Su reputación de remitente es nada menos que la fuerza invisible que determina si sus mensajes cuidadosamente elaborados llegan a su destino o desaparecen en el vacío de las carpetas de spam.
A pesar de su importancia crítica, la reputación del remitente sigue siendo poco conocida por muchos profesionales del marketing y las ventas. Esta guía desmitificará el concepto de reputación del remitente, explicará por qué es más importante que nunca y ofrecerá estrategias prácticas para crear y mantener una reputación sólida que haga llegar sus correos electrónicos.
Comprender la reputación del remitente: El crédito digital del correo electrónico
Del mismo modo que su calificación crediticia afecta a su capacidad para obtener servicios financieros, la reputación de su remitente determina su capacidad de entrega del correo electrónico, es decir, la probabilidad de que sus mensajes lleguen a las bandejas de entrada de los destinatarios en lugar de a sus carpetas de spam o, peor aún, de que sean bloqueados por completo.
¿Qué factores influyen en la reputación del remitente?
Su reputación de remitente es un cálculo complejo basado en numerosos factores, entre los que se incluyen:
- Reputación IP: El comportamiento histórico de envío asociado a tu dirección IP
- Reputación del dominio: El historial de envíos vinculado a su dominio de correo electrónico
- Calidad del contenido: La naturaleza y el formato del contenido de su correo electrónico
- Métricas de compromiso: Cómo interactúan los destinatarios con sus correos electrónicos
- Prácticas de envío: Su volumen de correo electrónico, frecuencia y coherencia
- Configuración técnica: Autenticación adecuada y configuración de la infraestructura
- Índices de reclamaciones: Con qué frecuencia los destinatarios marcan tus correos como spam
- Spam Trap Hits: Si está enviando correos electrónicos a direcciones no válidas o problemáticas
Estos factores son evaluados por proveedores de servicios de Internet (ISP), proveedores de servicios de correo electrónico (ESP) y organizaciones antispam para calcular puntuaciones de reputación que influyen en las decisiones de entrega.
Por qué la reputación del remitente importa más que nunca
Varias tendencias han hecho que la reputación del remitente sea cada vez más crítica:
- Aumento del volumen de correo electrónico: Con más de 320.000 millones de correos electrónicos enviados al día, los ISP se han vuelto más agresivos a la hora de filtrar mensajes
- Filtrado sofisticado: Los filtros de spam modernos se basan en gran medida en métricas de reputación del remitente en lugar de limitarse al análisis del contenido
- Expectativas de los consumidores: Los destinatarios esperan recibir mensajes de correo electrónico pertinentes y basados en permisos, y no dudan en denunciar los mensajes no deseados.
- Entorno normativo: Leyes como GDPR, CAN-SPAM y CASL han elevado las apuestas para los correos electrónicos no solicitados.
- Impacto en la entregabilidad: Los estudios demuestran que la reputación del remitente afecta directamente al 77% de los problemas de entrega del correo electrónico
Construir su reputación de remitente: Un enfoque paso a paso
Construir una sólida reputación de remitente no es un esfuerzo puntual, sino un proceso metódico que requiere paciencia y buenas prácticas coherentes . He aquí cómo abordarlo de forma sistemática:
1. Infraestructura técnica: La base de la confianza
Antes de enviar un solo correo electrónico de divulgación, asegúrese de que su base técnica es sólida:
Autenticación adecuada
Los protocolos de autenticación del correo electrónico verifican que usted es quien dice ser:
- SPF (Marco de directivas del remitente): Especifica qué direcciones IP están autorizadas a enviar correos electrónicos para su dominio.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail): Añade una firma digital que verifica que el correo electrónico no ha sido alterado en tránsito.
- DMARC (autenticación de mensajes basada en dominios, informes y conformidad): Indica a los servidores receptores cómo gestionar los fallos de autenticación y proporciona informes.
Ejemplo de aplicación:
Ejemplo de registro SPF:
v=spf1 include:_spf.google.com include:sendgrid.net ~all
Ejemplo de selector DKIM:
selector._clave.sudominio.com
Ejemplo de registro DMARC:
_dmarc.sudominio.com TXT «v=DMARC1; p=quarantine; pct=100; rua=mailto:dmarc@yourdomain.com»
Configurar el DNS inverso (rDNS)
Asegúrese de que su dirección IP de envío tiene un registro DNS inverso adecuado que coincide con su dominio, ya que los ISP comprueban esta alineación.
Utilice IP dedicadas (cuando proceda)
Si envía un volumen importante (normalmente más de 50.000 correos electrónicos al mes), considere la posibilidad de utilizar direcciones IP dedicadas que sólo envíen sus correos electrónicos, lo que le proporcionará un control total sobre su reputación de envío.
