Una mala higiene de la lista reduce la participación y le expone a trampas de spam y reclamaciones.
Sus datos de gestión de la relación con los clientes (CRM) son la base de su capacidad de entrega.
En este artículo, explicaré cómo se cuelan los datos erróneos en su CRM, cómo perjudican su posicionamiento en la bandeja de entrada y qué puede hacer al respecto. También abordaré consideraciones legales y destacaré herramientas que ayudan a mantener tus listas saludables.
TLDR: resumen
- Los datos de CRM defectuosos (errores tipográficos, duplicados, contactos obsoletos) perjudican la capacidad de entrega y la reputación.
- Los altos índices de rebotes y reclamaciones indican a los proveedores de buzones que filtren o bloqueen sus correos electrónicos.
- La limpieza, validación y segmentación periódicas de las listas mejoran la participación y la ubicación en la bandeja de entrada.
- Cumpla el GDPR y leyes similares: recopile el consentimiento, regístrelo correctamente y elimine los datos antiguos o inactivos.
- Utilice herramientas como Bouncer para verificar direcciones, bloquear inscripciones falsas, detectar trampas de spam y enriquecer los datos de CRM.
- Unos datos fiables reducen los rebotes, aumentan la participación y refuerzan la reputación del remitente.
Cómo se producen los datos erróneos de CRM y por qué son importantes
Los datos erróneos proceden de muchos lugares.
- Los errores de introducción manual y los campos que faltan o que no están actualizados crean registros de contactos inexactos.
- Las integraciones pueden crear duplicados si una persona aparece en varias listas.
- Con el tiempo, las direcciones se quedan obsoletas porque la gente cambia de trabajo o abandona los buzones.
Si no se gestionan, estos registros deteriorados se convierten en trampas de spam: direcciones que parecen válidas pero que son vigiladas por organizaciones de filtrado para atrapar a remitentes irresponsables.
Cuando envías a direcciones inválidas o abandonadas, tu tasa de rebote duro aumenta, y las tasas de rebote altas se encuentran entre las señales negativas que hacen bajar la reputación del dominio.
La segmentacióndeficiente es otro asesino silencioso. Si su CRM carece de campos completos o coherentes, es posible que envíe mensajes irrelevantes, lo que provocaría bajas o quejas por spam.
Los proveedores de buzones hacen un seguimiento exhaustivo de la participación y las quejas: un puñado de quejas puede perjudicar su reputación con los filtros.
Procesos rutinarios de higiene y su impacto
El primer paso hacia unos datos más limpios es definir «inactivo».
Puede elegir contactos que no hayan abierto ni hecho clic en ningún mensaje durante seis meses. Antes de eliminarlos, haz una campaña de reenganche preguntándoles si siguen queriendo tus correos. Elimine a los que permanezcan inactivos. Esta poda ayuda a aumentar las tasas generales de apertura y clics, que los ISP interpretan como un compromiso positivo.
La validación de direcciones es vital. Compruebe los nuevos registros al entrar y realice barridos periódicos en las listas existentes. Los servicios de validación eliminan las direcciones no válidas, desechables o de riesgo para que nunca entren en la cola de envío, manteniendo bajos los porcentajes de rebote.
Combine duplicados y estandarice formatos de datos para que la personalización funcione y no envíe accidentalmente dos mensajes ligeramente diferentes a la misma persona. La limpieza y verificación periódicas mejoran la segmentación, reducen los rebotes y las reclamaciones, lo que contribuye a reforzar la reputación del dominio.
Cumplimiento y aspectos jurídicos del almacenamiento y uso de datos
Las distintas regiones establecen normas diferentes para el tratamiento de datos personales.
De acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), se necesita una base legal para almacenar y procesar los datos de cada contacto. El consentimiento debe registrarse con una pista de auditoría clara, y las personas pueden solicitar su eliminación en cualquier momento. Conservar contactos sin un consentimiento válido no sólo perjudica el cumplimiento de la normativa, sino que también satura su CRM con registros inactivos o de riesgo.
