Je dôležité, ako e-mail uzavriete, najmä ak posielate obchodný alebo marketingový e-mail. Slová, ktoré zvolíte pri písaní záveru e-mailu, môžu rozhodnúť o tom, či urobíte dobrý alebo zlý dojem.
Profesionálny záver pomáha zabezpečiť, aby čitateľ zostal s dobrým dojmom z vás a vašej firmy, zatiaľ čo žiadny záver alebo neprofesionálne ukončenie e-mailu by mohlo mať opačný účinok.
Keď ide o ukončenie e-mailu, to, čo napíšete, môže byť dôležitejšie, ako si možno uvedomujete. Niektoré spôsoby ukončenia e-mailu môžu byť lepšie ako iné, v závislosti od toho, komu píšete e-mail a aký je váš hlavný cieľ. Váš podpis e-mailu môže mať obrovský vplyv na ukončenie vášho e-mailu a dojem, ktorý zanechá na príjemcov.
Tu je návod, ako sa v profesionálnych e-mailoch podpísať, ak chcete zabezpečiť lepšiu mieru odozvy a celkové metriky, ako aj zlepšiť dojem o svojej značke.
Prečo je v profesionálnych e-mailoch dôležité podpisovanie e-mailov?
Väčšina ľudí zatvorí e-mail bez toho, aby sa nad ním zamyslela. Môžete uviesť niečo ako „Ďakujem“, „S pozdravom“ alebo dokonca „Pekný deň“. Ak sa však viac zamyslíte nad tým, ako ukončíte svoj e-mail, môže to mať veľký vplyv na výsledok.
Dobrý záver obchodného e-mailu môže pomôcť identifikovať vás ako odosielateľa pre budúce referencie, motivovať príjemcu k ďalším krokom, poskytnúť mu ďalšie kontaktné informácie alebo jednoducho zanechať v čitateľovi dobrý prvý dojem o vás a vašej firme, čo je dôležité najmä vtedy, ak máte do činenia s novým zákazníkom.
Záverečná fráza, ktorú zvolíte pre svoj e-mail, je poslednou vecou, ktorú si vaše publikum prečíta po dokončení vašej správy. Či už posielate formálne e-maily pre svoju firmu alebo osobné e-maily jednotlivým kontaktom, na spôsobe, akým e-mail ukončíte, záleží.
Môže to byť jeden z najviac motivujúcich faktorov, pokiaľ ide o kroky, ktoré podniknú v dôsledku prijatia vášho e-mailu, alebo či vôbec podniknú nejaké kroky. Koniec koncov, posielanie e-mailov je len iným typom konverzácie a to, ako sa konverzácia skončí, býva dosť dôležité, či už ide o obchodné alebo neformálne e-maily.
Ak by ste stretli niekoho nového, po rozhovore s ním by ste sa len tak neotočili a neodišli bez toho, aby ste ukončili rozhovor – pravdepodobne by ste mu povedali, že ste ho radi spoznali a že dúfate, že sa s ním čoskoro opäť porozprávate. Záver vášho e-mailu by mal byť priateľský, profesionálny a zdvorilý a zároveň by mal byť jasný, pokiaľ ide o poskytnutie pokynov na ďalšie kroky.
Ako zavrieť e-mail
Pri zostavovaní najlepších uzávierok pre vaše e-maily je potrebné mať na pamäti niekoľko rôznych vecí.
Najskôr je potrebné rozhodnúť, či je uzavretie vhodnou možnosťou pre tento e-mail. Ak s niekým prechádzate výmenou e-mailov tam a späť, môže sa v tejto chvíli javiť ako dobrá možnosť vynechanie uzávierky.
Ak je to však váš prípad, zamyslite sa nad tým, či bude mať zaradenie uzávierky dobrý vplyv. Aj keď si s niekým píšete e-mail už dlhší čas a konverzácia sa stala trochu viac neformálnou v porovnaní s tým, ako to bolo na začiatku, môžete ukázať, že ste profesionál, a naďalej robiť dobrý dojem tým, že zakaždým zvolíte dobrý záver.
