Jos olet siis koskaan miettinyt, onko sähköpostin vahvistaminen välttämätöntä, et ole yksin. Mutta kuten näistä tarinoista näet, perusasioiden – kuten sähköpostiosoitteiden tarkistamisen, DNS:n määrittämisen tai sähköpostilistan puhdistamisen – ohittaminen voi johtaa unohdettuihin viesteihin, koviin palautuksiin ja huonoon lähettäjän maineeseen.
Teorian läpikäymiseksi pyysimme sähköpostimarkkinoijia ja teknologiajohtajia kertomaan hetkistä, jolloin he oppivat, millä on oikeasti merkitystä: validointi, turvallisuus ja luotettavan prosessin luominen jokaista kampanjaa varten.
Puhtaat listat ja tuoreet verkkotunnukset korjaavat sähköpostin toimitettavuuden
Heinz Klemann, BeastBI GmbH:n vanhempi markkinointikonsultti, tietää omakohtaisesti, että parhaatkin sähköpostin vahvistustyökalut ovat vain yhtä hyviä kuin prosessisi. Hänen tiiminsä huomasi, kuinka nopeasti lista voi täyttyä virheellisistä sähköpostiosoitteista ja muotoiluvirheistä – ongelmista, jotka ylittävät paljon sen, mitä useimmat markkinoijat odottavat.
”Yksi suurimmista virheistä, jonka teimme – ja jota näen muiden toistavan – on se, että luotamme sähköpostin validointityökaluihin tietämättä, mitä ne tekevät. Käytimme validointityökalua, joka merkitsi lähes 40 prosenttia listastamme virheelliseksi, roskapostiksi tai riskialttiiksi. Se oli punainen vaate, mutta se auttoi meitä myös ymmärtämään, miten sotkuiseksi tietomme olivat muuttuneet.”
Sen sijaan, että he olisivat luopuneet tiedoistaan, he menivät askeleen pidemmälle ja tarkistivat osoitteet manuaalisesti havaitakseen huonot osoitteet ja saivat talteen muutamia kelvollisia sähköpostiosoitteita, jotka tyypillinen sähköpostin tarkistaja olisi jättänyt huomiotta.
”Tarkistimme myös manuaalisesti yleisten sähköpostivirheiden (kuten ’gmial.com’) varalta ja onnistuimme palauttamaan kourallisen kelvollisia osoitteita. Pelkästään lähettämällä vähemmän sähköpostiviestejä virheellisiin osoitteisiin näimme välittömän parannuksen avaus- ja klikkausmäärissä.”
Mutta vaikka lista oli puhtaampi, toinen uhka oli edelleen olemassa: verkkotunnuksen maine. Heinz tajusi nopeasti, että lähetys verkkotunnukselta, jolla oli aiemmin ollut roskaposti-ilmoituksia tai korkea palautusprosentti, voi heikentää kaikkia muita todentamistoimia.
”Vaihdoimme myös lähetysverkkotunnusta. Ajan myötä vanha verkkotunnuksemme oli saanut huonon maineen – vaikka viestit teknisesti ”toimitettiin”, suuri osa (noin 10-15 %) päätyi roskapostiin tai mainoskansioihin.
Suurin virhe on se, että useimmat tiimit eivät ole edes tietoisia sähköpostinsa laadusta ja lähetysmaineesta. Pidä listasi puhtaina, validoi vastuullisesti, äläkä aliarvioi verkkotunnuksesi historian vaikutusta.”
Oikeat DNS-asetukset palauttavat kriittisen sähköpostiviestinnän
Ongelma ei aina ole luettelossa – joskus ongelma on tekninen, piilossa kulissien takana. Dale Jenkins, Microsolven perustaja, omistaja ja teknologiajohtaja, näkee näitä piilossa olevia sudenkuoppia jatkuvasti.