En Estados Unidos, la legislación sobre privacidad de datos está más fragmentada. La Ley CAN-SPAM regula el correo electrónico comercial y exige una identificación clara, una dirección postal válida y un mecanismo de exclusión fácil.
Algunos estados van más allá: la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) concede a los residentes derechos de acceso, supresión y exclusión de la venta de datos, mientras que leyes similares en Colorado y Virginia siguen el mismo espíritu.
En Canadá, la CASL (Canada’s Anti-Spam Legislation) exige el consentimiento explícito o implícito antes de enviar correos electrónicos de marketing. Es uno de los marcos antispam más estrictos, con fuertes sanciones en caso de incumplimiento.
En el resto del mundo, países como Australia (Spam Act 2003) y Singapur (PDPA) tienen sus propios requisitos de consentimiento y cancelación de suscripción.
En todos estos marcos, la mejor práctica sigue siendo la misma:
- recabar el consentimiento de forma transparente,
- a prueba de tiendas,
- y respetar las solicitudes de retirada.
El doble opt-in ayuda a verificar el interés y a reducir las inscripciones falsas. Los acuerdos de procesamiento de datos con proveedores de CRM o proveedores de correo electrónico aclaran quién es responsable de salvaguardar los datos.
Aunque los detalles varían según el país, el principio es universal: unas prácticas de datos limpias, legales y respetuosas protegen tanto su reputación como su capacidad de entrega.
Herramientas, flujos de trabajo y tecnologías para proteger la reputación de los remitentes
Mantenga listas de supresión separadas para las direcciones que rebotan, se dan de baja o se quejan.
La supresión de las direcciones erróneas impide el envío repetido a las mismas. Las herramientas pueden automatizar la deduplicación, la validación periódica y la supervisión de las métricas clave. La guía de reputación de dominios de Valimail señala que los remitentes deben vigilar las quejas de spam (mantenerlas por debajo del 0,1 %), controlar las tasas de rebote y evitar las trampas de spam.
Los picos repentinos de volumen o las quejas son señales de alarma.
Badsender recomienda utilizar herramientas de diagnóstico, como Talos o Barracuda, para ver si su dominio o IP está bloqueado y preparar un plan de calentamiento para cualquier nuevo dominio o IP de envío.
También puede integrar servicios de validación de direcciones en el punto de entrada (formularios de inscripción), durante las importaciones y en rutinas automatizadas que comprueban las listas periódicamente.
Bouncer: mejorar la calidad de los datos antes de enviarlos
Bouncer es una plataforma de verificación de correo electrónico que le ayuda a mantener sus listas de contactos limpias y seguras.
Su aplicación principal le permite cargar una lista y comprobar la validez, entregabilidad y riesgo de cada dirección.
- Puede conectarlo mediante API para validar direcciones en tiempo real.
- Bouncer Shield protege sus formularios de inscripción bloqueando las direcciones falsas o maliciosas en cuanto un visitante las teclea.
- La comprobación de toxicidad puntúa las direcciones en una escala de 0 a 5, destacando las vinculadas a trampas de spam o litigios.
- El kit de entregabilidad de Bouncer comprueba la ubicación en la bandeja de entrada y verifica la autenticación, mientras que el módulo de enriquecimiento de datos añade información de la empresa disponible públicamente para enriquecer su CRM.
- Email Engagement Insights muestra la actividad reciente: última apertura, clic o respuesta, para que pueda segmentar por compromiso.
La plataforma está alojada en la UE, cumple con GDPR y tiene un tiempo de actividad casi perfecto. El uso de una herramienta como Bouncer como parte de su flujo de trabajo de calidad de datos reduce las tasas de rebote y protege su reputación de envío.
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Medición del impacto y evaluación comparativa
Necesita puntos de referencia para juzgar si sus esfuerzos de higiene funcionan.
