Panduan untuk Mengekspor Kontak dari Outlook

Ketika Anda menggunakan platform email, akan ada file kontak yang telah Anda tambahkan ke sistem dari waktu ke waktu.

Microsoft Outlook adalah platform email populer yang dapat secara otomatis membuat daftar kontak berdasarkan pesan email yang Anda kirim dan terima. Namun, ada beberapa kasus di mana Anda mungkin ingin memindahkan kontak-kontak ini ke platform lain, seperti Gmail. Memahami cara mengekspor kontak Outlook akan menghemat waktu dan tenaga dengan memungkinkan Anda memindahkan kontak dari satu platform ke platform lainnya dengan cepat.

Mengapa Penting Mengekspor Kontak dari Outlook?

Ada beberapa alasan mengapa penting untuk mengetahui cara mengekspor kontak Outlook. Misalnya, Anda mungkin perlu memindahkan kontak ke perangkat atau komputer lain, mencadangkannya, mengimpornya ke layanan email yang berbeda seperti Gmail, mengelolanya di program seperti Microsoft Excel, atau mengekspor kontak ke vCard atau kartu nama virtual. Sebagian besar opsi ini mengharuskan Anda mengekspor ke dalam jenis file yang berbeda. Sebagai contoh, Anda biasanya akan membutuhkan file CSV jika Anda mengekspor kontak ke layanan email yang berbeda. Di sisi lain, file VCF yang memungkinkan Anda mengimpor kontak langsung ke Excel mungkin diperlukan untuk kartu nama virtual. File PST biasanya diperlukan untuk mencadangkan kontak dan data Anda.

Metode untuk Mengekspor Kontak Outlook

Ada beberapa metode yang dapat Anda gunakan untuk mengekspor kontak Outlook berdasarkan versi Outlook Anda. Program Outlook akan berperilaku sama, baik saat Anda menggunakan sistem operasi Windows atau macOS.

Cara Mengekspor Kontak dari Outlook 2010

Outlook 2010 adalah versi program yang lebih lama yang tidak sering digunakan saat ini, tetapi sebagian perusahaan masih menggunakannya terutama untuk komunikasi internal. Sebagian orang masih menggunakan Outlook 2010 karena mereka ingin tetap berada dalam satu tahun produksi program perangkat lunak untuk menghemat biaya. Jika Anda menggunakan Outlook 2010 dan ingin mengekspor kontak Anda, berikut ini adalah langkah-langkah yang harus diikuti:

1. Buka Outlook di PC atau Mac Anda.
2. Pergilah ke pita di bagian atas program, dan pilih ‘File’.
3. Klik ‘Opsi’ dan pilih ‘Lanjutan’ dari kotak dialog.
4. Pilih ‘Ekspor’ untuk membuka Wizard Impor dan Ekspor.
5. Pilih ‘Ekspor File’ lalu klik ‘Berikutnya’.
6. Pada jendela ‘Buat Jenis File’, pilih jenis ekspor yang Anda inginkan.
7. Daftar folder yang dapat Anda ekspor akan muncul. Dari daftar ini, pilih folder kontak yang akan Anda ekspor.
8. Pilih ‘Jelajahi’ sebelum memilih folder yang akan diekspor.
9. Beri nama file Anda di bawah opsi ‘Simpan file yang diekspor sebagai’
10. Pilih ‘OK’, lalu ‘Berikutnya’, kemudian ‘Selesai’.
11. Setelah Outlook menyelesaikan ekspor, klik ‘OK’.
12. Periksa apakah file Anda disimpan di tempat yang Anda inginkan.

Cara Mengekspor Kontak Outlook 2013

Outlook 2013 adalah versi perangkat lunak Outlook terbaru dengan basis kode yang berbeda dari Office 365. Oleh karena itu, Outlook 2013 memiliki berbagai langkah yang harus diikuti dibandingkan dengan versi program terbaru ketika mengekspor kontak. Salah satu manfaat utama Outlook 2013, dan mengapa banyak orang terus menggunakannya sampai sekarang, adalah karena Outlook 2013 memiliki aplikasi terpisah dari aplikasi lain yang lebih murah untuk dibeli. Jika Anda menggunakan Outlook 2013 dan ingin mengekspor kontak, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Buka Outlook di PC atau Mac Anda.
2. Pergilah ke area kiri atas layar program, dan pilih tab ‘File’.
3. Klik ‘Buka dan Ekspor’ dari sisi kiri.
4. Daftar opsi akan muncul. Pilih ‘Impor/Ekspor’.
5. Daftar opsi lain akan muncul. Pilih ‘Ekspor ke file’, lalu ‘Berikutnya’.
6. Pilih ‘Nilai yang Dipisahkan Koma’ lalu ‘Berikutnya’.
7. Di bawah ‘Folder Pribadi’, pilih ‘Kontak’ lalu ‘Berikutnya’.
8. Pilih ‘Jelajahi’ sebelum memilih lokasi di mana Anda ingin menyimpan file yang diekspor.
9. Pilih nama untuk file Anda, klik ‘Berikutnya’, lalu ‘Selesai’.
10. Periksa apakah file Anda disimpan di lokasi yang diinginkan.

