Kako napisati e-pošto za načrtovanje sestanka (+8 predlog)

Nasvet: pred pošiljanjem e-poštnih sporočil z zahtevo po sestanku za načrtovanje na seznam (zlasti pri hladnem pošiljanju e-pošte) se prepričajte, da jih pošiljate pravim ljudem. Zato predlagamo, da potrjevanje e-poštnih sporočil najprej z Bouncerjem.

#1 Napišite prepričljive vrstice predmeta

Dobra tema mora biti ustvarjalna in privlačna, hkrati pa mora nakazovati, o čem je e-poštno sporočilo z zahtevo za sestanek.

Če na primer nekoga nagovarjate z vabilom na poslovni sestanek, razmislite o tem, ali bi bilo dobro, če bi bilo "Pogovorimo se ob kavi." Če pa potrebujete bolj privlačno vsebino, poskusite tole: "Ste se pripravljeni osebno povezati?". Povabilo na sestanek po e-pošti je lahko izziv, vendar najučinkovitejša e-poštna sporočila s prošnjo za sestanek kažejo, da se vse začne pri temi.
 

 
Kratke, prijazne in jedrnate vrstice predmeta so vedno najboljše za zagotovitev, da bo vaše sporočilo posredovano. Dodajte največ 9 besed in 60 znakov za najboljšo stopnjo odprtosti in odzivnosti. Ne glede na to, kaj boste uporabili, napišite jasen in jedrnat predmet, ki bo bralce spodbudil k odprtju e-poštnega sporočila in, upajmo, takoj naslovil njihovo bolečo točko.

#2 Uporabite ustrezen pozdrav glede na situacijo

Pri pisanju e-poštnega sporočila s prošnjo za sestanek se morate zavedati, da mora vaš slog ustrezati razmeram. Načrtovanje sestankov prek e-pošte daje ton dejanskemu sestanku.

Če pišete običajnemu sodelavcu, je to notranja komunikacija. Lahko ga ohranite lahkotnega z igrivim, humornim in priložnostnim tonom. Nasprotno pa, če pošiljate elektronsko sporočilo o sestanku ali zahteve strankam ali ljudem iz uradnega poslovnega okolja, uporabite jezik, ki kaže spoštovanje in strokovnost - sporočilo naj bo formalno in preskočite pogovorni ton.
 

 
Tukaj je nasvet: Če prejemnika ne poznate osebno, poskusite o njem izvedeti več. Danes je skoraj vsakdo na omrežju LinkedIn, zato potrebujete le nekaj sekund, da jih poiščete in ustvarite učinkovitejša e-poštna sporočila s prošnjo za sestanek.

Ugotovite, kdo so in kakšen je njihov natančen naziv. Dvakrat preverite ime podjetja, da ne bi prišlo do črkovnih napak - to je ključnega pomena pri uporabi e-poštnih predlog za zahtevke za sestanke.

Če nekoga pozdravite po imenu, boste že na začetku vzpostavili bolj oseben stik. Izogibajte se naslovov, kot so Sir ali Gospa za vsako ceno.

#3 Navedite, kaj želite, in ne hodite okoli luže

Ustrezen uvodni stavek je običajno glavna težava pri pisanju e-poštnih sporočil s prošnjo za sestanek. Po tem ne želite zapravljati bralčevega časa. Pojdite naravnost k bistvu in navedite, o čem pišete. V nekaj stavkih razložite, zakaj se obračate nanj in kakšna je vaša prošnja za sestanek.
 

 
Preprečite, da bi prejemnika odvrnili od zadeve - pojdite naravnost k podrobnostim sestanka. Navedite temo sestanka (priložite lahko tudi dnevni red sestanka, da bo prejemnik vedel, koliko časa naj si vzame za sestanek). Na primer: "Pišem vam in vas prosim za sestanek v torek, 7. maja, ob 10.00, da bi se pogovorili o prihajajoči tržni kampanji. Tukaj je dnevni red sestanka: ...".

Ne pozabite tudi navesti, kakšno vrsto srečanja nameravate organizirati, na primer hiter klepet ali pravo spletno srečanje.