Observe la tasa de rebote duro, la tasa de rebote blando, la tasa de quejas de spam y las métricas de compromiso (aperturas, clics, respuestas) a lo largo del tiempo.
Valimail sugiere mantener las quejas por spam por debajo de una por cada mil mensajes y vigilar de cerca las tasas de rebote.
Realice también un seguimiento de las conversiones o acciones posteriores (ventas, inscripciones, respuestas), ya que una alta capacidad de entrega sin un compromiso significativo sigue indicando un problema de segmentación.
Compare los segmentos depurados con los no depurados: envíe la misma campaña a una lista depurada más pequeña y a una lista completa, y compruebe cuál obtiene mejores resultados.
Con el tiempo, las listas depuradas deberían mostrar un mayor compromiso y menos señales negativas.
Cifras importantes del Informe de higiene de las listas de correo electrónico de Bouncer.
Antes de terminar, veamos lo que dicen los datos.
Nuestro Informe sobre la higiene de las listas de correo electrónico combina los resultados de más de 250 encuestas, 12 expertos en correo electrónico y 50 páginas de análisis, el primero de este tipo elaborado por Bouncer.
Los resultados ponen de manifiesto lo común que sigue siendo la falta de higiene de los datos y por qué mantener limpio el CRM influye directamente en los resultados de entregabilidad.
Consulte el informe completo: Informe sobre la higiene de las listas de correo electrónico
📉 Decaimiento de datos y problemas de entregabilidad
- El 36% de los profesionales del marketing afirma que su mayor problema es la gestión de las tasas de rebote y las quejas por spam.
- El 29,2% notó un descenso de la entregabilidad en los últimos seis meses, mientras que sólo el 14,6% experimentó una mejora.
- Los correos electrónicos abandonados o no válidos siguen siendo una de las principales causas de la mala reputación de los remitentes.
🧹 Lista de hábitos de limpieza
- El 6,7% no limpia sus listas en absoluto.
- El 39,5% sólo elimina a los abonados inactivos ocasionalmente.
- El52% segmenta sus listas: casi la mitad sigue enviando el mismo mensaje a todos.
- Puntos de referencia de la tasa de rebote:
0-2%: higiene excelente
2-5%: aceptable
5-10%: necesita revisión
10%+: problema grave de higiene
🔐 Lagunas en materia de conformidad y autenticación
- El 42,7% de los encuestados no utiliza SPF, DKIM o DMARC para autenticar sus correos electrónicos.
- El41,5% controla mensualmente la reputación de sus remitentes, mientras que el 10,7% no la controla en absoluto.
- Una autenticación o supervisión deficientes aumentan el riesgo de filtrado de spam y de inclusión de dominios en listas negras.
📊 Compromiso e impacto en la reputación
- Tasa media de apertura: 20-30
- Porcentaje medio de clics: 10-20%
- El 62,2% nunca ha sido incluido en una lista negra, señal de que la limpieza y la verificación periódicas funcionan.
- El 70% de las empresas nunca han consultado a expertos en entregabilidad, ni siquiera cuando tienen problemas con la ubicación en la bandeja de entrada.
Conclusión
Los datos erróneos socavan incluso el correo electrónico mejor redactado.
Las direcciones no válidas, los duplicados y los campos obsoletos inflan las tasas de rebote y de reclamaciones, lo que daña la reputación de su remitente.
Los datos no controlados pueden violar las leyes de privacidad y malgastar el presupuesto.
Puedes solucionarlo auditando tu CRM, validando y limpiando tus listas con regularidad, fusionando duplicados, registrando correctamente el consentimiento y eliminando los contactos inactivos o que ya no son legalmente admisibles.
Utilice herramientas como Bouncer para verificar y enriquecer sus datos antes de enviarlos. Supervise métricas clave como las tasas de rebote y la participación para medir el progreso.
Invertir en la calidad de los datos y la higiene del CRM se amortiza rápidamente: se gasta menos mientras se llega a más personas adecuadas y se construye una reputación de remitente más saludable.
