Πώς να υπογράψετε ένα επαγγελματικό email: Βέλτιστες Πρακτικές

Δείτε πώς να κάνετε sign-off στα επαγγελματικά σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν θέλετε να εξασφαλίσετε καλύτερα ποσοστά ανταπόκρισης και συνολικές μετρήσεις, καθώς και να βελτιώσετε την εντύπωση για την επωνυμία σας.

Γιατί έχει σημασία η υπογραφή email στα επαγγελματικά email;

Οι περισσότεροι άνθρωποι κλείνουν ένα email χωρίς να το σκεφτούν ιδιαίτερα. Μπορείτε να γράψετε κάτι όπως "Ευχαριστώ", "Με εκτίμηση" ή ακόμη και "Καλή σας μέρα". Ωστόσο, το να σκεφτείτε περισσότερο τον τρόπο με τον οποίο κλείνετε τα email σας μπορεί να κάνει τεράστια διαφορά στο αποτέλεσμα.

Ένα καλό επιχειρηματικό κλείσιμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να βοηθήσει να σας αναγνωρίσει ως αποστολέα για μελλοντική αναφορά, να παρακινήσει τον παραλήπτη να προβεί σε περαιτέρω ενέργειες, να παράσχει στον παραλήπτη περαιτέρω πληροφορίες επικοινωνίας ή απλώς να αφήσει στον αναγνώστη μια καλή πρώτη εντύπωση για εσάς και την επιχείρησή σας, κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν πρόκειται για έναν νέο πελάτη.

Η φράση κλεισίματος που επιλέγετε για το email σας είναι το τελευταίο πράγμα που διαβάζει το κοινό σας αφού τελειώσει το μήνυμά σας. Είτε στέλνετε επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την επιχείρησή σας είτε προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μεμονωμένες επαφές, ο τρόπος με τον οποίο κλείνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει σημασία.

Μπορεί να είναι ένας από τους πιο κινητήριους παράγοντες όσον αφορά τις ενέργειες στις οποίες θα προβούν, ως αποτέλεσμα της λήψης του email σας, ή αν θα προβούν σε οποιαδήποτε ενέργεια. Εξάλλου, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι απλώς ένας άλλος τύπος συνομιλίας και το πώς τελειώνει μια συνομιλία τείνει να είναι αρκετά σημαντικό, είτε πρόκειται για επαγγελματικά είτε για ανεπίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αν γνωρίσετε κάποιον καινούργιο, δεν θα γυρίζατε και δεν θα φεύγατε αφού μιλήσετε μαζί του χωρίς να κλείσετε τη συζήτηση - θα του λέγατε μάλλον ότι χάρηκα που τον γνώρισα και ότι ελπίζετε να του ξαναμιλήσετε σύντομα. Το κλείσιμο του email σας θα πρέπει να είναι φιλικό, επαγγελματικό και ευγενικό, ενώ παράλληλα θα πρέπει να είναι σαφές όταν πρόκειται να δώσει οδηγίες για τα επόμενα βήματα που πρέπει να ακολουθήσουν.

Πώς να κλείσετε ένα email

Όταν πρόκειται να συγκεντρώσετε τα καλύτερα κλεισίματα για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, υπάρχουν μερικά διαφορετικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου.

Το πρώτο είναι να αποφασίσετε αν το κλείσιμο είναι ή όχι η κατάλληλη επιλογή για αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν πηγαίνετε μπρος-πίσω σε μια ανταλλαγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με κάποιον, τότε η παράλειψη του κλεισίματος μπορεί να φαίνεται καλή επιλογή σε αυτό το σημείο.

Ωστόσο, αν αυτό συμβαίνει, τότε αφιερώστε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε αν θα έχει καλό αντίκτυπο αν συμπεριλάβετε το κλείσιμο. Ακόμη και αν στέλνετε email σε κάποιον για αρκετό καιρό και η συζήτηση έχει γίνει λίγο πιο χαλαρή σε σχέση με το πώς ήταν στην αρχή, μπορείτε να δείξετε ότι είστε επαγγελματίες και να συνεχίσετε να κάνετε καλή εντύπωση επιλέγοντας κάθε φορά ένα καλό κλείσιμο.