#4 Pojasnite vrednost, ki jo bo dobil prejemnik

V večini primerov je ljudem, ki določajo sestanke, bolj pomembno, da se sestanek izvede. Zato morate prejemnika spodbuditi in mu razložiti, zakaj bi si moral vzeti čas za srečanje z vami.

Razmislite, kakšno korist bi imeli, če bi se dogovorili za srečanje - česa bi se lahko naučili? Katere prihajajoče izzive lahko pomagate rešiti in jih uvrstite na dnevni red srečanja?

Ponudite lahko na primer:

• a brezplačno demo dragocenega orodja
• pomoč pri reševanju težav te osebe (npr. povečanje učinkovitosti plačanih oglasov).
• sodelovalno okolje za izmenjavo idej.
• možganska nevihta za iskanje rešitev

Če v e-poštnem sporočilu z zahtevo za sestanek poudarite te prednosti in pričakovano doseganje ciljev, jih boste spodbudili, da bodo prednostno obravnavali načrtovani sestanek prek e-pošte.

Pomembno je tudi, da ne izpustite nobenih logističnih podrobnosti sestanka. Kdo se bo udeležil sestanka? Kako dolgo bo srečanje trajalo? Če jim te informacije posredujete vnaprej, bodo imeli vse informacije, ki jih potrebujejo, da se bodo lahko odločili, ali je vredno sodelovati v kratki razpravi ali ne.

#5 Ponudite več časov sestankov

Ko načrtujete sestanek, v e-poštnem sporočilu z zahtevo za sestanek ponudite več kot en čas sestanka. S tem ne le da bosta oba imela možnost najti čas srečanja, ki bo ustrezal vajini razpoložljivosti, temveč tudi pokažete svojo prilagodljivost in da spoštujete drage preference svojega sodelavca.

Tukaj je vzorec e-poštnega sporočila, ki lahko izzove pozitiven odziv:

Upoštevajte tudi lokalni čas. Če se dogovarjate z osebo z drugega konca sveta, se prepričajte, da pozna časovne pasove, v katerih se dogovarjate za sestanek.

Poznavanje časovnih pasov je ključni del pisanja e-poštnih sporočil z zahtevo za sestanek. Če ne morete ugotoviti, da je pomemben sestanek načrtovan ob 4. uri zjutraj, kako lahko potem rešite njihovo bolečo točko? Sestanke načrtujte tako, da bo vsem udobno.

#6 Zahtevajte odgovor za potrditev sestanka

Vnaprej pojasnite, ali potrebujete odgovor na e-poštno sporočilo z zahtevo za sestanek ali ne ("Hvaležen bi vam bil za povratne informacije o tem.") in ko ga potrebujete. Ne bodite preveč vsiljivi ali zahtevni. Namesto tega pokažite spoštovanje in cenite čas drug drugega.

Z zahtevo po pošiljanju potrditve lahko tudi dvakrat preverite datum, primeren čas, urnik sestanka in druge podrobnosti ter potrdite rezervacijo konferenčne sobe (kar je ključnega pomena za uradni sestanek).

Tukaj je nasvet: Postopek lahko tudi avtomatizirate in pošljete zahtevek za koledar z e-poštnim sporočilom z vabilom za sestanek. Na voljo so različna orodja, ki jih lahko uporabite v ta namen. Številna med njimi, kot je Google Calendar, imajo to funkcijo vgrajeno. Pomaga prihraniti čas in vsem vpletenim olajša načrtovanje sestankov brez povezave in prek spleta.

#7 Po potrebi nadaljujte z naslednjim e-poštnim sporočilom za načrtovanje sestanka

Ste že kdaj nekomu poslali elektronsko sporočilo, v katerem ste ga povabili na sestanek, nato pa se je v naslednjih nekaj tednih razblinila radijska tišina? Čeprav to ni ravno profesionalna komunikacija, vaši prejemniki verjetno prejemajo vse vrste e-poštnih sporočil s prošnjo za sestanek in so morda preveč zaposleni, da bi se odzvali na vaše prvo e-poštno sporočilo.

Ni vedno enostavno ostati na vrhu in dobiti odgovor na profesionalna e-poštna sporočila. Če želite zagotoviti, da ne bo zamud pri dogovarjanju za hiter sestanek in da bodo vse strani obveščene, je najbolje, da sledite z opomnikom.

