Руководство по экспорту контактов из Outlook

Почему важно экспортировать контакты из Outlook?

Существует несколько причин, по которым может быть необходимо знать, как экспортировать контакты Outlook. Например, вам может понадобиться переместить контакты на другое устройство или компьютер, создать резервную копию, импортировать их в другую службу электронной почты, например Gmail, управлять ими в такой программе, как Microsoft Excel, или экспортировать контакты в vCard или виртуальную визитную карточку. Большинство из этих вариантов потребуют от вас экспорта в файлы различных типов. Например, при экспорте контактов в различные почтовые службы обычно требуется файл CSV. С другой стороны, для виртуальной визитной карточки может понадобиться файл VCF, позволяющий импортировать контакты непосредственно в Excel. Файл PST обычно необходим для резервного копирования контактов и данных.

Методы экспорта контактов Outlook

Существует несколько методов экспорта контактов Outlook в зависимости от версии Outlook. Программа Outlook будет вести себя одинаково независимо от того, используете ли вы операционную систему Windows или macOS.

Как экспортировать контакты из Outlook 2010

Outlook 2010 - это старая версия программы, которая сегодня используется нечасто, но некоторые компании все еще используют ее в основном для внутренних коммуникаций. Некоторые люди все еще используют Outlook 2010, поскольку хотят остаться в рамках одного производственного года программы, чтобы сэкономить деньги. Если вы используете Outlook 2010 и хотите экспортировать контакты, вот шаги, которые необходимо выполнить:

1. Откройте Outlook на компьютере PC или Mac.
2. Перейдите к ленте в верхней части программы и выберите "Файл".
3. Нажмите "Параметры" и выберите "Дополнительно" в диалоговом окне.
4. Выберите "Экспорт", чтобы открыть мастер импорта и экспорта.
5. Выберите "Экспортировать файл", а затем нажмите "Далее".
6. В окне 'Create a File Type' (Создать тип файла) выберите нужный тип экспорта.
7. Появится список папок, которые можно экспортировать. В этом списке выберите папку контактов, которую вы экспортируете.
8. Выберите "Обзор", прежде чем выбрать папку для экспорта.
9. Назовите свой файл в опции "Сохранить экспортированный файл как".
10. Выберите 'OK', затем 'Next', затем 'Finish'.
11. После того как Outlook завершит экспорт, нажмите "OK".
12. Убедитесь, что ваш файл сохранен в нужном месте.

Как экспортировать контакты Outlook 2013

Outlook 2013 - это самая последняя версия программы Outlook с другой кодовой базой, чем Office 365. В связи с этим при экспорте контактов в нем предусмотрены различные шаги по сравнению с последними версиями программы. Одно из главных преимуществ Outlook 2013, и почему многие люди продолжают использовать его сегодня, заключается в том, что у него есть отдельное приложение, которое дешевле в приобретении. Если вы используете Outlook 2013 и хотите экспортировать контакты, выполните следующие действия:

1. Откройте Outlook на компьютере PC или Mac.
2. Перейдите в левую верхнюю область экрана программы и выберите вкладку "Файл".
3. Нажмите на "Открыть и экспортировать" с левой стороны.
4. Появится список опций. Выберите "Импорт/экспорт".
5. Появится еще один список опций. Выберите "Экспортировать в файл", а затем "Далее".
6. Выберите "Значения, разделенные запятыми" и затем "Далее".
7. В разделе "Личные папки" выберите "Контакты", а затем "Далее".
8. Выберите 'Browse', прежде чем выбрать место, где вы хотите сохранить экспортированный файл.
9. Выберите имя для своего файла, нажмите 'Next', а затем 'Finish'.
10. Убедитесь, что ваш файл сохранен в нужном месте.

Как экспортировать контакты из веб-версии Outlook

Веб-версия Outlook может стать идеальным решением, если вам нужен доступ к контактам и сообщениям электронной почты, когда вы не находитесь за компьютером. Эта версия Outlook может быть легко доступна с различных устройств, которые подключиться к интернету, в том числе игровые ноутбукисмартфоны, планшеты и многое другое, включая смарт-часы и другие устройства, не относящиеся к ПК. Если вы хотите экспортировать контакты с помощью веб-версии Outlook, выполните следующие действия:

1. Введите Outlook в адресную строку, чтобы перейти на веб-сайт Outlook через выбранный вами веб-браузер.
2. Войдите в свою учетную запись, если это будет предложено сделать.
3. Перейдите в нижнюю часть страницы и выберите символ людей.
4. На панели инструментов выберите "Управление", а затем "Экспорт контактов".
5. Выберите, хотите ли вы экспортировать все контакты или контакты из определенной папки.
6. Нажмите кнопку "Экспорт".
7. Выберите "Сохранить как" и выберите формат файла, в котором вы хотите сохранить контакты.
8. Убедитесь, что контакты сохранены под выбранным именем и в выбранном месте.

Как экспортировать контакты Outlook 365

Outlook 2016 и Outlook 2019 - это две последние версии Outlook, совместимые с Office 365. Это создало новый процесс экспорта контактов для людей, использующих последние версии Outlook. Использование Office 365 имеет множество существенных преимуществ, в том числе то, что все программы Microsoft, такие как Windows, Word, Outlook, Excel и PowerPoint, используют один и тот же код и легко получают доступ друг к другу, что позволяет быстро и легко выполнять различные функции между разными программами, например, мгновенный экспорт контактов в Excel. Если вы используете версию Outlook 365 2016 или 2019 года, выполните следующие шаги для экспорта контактов:

1. На компьютере PC или Mac откройте программу Outlook 365.
2. Нажмите на значок "Приложения" в левом верхнем углу.
3. Выберите "Люди", затем нажмите "Управление".
4. Выберите "Экспортировать контакты".
5. Решите, будете ли вы экспортировать все контакты или папку, содержащую определенные контакты.
6. В зависимости от браузера выберите "Сохранить" или "Открыть".
7. Убедитесь, что контакты были сохранены в нужном месте и под нужным именем.

