Každý e-mail odeslaný na špatnou adresu snižuje vaši reputaci odesílatele. A pokud stále posíláte na falešné nebo neplatné adresy, poskytovatelé e-mailových služeb vás začnou blokovat bez ohledu na to, jak kvalitní je vaše zpráva. Ano, adresy, na které posíláte, musíte ověřovat, ale nejprve musíte pochopit, jak funguje proces ověřování seznamu e-mailových adres.
Koneckonců je to jen proces, který má zajistit, aby váš e-mailový seznam byl plný skutečných lidí se skutečnými schránkami, takže se není čeho bát.
Projdeme si, co se vlastně děje při ověřování e-mailových adres a proč je to důležité pro váš e-mailový marketing, reputaci odesílatele a umístění ve schránce.
Jaký je proces ověření seznamu e-mailů?
Jedná se o kontrolu e-mailového seznamu, zda jsou adresy:
- Napsáno ve správném formátu
- Připojeno k existujícím reálným doménám
- Přijímáme e-maily právě teď
- Není pravděpodobné, že by vás odmítli nebo označili jako spam.
A ne, není to totéž jako ruční čištění seznamu.
Ověřování e-mailů využívá automatizované nástroje, které prověří každou e-mailovou adresu v seznamu, provedou řadu testů (k tomu se brzy dostaneme) a řeknou vám, zda je bezpečné ji odeslat, nebo ne.
Úplný proces ověření e-mailu zahrnuje kontroly, jako jsou:
- Kontrola syntaxe
- Vyhledávání záznamů DNS a MX
- Připojení k poštovnímu serveru
- Kontrola univerzální domény
- ping na e-mailovou adresu (bez odeslání zprávy)
Cíl?
Seznam platných e-mailových adres. Žádné slepé uličky. Žádné nedoručitelné adresy. Žádné falešné registrace.
A když na tento vyčištěný seznam pošlete marketingové e-maily, je pravděpodobnější, že se vám dostanou do schránky. Aniž byste museli bojovat se spamovými filtry nebo vypalovat svůj e-mailový účet.
Proč se obtěžovat? Proč je ověření e-mailu důležitější než kdy jindy
Řekněme, že spustíte malou kampaň na podporu svého nového produktu. Zasáhnete celý svůj e-mailový seznam – třeba 5 000 adres. O týden později je vaše míra otevření na 7 %. Míra odmítnutí je více než 10 %. A vy si říkáte:
Dostal někdo tuto zprávu?
To se stává častěji, než si myslíte. Většinou je příčina jednoduchá: příliš mnoho neplatných e-mailových adres.
Některé byly chybně zadány v registračních formulářích, například @gnail.com. Jiné pocházely z hromadného nahrávání, vyřazených seznamů nebo starých exportů kontaktů. A několik z nich mohou být catch-all domény nebo accept-all domény, které technicky přijímají zprávy, ale nikdy je nezobrazí skutečné osobě.
Takto začnete přistávat ve složce spamu.
Jakmile počet odmítnutých e-mailů překročí určitou hranici, poskytovatelé e-mailových služeb, jako je Gmail nebo Outlook, vám začnou nedůvěřovat. Mohou vaše kampaně označit. Nebo přestanou přijímat vaše e-maily úplně.
Nejde jen o marnivé metriky. Špatné údaje poškozují pověst odesílatele, snižují umístění v doručené poště a zabírají čas, který nemáte.
A co je nejhorší? Ne vždy se dozvíte, co se pokazilo. Vaše zprávy byly „odeslány“, ale nebyly přijaty.
To je mezera, kterou ověření e-mailu vyplňuje.
Falešné přihlášky = falešná naděje
Spousta obchodníků s e-maily bojuje s lovci freebie a roboty. Nabídnete magnet pro potenciální zákazníky a lidé vám sem nahází náhodné adresy, jen aby k nim získali přístup. Stejně jako na asdf123@email.com. Vypadá to reálně, ale není.
Pokud tyto e-maily neprojdou ověřovací službou, skončí to tak, že marketingové e-maily nebudou odeslány nikam. To zvyšuje vaše náklady, znečišťuje vaše data a zpomaluje každé vaše rozhodnutí. A teď si představte, že se to děje stokrát týdně.
Je to tichý únik ve vašem systému – dokud se jednoho dne nepodíváte nahoru a zjistíte, že vaše e-mailové kampaně vůbec nefungují.
Váš e-mailový seznam není trvalý
E-mailové účty se mažou, domény vyprší, firmy se zavírají a lidé mění zaměstnání. I váš nejaktivnější seznam z minulého roku tak může být nyní plný nedoručitelných adres. Pokud jste neprovedli nové ověření, můžete zbytečně utrácet peníze a přijít o skutečné potenciální zákazníky.