”Edustan tietoturva- ja hallinnoitujen palvelujen tarjoajaa, joka ”näkee” kaikki ne taustavirheet, joita yritykset tekevät yleensä ymmärryksen ja teknisen kokemuksen puutteen vuoksi. Pohjimmiltaan sähköpostin maineenhallinnan saaminen kuntoon ENNEN kuin edes yrität lähettää sähköpostia on ehdottoman tärkeää, mutta se jätetään usein huomiotta.”
Dale työskenteli hiljattain eräässä vanhustenhoitolaitoksessa, jossa yhden askeleen laiminlyönnillä oli todellisia vaikutuksia:
”Julkaisimme hiljattain tapaustutkimuksen vaikutuksista, joita tämän järjestelmän puuttumisella oli eräässä vanhustenhoitolaitoksessa – asukkaiden perheet olivat pimennossa, koska sähköpostia ei voitu toimittaa. Kun oikeat DNS-asetukset oli otettu käyttöön, toimitettavuusongelman korjaamiseen ei tarvittu MITÄÄN MUITA MUUTOKSIA.”
Hänen neuvonsa on selkeä: älä odota kriisiä tarkistaaksesi tekniset perustasi.
Lue Dalen koko tapaustutkimus täältä.
Paremmat ESP:t ja otsikkorivit lisäävät sitoutumista
On helppo ajatella, että sähköpostien tarkistaminen tai nopea sähköpostin validointi ratkaisee kaikki toimitettavuusongelmat. Mutta kuten Sales Duon perustaja ja toimitusjohtaja Arjun Narayan huomauttaa, oikealla sähköpostipalveluntarjoajalla (ESP) ja älykkäillä otsikkoriveillä on yhtä tärkeä rooli sähköpostien saamisessa postilaatikkoon eikä roskapostikansioon.
”Parantaakseni sähköpostin toimitettavuusastetta aloin aluksi käyttää parempaa sähköpostipalveluntarjoajaa. Tämä kaikki johtuu siitä, että hyvä ESP tarkoittaa, että sähköpostit päätyvät useammin sinne, minne niiden pitääkin päätyä, sen sijaan että ne menisivät roskapostiin tai katoaisivat.”
Hän ei myöskään pysähtynyt teknologiaan. Arjun kaksinkertaisti älykkään sisällön ja sähköpostilistan hygienian – hän poisti väärennetyt tilit, tilauksen peruuttaneet käyttäjät ja toimimattomat osoitteet, jotka vähitellen heikentävät lähettäjän mainetta.
”Toinen asia, jonka aloin tehdä, on käyttää parempia ja vahvempia otsikkorivistöjä. Näin tilatut ihmiset klikkaavat sähköpostia aktiivisesti. Ja kun kyse on listojeni puhtaana pitämisestä, poistan yksinkertaisesti kaikki toimimattomat ja tilaamattomat sähköpostit listoiltani, jotta vältän mahdolliset häiriöt ja sotkun.”
Se on osoitus siitä, että toimitettavuudessa on kyse muustakin kuin teknisistä vaiheista; kyse on koko prosessista – tarkastusmenetelmistä ESP:n valintaan, viestin laatuun ja sitoutumiseen.
Monivaiheinen todentaminen estää hiljaiset katastrofit
Tehokkaimmat sähköpostivarmennusmenetelmät ovat laajempia kuin nopea syntaksin tarkistus. Reaaliaikainen todentaminen, kaksinkertainen sisäänkirjautuminen ja säännöllinen listan puhdistus auttavat estämään virheelliset sähköpostiosoitteet, väärennetyt tilit ja tietoturvaloukkaukset ja suojaavat samalla lähettäjän mainetta hiljaisilta tappajilta, kuten roskapostiloukkuilta ja kovan palautuksen aiheuttamilta virheiltä.
