Kuinka allekirjoittaa liikesähköposti: Parhaat käytännöt

Tässä kerrotaan, miten voit tehdä kuittauksen ammattimaisiin sähköposteihin, jos haluat varmistaa paremmat vastausprosentit ja yleiset mittarit sekä parantaa vaikutelmaa brändistäsi.

Miksi sähköpostin allekirjoituksella on merkitystä ammattimaisissa sähköposteissa?

Useimmat ihmiset sulkevat sähköpostin ajattelematta sitä tarkemmin. Voit kirjoittaa esimerkiksi "Kiitos", "Ystävällisin terveisin" tai jopa "Hyvää päivänjatkoa". Jos kuitenkin mietit tarkemmin, miten lopetat sähköpostiviestisi, lopputulos voi muuttua huomattavasti.

Hyvän liikesähköpostin lopetus voi auttaa tunnistamaan sinut lähettäjänä tulevaa käyttöä varten, motivoida vastaanottajaa ryhtymään lisätoimiin, antaa vastaanottajalle lisää yhteystietoja tai yksinkertaisesti jättää lukijalle hyvän ensivaikutelman sinusta ja yrityksestäsi, mikä on erityisen tärkeää, jos kyseessä on uusi asiakas.

Sähköpostisi loppulause on viimeinen asia, jonka yleisösi lukee viestisi jälkeen. Lähetitpä sitten virallisia sähköpostiviestejä yrityksellesi tai henkilökohtaisia sähköpostiviestejä yksittäisille yhteyshenkilöille, sähköpostin päättämistavalla on merkitystä.

Se voi olla yksi motivoivimmista tekijöistä, kun on kyse toimista, joihin he ryhtyvät sähköpostisi vastaanottamisen seurauksena, tai siitä, ryhtyvätkö he mihinkään toimiin lainkaan. Loppujen lopuksi sähköpostiviestintä on vain eräänlainen keskustelu, ja sillä, miten keskustelu päättyy, on yleensä suuri merkitys, olipa kyse sitten liike- tai epävirallisista sähköpostiviesteistä.

Jos tapaisit jonkun uuden ihmisen, et vain kääntyisi ympäri ja kävelisi pois keskusteltuasi hänen kanssaan päättämättä keskustelua - kertoisit luultavasti, että oli mukava tavata hänet ja että toivot puhuvasi hänen kanssaan pian uudelleen. Sähköpostisi lopetuksen tulisi olla ystävällinen, ammattimainen ja kohtelias, ja sen tulisi olla selkeä, kun siinä annetaan ohjeita seuraavia vaiheita varten.

Kuinka sulkea sähköposti

Kun haluat koota sähköposteillesi parhaat lopetukset, on muutamia eri asioita, jotka on pidettävä mielessä.

Ensimmäiseksi on päätettävä, onko sulkeminen sopiva vaihtoehto tälle sähköpostille. Jos käydään edestakaista sähköpostivaihtoa jonkun kanssa, lopetuksen ohittaminen voi tuntua tässä vaiheessa hyvältä vaihtoehdolta.

Jos näin kuitenkin on, mieti hetki, onko sulkemisen sisällyttämisellä hyvä vaikutus. Vaikka olisit lähettänyt sähköpostia jollekin jo jonkin aikaa ja keskustelu on muuttunut hieman rennommaksi kuin alussa, voit osoittaa olevasi ammattimainen ja tehdä edelleen hyvän vaikutuksen valitsemalla joka kerta hyvän lopetuksen.

Muista myös, että henkilö, jolle lähetät sähköpostin, voi lähettää sen eteenpäin muille, jotka eivät ole olleet kanssasi yhteydessä aiemmin. Vahva, ammattimainen sähköpostin allekirjoitus näissä sähköpostiviesteissä antaa ammattimaisemman vaikutelman kuin epävirallisemmissa, henkilökohtaisissa sähköpostiviesteissä.

Käytä koko nimeäsi

On hyvä ajatus mainita aina koko nimesi, kun allekirjoitat sähköpostiviestisi, erityisesti ensimmäisissä lähettämissäsi sähköpostiviesteissä.

Näin voit varmistaa, että sähköpostin vastaanottajalle on selvää, kenen kanssa hän on yhteydessä, ja voit välttää sekaannukset muiden yhteystietojen kanssa, joilla saattaa olla sama etunimi kuin sinulla.