Παράλληλα, να έχετε κατά νου ότι το άτομο στο οποίο στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να το προωθήσει σε άλλους, οι οποίοι δεν έχουν επικοινωνήσει μαζί σας στο παρελθόν. Ένα ισχυρό, επαγγελματική υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα δώσουν μια πιο επαγγελματική εντύπωση σε σύγκριση με τα πιο ανεπίσημα, προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χρησιμοποιήστε το πλήρες όνομά σας

Είναι καλή ιδέα να αναφέρετε πάντα το ονοματεπώνυμό σας όταν υπογράφετε τα email σας, ειδικά στα πρώτα email που στέλνετε.

Αυτό σας επιτρέπει να διασφαλίσετε ότι ο παραλήπτης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ξεκάθαρος όσον αφορά την ταυτότητα του προσώπου με το οποίο επικοινωνεί και μπορείτε να αποφύγετε οποιαδήποτε σύγχυση με άλλες επαφές που μπορεί να έχουν το ίδιο όνομα με εσάς.

Ακόμα και αν θέλετε μια πιο χαλαρή υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μια φιλική αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναφέρετε πάντα το πλήρες όνομά σας.

Να είστε επαγγελματίες

Ανεξάρτητα από το τι αποφασίζετε να γράψετε στο κλείσιμο του email σας, ο επαγγελματισμός είναι το κλειδί. Εξετάστε το πλαίσιο της συνομιλίας και το άτομο στο οποίο στέλνετε το email πριν αποφασίσετε για τον καταλληλότερο τύπο κλεισίματος που θα χρησιμοποιήσετε.

Θα πρέπει να αποφεύγετε τον καθημερινό τόνο αν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν νέο πελάτη με τον οποίο δεν έχετε έρθει σε επαφή στο παρελθόν. Ενώ ένας φιλικός τόνος θα μπορούσε να ερμηνευτεί ως μια ωραία χειρονομία, θέλετε ένα πιο επίσημο κλείσιμο για την πρώτη φορά που επικοινωνείτε με κάποιον.

Από την άλλη πλευρά, εάν επικοινωνείτε με κάποιον που έχετε συναντήσει προσωπικά ή έχετε μιλήσει αρκετά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έχετε γνωρίσει αρκετά καλά, τότε δεν είναι κακό να είστε πιο χαλαροί, ειδικά στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ακολουθούν.

Αν δεν είστε σίγουροι για τον καλύτερο τύπο τόνου που πρέπει να ακολουθήσετε, είναι πάντα καλύτερο να είστε υπερβολικά επαγγελματίες παρά να μην είστε αρκετά επαγγελματίες. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η προεπιλεγμένη υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα πρέπει πάντα να είναι πιο επίσημη.

Τι να συμπεριλάβετε σε ένα email υπογραφής

Ένα καλό επαγγελματικό email που κλείνει περιλαμβάνει πολλά διαφορετικά στοιχεία που του προσδίδουν μια ολοκληρωμένη, επαγγελματική εμφάνιση και κάνουν καλή εντύπωση στον παραλήπτη. Κατά το κλείσιμο ενός email, μερικές από τις πιο σημαντικές πτυχές περιλαμβάνουν:

Το πλήρες όνομά σας

Η χρήση του πλήρους ονόματός σας κατά την υπογραφή ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας φαίνεται πολύ επαγγελματική για ορισμένες συζητήσεις, αλλά συνήθως είναι καλύτερο να το κάνετε. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τυχόν καταστάσεις στις οποίες μπορεί να σας μπερδέψουν με κάποιον άλλον που έχει το ίδιο όνομα με εσάς.