Učinkovitosti nadaljnjega e-poštnega sporočila ni mogoče preceniti - stopnja odgovorov je lahko celo do 40% višja kot pri prvotnem e-poštnem sporočilu s prošnjo za sestanek..

Z orodji za sledenje e-pošte ugotovite, ali je bilo vaše sporočilo prebrano in ali ni bilo sprejetih nobenih ukrepov. To je še posebej koristno za ljudi, ki pošiljajo dolge verige e-poštnih sporočil s prošnjo za sestanek in težko sledijo vsem pogovorom za načrtovanje sestankov.

Dobra novica - s pobudo, da pošljete nadaljnje e-poštno sporočilo, se vaša prošnja za sestanek ne bo izgubila. Ponovite lahko ključne podrobnosti, pošljete podroben dnevni red ali določite popoln čas, ki ustreza prejemniku.

Če želite izvedeti več o tem, kako pisati poslovna e-poštna sporočila, si oglejte tole: Vodnik po e-poštnih sporočilih za trženje B2B - kaj deluje in kaj ne.

#8 Dodajte povezavo do izbranega orodja za načrtovanje

Iskanje primernega časa za sestanek je lahko zelo zahtevno. Vaše potencialne stranke imajo drugačne urnike kot vi, zato jim morate pri prošnji za sestanek po elektronski pošti dati možnost izbire.

Obstajajo različna orodja, ki lahko pomagajo, da bodo vaša e-poštna sporočila s prošnjo za hladno srečanje še boljša. Na primer Calendly. 

S tem orodjem lahko potencialnim strankam ponudite vse razpoložljive ure za individualno srečanje. Stranke bodo imele dostop do vašega spletnega koledarja in bodo lahko tudi same izbrale čas, ki jim ustreza, s čimer boste povečali možnosti za pozitiven odziv in uspešno srečanje.

Aplikacije, kot je Calendly, so povezane z drugimi priljubljenimi orodji za sestanke, kot sta Google Meet in Zoom, zato boste o vsakem novem rezerviranem sestanku obveščeni na svoj e-poštni naslov.

Predloga e-poštnega sporočila z zahtevo za poslovni sestanek

Ne glede na to, ali pišete popolno e-poštno sporočilo z zahtevo za sestanek za srečanje s sodelavci, potencialno stranko ali poslovnimi partnerji, lahko za predlog sestanka uporabite te pripravljene e-poštne predloge.

Ps. Te vzorce e-poštnih sporočil s prošnjo za sestanek lahko prilagodite svojim potrebam in vrstam prošenj za sestanek, ki jih želite poslati.

Predloga e-pošte za sestanek 1

Vrstica predmeta e-pošte: Pogovorimo se

Spoštovani [ime],

Obračam se na vas, da bi vas prosil za sestanek o [tema] v času, ki vam ustreza.

Na voljo sem brezplačno na [datum] na spletni strani . [čas] ali [datum] na spletni strani . [čas]. Srečanje lahko ustvarim prek [aplikacija]. Sporočite mi, če vam kateri od teh datumov ustreza.

Upam, da vas bomo kmalu slišali!

Lep pozdrav,

[vaše ime]

Predloga e-pošte 2

Vrstica predmeta e-pošte: Sodelovanje // zahteva za sestanek

Spoštovani [ime],

Kot smo se že prej pogovarjali, me zelo zanima možnost sodelovanja. Menim, da bi bilo združevanje naših prednosti in virov koristno za obe strani.

Tukaj je dnevni red, ki sem ga imel v mislih za naše srečanje:

1. Pregled načrtov partnerstva
2. Razprava o morebitnih priložnostih in izzivih
3. Določite naslednje korake

Prosim, sporočite mi, če je to [datum] in . [čas] dela za vas. Upam, da se boste kmalu oglasili.

Najboljše,

[vaše ime]

Predloga e-pošte 3

Vrstica predmeta e-pošte: Pogovorimo se o poslu

Pozdravljeni [ime],

Kot veste, naša podjetja že nekaj časa sodelujejo, zato menim, da je pomembno, da ohranimo odprte komunikacijske linije in preučimo načine, kako lahko okrepimo naše partnerstvo.

