Guida all'esportazione dei contatti da Outlook

Perché è importante esportare i contatti da Outlook?

Ci sono diversi motivi per cui potrebbe essere essenziale sapere come esportare i contatti di Outlook. Ad esempio, potrebbe essere necessario spostare i contatti su un altro dispositivo o computer, eseguirne il backup, importarli in un altro servizio di posta elettronica come Gmail, gestirli in un programma come Microsoft Excel o esportare i contatti in una vCard o biglietto da visita virtuale. La maggior parte di queste opzioni richiede l'esportazione in diversi tipi di file. Ad esempio, se si esportano i contatti in un servizio di posta elettronica diverso, è necessario un file CSV. Per un biglietto da visita virtuale, invece, potrebbe essere necessario un file VCF che consente di importare i contatti direttamente in Excel. Un file PST è generalmente necessario per il backup dei contatti e dei dati.

Metodi per esportare i contatti di Outlook

Esistono diversi metodi per esportare i contatti di Outlook in base alla versione di Outlook in uso. Il programma Outlook si comporta allo stesso modo sia che si utilizzi un sistema operativo Windows che macOS.

Come esportare i contatti da Outlook 2010

Outlook 2010 è una vecchia versione del programma che oggi non viene utilizzata spesso, ma alcune aziende continuano a usarla soprattutto per le comunicazioni interne. Alcune persone utilizzano ancora Outlook 2010 perché vogliono rimanere all'interno di un singolo anno di produzione del programma software per risparmiare denaro. Se si utilizza Outlook 2010 e si desidera esportare i contatti, ecco i passaggi da seguire:

1. Aprire Outlook sul PC o sul Mac.
2. Andare alla barra multifunzione in alto nel programma e selezionare "File".
3. Fare clic su "Opzioni" e selezionare "Avanzate" dalla finestra di dialogo.
4. Scegliere "Esporta" per aprire la procedura guidata di importazione ed esportazione.
5. Scegliere "Esporta un file" e fare clic su "Avanti".
6. Nella finestra "Crea un tipo di file", scegliere il tipo di esportazione desiderato.
7. Viene visualizzato un elenco di cartelle che è possibile esportare. Dall'elenco, selezionare la cartella dei contatti da esportare.
8. Selezionare "Sfoglia" prima di selezionare la cartella in cui esportare.
9. Assegnate un nome al file nell'opzione "Salva il file esportato con nome".
10. Selezionare "OK", quindi "Avanti" e "Fine".
11. Una volta che Outlook ha completato l'esportazione, fare clic su "OK".
12. Verificare che il file sia stato salvato nella posizione desiderata.

Come esportare i contatti di Outlook 2013

Outlook 2013 è la versione più recente del software Outlook, con una base di codice diversa da quella di Office 365. Per questo motivo, i passaggi da seguire per l'esportazione dei contatti sono diversi rispetto alle versioni più recenti del programma. Per questo motivo, l'esportazione dei contatti richiede diversi passaggi rispetto alle versioni più recenti del programma. Uno dei principali vantaggi di Outlook 2013, e il motivo per cui molte persone continuano a usarlo oggi, è che ha un'applicazione separata dalle altre che è più economica da acquistare. Se si utilizza Outlook 2013 e si desidera esportare i contatti, seguire questi passaggi:

1. Aprire Outlook sul PC o sul Mac.
2. Andate nell'area in alto a sinistra della schermata del programma e selezionate la scheda "File".
3. Fare clic su "Apri ed esporta" dal lato sinistro.
4. Viene visualizzato un elenco di opzioni. Selezionare "Importazione/Esportazione".
5. Verrà visualizzato un altro elenco di opzioni. Scegliere "Esporta in un file" e poi "Avanti".
6. Selezionare "Valori separati da virgola" e poi "Avanti".
7. In "Cartelle personali", selezionare "Contatti" e quindi "Avanti".
8. Selezionare "Sfoglia" prima di scegliere il percorso in cui salvare il file esportato.
9. Scegliere un nome per il file, fare clic su "Avanti" e quindi su "Fine".
10. Verificare che il file sia salvato nella posizione desiderata.