Proto dnes i malé týmy pravidelně používají software pro ověřování e-mailů. Je to součást správné hygieny e-mailových seznamů.
Postup ověření e-mailu krok za krokem
Nejprve tedy nahrajete seznam e-mailových adres prostřednictvím souboru CSV nebo rozhraní API. Poté začne nástroj pro ověřování e-mailů skenovat.
Co hledá? Hodně. Každý nástroj se může trochu lišit, ale zde je to, co se obvykle děje v zákulisí.
Krok 1: Kontrola syntaxe
Nejdříve: vypadá e-mailová adresa správně?
Nástroj kontroluje běžné problémy s formátováním:
- chybí znak „@“
- překlepy v doméně
- podivné postavy
- příliš dlouhé struny
Je to rychlé, ale nezbytné.
Příklad?
- john.smith@hotmial.con
Zjevně neplatné. Kontrola syntaxe to okamžitě odhalí.
Díky tomuto prvnímu kroku tedy vyřadíte adresy, které nikdy nebyly platné. Často pocházejí z registračních formulářů, které nemají žádnou frontální validaci.
Krok 2: Kontrola domény a DNS
Jakmile je formát adresy v pořádku, nástroj zkontroluje, zda e-mailová doména existuje.
Služby pro ověřování e-mailů pomocí záznamů DNS zjišťují, zda je doména schopna přijímat zprávy, nebo zda její platnost vypršela, zda není falešná nebo nedůvěryhodná.
Pokud adresa @companyabc.com již nemá žádné záznamy DNS, je to slepá ulička bez ohledu na to, jak „pravá“ adresa vypadá. Zde lze také upozornit na problémy se zabezpečením e-mailu.
Krok 3: Kontrola záznamů MX a test poštovního serveru
Poté zkontrolujte záznamy MX. Jedná se o části nastavení DNS domény, které světu říkají: „Zde přijímáme e-maily.“
Žádný záznam MX? Žádné doručování e-mailů. Pokud tedy váš ověřovací software zjistí chybějící nebo poškozené záznamy MX, bude tato adresa označena jako nedoručitelná.
Poté zkontroluje, zda poštovní server skutečně odpovídá, aniž by odeslal skutečný e-mail. Díky tomu může nástroj zachytit falešné adresy, které prošly předchozími kroky.
Krok 4: Ping na e-mailovou adresu (bez odeslání zprávy)
Nyní přichází skutečná zkouška. To je to, co většinu lidí napadne, když se řekne „ověřit e-maily“.
Nástroj provede ping e-mailového účtu a zjistí, zda e-mailová adresa na serveru existuje. Žádný obsah se neodešle, do schránky nedorazí žádná zpráva. Jedná se pouze o test, zda je schránka skutečná a přijímá e-maily.
- Pokud reaguje? To je platný e-mail.
- Pokud ne? Je označena jako riziková, neplatná nebo neznámá – podle toho, jak se doména chová.
V tomto případě se stávají univerzální domény ošemetnými. Některé domény jsou nastaveny tak, aby přijímaly každou adresu (i falešnou), což ztěžuje jejich posuzování. Dobrý program pro kontrolu e-mailů je jako takové označí, takže se můžete rozhodnout, co dělat.
Krok 5: Konečný verdikt
Po provedení všech těchto kontrol vám nástroj poskytne seznam. Obvykle je každá adresa označena jako jedna z následujících:
- Platí – pokračujte v odesílání e-mailových kampaní
- Neplatné – neobtěžujte se
- Rizikové – možná catch-all doména, možná plná schránka.
- Neznámý – nebylo možné plně ověřit z důvodu omezení serveru
Odtud můžete exportovat ověřené potenciální zákazníky, vyčistit zbytek a být si mnohem jistější při přípravě další kampaně. A pokud používáte bezplatný nástroj pro kontrolu e-mailů nebo rozhraní API pro ověřování e-mailů, všechny tyto kroky probíhají okamžitě, někdy v reálném čase, jak lidé zadávají do formuláře.
Bezplatné a placené nástroje pro ověřování e-mailů: Co byste měli vědět, než si vyberete
Možná si říkáte – proč platit, když existují bezplatné nástroje?
No… zdarma může fungovat, ale ne vždy. Záleží však na tom, čeho se vlastně snažíte dosáhnout.
Bezplatné nástroje pro ověření e-mailu obvykle:
- Umožňuje zkontrolovat jednu nebo několik adres najednou.
- Pomozte odhalit zjevné překlepy nebo chybnou syntaxi.
- Získáte povrchní představu o doručitelnosti
To je v pořádku, pokud ověřujete testovací e-mail nebo kontrolujete jednoho potenciálního zákazníka před odesláním nabídky. Ale jakmile máte stovky (nebo tisíce) kontaktů, tento bezplatný nástroj vám nebude stačit.
