Ako napísať e-mail na naplánovanie stretnutia (+8 šablón)

Tip: pred odoslaním e-mailov so žiadosťou o plánovanie stretnutia na zoznam (najmä pri zasielaní e-mailov za studena) sa uistite, že ich posielate správnym ľuďom. Preto odporúčame overovanie e-mailov s Bouncerom ako prvým.

#1 Napíšte presvedčivé predmety

Dobrý predmet by mal byť kreatívny a pútavý a zároveň by mal naznačovať, čoho sa e-mail so žiadosťou o stretnutie týka.

Ak napríklad oslovujete niekoho s pozvánkou na obchodné stretnutie, zvážte niečo ako "Diskutujme pri káve." Ak potrebujete pútavejší predmet, skúste toto: "Ste pripravení spojiť sa osobne?". Pozvanie na stretnutie e-mailom môže byť náročné, ale najefektívnejšie e-maily so žiadosťou o stretnutie ukazujú, že všetko začína predmetom.
 

 
Krátke, milé a výstižné predmety sú vždy najlepšie na to, aby sa vaše posolstvo dostalo k používateľom. Pridajte stránku . najviac 9 slov a 60 znakov pre najlepšiu mieru otvorenia a odozvy. Nech už sa teda rozhodnete použiť akýkoľvek predmet, napíšte jasný a výstižný predmet, ktorý čitateľov povzbudí k otvoreniu e-mailu a, dúfajme, okamžite rieši ich bolestivú otázku.

#2 Použiť správny pozdrav podľa situácie

Pri písaní e-mailu so žiadosťou o schôdzku je dôležité mať na pamäti, že váš štýl by mal zodpovedať situácii. Plánovanie stretnutí prostredníctvom e-mailu udáva tón skutočného stretnutia.

Ak píšete bežnému spolupracovníkovi, ide o internú komunikáciu. Môžete ju zachovať ľahkú, s hravým, humorným a neformálnym tónom. Naopak, ak posielate e-mail na stretnutie alebo žiadosti klientom alebo ľuďom z formálneho obchodného prostredia, použite jazyk, ktorý vyjadruje úctu a profesionalitu - správa má byť formálna a vynechajte konverzačný tón.
 

 
Tu je tip: Ak príjemcu osobne nepoznáte, skúste o ňom zistiť viac. V súčasnosti je takmer každý na sieti LinkedIn, takže stačí niekoľko sekúnd na to, aby ste si ich vyhľadali a vytvorili efektívnejšie e-maily so žiadosťou o stretnutie.

Uveďte, kto sú a aká je ich presná pracovná pozícia. Dvakrát skontrolujte názov spoločnosti, aby ste sa nedopustili pravopisných chýb - to je veľmi dôležité pri používaní šablón e-mailových žiadostí o stretnutie.

Pozdravenie menom vám pomôže vytvoriť osobnejší vzťah hneď od začiatku. Vyhnite sa osloveniam ako napr. Sir alebo Pani za každú cenu.

#3 Uveďte, čo chcete, a nechodte okolo horúcej kaše

Správna úvodná veta je zvyčajne hlavným problémom pri písaní e-mailov so žiadosťou o stretnutie. Potom už nechcete strácať čas čitateľa. Prejdite priamo k veci a uveďte, o čom píšete. V niekoľkých vetách vysvetlite, prečo oslovujete a čoho sa vaša žiadosť o stretnutie týka.
 

 
Vyhnite sa odvádzaniu pozornosti príjemcu - prejdite priamo k podrobnostiam stretnutia. Uveďte tému stretnutia (môžete dokonca pripojiť program stretnutia, aby príjemca vedel, koľko času si má vyhradiť). Napríklad: "Píšem vám, aby som vás požiadal o stretnutie v utorok 7. mája o 10.00 hod. s cieľom prediskutovať nadchádzajúcu marketingovú kampaň. Tu je program stretnutia:...".

Nezabudnite tiež uviesť, aký typ stretnutia plánujete, napríklad rýchly chat alebo riadne online stretnutie.

#4 Vysvetlite hodnotu, ktorú príjemca získa

Vo väčšine prípadov sa ľudia, ktorí stretnutia dohodli, starajú skôr o to, aby sa stretnutie uskutočnilo. Preto musíte príjemcu povzbudiť a vysvetliť mu, prečo by si mal nájsť čas na stretnutie s vami.