Imam nekaj zanimivih zamisli, ki bi jih rad delil z vami, in menim, da bi bilo osebno srečanje najboljši način, da se o njih podrobneje pogovorimo.

 

Predlagam naslednji datum srečanja [datum] na spletni strani . [čas], [lokacija/povezava do sestanka]. Če vam ta datum ne ustreza, mi prosim sporočite nekaj drugih datumov, ki bi vam ustrezali.

Lep pozdrav,

[vaše ime]

Predloga e-pošte 4

Predmetna vrstica: Povežimo se za sestanek

Pozdravljeni [ime],

 

Prepričan sem, da ste zaposleni, vendar upam, da bomo v bližnji prihodnosti našli čas za klepet. Super bi bilo, če bi se povezali in razpravljali [tema sestanka].

Ali ste na voljo za spletno ali osebno srečanje? Sporočite mi, kaj vam najbolj ustreza, in dogovorili se bomo o podrobnostih.

Najboljše,

[vaše ime]

Predloga e-pošte 5

Predmetna vrstica: Pojdimo na kavo ☕

Spoštovani [ime],

Upam, da je vse v redu. Dragi kolegi, že nekaj časa sem želel nadoknaditi zamujeno in mislil sem, da bo to odlična priložnost, da to storim. Razmišljal sem, da bi se srečali ob kavi in se pogovorili o naših načrtih za prihodnost ter o tem, kako lahko okrepimo naše partnerstvo.

Datum: [datum]

Čas: [čas]

Kraj: [lokacija]

Ali bi to ustrezalo vašemu urniku? Veselim se, da vas bomo kmalu slišali.

Vse najboljše,

[vaše ime]

Prihaja Bouncer

Bouncer pomaga izboljšati dostavljivost e-pošte, saj preverja veljavnost vsakega naslova, zmanjšuje število zavrnitev in ohranja ugled pošiljatelja. Naše orodje, ki prihrani čas, poveča učinkovitost kampanje, saj avtomatizira postopek preverjanja, s čimer zagotavlja, da bodo vaši sestanki dosegli resnično zainteresirane stranke. Tako se lahko osredotočite na pripravo popolne predstavitve za potencialne udeležence.
 

Pripravljeni ste na pot

Od pošiljanja e-poštnega sporočila z zahtevo za sestanek vas loči le še nekaj klikov. Ne pozabite dvakrat preveriti vseh podrobnosti in pripraviti kratek opis sestanka, ne glede na to, ali načrtujete sestanek skupine ali pošiljate uradno zahtevo za sestanek.

Če boste upoštevali vse korake, opisane v tem članku, bodo vaša vabila na sestanke zelo profesionalna. Navsezadnje se splača začeti na visoki ravni, še preden se sestanek dejansko začne. Če je vaše prvotno sporočilo dobro napisano, vzbuja zaupanje v prihodnje sodelovanje.

Pogosto zastavljena vprašanja

Kako napišete e-poštno sporočilo za sestanek s šefom?

Vsi zgornji nasveti veljajo, pri pisanju e-poštnega sporočila s prošnjo za sestanek pa lahko celo spremenite nekatere vzorce e-poštnih sporočil, ki smo jih navedli zgoraj. Vendar je morda bolje, da šefa za sestanek prosite prek aplikacije za sporočanje ali osebno, ne pa z elektronskim sporočilom, saj se lahko izgubi v njegovem poštnem predalu.

Kako vljudno prosim za sestanek?

V e-poštnih sporočilih s prošnjo za sestanek uporabljajte fraze, kot so "Ali vas lahko prosim za uslugo", "Ali bi mi lahko naredili uslugo", "Ali vas lahko za trenutek motim" in podobno. Navadno vabilo na sestanek ne bo delovalo, če se povezujete s pomembnimi deležniki. Tovrstna e-poštna sporočila se lahko obravnavajo kot lažniva, zato ohranite slog komuniciranja 

Koliko prošenj za sestanek je primerno število za pošiljanje?

Odvisno od razmerje z osebo pred načrtovanjem sestanka. Vendar naj bo zahtevkov za sestanek po elektronski pošti največ nekaj. Pri pošiljanju hladnih e-poštnih sporočil velja, da je bolje, če jih je manj. Bolje je poslati eno popolno e-poštno prošnjo kot peščico povprečnih.