Budete potřebovat hromadné ověření e-mailu. To znamená, že nahrajete celý soubor CSV, proženete jej vhodným nástrojem a získáte čisté výsledky pro každou e-mailovou adresu. V tomto případě zazáří placené nástroje.
Provádějí hlubší kontroly:
- Vyhledávání záznamů MX
- Detekce všech domén
- E-mailová adresa ping a odezva poštovní schránky
- Filtry nevyžádané pošty
- Přístup k rozhraní API pro registrační formuláře, CRM nebo vlastní toky
Placené nástroje obvykle nabízejí lepší export dat, organizaci seznamu a aktualizace stavu v reálném čase, takže se vám nestane, že narazíte na stejné nedoručitelné adresy.
Pokud je e-mailový marketing pro vaše podnikání klíčový, nejedná se o náklady, ale spíše o údržbu.
Výběr nejlepší služby pro ověření e-mailu: Na co se zaměřit
O nástroje není nouze. Pokud však hledáte vhodný nástroj, podívejte se, na čem skutečně záleží.
Přesnost
Cíl je jednoduchý: platné e-mailové adresy zůstanou, nevyžádané zmizí.
Hledejte službu, která nejen kontroluje syntaxi, ale také rozumí chování e-mailových domén, odpovědím MX a šedým oblastem, jako je například přijímání všech domén.
Rychlost
Provozujete seznam s 10 000 řádky? Nechcete čekat hodiny. Zkontrolujte, zda nástroj zvládá hromadné ověřování rychle, a to i u složitých domén.
Integrace a přístup k rozhraní API
Pokud provozujete rostoucí nastavení (newslettery, CRM, registrační toky), budete chtít nástroj se spolehlivým rozhraním API pro ověřování e-mailů. Bonusem je, pokud funguje v živém provozu na vašich formulářích, aby zachytil chyby dříve, než někdo stiskne tlačítko „odeslat“.
Správa seznamu
Můžete po ověření výsledky snadno filtrovat, označovat nebo organizovat?
Některé nástroje poskytují kategorie stavu (platný, rizikový, neznámý) nebo pomáhají třídit podle poskytovatelů e-mailu nebo typu domény. Čím více souvislostí, tím lépe.
Typy souborů a exporty
Zkontrolujte, zda váš software pro ověřování e-mailů přijímá více formátů: CSV, XLSX, možná i Google Sheets.
Zkontrolujte také, jak se zachází s příznaky odmítnutí a neplatnými kategoriemi.
Podpora a UX
Pokud je nástroj neohrabaný, nepřehledný nebo skrývá, co dělá, budete se rychle cítit ztraceni.
Nejlepší služba ověření e-mailu by měla jasně vysvětlit každý krok a umožnit vám náhled výsledků bez zmatků. A má fantastickou a pohotovou podporu.
Proč máme rádi Bouncer (a proč ji malé značky milují ještě více)
Pokud hledáte funkční službu pro ověření e-mailu, může být nejlepší volbou Bouncer.
Je vytvořen pro lidi, kteří nemají čas dekódovat informační panely, testovat pět různých nástrojů nebo se hrabat v nepřehledných výsledcích. Naimportujete svůj seznam, nástroj provede kontrolu a během několika minut přesně víte, na které e-mailové adresy lze bezpečně odesílat.
Je to jednoduché.
Podívejme se na podrobnosti.
Spuštění jedním kliknutím. Žádné počáteční investice.
Můžete začít s bezplatným účtem. K dispozici je dokonce bezplatná funkce vzorkování seznamu a bezplatný kontrolor, který vám umožní otestovat malý seznam před spuštěním úplného skenování. Pokud váš vzorek vypadá čistě? To je dobré znamení.
Bouncer může být váš chytrý způsob, jak ušetřit čas a kredity.
Inteligentní skenování se skutečnou hloubkou
V zákulisí Bouncer kontroluje všechny podstatné věci: syntaxi, formát e-mailové adresy, záznamy DNS, záznamy MX a to, zda e-mailový server skutečně existuje. Dokonce se připojí k serveru SMTP, aby zkontroloval, zda by se váš e-mailový účet dostal dovnitř.
Ale Bouncer jde ještě dál. Označuje záchytné domény, provádí testy pingu e-mailových adres a pomáhá vám pochopit, které adresy jsou rizikové a proč.
Uvidíte například:
- Které adresy jsou jednorázové
- Které z nich patří do schránky doručené pošty založené na roli
- Které z nich jsou chráněny filtry spamu
- Které z nich mohou mít plnou poštovní schránku
To je druh informací, které vám pomohou lépe se rozhodovat, ne jen odpovídat „ano“ nebo „ne“.