Jos etsit mallia, jolla voit tarkistaa sähköpostit jokaisessa vaiheessa, ota oppia LeadsNavin markkinointipäällikkö Ara Zhangilta:
”Sähköpostivarmennus on ratkaisevan tärkeää korkean toimitettavuuden ylläpitämiseksi, mutta siinä on helppo kompastua yleisiin virheisiin. Yksi merkittävä virhe, jonka olen nähnyt, on liiallinen luottaminen yksivaiheisiin todentamisprosesseihin. Monet uskovat, että nopea verkkotunnuksen ja syntaksin tarkistus riittää. Todellisuudessa kattavampi monivaiheinen lähestymistapa on avainasemassa. Tähän kuuluu tunnettujen verkkotunnusten perusluettelon tarkistaminen ja myös roskapostin ansojen seuranta.”
Mutta kuten Ara huomasi, todentaminen ei voi olla ainutkertaista:
”Toinen usein tekemäni virhe oli, etten puhdistanut listaa säännöllisesti, koska ajattelin, että ensimmäinen puhdistus riittäisi. Listan säännöllinen puhdistaminen estää kovat hyppyjä ja varmistaa, että sitoutumismittarit pysyvät vahvoina, sillä toimimattomat sähköpostit johtavat ajan mittaan toimitettavuusongelmiin.”
Tiimin tulokset puhuvat puolestaan – he käyttivät kaksinkertaista opt-in-varmennuslinkkiä, käyttäjien segmentointia ja älykästä kohdentamista pitääkseen sähköpostilistan täynnä päteviä, aktiivisia käyttäjiä.
”Käytännöllinen menetelmä, joka paransi merkittävästi toimitettavuuttamme LeadsNavilla, oli kaksinkertaisen opt-in-prosessin käyttöönotto. Se on ennaltaehkäisevä toimenpide, joka vahvistaa aidon kiinnostuksen ja minimoi virheellisten osoitteiden kertymisen heti alkulähteestä lähtien. Vähemmän ilmeinen mutta vaikuttava strategia sisältää segmentoinnin käyttäjien toiminnan perusteella. Kohdistamalla segmenttejä eri tavoin – esimerkiksi lähettämällä uudelleen sitouttamiskampanjoita inaktiivisille käyttäjille – paransimme yleistä avausprosenttia ja edistimme vahvempaa sitoutumista aktiivisten käyttäjien kanssa.”
Yhtenäinen brändiääni parantaa postilaatikon sijoitusta
Toimitettavuus ei aina ole tekninen haaste. Kuten Ben Kruger, Event Tickets Centerin CMO, huomasi, sinulla voi olla oikea vahvistussähköposti, puhdas lista ja kaikki oikeat turvatoimet, mutta tulokset voivat silti olla huonoja, jos brändisi ääni ei ole selkeä ja johdonmukainen.
”Joskus suurin ongelma sähköpostin toimitettavuudessa ei ole tekninen vaan sävy. Opin tämän, kun tervetulosähköpostimme tuntuivat ystävällisiltä ja henkilökohtaisilta, mutta jatkokirjeet vaikuttivat kylmiltä tai liian päällekäyviltä. Eri kirjoittajat, eri tunnelmat, eikä todellista ääniohjetta. Sitoutuminen laski, tilausten peruutukset lisääntyivät ja luottamus väheni.”
Korjatakseen sen Ben otti muutaman askeleen:
”Tein brändin johdonmukaisuudesta ehdottoman välttämättömän. Jokainen sähköpostiviesti – olipa se sitten mainosviesti, muistutus tai tiputussarja – noudattaa nyt samaa sävyä: selkeää, keskustelevaa ja persoonallisuuttamme vastaavaa. Pidämme yksinkertaista ääniopasta, tarkistamme automaatiot säännöllisesti ja testaamme kopioita pienillä segmenteillä ennen skaalaamista. Johdonmukaisuus lisää tunnettuutta. Kun sähköpostit tuntuvat tutuilta, tilaajat sitoutuvat enemmän – ja toimitettavuus paranee ilman temppujen tai työkalujen jahtaamista.”
Nopea tarkistuslista: miten saat sähköpostivarmennuksen toimimaan tiimissäsi?
Ennen kuin käynnistät seuraavan sähköpostikampanjasi, käy läpi tämä tarkistuslista, joka auttaa myyntitiimiäsi, markkinointiasi tai asiakaspalvelua hyödyntämään nykyaikaisia sähköpostin vahvistuspalveluja – ja välttämään asiantuntijoiden varoittamat sudenkuopat.