Come esportare i contatti da Outlook basato sul Web

La versione online di Outlook basata sul Web può essere la soluzione ideale se si desidera accedere ai contatti e ai messaggi di posta elettronica quando non si è al computer. Questa versione di Outlook può essere facilmente accessibile da una serie di dispositivi che connettersi a Internet, tra cui portatili da gioco, smartphone, tablet e altro ancora, compresi gli smartwatch e altri dispositivi non PC. Se si desidera esportare i contatti utilizzando la versione web di Outlook, procedere come segue:

1. Digitare Outlook nella barra degli indirizzi per accedere al sito Web di Outlook dal browser Web scelto.
2. Accedere al proprio account se richiesto.
3. Andate in fondo alla pagina e selezionate il simbolo delle persone.
4. Dalla barra degli strumenti, selezionare "Gestione" e quindi "Esporta contatti".
5. Scegliere se esportare tutti i contatti o quelli di una cartella specifica.
6. Fare clic su "Esporta".
7. Scegliere "Salva con nome" e selezionare il formato di file in cui salvare i contatti.
8. Verificare che i contatti siano stati salvati con il nome e nella posizione scelti.

Come esportare i contatti di Outlook 365

Outlook 2016 e Outlook 2019 sono le due ultime versioni di Outlook, compatibili con Office 365. Questo ha creato un nuovo processo di esportazione dei contatti per chi utilizza le ultime versioni di Outlook. L'utilizzo di Office 365 offre numerosi vantaggi, tra cui il fatto che tutti i programmi Microsoft, come Windows, Word, Outlook, Excel e PowerPoint, utilizzano lo stesso codice e sono facilmente accessibili l'uno all'altro, consentendo di eseguire rapidamente e facilmente varie funzioni tra i diversi programmi, ad esempio l'esportazione istantanea dei contatti in Excel. Se si utilizza la versione 2016 o 2019 di Outlook 365, seguire questi passaggi per esportare i contatti:

1. Sul PC o Mac, aprire il programma Outlook 365.
2. Cliccate sull'icona "Applicazioni" in alto a sinistra.
3. Scegliere "Persone", quindi fare clic su "Gestisci".
4. Scegliere "Esporta contatti".
5. Decidere se esportare tutti i contatti o una cartella contenente contatti specifici.
6. A seconda del browser, selezionare "Salva" o "Apri".
7. Verificare che i contatti siano stati salvati nella posizione e con il nome desiderati.

Come esportare i messaggi di posta elettronica da Outlook a Gmail

È possibile esportare i messaggi di posta elettronica da un account Outlook a un account Gmail per eseguirne il backup e consentire l'accesso ai messaggi più vecchi da qualsiasi posizione. A tale scopo, aggiungere l'account Gmail a Outlook prima di copiare e incollare le cartelle. Per prima cosa è necessario configurare l'account Gmail in Outlook. I passi per farlo sono i seguenti:

1. Andare sull'icona delle impostazioni in alto a destra prima di scegliere "Visualizza tutte le impostazioni di Outlook".
2. Selezionate "Posta" dal pannello di sinistra.
3. Cliccate su "Sincronizza e-mail".
4. Nella sezione Account collegati del pannello di destra, selezionare "Gmail".
5. Nella schermata "Connetti il tuo account Google", inserire il nome visualizzato che si desidera utilizzare per l'invio di posta elettronica da Gmail a Outlook.
6. Selezionare OK.
7. Accedere all'account Gmail scelto in Outlook Mail per consentire a Microsoft di accedere all'account.
8. Confermare la connessione dell'account Gmail a Outlook selezionando OK.

Una volta configurato l'account Gmail in Google, aprire Outlook e selezionare la cartella contenente i messaggi e-mail che si desidera esportare. Selezionare tutti i messaggi nella cartella premendo Ctrl+A oppure tenere premuto Ctrl mentre si selezionano i singoli messaggi che si desidera esportare. Fare clic con il tasto destro del mouse sui messaggi selezionati prima di selezionare "Sposta" e poi "Altra cartella". Verrà visualizzata la finestra di dialogo Sposta elementi. Selezionare l'account Gmail e scegliere o creare una nuova cartella nell'account Gmail in cui esportare le e-mail. Spostate le e-mail selezionate facendo clic su 'OK'.