Cara Mengekspor Kontak dari Outlook Berbasis Web

Outlook versi online berbasis web dapat menjadi solusi ideal jika Anda ingin mengakses kontak dan pesan email saat Anda tidak berada di depan komputer. Versi Outlook ini dapat dengan mudah diakses dari berbagai perangkat yang terhubung ke internet, termasuk laptop gaming, smartphone, tablet, dan banyak lagi, termasuk jam tangan pintar dan perangkat non-PC lainnya. Jika Anda ingin mengekspor kontak Anda menggunakan versi Outlook berbasis web, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Ketik Outlook pada bilah alamat untuk mengakses situs web Outlook dari browser web yang Anda pilih.
2. Masuk ke akun Anda jika diminta untuk melakukannya.
3. Pergilah ke bagian bawah halaman dan pilih simbol orang.
4. Dari bilah alat, pilih ‘Kelola’ lalu pilih ‘Ekspor Kontak’.
5. Pilih apakah Anda ingin mengekspor semua kontak atau kontak dari folder tertentu.
6. Klik ‘Ekspor’.
7. Pilih ‘Simpan Sebagai’, dan pilih format file yang Anda inginkan untuk menyimpan kontak.
8. Periksa untuk memastikan bahwa kontak telah disimpan di bawah nama dan di lokasi yang Anda pilih.

Cara Mengekspor Kontak Outlook 365

Outlook 2016 dan Outlook 2019 adalah dua versi terbaru Outlook, yang kompatibel dengan Office 365. Hal ini telah menciptakan proses baru untuk mengekspor kontak bagi orang-orang yang menggunakan versi Outlook terbaru. Ada banyak manfaat yang signifikan untuk menggunakan Office 365, termasuk bahwa semua program Microsoft seperti Windows, Word, Outlook, Excel, dan PowerPoint menggunakan kode yang sama dan dengan mudah dapat mengakses satu sama lain, sehingga Anda dapat dengan cepat dan mudah melakukan berbagai fungsi di antara program yang berbeda, misalnya, mengekspor kontak secara instan ke Excel. Jika Anda menggunakan Outlook 365 versi 2016 atau 2019, ikuti langkah-langkah berikut untuk mengekspor kontak:

1. Pada PC atau Mac Anda, buka program Outlook 365.
2. Klik ikon ‘Aplikasi’ dari kiri atas.
3. Pilih ‘Orang’, lalu klik ‘Kelola’.
4. Pilih ‘Ekspor kontak’.
5. Tentukan apakah Anda akan mengekspor semua kontak atau folder yang berisi kontak tertentu.
6. Tergantung pada browser Anda, pilih ‘Simpan’ atau ‘Buka’.
7. Periksa untuk memastikan bahwa kontak telah disimpan di lokasi yang diinginkan dan dengan nama yang diinginkan.

Cara Mengekspor Email Dari Outlook ke Gmail

Anda dapat mengekspor pesan email dari akun Outlook ke akun Gmail untuk mencadangkannya dan memungkinkan Anda untuk mengakses pesan email lama dari lokasi mana pun. Untuk melakukannya, tambahkan akun Gmail Anda ke Outlook sebelum menyalin dan menempelkan folder. Pertama-tama, Anda harus menyiapkan akun Gmail di Outlook. Langkah-langkah untuk melakukan ini adalah:

1. Buka ikon pengaturan di kanan atas sebelum memilih ‘Lihat semua Pengaturan Outlook’.
2. Pilih ‘Mail’ dari panel kiri.
3. Klik ‘Sinkronisasi Email’.
4. Di bawah Akun Terhubung di panel kanan, pilih ‘Gmail’.
5. Masukkan nama tampilan yang ingin Anda gunakan saat mengirim email melalui Outlook dari Gmail pada layar ‘Hubungkan akun Google Anda’.
6. Pilih OK.
7. Masuk ke akun Gmail yang Anda pilih di Outlook Mail untuk mengizinkan Microsoft mengakses akun tersebut.
8. Konfirmasikan bahwa Anda telah berhasil menghubungkan akun Gmail ke Outlook dengan memilih OK.