Vaikka haluaisitkin käyttää rennompaa sähköpostiosoitetta ja ystävällistä sähköpostikirjeenvaihtoa, mainitse aina koko nimesi.

Ole ammattimainen

Päätitpä sitten kirjoittaa sähköpostin lopetukseen mitä tahansa, ammattimaisuus on avainasemassa. Ota huomioon keskustelun konteksti ja henkilö, jolle lähetät sähköpostia, ennen kuin päätät, minkälainen lopetus on sopivin.

Vältä rentoa sävyä, jos lähetät sähköpostia uudelle asiakkaalle, johon et ole aiemmin ottanut yhteyttä. Ystävällinen sävy voidaan tulkita mukavaksi eleeksi, mutta ensimmäisellä kerralla, kun otat yhteyttä johonkuhun, haluat muodollisemman lopetuksen.

Toisaalta, jos olet yhteydessä henkilöön, jonka olet tavannut henkilökohtaisesti tai jonka kanssa olet puhunut paljon sähköpostitse ja jonka olet oppinut tuntemaan melko hyvin, ei ole mitään väärää olla rennompi, varsinkaan jatkosähköposteissa.

Jos et ole varma, minkälainen sävy on paras mahdollinen, on aina parempi olla liian ammattimainen kuin liian vähän ammattimainen. Tämän vuoksi sähköpostisi oletussähköpostin allekirjoituksen tulisi aina olla muodollisempi.

Mitä sähköpostiviestiin tulee sisällyttää

Hyvä yrityssähköpostin lopetus sisältää useita eri elementtejä, jotka antavat sille täydellisen, ammattimaisen ulkoasun ja tekevät vastaanottajaan hyvän vaikutuksen. Sähköpostin sulkemisessa tärkeimpiä seikkoja ovat muun muassa seuraavat:

Koko nimesi

Koko nimesi käyttäminen sähköpostin allekirjoittamisessa voi tuntua liian ammattimaiselta joissakin keskusteluissa, mutta yleensä se on kuitenkin paras tapa tehdä niin. Näin vältät tilanteet, joissa sinut saatetaan sekoittaa toiseen henkilöön, jolla on sama etunimi kuin sinulla.

Jos haluat ottaa rennomman lähestymistavan ja käyttää vain etunimeäsi, voit harkita koko nimesi lisäämistä allekirjoitukseesi, jotta on silti selvää, kuka olet.

Loppurivi

Kun lopetat sähköpostiviestisi, vahva loppurivi voi vaikuttaa merkittävästi vastaanottajan saamaan vaikutukseen.

Sähköpostin loppurivi on ihanteellinen tilaisuus kertoa vastaanottajalle kiitollisuutesi viestin lukemisesta. Tämän lisäksi voit sisällyttää viestiin myös kehotuksen toimia tai jotain, joka motivoi vastaanottajaa ottamaan haluamansa askeleen, kuten klikkaamaan sähköpostissa olevaa linkkiä, vastaamaan sinulle tai jotain muuta.

 

Muista, että vaikka lähettäisitkin satunnaisen liikesähköpostin, kaiken sähköpostiviestinnän perimmäisenä tavoitteena on saada aikaan vastaus tai jonkinlainen toiminta.

Tehtävänimikkeesi

Vaikka sinun ei aina tarvitse käyttää nykyistä työpaikkasi täydellistä ammattinimikettä, voi olla hyödyllistä sisällyttää kirjeeseen jotain, joka kertoo vastaanottajalle, mikä on ammattinimikkeesi.

Tämä on erityisen tärkeää, jos kommunikoit jonkun kanssa ensimmäistä kertaa, sillä se tekee selväksi, kenelle hän puhuu ja millaisissa asioissa voit auttaa häntä. Liikekontaktit arvostavat tätä yksityiskohtaa, sillä he tietävät, jatkavatko he kanssasi liikesuhteita vai eivät.

Yhteystiedot

Yhteystietojesi ilmoittaminen on aina hyvä ajatus. Vaikka vastaanottajalla, jolle lähetät sähköpostia, on jo olemassa sähköpostiosoitteesisähköpostiviestin lopussa on hyvä paikka tarjota muita tapoja ottaa sinuun yhteyttä, kuten puhelinnumerosi tai linkki LinkedIn-profiiliisi.