Come esportare i messaggi di posta elettronica di Outlook in Excel

È inoltre possibile esportare i messaggi di posta elettronica di Outlook inviandoli a un foglio di lavoro di Excel, creando un foglio di calcolo contenente varie colonne. Questo può essere particolarmente utile se si è già utilizzare Excel per la contabilità, diciamo. Per farlo:

1. Andare su File in Outlook e selezionare Apri ed esporta.
2. Selezionare Importazione/Esportazione.
3. Scegliere "Esporta in un file", quindi fare clic su "Avanti".
4. Selezionare "Microsoft Excel", quindi fare clic su "Avanti".
5. Selezionare la cartella e-mail da cui si desidera esportare i messaggi e selezionare "Avanti".
6. Scegliere la cartella in cui salvare le e-mail esportate e scegliere un nome per il file esportato prima di selezionare "OK".
7. Fare clic su "Avanti" e poi su "Fine".
8. Il nuovo file Excel sarà disponibile per l'apertura nella posizione scelta.

È semplice esportare i contatti o i messaggi di posta elettronica con Outlook.

Migliori pratiche per l'esportazione dell'elenco

Avvio del processo di esportazione

Per avviare il processo di esportazione dei contatti di Outlook, aprire la finestra di Microsoft Outlook e spostarsi nel menu File situato nell'angolo in alto a sinistra. Da qui, fare clic su "File" e poi selezionare "Esporta" per aprire le opzioni di esportazione. Verrà visualizzata la procedura guidata di esportazione dei contatti di Outlook, che vi guiderà attraverso i passi da seguire per esportare i contatti da Outlook.

Scelta del tipo e del formato del file

Nella casella di avanzamento dell'esportazione che appare, sono disponibili diverse opzioni per il tipo di file che si desidera creare. Per ottenere la massima versatilità, scegliere "Valori separati da virgola (CSV)" come tipo di file. I file CSV sono facilmente importabili nei programmi di fogli di calcolo e possono essere utilizzati anche per la sincronizzazione con Google Contacts. In alternativa, è possibile selezionare "File di dati di Outlook (PST)" se si preferisce.

Selezione della cartella dei contatti

Una volta scelto il formato CSV, verrà richiesto di selezionare la cartella contenente i contatti che si desidera esportare. Passare alla "Cartella contatti" e selezionarla. Assicurarsi di aver scelto la cartella corretta per includere tutti i contatti selezionati che si desidera esportare.

Impostazione del nome e della posizione del file

Dopo aver selezionato la cartella dei contatti, è necessario specificare un nome e una posizione per il nuovo file dei contatti. Fare clic su "Sfoglia" e scegliere la directory in cui salvare il file. Immettere un nome per il file che consenta di identificare immediatamente i nuovi contatti. È anche possibile scegliere "File" dall'angolo in basso a sinistra per accedere ad altre opzioni di salvataggio.

Finalizzazione dell'esportazione

Prima di iniziare l'esportazione, è possibile rivedere le selezioni effettuate. Verificare che non vi siano celle vuote o errori che potrebbero interrompere il processo di esportazione. Una volta soddisfatti, fare clic su "Esporta" per avviare l'esportazione. Verrà creato un nuovo file CSV e la casella di avanzamento dell'esportazione indicherà il completamento del processo.

Importazione su altre piattaforme

Il nuovo file di contatti, ora in formato CSV, è pronto per essere utilizzato. È possibile importare questo file in un programma di fogli di calcolo per un'ulteriore organizzazione o direttamente in un altro account di posta elettronica come Google Contacts. È sufficiente scegliere "Importa" nella rispettiva piattaforma e selezionare il file CSV appena creato.

Ulteriori suggerimenti per i contatti e-mail

Se si desidera importare questi contatti in un altro account di posta elettronica, assicurarsi di selezionare "Esporta in un file" nella finestra iniziale di Outlook. In questo modo si assicura che i contatti e-mail siano inclusi nel processo di esportazione, rendendo più facile la gestione delle comunicazioni tra le varie piattaforme.