Premýšľajte o tom, aký prínos by mali, keby súhlasili so stretnutím - čo by sa mohli naučiť? Ktoré nadchádzajúce výzvy môžete pomôcť vyriešiť a zaradiť do programu stretnutia?

Môžete napríklad ponúknuť:

• a zadarmo demo cenného nástroja
• pomoc pri riešení problému danej osoby (napr. maximalizácia výkonu platených reklám).
• prostredie spolupráce na zdieľanie nápadov
• brainstorming zameraný na hľadanie riešení

Zdôraznenie týchto výhod a očakávaného dosiahnutia cieľa v e-maile so žiadosťou o stretnutie vám umožní motivovať ich, aby uprednostnili plánované stretnutie prostredníctvom e-mailu.

Dôležité je tiež nevynechať žiadne logistické detaily stretnutia. Kto sa zúčastní? Ako dlho musí stretnutie trvať? Poskytnutím týchto informácií vopred im poskytnete všetky informácie, ktoré potrebujú na to, aby sa rozhodli, či sa im oplatí zúčastniť sa krátkej diskusie.

#5 Ponuka viacerých časov stretnutí

Pri plánovaní stretnutia ponúknite v e-maile so žiadosťou o stretnutie viac ako jeden čas stretnutia. Nielenže vám to obom dáva možnosť nájsť čas stretnutia, ktorý vyhovuje vašim možnostiam, ale zároveň to ukazuje vašu flexibilitu a to, že rešpektujete drahé preferencie vášho kolegu.

Tu je vzor e-mailu, ktorý môže vyvolať pozitívnu reakciu:

Zohľadnite aj miestny čas. Ak plánujete stretnutie s niekým z inej časti sveta, uistite sa, že pozná časové pásma, v ktorých si dohodnete termín stretnutia.

Informovanosť o časových pásmach je dôležitou súčasťou písania e-mailov so žiadosťou o stretnutie. Ak sa nedokážete dozvedieť, že plánujete dôležitú schôdzku na štvrtú hodinu ráno, ako potom môžete vyriešiť ich bolestivý bod? Plánujte stretnutia tak, aby to bolo pohodlné pre všetkých.

#6 Žiadosť o odpoveď na potvrdenie stretnutia

Vopred si ujasnite, či potrebujete odpoveď na e-mail so žiadosťou o stretnutie alebo nie ("Bol by som rád, keby ste sa k tomu vyjadrili") a kedy ju budete potrebovať. Nebuďte príliš dotieraví ani nároční. Namiesto toho prejavte úctu a ocenenie času toho druhého.

Požiadavka na zaslanie potvrdenia vám tiež dáva príležitosť prekontrolovať dátum, vhodný čas, plán stretnutia a ďalšie podrobnosti, ako aj potvrdiť rezerváciu konferenčnej miestnosti (čo je pre formálne stretnutie veľmi dôležité).

Tu je tip: Tento proces môžete tiež automatizovať a poslať žiadosť o kalendár spolu s e-mailom s pozvánkou na schôdzku. K dispozícii sú rôzne nástroje, ktoré môžete na tento účel použiť. Mnohé z nich, napríklad Kalendár Google, majú túto funkciu zabudovanú. Pomáha šetriť čas a uľahčuje plánovanie offline a online stretnutí pre všetkých zúčastnených.

#7 V prípade potreby nadviazať ďalší e-mail na naplánovanie stretnutia

Už ste niekedy niekomu poslali e-mail s prosbou o stretnutie, ale potom ste sa na niekoľko týždňov odmlčali? Hoci to nie je práve profesionálna komunikácia, vaši príjemcovia pravdepodobne dostávajú všetky druhy e-mailov so žiadosťou o stretnutie a môžu byť príliš zaneprázdnení na to, aby odpovedali na váš prvý e-mail.

Nie je vždy jednoduché udržať si prehľad o odpovediach na profesionálne e-maily. Aby ste sa uistili, že nedôjde k oneskoreniu pri dohodnutí rýchleho stretnutia a všetky strany budú v obraze, je najlepšie nasledovať pripomienku.

Účinnosť následného e-mailu nemožno preceňovať - miera odpovedí môže byť dokonca až o 40% vyššia ako pri pôvodnom e-maile so žiadosťou o stretnutie..