Vytvořeno pro marketing, ne pro inženýrství
Bouncer byl zjevně vytvořen s ohledem na obchodníky s e-maily. Můžete hromadně nahrát soubor CSV, použít bezplatný vestavěný nástroj pro kontrolu e-mailů nebo jej zapojit přímo do svých registračních toků pomocí rozhraní API pro ověřování e-mailů.
Skvěle spolupracuje s vašimi oblíbenými nástroji pro e-mailový marketing a pomáhá vám dodržovat zákony o ochraně osobních údajů. Takže neriskujete pověst odesílatele jen proto, abyste získali pár doručených e-mailů navíc.
Bonus: správně řeší i ty nejtěžší věci
Některé nástroje selhávají při práci se složitými univerzálními doménami nebo poskytovateli e-mailových služeb. Bouncer ne. Ty zvládá lépe než většina ostatních.
Ať už se jedná o službu Google Workspace, domény hostované společností Microsoft nebo malé regionální poskytovatele, funkce Bouncer vám pomůže vyhnout se falešným adresám, aniž byste omylem označili skutečné osoby.
Další tipy, jak udržet e-mailový marketing čistý a silný
Takže chcete zkusit ověřit svůj e-mailový seznam pomocí Bouncer? Úžasné.
Ale nezůstávejte jen u toho. Dobrá doručitelnost není jednorázová záležitost. Je to něco, co si vybudujete pomocí návyků.
Zde se dozvíte, jak zajistit, abyste byli při každém stisknutí tlačítka „odeslat“ důvěryhodní.
Použití dvojitého přihlášení
Když se někdo zaregistruje, pošlete mu před přidáním do skutečného seznamu potvrzovací e-mail. Je to jeden z nejjednodušších způsobů, jak se vyhnout falešným registracím, překlepům nebo neplatným adresám. Navíc tím poskytovatelům e-mailových služeb sdělíte, že hrajete podle pravidel.
Ověřování e-mailů předtím, než se dostanou do systému CRM
Nečekejte, až se váš seznam vyčerpá. Použijte rozhraní API pro ověřování e-mailů připojené k registračním formulářům, abyste ověřili adresy hned, jak přijdou. Nevíte, jak to udělat? Pomůže vám tým podpory.
Méně nedoručitelných adres, lepší umístění v doručené poště a celkově čistší seznamy.
Sledujte míru odskočení jako ostříž
Vysoká míra odezvy = červená vlajka pro spamové filtry.
I několik špatných odeslání může poškodit pověst odesílatele. Zvykněte si před každou novou e-mailovou kampaní provádět hromadné ověřování starších segmentů, zejména pokud byly několik měsíců nedotčené.
Pravidelné čištění seznamu
Ano, pravidelně. Pokud někdo neotevřel nebo nekliknul více než 6 měsíců, zvažte jeho opětovné zapojení nebo odstranění. Udržování platných e-mailových adres na seznamu pomáhá jak s doručitelností e-mailů, tak se zapojením.
Neignorujte rizikové nebo neznámé výsledky
Některé nástroje pro ověřování e-mailů označují adresy jako „rizikové“ (jako jsou například catch-all domény nebo plné schránky). Nepředpokládejte, že jsou bezpečné. Tyto potenciální zákazníky můžete segmentovat, otestovat je pomocí e-mailových zpráv s nízkým dopadem nebo vyčkat, dokud si nebudete jisti, že se neodrazí.
Přeskočte pochybné seznamy
Žádné vyškrábané e-maily. Žádné zakoupené kontakty. Žádné výjimky.
Ty obvykle obsahují falešné adresy, zastaralé údaje a spamové pasti. Odesílání na ně může váš e-mailový server zařadit na černou listinu rychleji, než si myslíte.
Sledování celé cesty, nejen doručitelnosti e-mailů
To, že e-mail dorazí do schránky, ještě neznamená, že funguje.
Sledujte kliknutí, konverze, odpovědi a odpovědi, které jsou označeny. Vaším cílem není ověřovat e-mailové adresy jen tak pro nic za nic – jde o to, abyste oslovili skutečné lidi, kteří o vaše sdělení stojí.
Ověřujte e-mailové adresy jako profesionál!
E-mailový marketing funguje nejlépe, když oslovuje skutečné lidi. To znamená, že každá zpráva, každá kampaň a každá aktualizace musí přistát ve správné schránce.
Jediný způsob, jak se tam dostat: Začněte s čistým seznamem.
Použijte správný proces ověření e-mailu, který kontroluje syntaxi, stav domény a existenci e-mailové adresy. Vyhněte se rizikovým adresám, přestaňte posílat na falešné účty a udržujte dobrou pověst odesílatele.
Ještě lepší? Zařaďte ji do své rutiny.
Netrvá to dlouho a ušetří vás to špatných výsledků, vysokého počtu odmítnutých e-mailů a nízké důvěry ze strany poskytovatelů e-mailových služeb.
Zkontrolujte své e-maily zdarma pomocí Bouncer.