Useimmissa virallisissa sähköpostisignaaleissa on muita tapoja ottaa yhteyttä. Vaikka se ei juurikaan lisää liikekirjeenvaihtoa, nyrkkisääntönä on, että tätä tilaa kannattaa käyttää LinkedInin, verkkosivuston, tarjouksen tai jonkin muun asian mainostamiseen.

Sähköpostin ohjeiden lopetukset - parhaat säännöt sähköpostin etikettiin

Kun lähestyt sähköpostiviestisi loppua, et halua pilata tähän mennessä tekemääsi hyvää vaikutelmaa huonolla lopetuksella.

Jos haluat välttää tämän ja varmistaa, että sähköpostin loppulauseesi jättää asiakkaaseen parhaan vaikutelman, pidä mielessä seuraavat ohjeet.

Huomioi yleisö

On hyvä ajatus räätälöidä loppukirjoitus sitä lukevalle yleisölle sopivaksi.

Esimerkiksi sana "rakkaus" voi olla ihanteellinen sähköpostin lopetukseen toiselle osapuolelle tai äidillesi, mutta sitä ei kannata käyttää viestittäessäsi uudelle pomollesi tai uudelle asiakkaallesi, jotka eivät ehkä pidä epävirallisista sähköpostin lopetuksista.

Ajattele suhde henkilön kanssa, jolle lähetät sähköpostia. Ärsyttävimpiä sähköpostiviestejä ovat ne, joita ei ole sovitettu kohderyhmälle, jolle ne lähetetään.

Tarkista oletussähköpostin allekirjoitus

Kuten muukin sähköposti, myös lopetus on tarkistettava oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheiden varalta ennen kuin painat lähetyspainiketta. Kielioppi- ja kirjoitusvirheitä sisältävä lopetus voi antaa vastaanottajalle epäammattimaisen ja huolimattoman vaikutelman.

Useimmissa sähköpostisovelluksissa riittää muutama minuutti, jotta voit tarkistaa nopeasti, ettei sulkemisessasi ole virheitä. Voit käyttää liitännäisiä kieliopin ja oikeinkirjoituksen tarkistusohjelmat kuten Grammarlyn avulla virheiden löytäminen on helpompaa.

Ole vilpitön

Se, että olet realistinen ja aito sähköpostin lopetuksessa, vaikuttaa sen antamaan vaikutelmaan. Älä vain kirjoita sanoja, jotka kuulostavat mielestäsi hyvältä, ilman että käytät aikaa miettiäksesi, kuinka aito olet.

Kun valitset sähköpostisi loppusanaa, valitse jotain, joka on aitoa, olipa kyse sitten sisäisistä sähköposteista tai sähköpostikeskusteluista uusien kontaktien kanssa.

Sisällytä seuraava askel tai kehotus toimintaan

Lopuksi, älä jätä käyttämättä tilaisuutta käyttää sähköpostin loppuriviä tilaisuutena saada vastaanottaja ryhtymään haluttuun toimeen. Tämä voi olla esimerkiksi niinkin yksinkertainen asia kuin "toivottavasti kuulen sinusta pian" tai "kerro mielipiteesi", jos haluat vastaanottajan lähettävän sinulle sähköpostia. Jos lähetät markkinointisähköpostia, voit sisällyttää viestin loppuun linkin palveluun tai tuotteeseen ja pyytää vastaanottajaa tutustumaan siihen.

Sillä, miten suljet liikesähköpostin, voi olla suurempi vaikutus vastaanottajaan ja vaikutukseen, jonka häneen teet, kuin uskotkaan.

Pakkaaminen

Kirjoitatpa sitten satunnaisia sähköpostiviestejä tai kommunikoit ammatillisissa yhteyksissä, tapa, jolla lopetat sähköpostiviestisi, on tärkeä. Sähköposti on nykyään yksi yleisimmistä viestintämenetelmistä, ja jos haluat tehdä sen oikein, sinun pitäisi käyttää ammattimaisia sähköpostin lopetuksia, jotka kannustavat vastaanottajaa vastaamaan.

Ja jos lähetät paljon sähköposteja ja olet huolissasi siitä, saavuttavatko ne oikean henkilön... Tarvitset Bounceria. Bouncerin avulla voit tarkistaa sähköpostilistasi, jotta voit olla varma, ettet lähetä väärennettyihin, vanhentuneisiin tai väärin kirjoitettuihin osoitteisiin. 

Aloita jo tänään ja vahvista ensimmäiset 100 sähköpostia ilmaiseksi!