Hogyan kell aláírni egy üzleti e-mailt: Legjobb gyakorlatok

aug 3, 2022
8

Fontos, hogy hogyan zárja le az e-mailt, különösen, ha üzleti vagy marketing e-mailt küld. Az e-mail befejezésekor választott szavak dönthetnek arról, hogy jó vagy rossz benyomást kelt-e.

A professzionális lezárás segít abban, hogy az olvasó jó benyomást szerezzen Önről és vállalkozásáról, míg a lezárás hiánya vagy egy nem professzionális e-mail befejezése az ellenkező hatást válthatja ki.

Amikor egy e-mail befejezéséről van szó, az, hogy mit írsz, fontosabb lehet, mint gondolnád. Az e-mail befejezésének egyes módjai jobbak lehetnek, mint mások, attól függően, hogy kinek küldesz e-mailt, és mi a fő célod. Az Ön e-mail aláírása nagyban befolyásolhatja e-mailje lezárását és a címzettekre gyakorolt benyomását.

Íme, hogyan végezze el az aláírást a szakmai e-mailekben, ha jobb válaszadási arányokat és általános mérőszámokat szeretne biztosítani, valamint javítani a márkájáról kialakult benyomást.

Miért fontos az e-mail aláírása a szakmai e-mailekben?

A legtöbb ember úgy zár be egy e-mailt, hogy nem is gondolkodik rajta sokat. Írhatsz valami olyasmit, mint "Köszönöm", "Üdvözlettel" vagy akár "Szép napot". Ha azonban jobban átgondolja, hogyan fejezi be az e-maileket, az nagyban befolyásolhatja az eredményt.

e-mail postafiók


Egy jó üzleti e-mail lezárása segíthet abban, hogy Önt, mint feladót a jövőbeni referenciaként azonosítsa, további lépésekre ösztönözze a címzettet, további elérhetőséget adjon a címzettnek, vagy egyszerűen csak jó első benyomást keltsen az olvasóban Önről és vállalkozásáról, ami különösen fontos, ha új ügyféllel van dolga.

A zárómondat, amelyet az e-mailjéhez választ, az utolsó dolog, amit a közönség elolvas, miután befejezte az üzenetét. Akár hivatalos e-maileket küld a vállalkozásának, akár személyes e-maileket az egyéni kapcsolattartóknak, fontos, hogy hogyan fejezi be az e-mailt.

Ez lehet az egyik legmotiválóbb tényező, amikor arról van szó, hogy milyen lépéseket tesznek az Ön e-mailjének kézhezvételét követően, vagy hogy egyáltalán tesznek-e valamilyen lépést. Végül is az e-mailezés is csak egyfajta beszélgetés, és az, hogy hogyan ér véget egy beszélgetés, általában nagyon fontos, legyen szó üzleti vagy informális e-mailekről.

Ha megismernél egy új embert, nem fordulnál csak úgy meg és mennél el a beszélgetés után anélkül, hogy lezárnád a beszélgetést - valószínűleg azt mondanád neki, hogy örültél a találkozásnak, és hogy reméled, hogy hamarosan újra beszélhetsz vele. Az e-mail lezárásának barátságosnak, professzionálisnak és udvariasnak kell lennie, valamint egyértelműnek, amikor a következő lépésekre vonatkozó utasításokat kell megadnia.

Hogyan kell lezárni egy e-mailt

Amikor az e-mailek legjobb lezárását kell összeállítani, néhány dolgot érdemes szem előtt tartani.

Az első az, hogy eldöntsük, hogy a lezárás megfelelő opció-e az e-mailhez. Ha oda-vissza megy egy e-mailváltásban valakivel, akkor a lezárás kihagyása jó lehetőségnek tűnhet ezen a ponton.

Ha azonban ez a helyzet, akkor szánjon egy kis időt arra, hogy átgondolja, vajon jó hatással lesz-e, ha a lezárást is beiktatja. Még akkor is, ha már jó ideje levelez valakivel, és a beszélgetés már kicsit lazábbá vált ahhoz képest, mint amilyen a kezdetekkor volt, minden alkalommal egy jó zárszó kiválasztásával megmutathatja, hogy profi, és továbbra is jó benyomást kelthet.