- Käytä sähköpostivarmennuspalvelua, joka voidaan helposti integroida olemassa olevaan sähköpostimarkkinointijärjestelmään tai CRM:ään.
- Tarkista kahdesti, että jokainen sähköpostiosoite on kelvollinen ja että postilaatikko on olemassa – älä luota vain nopeaan syntaksin tarkistukseen.
- Tarkista sähköpostiviestit aina ennen lähettämistä syntaksivirheiden, virheellisten merkkien tai kertakäyttöisten osoitteiden varalta.
- Määritä jokaiselle uudelle rekisteröitymiselle tai lomakkeen lähettämiselle vahvistussähköposti, jossa on vahvistuslinkki, jotta voit varmistaa, että kyseessä on oikea henkilö (ei botti).
- Suorita säännöllinen listahygienia väärennettyjen tilien karsimiseksi ja virheellisten osoitteiden löytämiseksi ennen kuin ne vaikuttavat roskapostin määrään ja lähettäjän maineeseen.
- Varmista, että sähköpostipalveluntarjoajasi antavat sinun merkitä sähköpostit varmennetuiksi tai tarkistettaviksi, jotta myyntitiimisi ja markkinointisi voivat keskittyä todellisiin käyttäjiin ja parempaan sitoutumiseen.
- Kun valitset varmennustyökalua, etsi seuraavia ominaisuuksia: reaaliaikainen varmennus, kertakäyttöosoitteiden tunnistaminen ja massavarmistus, joka kattaa kaikki sähköpostikampanjasi.
- Jos yrityksesi tarjoaa verkkopalveluja, kiinnitä erityistä huomiota siihen, miten tarkistat asiakkaidesi sähköpostit – virheelliset tiedot voivat tarkoittaa, että viestejä jää saamatta ja konversioita menetetään.
- Pyri aina tavoittamaan oikea osoite, jotta tiedät, että vastaanottajat todella saavat seuraavan kampanjasi viestit.
Mitä tästä voi ottaa opiksi:
Parhaat sähköpostimarkkinointistrategiat alkavat puhtaista tiedoista ja vankasta todentamisesta. Älä odota ongelmia, vaan toimi ajoissa ja valmista kampanjasi parempaan toimitettavuuteen ja parempiin tuloksiin.
Lopputulos: Onko sähköpostivarmennus siis tarpeen?
Jos haluat tosissasi parantaa sähköpostin toimitettavuutta, suojella lähettäjän mainetta ja saada markkinointisähköpostisi näkyviin, sähköpostin vahvistaminen on ehdottoman välttämätöntä. Nämä tarinat osoittavat, että kyse ei ole vain todentamistyökalun käyttämisestä tai virheellisten sähköpostien poistamisesta, vaan koko prosessin validoinnista DNS-tietueista ja ESP:n valinnasta segmentointiin ja brändin ääniääniin.
Älä anna väärennettyjen sähköpostien, osoitteiden, joita ei saada perille, tai huomaamatta jääneiden teknisten puutteiden pilata kampanjasi.
Vahvista sähköpostit, tarkista DNS-asetukset, investoi verkkotunnuksen vahvistamiseen ja pidä prosessisi ajan tasalla alan parhaiden turvatoimien ja sitouttamiskäytäntöjen kanssa.
Haluatko vähemmän hyppyjä, paremmat saapumisprosentit ja vahvemman sitoutumisen?
Aloita perusasioista: käytä hyväksi todettuja sähköpostin vahvistustyökaluja, tee tuplaopt-in, jos voit, äläkä koskaan anna koko prosessin toimia automaattiohjauksella. Tarkista, onko sähköpostiosoite olemassa, ja tarkista sähköpostistrategiat ennen kuin ne tarkistavat sinut.
Bouncer:n kaltaisten työkalujen avulla se on helpompaa kuin koskaan ennen.
Onnea!