Αν θέλετε να ακολουθήσετε μια πιο χαλαρή προσέγγιση και να χρησιμοποιήσετε μόνο το μικρό σας όνομα, τότε μπορείτε να σκεφτείτε να προσθέσετε το πλήρες όνομά σας στην υπογραφή σας, ώστε να είναι σαφές ποιος ακριβώς είστε.

Η τελική φράση

Όταν κλείνετε το email σας, μια ισχυρή γραμμή κλεισίματος μπορεί να κάνει τη διαφορά στην εντύπωση που προκαλεί στον παραλήπτη.

Η τελική γραμμή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου είναι μια ιδανική ευκαιρία να μοιραστείτε την ευγνωμοσύνη σας με τον παραλήπτη για την ανάγνωση του μηνύματος. Μαζί με αυτό, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε μια πρόσκληση για δράση ή κάτι που θα παρακινήσει τον παραλήπτη να κάνει το επιθυμητό βήμα, όπως να κάνει κλικ σε έναν σύνδεσμο στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να σας απαντήσει ή κάτι άλλο.

 

Θυμηθείτε, ακόμη και αν στέλνετε ένα απλό επαγγελματικό email, ο απώτερος στόχος όλων των επικοινωνιών μέσω email είναι να προκαλέσετε μια απάντηση ή κάποιου είδους ενέργεια.

Ο τίτλος εργασίας σας

Αν και δεν χρειάζεται πάντα να χρησιμοποιείτε τον πλήρη τίτλο της τρέχουσας εργασίας σας, μπορεί να είναι χρήσιμο να συμπεριλάβετε κάτι που να ενημερώνει τον παραλήπτη για τον επαγγελματικό σας τίτλο.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν επικοινωνείτε με κάποιον για πρώτη φορά, καθώς καθιστά σαφές σε ποιον μιλάει και σε τι είδους θέματα θα μπορούσατε να τον βοηθήσετε. Οι επαγγελματικές επαφές εκτιμούν αυτή τη λεπτομέρεια, καθώς γνωρίζουν αν θα συνεχίσουν ή όχι την επαγγελματική επικοινωνία μαζί σας.

Στοιχεία επικοινωνίας

Τέλος, η συμπερίληψη των στοιχείων επικοινωνίας σας είναι πάντα μια καλή ιδέα. Παρόλο που ο παραλήπτης που στέλνετε email έχει ήδη τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, το κλείσιμο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι ένα καλό μέρος για να παρέχετε περαιτέρω τρόπους επικοινωνίας μαζί σας, όπως τον αριθμό τηλεφώνου σας ή έναν σύνδεσμο στο προφίλ σας στο LinkedIn.

Οι περισσότερες επίσημες υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνουν άλλους τρόπους επικοινωνίας. Αν και δεν προσθέτει πολλά στην επαγγελματική αλληλογραφία, είναι κανόνας να χρησιμοποιείτε αυτόν τον χώρο για να προωθήσετε το LinkedIn, τον ιστότοπό σας, την προσφορά σας ή κάτι άλλο.

Καταλήξεις για οδηγίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - οι καλύτεροι κανόνες για την εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν φτάνετε στο τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, δεν θέλετε να καταστρέψετε την καλή εντύπωση που έχετε κάνει μέχρι στιγμής με ένα κακό κλείσιμο.

Για να το αποφύγετε αυτό και να βεβαιωθείτε ότι η φράση κλεισίματος του email σας αφήνει την καλύτερη εντύπωση στον πελάτη σας, λάβετε υπόψη σας τις ακόλουθες οδηγίες.

Σκεφτείτε το κοινό

Είναι καλή ιδέα να προσαρμόσετε το κλείσιμο του κειμένου σας για το κοινό που θα το διαβάσει.

Για παράδειγμα, η λέξη "αγάπη" μπορεί να είναι ιδανική για ένα email που κλείνει με τον σύντροφό σας ή τη μητέρα σας, αλλά δεν θα πρέπει να τη χρησιμοποιείτε όταν επικοινωνείτε με το νέο σας αφεντικό ή έναν νέο πελάτη, οι οποίοι μπορεί να μην εκτιμούν τις ανεπίσημες καταλήξεις email.