Supervisar las listas negras de IP y dominios
Compruebe regularmente si sus IP o dominios de envío aparecen en listas negras utilizando herramientas como MXToolbox o Talos Intelligence, y tome medidas inmediatas en caso afirmativo.
2. Calentar nuevas direcciones IP y dominios
Nunca empiece a enviar grandes volúmenes desde IP o dominios nuevos. En su lugar, «caliente» gradualmente su infraestructura de envío:
El proceso de calentamiento
- Empiezapoco a poco: envía entre 50 y 100 correos electrónicos al día a tus contactos más comprometidos.
- Aumentar gradualmente: Duplicar el volumen cada 2-3 días mientras las métricas de engagement se mantengan fuertes.
- Supervisar de cerca: Vigilar los rebotes, las quejas y el compromiso durante el calentamiento.
- Prolongar el calendario: Completa el calentamiento a lo largo de 4-8 semanas para obtener resultados óptimos.
Ejemplo de programa de calentamiento para un nuevo PI:
| Semana | Volumen de envíos diarios | Público objetivo |
| 1 | 50-200 | Suscriptores más comprometidos |
| 2 | 200-500 | Suscriptores comprometidos de los últimos 3 meses |
| 3 | 500-2,000 | Suscriptores comprometidos de los últimos 6 meses |
| 4 | 2,000-5,000 | Mezcla de suscriptores comprometidos |
| 5-8 | 5.000-volumen total | Incluir gradualmente segmentos menos comprometidos |
3. Construir y mantener listas de calidad
La calidad de su lista de destinatarios repercute directamente en la reputación de su remitente:
Practicar una higiene adecuada de la lista
- Limpieza periódica: Elimine los rebotes duros, las direcciones no válidas y las que no responden.
- Política de extinción: Aplicar una estrategia para eliminar gradualmente los contactos no comprometidos.
- Servicios de validación: Utiliza herramientas de verificación del correo electrónico antes de enviar a nuevos contactos
- Segmentación: Divide tu lista en función de los niveles de compromiso y los intereses
Doble Opt-In
Exigir a los nuevos suscriptores que confirmen sus direcciones de correo electrónico haciendo clic en un enlace en un correo electrónico de verificación, que:
- Verifica la validez del correo electrónico
- Confirma el interés del destinatario
- Crea un registro de compromiso
- Reduce el riesgo de reclamaciones
Cancelar suscripciones inmediatamente
Elimine a los suscriptores dados de baja de sus listas en un plazo de 10 días laborables (aunque la eliminación inmediata es la mejor práctica y es legalmente obligatoria en algunas jurisdicciones).
4. Desarrollar contenidos atractivos
Los ISP utilizan cada vez más la participación de los destinatarios para evaluar la reputación de los remitentes:
Crear contenido centrado en el destinatario
- Personalice más allá del nombre del destinatario
- Elabore contenido relevante utilizando un redactor de correo electrónico con inteligencia artificial basado en los intereses y comportamientos de los destinatarios.
- Centrarse en aportar valor en cada mensaje
- Utilice líneas de asunto claras y convincentes que reflejen fielmente el contenido.
Optimizar el diseño del correo electrónico
- Garantizar la capacidad de respuesta móvil (más del 60% de los correos electrónicos se leen en dispositivos móviles).
- Mantenga una proporción equilibrada entre texto e imagen (al menos un 60% de texto).
- Mantenga el tamaño de los archivos por debajo de 100 KB siempre que sea posible
- Utilizar prácticas de diseño accesibles para optimizar la ux para todos los destinatarios.
Fomentar un compromiso positivo
- Incluya llamadas a la acción claras
- Pide a los destinatarios que te añadan a su libreta de direcciones
- Crear oportunidades de respuesta e interacción
- Considere la posibilidad de realizar campañas ocasionales centradas en el compromiso para reactivar a los suscriptores inactivos.
- Cree un programa de remisión con herramientas como ReferralCandy para impulsar el compromiso posterior a la compra y mejorar la reputación del remitente mediante el aumento de clics y reenvíos.
5. Aplicar prácticas de envío inteligentes
La forma en que envía los correos electrónicos influye significativamente en su reputación:
Establecer pautas de envío coherentes
Los ISP señalan los picos de volumen irregulares como posibles indicadores de spam. Mantenga volúmenes y frecuencias de envío razonablemente constantes.
Segmento basado en el compromiso
Envíe con más frecuencia a los destinatarios comprometidos y con menos frecuencia a los que muestran un menor compromiso, reduciendo gradualmente la frecuencia antes de eliminar a los no comprometidos.
Personalizar los tiempos de envío
Utilice los datos de participación de los destinatarios para determinar los momentos óptimos de envío para los distintos segmentos, en lugar de enviar todo simultáneamente.