Setelah Anda menyiapkan akun Gmail di Google, buka Outlook dan pilih folder yang berisi pesan email yang ingin Anda ekspor. Pilih semua email dalam folder dengan menekan Ctrl+A atau tekan dan tahan Ctrl sambil memilih masing-masing email yang ingin Anda ekspor. Klik kanan pada pesan yang dipilih sebelum memilih ‘Pindahkan’ dan kemudian pilih ‘Folder Lain’. Ini akan memunculkan kotak dialog Pindahkan Item. Pilih akun Gmail Anda, dan pilih atau buat folder baru di akun Gmail Anda untuk mengekspor email. Pindahkan email yang dipilih dengan mengeklik ‘OK’.

Cara Mengekspor Email Outlook ke Excel

Anda juga dapat mengekspor email Outlook Anda dengan mengirimkannya ke lembar kerja Excel, membuat spreadsheet yang berisi berbagai kolom. Hal ini dapat sangat membantu jika Anda sudah menggunakan Excel untuk tujuan akuntansi, misalnya. Untuk melakukan ini:

1. Buka File di Outlook dan pilih Buka & Ekspor.
2. Pilih Impor/Ekspor.
3. Pilih ‘Ekspor ke File’, lalu klik ‘Berikutnya’.
4. Pilih ‘Microsoft Excel’, lalu klik ‘Berikutnya’.
5. Pilih folder email dari mana Anda ingin mengekspor pesan, dan pilih ‘Berikutnya’.
6. Pilih folder tempat Anda ingin menyimpan email yang diekspor, dan pilih nama untuk file yang diekspor sebelum memilih ‘OK’.
7. Klik ‘Berikutnya’ lalu ‘Selesai’.
8. File Excel baru akan tersedia untuk dibuka di lokasi yang Anda pilih.

Baik Anda ingin mengekspor kontak atau pesan email, Anda dapat melakukannya dengan mudah dengan Outlook.

Praktik Terbaik untuk Mengekspor Daftar

Memulai Proses Ekspor

Untuk memulai proses ekspor kontak Outlook Anda, buka jendela Microsoft Outlook Anda dan buka menu File yang terletak di sudut kiri atas. Dari sana, klik ‘File’ dan kemudian pilih ‘Ekspor’ untuk membuka opsi ekspor. Ini akan memunculkan wizard Outlook Export Contacts, yang akan memandu Anda melalui langkah-langkah untuk mengekspor kontak dari Outlook.

Memilih Jenis dan Format File

Pada kotak progres ekspor yang muncul, Anda akan memiliki beberapa opsi untuk jenis file yang ingin Anda buat. Untuk fleksibilitas maksimal, pilih ‘Comma Separated Values (CSV)’ sebagai jenis file Anda. File CSV dapat dengan mudah diimpor ke dalam program spreadsheet dan juga dapat digunakan untuk menyinkronkan dengan Google Kontak. Sebagai alternatif, Anda dapat memilih ‘Outlook Data File (PST)’ jika Anda mau.

Memilih Folder Kontak

Setelah memilih format CSV, Anda akan diminta untuk memilih folder yang berisi kontak yang ingin Anda ekspor. Arahkan ke ‘Folder Kontak’ dan pilih folder tersebut. Pastikan Anda telah memilih folder yang benar untuk menyertakan semua kontak terpilih yang ingin Anda ekspor.

Mengatur Nama dan Lokasi File

Setelah memilih folder kontak, Anda harus menentukan nama dan lokasi untuk file kontak baru Anda. Klik ‘Jelajahi’ dan pilih direktori tempat Anda ingin menyimpan file. Masukkan nama file yang akan membantu Anda mengidentifikasi kontak baru ini dengan segera. Anda juga dapat memilih ‘File’ dari sudut kiri bawah untuk mengakses opsi penyimpanan tambahan.

Menyelesaikan Ekspor

Sebelum mulai mengekspor, Anda akan memiliki kesempatan untuk meninjau pilihan Anda. Periksa kembali apakah ada sel kosong atau kesalahan yang mungkin mengganggu proses ekspor. Setelah Anda merasa puas, klik ‘Ekspor’ untuk memulai ekspor. File CSV baru akan dibuat, dan kotak progres ekspor akan menunjukkan kapan prosesnya selesai.

Mengimpor ke Platform Lain

File kontak baru Anda, sekarang dalam format CSV, siap digunakan. Anda dapat mengimpor file ini ke program spreadsheet untuk pengaturan lebih lanjut, atau langsung ke akun email lain seperti Google Contacts. Cukup pilih ‘Impor’ pada masing-masing platform dan pilih file CSV yang baru saja Anda buat.

Tips Tambahan untuk Kontak Email

Jika Anda ingin mengimpor kontak-kontak ini ke akun email lain, pastikan untuk memilih ‘Ekspor ke File’ pada jendela awal Outlook. Hal ini akan memastikan bahwa kontak email Anda disertakan dalam proses ekspor, sehingga lebih mudah untuk mengelola komunikasi Anda di seluruh platform.