Σκεφτείτε το σχέση με το άτομο στο οποίο στέλνετε email. Οι πιο ενοχλητικές υπογραφές email είναι αυτές που δεν είναι προσαρμοσμένες στο κοινό στο οποίο απευθύνονται.

Διορθώστε την προεπιλεγμένη υπογραφή email σας

Ακριβώς όπως και το υπόλοιπο email σας, το κλείσιμο θα πρέπει να ελεγχθεί για τυχόν ορθογραφικά και γραμματικά λάθη πριν πατήσετε το κουμπί αποστολής. Ένα κλείσιμο που είναι γεμάτο γραμματικά ή ορθογραφικά λάθη μπορεί να δώσει μια αντιεπαγγελματική, πρόχειρη εντύπωση στον παραλήπτη.

Το μόνο που χρειάζεται είναι λίγα λεπτά για να ελέγξετε γρήγορα το κλείσιμό σας για τυχόν λάθη στις περισσότερες εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πρόσθετα για έλεγχοι γραμματικής και ορθογραφίας όπως το Grammarly για να διευκολύνετε τον εντοπισμό τυχόν λαθών.

Να είστε ειλικρινείς

Το να είστε ρεαλιστές και γνήσιοι με το κλείσιμο του email σας έχει αντίκτυπο στην εντύπωση που προκαλεί. Μην γράφετε απλώς λέξεις που νομίζετε ότι ακούγονται καλά χωρίς να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε πόσο γνήσιοι είστε.

Όταν επιλέγετε μια γραμμή κλεισίματος για το email σας, επιλέξτε κάτι που είναι γνήσιο από την πλευρά σας, είτε πρόκειται για εσωτερικά email είτε για συνομιλίες μέσω email με νέες επαφές.

Συμπεριλάβετε το επόμενο βήμα ή την πρόσκληση για δράση

Τέλος, μην χάσετε την ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε την τελική γραμμή του email σας ως μια ευκαιρία να κάνετε τον παραλήπτη να προβεί στην επιθυμητή ενέργεια. Για παράδειγμα, αυτό θα μπορούσε να είναι κάτι τόσο απλό όσο ένα "ελπίζω να έχω νέα σας σύντομα", ή "πείτε μου τι σκέφτεστε", αν θέλετε ο παραλήπτης να σας στείλει απαντητικό email. Ή, αν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ, μπορείτε να συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο προς την υπηρεσία ή το προϊόν στο κλείσιμο, ζητώντας παράλληλα από τον παραλήπτη να το ελέγξει.

Ο τρόπος με τον οποίο κλείνετε ένα επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να έχει μεγαλύτερο αντίκτυπο στον παραλήπτη και στην εντύπωση που του προκαλείτε απ' ό,τι νομίζετε.

Ανακεφαλαίωση

Είτε γράφετε περιστασιακά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε επικοινωνείτε σε επαγγελματικά πλαίσια, ο τρόπος με τον οποίο τελειώνετε το ηλεκτρονικό σας μήνυμα έχει σημασία. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια από τις πιο συνηθισμένες μεθόδους επικοινωνίας σήμερα και αν θέλετε να το κάνετε σωστά, θα πρέπει να έχετε επαγγελματικό τέλος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενθαρρύνει τον παραλήπτη να απαντήσει.

Και αν στέλνετε πολλά email και ανησυχείτε αν θα φτάσουν στο σωστό άτομο... Χρειάζεστε το Bouncer. Με το Bouncer, μπορείτε να επαληθεύσετε τις λίστες email σας, ώστε να είστε σίγουροι ότι δεν στέλνετε σε ψεύτικες, ξεπερασμένες ή ανορθόγραφες διευθύνσεις. 

Ξεκινήστε σήμερα και επαληθεύστε τα πρώτα 100 emails σας δωρεάν!