Acelere sus envíos
En lugar de bombardear toda su lista a la vez, espacie las grandes campañas a lo largo de varias horas para evitar que se activen los filtros de spam por volumen.
Supervisión y mantenimiento de la reputación del remitente
Construir la reputación del remitente no es una tarea de «fijar y olvidar»: la supervisión y el mantenimiento continuos son esenciales:
1. Seguimiento de las principales métricas de reputación
Controle estos indicadores críticos:
- Tasa de colocación en la bandeja de entrada: El porcentaje de correos electrónicos que llegan a la bandeja de entrada (objetivo: 95%+).
- Tasa de rebote: Mantener por debajo del 2% (preferiblemente por debajo del 1%)
- Tasa de reclamaciones por spam: Mantener por debajo del 0,1% (1 queja por cada 1.000 correos electrónicos)
- Tasas de apertura: Compárelas con las referencias del sector y con sus datos históricos
- Índices de clics: Indicador del compromiso del destinatario y de la relevancia del contenido
- Tasas de cancelación de suscripción: Los aumentos repentinos pueden indicar problemas de segmentación o de contenidos
2. Utilizar herramientas de control de la reputación
Aproveche las herramientas especializadas para hacer un seguimiento de su reputación de remitente:
- Puntuación del remitente (por Validez): Proporciona una puntuación de reputación de 0 a 100
- Google Postmaster Tools: Ofrece datos de reputación de dominio para los correos electrónicos enviados a Gmail.
- Microsoft SNDS: proporciona datos de los correos electrónicos enviados a cuentas de Outlook/Hotmail.
- Herramientas de comprobación de la entregabilidad: Servicios como GlockApps o Email on Acid.
- Análisis de ESP: La mayoría de los proveedores de servicios de correo electrónico ofrecen métricas de reputación y entregabilidad
3. Implementar bucles de retroalimentación
Regístrese en los bucles de respuesta de los ISP para recibir notificaciones cuando los destinatarios marquen sus correos electrónicos como spam:
- Principales circuitos de retroalimentación: Yahoo, Outlook, AOL
- Bucles gestionados porESP: Muchos ESP inscriben automáticamente a los clientes en los bucles de respuesta pertinentes
4. Abordar los problemas con prontitud
Cuando surjan problemas de reputación, actúe de inmediato:
- Aísle los segmentos afectados: Identificar qué campañas o segmentos están generando señales negativas.
- Revise los cambios recientes: Busca correlaciones entre las caídas de reputación y los cambios en las prácticas de envío
- Aplique medidas correctivas graduales: Empiece por sus suscriptores más comprometidos para reconstruir las señales positivas.
- Documente los incidentes: Mantenga un registro de los problemas, las medidas adoptadas y los resultados para futuras consultas.
Estrategias avanzadas para especialistas en divulgación
Para quienes se centran específicamente en la difusión en frío o en caliente, estas estrategias adicionales pueden ayudar a proteger su reputación de remitente:
1. Utilizar infraestructuras de envío separadas
Mantener la separación entre las distintas funciones del correo electrónico:
- Infraestructura transaccional: Para notificaciones de cuentas, recibos, etc.
- Infraestructura de marketing: Para boletines y contenidos promocionales
- Infraestructura de divulgación: Para prospección y ventas
Esta compartimentación impide que los problemas de un área afecten a otras.
2. Implantar la personalización progresiva
En lugar de una difusión masiva genérica, utilice la personalización por niveles:
- Nivel 1 (Objetivos de alto valor): Mensajes totalmente personalizados e investigados
- Nivel 2 (clientes potenciales de valor medio): Semipersonalizados con elementos específicos del sector y de la función
- Nivel 3 (Alcance más amplio): Templatizado pero con tokens básicos de personalización
Este enfoque mejora los índices de participación sin dejar de ser escalable.
3. Emplear una estrategia de calentamiento multicanal
Antes de contactar por correo electrónico, caliente a los posibles clientes a través de otros canales:
- Conéctese a LinkedIn antes de enviar un correo electrónico
- Participa en sus contenidos en las plataformas sociales
- Asistir a actos en los que estén presentes clientes potenciales
- Utilizar anuncios de retargeting para crear familiaridad
Cuando finalmente envíe un correo electrónico, los destinatarios reconocerán su nombre, lo que reducirá la probabilidad de quejas por spam.
4. Utilizar la inteligencia secuencial
La divulgación moderna requiere una secuenciación sofisticada:
- Rutas basadas en el compromiso: Adaptar la secuencia en función de las acciones del destinatario
- Calendario óptimo: Espaciar los seguimientos en función de los datos, no de plazos arbitrarios.
- Integración de canales: Coordina la difusión del correo electrónico con otros canales
- Criterios de salida: Eliminar antes a los clientes potenciales no interesados para preservar la reputación.