Как экспортировать электронные письма из Outlook в Gmail

Вы можете экспортировать свои сообщения электронной почты из учетной записи Outlook в учетную запись Gmail, чтобы создать их резервную копию и получить доступ к старым сообщениям из любого места. Для этого перед копированием и вставкой папок добавьте учетную запись Gmail в Outlook. Сначала необходимо настроить учетную запись Gmail в Outlook. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

1. Перейдите к значку настроек в правом верхнем углу и выберите "Просмотр всех настроек Outlook".
2. Выберите "Почта" на левой панели.
3. Нажмите "Синхронизировать электронную почту".
4. В разделе Подключенные учетные записи на правой панели выберите "Gmail".
5. Введите отображаемое имя, которое вы хотите использовать при отправке почты через Outlook из Gmail на экране "Подключить учетную запись Google".
6. Выберите OK.
7. Войдите в выбранную учетную запись Gmail в Outlook Mail, чтобы разрешить Microsoft доступ к учетной записи.
8. Подтвердите успешное подключение учетной записи Gmail к Outlook, выбрав OK.

После настройки учетной записи Gmail в Google откройте Outlook и выберите папку, содержащую сообщения электронной почты, которые вы хотите экспортировать. Выберите все письма в папке, нажав Ctrl+A, или нажмите и удерживайте Ctrl, выбирая отдельные письма, которые вы хотите экспортировать. Щелкните правой кнопкой мыши на выбранных сообщениях, выберите "Переместить", а затем "Другая папка". Откроется диалоговое окно "Переместить элементы". Выберите учетную запись Gmail и выберите или создайте новую папку в учетной записи Gmail для экспорта писем. Переместите выбранные письма, нажав на кнопку "ОК".

Как экспортировать электронную почту Outlook в Excel

Можно также экспортировать сообщения электронной почты Outlook, отправив их на рабочий лист Excel, создав электронную таблицу, содержащую различные столбцы. Это может быть особенно полезно, если вы уже использование Excel для ведения бухгалтерского учета, скажем. Для этого:

1. Перейдите в Файл в Outlook и выберите Открыть и экспортировать.
2. Выберите Импорт/Экспорт.
3. Выберите "Экспортировать в файл", затем нажмите "Далее".
4. Выберите "Microsoft Excel", затем нажмите "Далее".
5. Выберите папку электронной почты, из которой вы хотите экспортировать сообщения, и выберите "Далее".
6. Выберите папку, в которой вы хотите сохранить экспортированные электронные письма, и выберите имя для экспортированного файла, прежде чем выбрать 'OK'.
7. Нажмите кнопку "Далее", а затем "Готово".
8. Новый файл Excel будет доступен для открытия в выбранном вами месте.

Независимо от того, хотите ли вы экспортировать контакты или сообщения электронной почты, сделать это с помощью Outlook очень просто.

Лучшие практики экспорта списка

Начало процесса экспорта

Чтобы начать процесс экспорта контактов из Outlook, откройте окно Microsoft Outlook и перейдите в меню "Файл", расположенное в левом верхнем углу. Там нажмите кнопку 'Файл', а затем выберите 'Экспорт', чтобы открыть параметры экспорта. Откроется мастер экспорта контактов Outlook, который проведет вас через все шаги по экспорту контактов из Outlook.

Выбор типа и формата файла

В появившемся окне экспорта у вас будет несколько вариантов выбора типа создаваемого файла. Для наибольшей универсальности выберите в качестве типа файла 'Comma Separated Values (CSV)'. Файлы CSV легко импортируются в программы электронных таблиц и могут быть использованы для синхронизации с Google Contacts. В качестве альтернативы можно выбрать "Файл данных Outlook (PST)".

Выбор папки контактов

После выбора формата CSV появится запрос на выбор папки с экспортируемыми контактами. Перейдите к папке 'Contacts Folder' и выберите ее. Убедитесь в том, что вы выбрали правильную папку, содержащую все выбранные контакты, которые необходимо экспортировать.

Установка имени и местоположения файла

После выбора папки контактов необходимо указать имя и местоположение файла новых контактов. Нажмите кнопку "Обзор" и выберите каталог, в котором будет сохранен файл. Укажите имя файла, которое поможет вам сразу же идентифицировать новые контакты. В левом нижнем углу можно также выбрать пункт 'Файл', чтобы получить доступ к дополнительным опциям сохранения.

Завершение экспорта

Перед началом экспорта у вас будет возможность просмотреть выбранные параметры. Дважды проверьте, нет ли пустых ячеек или ошибок, которые могут нарушить процесс экспорта. После того как все будет готово, нажмите кнопку "Экспорт", чтобы начать экспорт. Будет создан новый CSV-файл, а в окне выполнения экспорта будет указано время завершения процесса.

Импорт в другие платформы

Ваш новый файл контактов, теперь в формате CSV, готов к использованию. Вы можете импортировать этот файл в программу электронных таблиц для дальнейшей организации или непосредственно в другую учетную запись электронной почты, например, в Google Contacts. Просто выберите "Импорт" в соответствующей платформе и выберите только что созданный CSV-файл.

Дополнительные советы по работе с контактами по электронной почте

Если вы хотите импортировать эти контакты в другую учетную запись электронной почты, обязательно выберите "Экспорт в файл" в начальном окне Outlook. Это обеспечит включение контактов электронной почты в процесс экспорта, что упростит управление коммуникациями на разных платформах.