Ezzel együtt ne feledje, hogy az a személy, akinek e-mailt küld, továbbíthatja azt másoknak, akik korábban nem kommunikáltak Önnel. Egy erős, szakmai e-mail aláírás ezekben az e-mailekben professzionálisabb benyomást kelt, mint az informálisabb, személyes e-mailekben.

Használja a teljes nevét

Jó ötlet, ha mindig a teljes nevét adja meg az e-mailek aláírásakor, különösen az első néhány elküldött e-mailben.

Ez lehetővé teszi, hogy az e-mail címzettje számára egyértelmű legyen, hogy ki az a személy, akivel kommunikál, és elkerülheti a zavarodottságot a többi kapcsolattartóval, akiknek esetleg ugyanaz a keresztnevük, mint Önnek.

Még akkor is, ha egy lazább e-mail aláírást és barátságos e-mail levelezést szeretne, mindig tüntesse fel a teljes nevét.

Legyen profi

Nem számít, hogy mit írsz az e-mail zárásodban, a szakmaiság a kulcs. Vegye figyelembe a beszélgetés kontextusát és az e-mail címzettjét, mielőtt eldönti, hogy melyik a legmegfelelőbb típusú zárszó.

Kerülje a laza hangnemet, ha olyan új ügyfélnek küld e-mailt, akivel korábban még nem vette fel a kapcsolatot. Míg a barátságos hangnemet kedves gesztusként lehet értelmezni, az első alkalommal, amikor valakivel kapcsolatba lép, hivatalosabb lezárást szeretne.

Másrészt, ha olyasvalakivel kommunikál, akivel személyesen találkozott, vagy akivel sokat beszélgetett e-mailben, és akit elég jól megismert, akkor semmi baj nincs azzal, ha lazábban fogalmaz, különösen a követő e-mailekben.

Ha nem tudja, hogy milyen hangnemet válasszon, mindig jobb, ha túl profi, mint ha nem elég profi. Ezért az alapértelmezett e-mail aláírásodnak mindig hivatalosabbnak kell lennie.

Mit kell tartalmaznia egy e-mail aláírási nyilatkozatnak

Egy jó üzleti e-mail lezárása több különböző elemet tartalmaz, amelyek teljes, professzionális megjelenést kölcsönöznek neki, és jó benyomást keltenek a címzettben. Egy e-mail lezárásakor a legfontosabb szempontok közé tartoznak a következők:

Az Ön teljes neve

A teljes nevének használata egy e-mail aláírása során egyes beszélgetésekben túlságosan is professzionálisnak tűnhet, de általában ez a legjobb megoldás. Ez segít elkerülni minden olyan helyzetet, amikor összetéveszthetik Önt valaki mással, akinek ugyanaz a keresztneve, mint Önnek.

Ha lazább megközelítést szeretne alkalmazni, és csak a keresztnevét szeretné használni, akkor fontolja meg, hogy a teljes nevét hozzáadja az aláírásához, így továbbra is egyértelmű, hogy pontosan ki is Ön.

A zárósor

Amikor lezárja az e-mailt, egy erős zárósor sokat számíthat a címzettre tett benyomásban.

Az e-mail záró sora ideális alkalom arra, hogy hálát adjon a címzettnek az üzenet elolvasásáért. Ezzel együtt tartalmazhat egy cselekvésre való felhívást vagy valamit, ami arra ösztönzi a címzettet, hogy megtegye a kívánt lépést, például kattintson az e-mailben található linkre, válaszoljon Önnek vagy valami másra.

email záró sor

 


Ne feledje, hogy még ha egy alkalmi üzleti e-mailt küld is, minden e-mail kommunikáció végső célja, hogy választ vagy valamilyen cselekvést váltson ki.

Az Ön munkakörének megnevezése

Bár nem kell mindig a jelenlegi munkakörének teljes címét használnia, hasznos lehet, ha a levélben szerepel valami, amiből a címzett megtudhatja, hogy mi a szakmai címe.

Ez különösen akkor fontos, ha először kommunikál valakivel, mivel egyértelművé teszi, hogy kivel beszél, és hogy milyen ügyekben tud segíteni neki. Az üzleti kapcsolatok értékelik ezt a részletet, mivel így tudják, hogy folytassák-e az üzleti kommunikációt Önnel vagy sem.