Errores comunes de reputación del remitente que hay que evitar
Incluso los vendedores experimentados pueden dañar su reputación de remitente con estos errores comunes:
1. Adquisición de listas de correo electrónico
La compra de listas casi siempre perjudica la reputación del remitente porque:
- Las direcciones suelen estar obsoletas o no ser válidas
- Los destinatarios no han aceptado sus comunicaciones
- Las listas suelen contener trampas de spam
- Los índices de compromiso serán extremadamente bajos
2. Aumentos repentinos de volumen
Un aumento rápido del volumen de envíos indica a los ISP un posible comportamiento de spam. Aumente siempre los envíos de forma gradual, incluso con listas basadas en permisos.
3. Ignorar las métricas de compromiso
Seguir enviando correos electrónicos a destinatarios que no responden daña su reputación con el tiempo. Pon en marcha una política de reducción gradual y, finalmente, cesa los envíos a los que no responden.
4. Uso de direcciones de correo electrónico de no respuesta
Enviar desde direcciones como «noreply@company.com» crea una mala experiencia para el destinatario y reduce el compromiso. Utiliza siempre direcciones que acepten respuestas y controla las bandejas de entrada.
5. Descuidar la optimización móvil
Ahora que la mayoría de los correos electrónicos se abren en dispositivos móviles, los que no responden crean una mala experiencia de usuario, lo que reduce la participación y aumenta las tasas de reclamaciones.
Recuperarse de los daños a la reputación
Si su reputación de remitente se ha visto dañada, siga estos pasos para recuperarla:
1. Evaluar los daños
Determinar el alcance y la gravedad del problema:
- Comprobar el estado de la lista negra
- Revisar las puntuaciones de reputación
- Analice los índices recientes de entregas, aperturas y reclamaciones
- Determine si el problema afecta a determinados ISP o si es generalizado.
2. Identificar y abordar las causas profundas
Las causas más comunes son:
- Lista de problemas de calidad
- Problemas de contenido que activan los filtros de spam
- Errores técnicos de configuración
- Cambios repentinos en los patrones de envío
3. Aplicar un plan de recuperación
- Reduzca drásticamente el volumen: Empieza a enviar sólo a tus suscriptores más comprometidos
- Céntrese en el compromiso: Envía sólo tus contenidos más atractivos y valiosos
- Solucionar problemas técnicos: Asegurarse de que todos los protocolos de autenticación están correctamente configurados.
- Limpie sus listas: Elimina las direcciones no válidas y las que no participan
- Supervise de cerca: Seguimiento de las mejoras en las métricas de entrega y compromiso
4. Reconstruir gradualmente
A medida que mejoren las métricas, aumente lentamente el volumen de envíos, manteniendo al mismo tiempo altos índices de participación. Ten paciencia: la recuperación de la reputación lleva tiempo, a menudo entre 2 y 3 meses para obtener mejoras significativas.
5. Utilice plantillas de correo electrónico en frío probadas para reclutadores
Los reclutadores a menudo confían en el alcance frío para conectar con los candidatos pasivos. Utilizar plantillas de correo electrónico en frío bien elaboradas puede:
- Aumentar los índices de participación
- Minimizar las quejas por spam
- Mantener un tono profesional y personalizado
Estas plantillas deben ser personalizadas, específicas para cada función e incluir llamadas a la acción claras. Pruebe diferentes plantillas para ver cuáles son las que mejor se adaptan a sus candidatos y optimícelas continuamente en función de las tasas de apertura y respuesta.
Conclusión: La reputación como ventaja competitiva
En una era en la que la competencia en las bandejas de entrada sigue intensificándose, la reputación del remitente no sólo sirve para evitar las carpetas de spam, sino que es una auténtica ventaja competitiva. Las organizaciones que invierten en crear y mantener una reputación de remitente sólida disfrutan de:
- Mayores índices de entregabilidad: Más mensajes llegan a la bandeja de entrada
- Mayor compromiso: Aumento de aperturas, clics y conversiones
- Reducción de costes: Mayor retorno de la inversión en marketing por correo electrónico
- Mayor escalabilidad: Capacidad para aumentar el volumen sin problemas de entregabilidad.
- Mejora de la percepción de la marca: Posicionamiento como remitente profesional y de confianza
Si sigue las estrategias descritas en esta guía y se mantiene alerta sobre sus prácticas de envío, podrá forjarse una reputación de remitente que garantice que sus mensajes lleguen sistemáticamente a sus destinatarios, transformando el correo electrónico de un canal poco fiable en una de sus herramientas de difusión más potentes.
¿A qué retos se ha enfrentado con la entregabilidad del correo electrónico? Comparta sus experiencias y preguntas en los comentarios.