Pomocou nástrojov na sledovanie e-mailov zistite, či bola vaša správa prečítaná a či sa nevykonala žiadna akcia. Je to užitočné najmä pre ľudí, ktorí posielajú dlhé reťazce e-mailov so žiadosťou o stretnutie a je pre nich ťažké sledovať všetky konverzácie na plánovanie stretnutí.

Dobrá správa - ak prevezmete iniciatívu a pošlete ďalší e-mail, vaša žiadosť o schôdzku sa nestratí. Môžete zopakovať kľúčové detaily, poslať podrobný program alebo zistiť ideálny čas, ktorý vyhovuje príjemcovi.

Ak sa chcete dozvedieť viac o tom, ako písať obchodné e-maily, pozrite si tento článok: Sprievodca marketingovými e-mailami B2B - čo funguje a čo nie.

#8 Pridanie odkazu na vybraný nástroj na plánovanie

Nájsť vhodný čas na stretnutie môže byť poriadna fuška. Vaši potenciálni klienti majú iné rozvrhy ako vy a pri žiadosti o stretnutie prostredníctvom e-mailu by ste im mali dať možnosť výberu.

Existujú rôzne nástroje, ktoré vám pomôžu ešte viac vylepšiť vaše e-maily so žiadosťou o schôdzku. Napríklad Calendly. 

Pomocou tohto nástroja môžete potenciálnym klientom ponúknuť všetky voľné termíny na individuálne stretnutie. Získajú prístup k vášmu online kalendáru a môžu si vybrať čas, ktorý vyhovuje aj im, čím sa maximalizujú vaše šance na pozitívnu odozvu a úspešné stretnutie.

Aplikácie ako Calendly sú prepojené s ďalšími populárnymi nástrojmi na stretnutia, ako sú Google Meet a Zoom, takže na svoju e-mailovú adresu dostanete upozornenie na každé nové rezervované stretnutie.

E-mailová šablóna žiadosti o obchodné stretnutie

Či už píšete dokonalý e-mail so žiadosťou o stretnutie s kolegami, potenciálnym klientom alebo obchodnými partnermi, môžete použiť tieto pripravené e-mailové šablóny na návrh stretnutia.

Ps. Neváhajte a prispôsobte si tieto e-mailové vzorky žiadostí o stretnutie svojim potrebám a typom žiadostí o stretnutie, ktoré chcete poslať.

Šablóna e-mailu na stretnutie 1

Predmet e-mailu: Poďme sa porozprávať

Vážený [meno],

Obraciam sa na vás so žiadosťou o stretnutie na tému [téma] v čase, ktorý vám vyhovuje.

Som voľný na [dátum] na adrese [čas] alebo [dátum] na adrese [čas]. Môžem vytvoriť stretnutie prostredníctvom [aplikácia]. Dajte mi vedieť, či vám niektorý z týchto termínov vyhovuje.

Dúfam, že sa čoskoro ozvete!

S láskavým pozdravom,

[vaše meno]

Šablóna e-mailu 2

Predmet e-mailu: Spolupráca // žiadosť o stretnutie

Vážený [meno],

Ako sme už hovorili, mám veľký záujem preskúmať možnosť spolupráce. Som presvedčený, že spojenie našich silných stránok a zdrojov by bolo prospešné pre obe strany.

Tu je program nášho stretnutia, ktorý som mal na mysli:

1. Prehľad plánov partnerstva
2. Diskusia o potenciálnych príležitostiach a výzvach
3. Stanovenie ďalších krokov

Dajte mi prosím vedieť, či to [dátum] a [čas] pracovať pre vás. Dúfam, že sa čoskoro ozvete.

Najlepšie,

[vaše meno]

Šablóna e-mailu 3

Predmet e-mailu: Hovorme o podnikaní

Dobrý deň, [meno],

Ako viete, naše spoločnosti už nejaký čas spolupracujú a som presvedčený, že je dôležité, aby sme udržiavali otvorené komunikačné linky a hľadali spôsoby, ako posilniť naše partnerstvo.

Mám niekoľko zaujímavých nápadov, o ktoré by som sa s vami rád podelil, a verím, že osobné stretnutie by bolo najlepším spôsobom, ako ich podrobnejšie prediskutovať.