Kapcsolattartási adatok

Végezetül, mindig jó ötlet az elérhetőségeinek feltüntetése. Bár a címzett, akinek e-mailt küld, már rendelkezik az Ön e-mail címe, az e-mail üzenete zárásakor jó hely arra, hogy további elérhetőségeket adjon meg, például a telefonszámát vagy a LinkedIn-profiljára mutató linket.

A legtöbb hivatalos e-mailes leiratkozásban a kapcsolatfelvétel egyéb módjai is szerepelnek. Bár az üzleti levelezéshez nem sokat ad hozzá, ökölszabály, hogy ezt a helyet használja a LinkedIn, a weboldal, az ajánlat vagy valami más népszerűsítésére.

Az e-mail irányelvek befejezése - az e-mail etikett legjobb szabályai

Amikor az e-mail üzenete végére ér, ne akarja elrontani az eddigi jó benyomást egy rossz zárással.

Ennek elkerülése érdekében, és hogy e-mailje zárómondata a legjobb benyomást keltse az ügyfélben, tartsa szem előtt a következő irányelveket.

Vegye figyelembe a közönséget

Jó ötlet, ha a zárszót az olvasóközönségre szabja.

Például a "love" szó ideális lehet a párjának vagy az édesanyjának küldött e-mail lezárásához, de nem szabad használni, amikor az új főnökével vagy egy új ügyféllel kommunikál, akik nem biztos, hogy értékelik a nem hivatalos e-mail befejezést.

Gondoljon a kapcsolat azzal a személlyel, akinek e-mailt küld. A legidegesítőbb e-mail aláírások azok, amelyek nincsenek a célközönséghez igazítva.

Az alapértelmezett e-mail aláírás lektorálása

Az e-mail többi részéhez hasonlóan a lezárást is ellenőrizni kell a helyesírási és nyelvtani hibák tekintetében, mielőtt megnyomja a küldés gombot. A nyelvtani vagy helyesírási hibáktól hemzsegő zárójelzés szakszerűtlen, hanyag benyomást kelthet a címzettben.

Mindössze néhány percet vesz igénybe, hogy a legtöbb e-mail alkalmazásban gyorsan kétszer is ellenőrizze a zárás hibáit. Használhat pluginokat a nyelvtani és helyesírás-ellenőrzők mint például a Grammarly, hogy könnyebben megtaláljuk a hibákat.

Légy őszinte

Ha reális és őszinte az e-mail lezárása, az hatással van az általa keltett benyomásra. Ne csak úgy írjon olyan szavakat, amelyekről úgy gondolja, hogy jól hangzanak, anélkül, hogy időt szánna arra, hogy átgondolja, mennyire hiteles.

Amikor az e-mail záró sorát választja, válasszon valami olyat, ami hiteles az Ön részéről, legyen szó belső e-mailekről vagy új kapcsolatokkal folytatott e-mailes beszélgetésekről.

Tartalmazza a következő lépést vagy a cselekvésre való felhívást

Végezetül ne hagyja ki a lehetőséget, hogy az e-mail zárósorát arra használja, hogy a címzettet rávegye a kívánt cselekvésre. Ez lehet például olyan egyszerű is, mint a "remélem, hamarosan hallok Önről", vagy a "tudassa velem, mit gondol", ha azt szeretné, hogy a címzett válaszoljon Önnek. Vagy, ha marketing e-mailt küld, a zárszóba belefoglalhat egy linket a szolgáltatásra vagy termékre, miközben arra kéri a címzettet, hogy nézze meg azt.

Az, ahogyan egy üzleti e-mailt lezársz, nagyobb hatással lehet a címzettre és a rólad kialakult benyomásra, mint gondolnád.

Befejezés

Akár hétköznapi e-maileket ír, akár szakmai környezetben kommunikál, fontos, hogy hogyan fejezi be az e-mailt. Az e-mail manapság az egyik legelterjedtebb kommunikációs módszer, és ha jól akarja csinálni, akkor olyan professzionális e-mail befejezéseket kell használnia, amelyek válaszadásra ösztönzik a címzettet.

És ha sok e-mailt küld ki, és aggódik, hogy a megfelelő személyhez jutnak-e el... Szüksége van a Bouncerre. A Bouncer segítségével ellenőrizheti e-mail listáit, így biztos lehet benne, hogy nem hamis, elavult vagy elírt címekre küld. 

Kezdje el még ma és ellenőrizze az első 100 e-mailjét ingyen!

 

Vonal és pontok