Nezabúdajte, že osoba, ktorej pošlete e-mail, ho môže poslať ďalej iným osobám, ktoré s vami predtým nekomunikovali.Silný, profesionálny e-mailový podpis v týchto e-mailových vláknach bude pôsobiť profesionálnejším dojmom v porovnaní s neformálnymi, osobnými e-mailami.
Použite svoje celé meno
Pri podpisovaní e-mailov je dobré vždy uvádzať svoje celé meno, najmä v niekoľkých prvých odoslaných e-mailoch.
Vďaka tomu môžete zabezpečiť, aby príjemca e-mailu jasne vedel, s kým komunikuje, a vyhnete sa zámene s inými kontaktmi, ktoré môžu mať rovnaké krstné meno ako vy.
Aj v prípade, že sa chcete podpísať neformálnejším e-mailom a viesť priateľskú e-mailovú korešpondenciu, vždy uveďte svoje celé meno.
Buďte profesionálni
Bez ohľadu na to, čo sa rozhodnete napísať v závere e-mailu, kľúčom k úspechu je profesionalita. Predtým, ako sa rozhodnete pre najvhodnejší typ záveru, zvážte kontext konverzácie a osobu, ktorej posielate e-mail.
Ak posielate e-mail novému klientovi, ktorého ste predtým nekontaktovali, mali by ste sa vyhnúť neformálnemu tónu. Zatiaľ čo priateľský tón by mohol byť interpretovaný ako milé gesto, pri prvom oslovení chcete formálnejší záver.
Na druhej strane, ak komunikujete s niekým, s kým ste sa osobne stretli alebo ste sa s ním často rozprávali prostredníctvom e-mailu a dobre ho poznáte, potom nie je nič zlé na tom, ak sa správate neformálnejšie, najmä v následných e-mailoch.
Ak si nie ste istí, aký typ tónu zvoliť, vždy je lepšie byť príliš profesionálny ako málo profesionálny. Preto by váš predvolený podpis e-mailu mal byť vždy formálnejší.
Čo má obsahovať e-mailový podpis
Dobrý záver obchodného e-mailu obsahuje niekoľko rôznych prvkov, ktoré mu dodávajú ucelený, profesionálny vzhľad a robia dobrý dojem na príjemcu. Pri uzatváraní e-mailu patria medzi najdôležitejšie aspekty:
Vaše celé meno
Používanie celého mena pri podpisovaní e-mailu môže v niektorých konverzáciách pôsobiť príliš profesionálne, ale zvyčajne je to najlepšie. Pomôže vám to vyhnúť sa situáciám, v ktorých by ste mohli byť zamenení za niekoho iného, kto má rovnaké krstné meno ako vy.
Ak chcete zvoliť neformálnejší prístup a používať len svoje krstné meno, môžete zvážiť pridanie svojho celého mena k podpisu, aby bolo stále jasné, kto presne ste.
Záverečná veta
Pri uzatváraní e-mailu môže silná záverečná veta výrazne ovplyvniť dojem, ktorý urobí na príjemcu.
Záverečný riadok e-mailu je ideálnou príležitosťou poďakovať sa príjemcovi za prečítanie správy. Spolu s tým môžete uviesť aj výzvu na akciu alebo niečo, čo príjemcu motivuje k požadovanému kroku, napríklad kliknutie na odkaz v e-maile, odpoveď na vašu adresu alebo niečo iné.
Nezabudnite, že aj keď posielate bežný obchodný e-mail, konečným cieľom všetkej e-mailovej komunikácie je vyvolať odpoveď alebo nejakú akciu.
Váš názov práce
Hoci nemusíte vždy používať celý názov svojej súčasnej práce, môže byť užitočné uviesť niečo, čo príjemcovi umožní zistiť, aký je váš profesijný titul.
Je to dôležité najmä vtedy, ak s niekým komunikujete po prvýkrát, pretože je z toho jasné, s kým sa rozpráva a s akými záležitosťami by ste mu mohli pomôcť. Obchodné kontakty tento detail ocenia, pretože vedia, či s vami majú pokračovať v obchodnej komunikácii alebo nie.
Kontaktné údaje
Nakoniec je vždy dobré uviesť svoje kontaktné údaje. Hoci príjemca, ktorému posielate e-mail, už má vaša e-mailová adresa , v závere e-mailovej správy je vhodné uviesť ďalšie spôsoby, ako sa s vami spojiť, napríklad telefónne číslo alebo odkaz na váš profil v sieti LinkedIn.