 

Chcel by som navrhnúť dátum stretnutia [dátum] na adrese [čas], [miesto/odkaz na stretnutie]. Ak vám tento termín nevyhovuje, dajte mi prosím vedieť niekoľko iných termínov, ktoré by vám vyhovovali.

S pozdravom,

[vaše meno]

Šablóna e-mailu 4

Riadok predmetu: Spojme sa na stretnutie

Dobrý deň, [meno],

 

Som si istý, že máš veľa práce, ale dúfam, že si v blízkej budúcnosti nájdeme čas na rozhovor. Bolo by skvelé spojiť sa a diskutovať [téma stretnutia].

Boli by ste k dispozícii na online alebo osobné stretnutie? Dajte mi prosím vedieť, čo vám vyhovuje najviac, a potom sa dohodneme na podrobnostiach.

Najlepšie,

[vaše meno]

Šablóna e-mailu 5

Riadok predmetu: Poďme na kávu ☕

Vážený [meno],

Dúfam, že je všetko v poriadku. Už dlhší čas som sa s vami chcel rozprávať, drahí kolegovia, a myslel som si, že toto bude skvelá príležitosť, aby som tak urobil. Uvažoval som o stretnutí pri káve, aby sme prediskutovali naše plány do budúcnosti a ako môžeme posilniť naše partnerstvo.

Dátum: [dátum]

Čas: [čas]

Miesto: [umiestnenie]

Vyhovovalo by to vášmu rozvrhu? Tešíme sa, že sa čoskoro ozvete.

Všetko najlepšie,

[vaše meno]

Prichádza Bouncer

Funkcia Bouncer pomáha zlepšiť doručiteľnosť e-mailov overením platnosti každej adresy, znížením počtu odmietnutých správ a udržaním reputácie odosielateľa. Náš nástroj, ktorý šetrí čas, zvyšuje efektivitu kampaní automatizáciou procesu overovania, čím zabezpečuje, že sa vaše stretnutia dostanú k skutočne zainteresovaným stranám. Vďaka tomu sa môžete sústrediť na vytvorenie dokonalého návrhu pre potenciálnych účastníkov.
 

Ste pripravení vyraziť

Od odoslania e-mailu so žiadosťou o stretnutie vás delí len niekoľko kliknutí. Nezabudnite prekontrolovať všetky podrobnosti a uviesť stručnú osnovu stretnutia bez ohľadu na to, či plánujete tímovú schôdzku alebo posielate formálnu žiadosť o stretnutie.

Ak dodržíte všetky kroky uvedené v tomto článku, vaše pozvánky na stretnutia budú vysoko profesionálne. Koniec koncov, stojí za to začať na vysokej úrovni ešte pred začiatkom samotného stretnutia. Ak je vaša pôvodná správa napísaná dobre, vzbudzuje dôveru v budúcu spoluprácu.

Často kladené otázky

Ako napísať e-mail, aby ste si naplánovali stretnutie so šéfom?

Všetky uvedené tipy platia a pri písaní e-mailu so žiadosťou o stretnutie môžete dokonca zmeniť niektoré zo vzorov e-mailov, ktoré sme uviedli vyššie. Možno je však lepšie požiadať šéfa o stretnutie prostredníctvom aplikácie na zasielanie správ alebo osobne, než e-mailom, pretože by sa mohol stratiť v jeho schránke.

Ako zdvorilo požiadať o stretnutie?

V e-mailoch so žiadosťou o stretnutie používajte frázy ako "Môžem vás o niečo požiadať", "Mohli by ste mi, prosím, urobiť láskavosť", "Mohol by som vás na chvíľu vyrušiť" a podobne. Obyčajné pozvanie na stretnutie nebude fungovať, ak sa spojíte s dôležitými zainteresovanými stranami. Tento typ e-mailu môže byť vnímaný ako úlisný, preto zachovajte štýl komunikácie 

Koľko žiadostí o stretnutie je vhodné poslať?

Závisí to od vzťah s danou osobou pred naplánovaním stretnutia. Počet e-mailových žiadostí o stretnutie by ste však mali obmedziť na maximálne niekoľko. Pri posielaní chladných e-mailov platí, že menej je lepšie. Je lepšie poslať jednu perfektnú e-mailovú žiadosť ako hŕstku priemerných.