, kas motyvuotų gavėją atlikti norimą veiksmą, pavyzdžiui, spustelėti el. laiške esančią nuorodą, atsakyti jums ar kt.

 

Nepamirškite, kad net jei siunčiate neįpareigojantį dalykinį el. laišką, galutinis visų el. laiškų tikslas - sulaukti atsakymo arba atlikti tam tikrą veiksmą.

Jūsų pareigų pavadinimas

Nors ne visada turite naudoti visą savo dabartinės darbovietės pavadinimą, gali būti naudinga įtraukti ką nors, kas leistų gavėjui sužinoti, koks yra jūsų profesinis titulas.

Tai ypač svarbu, jei su žmogumi bendraujate pirmą kartą, nes iš to aišku, su kuo bendraujate ir kokiais klausimais galėtumėte jam padėti. Verslo kontaktai vertina šią detalę, nes jie žino, ar tęsti su jumis dalykinį bendravimą, ar ne.

Kontaktinė informacija

Galiausiai visada pravartu nurodyti savo kontaktinius duomenis. Nors gavėjas, kuriam siunčiate laišką, jau turi jūsų el. pašto adresas, el. laiško pabaigoje galima nurodyti kitus būdus, kaip su jumis susisiekti, pvz., telefono numerį arba nuorodą į "LinkedIn" profilį.

Daugumoje oficialių el. laiškų pasirašymo žinučių nurodomi kiti būdai susisiekti. Nors verslo susirašinėjimo tai daug neprideda, taisyklė yra tokia, kad šią erdvę reikia naudoti reklamuojant savo "LinkedIn", svetainę, pasiūlymą ar ką nors kita.

Elektroninio pašto gairių pabaigos - geriausios elektroninio pašto etiketo taisyklės

Baigdami el. laišką nenorite sugadinti gero įspūdžio, kurį iki šiol padarėte, prastai užbaigdami laišką.

Kad to išvengtumėte ir įsitikintumėte, jog jūsų el. laiško baigiamoji frazė klientui paliks geriausią įspūdį, turėkite omenyje šias gaires.

Atsižvelkite į auditoriją

Verta baigiamąjį žodį pritaikyti auditorijai, kuri jį skaitys.

Pavyzdžiui, žodis "myliu" gali būti idealus, jei juo uždarote el. laišką savo antrajai pusei ar mamai, tačiau jo nereikėtų vartoti bendraujant su nauju viršininku ar nauju klientu, kuriems gali nepatikti neformalios el. laiško pabaigos.

Pagalvokite apie savo santykiai su asmeniu, kuriam siunčiate el. laišką. Labiausiai erzinantys el. laiškų pasirašymai yra tie, kurie nėra pritaikyti auditorijai, kuriai jie skirti.

Taisykite numatytąjį el. pašto parašą

Prieš paspausdami mygtuką "siųsti", kaip ir likusioje el. laiško dalyje, taip pat reikėtų patikrinti, ar laiško pabaigoje nėra rašybos ir gramatikos klaidų. Gramatikos ar rašybos klaidų kupinas laiško užbaigimas gavėjui gali sudaryti neprofesionalų ir nerišlų įspūdį.

Daugumoje el. pašto programų užtenka kelių minučių, kad greitai patikrintumėte, ar uždaromame laiške nėra klaidų. Galite naudoti įskiepius gramatikos ir rašybos tikrintuvai pavyzdžiui, "Grammarly", kad būtų lengviau aptikti klaidas.

Būkite nuoširdūs

Realistiškas ir nuoširdus el. laiško uždarymas turi įtakos įspūdžiui, kurį jis daro. Nerašykite tik žodžių, kurie, jūsų manymu, skamba gerai, neskirdami laiko pagalvoti, kiek esate nuoširdūs.

Rinkdamiesi baigiamąją el. laiško eilutę, pasirinkite tokią, kuri būtų nuoširdi iš jūsų pusės, nesvarbu, ar tai būtų vidiniai el. laiškai, ar pokalbiai el. paštu su naujais kontaktais.

Įtraukite kitą žingsnį arba raginimą imtis veiksmų

Galiausiai, nepraleiskite progos pasinaudoti el. laiško pabaigos eilute kaip galimybe paskatinti gavėją atlikti norimą veiksmą. Pavyzdžiui, tai gali būti toks paprastas sakinys kaip "tikiuosi, kad netrukus iš jūsų sulauksiu žinių" arba "praneškite, ką manote", jei norite, kad gavėjas jums atrašytų. Arba, jei siunčiate rinkodaros el. laišką, jo pabaigoje galite įtraukti nuorodą į paslaugą ar produktą, kartu prašydami, kad gavėjas jį patikrintų.

Tai, kaip uždarote verslo el. laišką, gali turėti didesnę įtaką gavėjui ir įspūdžiui, kurį jam paliksite, nei manote.

Apibendrinimas

Nesvarbu, ar rašote įprastus el. laiškus, ar bendraujate profesionaliai, svarbu, kaip baigsite el. laišką. Elektroninis paštas šiandien yra vienas iš labiausiai paplitusių bendravimo būdų, todėl, jei norite tai daryti tinkamai, turėtumėte profesionaliai užbaigti el. laišką, kad paskatintumėte gavėją atsakyti.

Jei siunčiate daug el. laiškų ir nerimaujate, ar jie pasieks reikiamą asmenį... Jums reikia "Bouncer". Naudodami "Bouncer" galite patikrinti savo el. pašto sąrašus, kad būtumėte tikri, jog nesiunčiate suklastotais, pasenusiais ar neteisingai parašytais adresais. 

Pradėkite šiandien ir patikrinkite pirmuosius 100 el. laiškų nemokamai!