Väčšina formálnych e-mailových podpisov obsahuje aj iné spôsoby, ako sa s vami spojiť. Hoci to obchodnej korešpondencii veľa nepridá, je pravidlom, že tento priestor môžete využiť na propagáciu siete LinkedIn, webovej lokality, ponuky alebo niečoho iného.
Koncovky e-mailových pokynov – najlepšie pravidlá e-mailovej etikety
Keď sa blíži koniec e-mailovej správy, nechcete pokaziť dobrý dojem, ktorý ste doteraz urobili, zlým záverom.
Aby ste sa tomu vyhli a uistili sa, že vaša záverečná fráza e-mailu zanechá na zákazníka čo najlepší dojem, majte na pamäti nasledujúce pokyny.
Zvážte publikum
Záver je dobré prispôsobiť publiku, ktoré ho bude čítať.
Napríklad slovo „láska“ môže byť ideálne pre ukončenie e-mailu vašej drahej polovičke alebo mame, ale nemali by ste ho používať pri komunikácii s novým šéfom alebo novým klientom, ktorí by nemuseli oceniť neformálne ukončenie e-mailu.
Premýšľajte o svojich vzťah s osobou, ktorej posielate e-mail. Najotravnejšie e-mailové odpisy sú tie, ktoré nie sú prispôsobené publiku, ktorému sú určené.
Opravte si svoj predvolený podpis e-mailu
Rovnako ako zvyšok e-mailu, aj záver by ste mali pred stlačením tlačidla odoslať skontrolovať, či neobsahuje pravopisné a gramatické chyby. Záver, ktorý je plný gramatických alebo pravopisných chýb, môže na príjemcu pôsobiť neprofesionálnym a nedbalým dojmom.
Stačí niekoľko minút na rýchlu dvojitú kontrolu uzávierky, či neobsahuje chyby vo väčšine e-mailových aplikácií. Môžete použiť zásuvné moduly pre kontrola gramatiky a pravopisu ako Grammarly, aby ste ľahšie našli prípadné chyby.
Buďte úprimní
Realistický a úprimný prístup pri uzatváraní e-mailu má vplyv na dojem, ktorý urobí. Nepíšte len slová, ktoré podľa vás znejú dobre, bez toho, aby ste sa zamysleli nad tým, nakoľko ste úprimní.
Pri výbere záverečnej vety pre e-mail vyberte niečo, čo je z vašej strany úprimné, či už ide o interné e-maily alebo e-mailové konverzácie s novými kontaktmi.
Uveďte ďalší krok alebo výzvu na akciu
Nakoniec si nenechajte ujsť príležitosť využiť záverečný riadok e-mailu ako príležitosť prinútiť príjemcu k požadovanej akcii. Môže to byť napríklad niečo také jednoduché ako „dúfam, že sa čoskoro ozvete“ alebo „dajte mi vedieť, čo si myslíte“, ak chcete, aby vám príjemca poslal e-mail späť. Alebo, ak posielate marketingový e-mail, môžete v závere uviesť odkaz na službu alebo produkt a zároveň požiadať príjemcu, aby si ho overil.
Spôsob, akým uzavriete obchodný e-mail, môže mať na príjemcu a dojem, ktorý na neho urobíte, väčší vplyv, než si myslíte.
Zhrnutie
Či už píšete bežné e-maily, alebo komunikujete v profesionálnom kontexte, na spôsobe ukončenia e-mailu záleží. E-mail je dnes jedným z najbežnejších spôsobov komunikácie, a ak ho chcete robiť správne, mali by ste mať profesionálne zakončenie e-mailu, ktoré príjemcu povzbudí k odpovedi.
A ak posielate veľa e-mailov a obávate sa, či sa dostanú k správnej osobe… Potrebujete Bouncer. Pomocou nástroja Bouncer môžete overovať svoje zoznamy e-mailov, aby ste mali istotu, že neposielate na falošné, neaktuálne alebo nesprávne uvedené adresy.
Začnite ešte dnes a overte si prvých 100 e-mailov zadarmo!
