Οδηγός εξαγωγής επαφών από το Outlook

Γιατί είναι σημαντική η εξαγωγή επαφών από το Outlook;

Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους μπορεί να είναι απαραίτητο να γνωρίζετε πώς να εξάγετε τις επαφές του Outlook. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να μεταφέρετε τις επαφές σε άλλη συσκευή ή υπολογιστή, να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας, να τις εισαγάγετε σε μια διαφορετική υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Gmail, να τις διαχειριστείτε σε ένα πρόγραμμα όπως το Microsoft Excel ή να εξάγετε τις επαφές σε μια vCard ή εικονική επαγγελματική κάρτα. Οι περισσότερες από αυτές τις επιλογές απαιτούν την εξαγωγή σε διαφορετικούς τύπους αρχείων. Για παράδειγμα, θα χρειαστείτε συνήθως ένα αρχείο CSV εάν εξάγετε τις επαφές σας σε διαφορετική υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Από την άλλη πλευρά, ένα αρχείο VCF που σας επιτρέπει να εισάγετε τις επαφές σας απευθείας στο Excel μπορεί να είναι απαραίτητο για μια εικονική επαγγελματική κάρτα. Ένα αρχείο PST είναι συνήθως απαραίτητο για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των επαφών και των δεδομένων σας.

Μέθοδοι εξαγωγής επαφών του Outlook

Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εξάγετε τις επαφές σας στο Outlook ανάλογα με την έκδοση του Outlook. Το πρόγραμμα Outlook θα συμπεριφέρεται το ίδιο είτε χρησιμοποιείτε λειτουργικό σύστημα Windows είτε macOS.

Πώς να εξαγάγετε επαφές από το Outlook 2010

Το Outlook 2010 είναι μια παλαιότερη έκδοση προγράμματος που δεν χρησιμοποιείται συχνά σήμερα, αλλά ορισμένες εταιρείες εξακολουθούν να το χρησιμοποιούν κυρίως για εσωτερικές επικοινωνίες. Ορισμένοι εξακολουθούν να χρησιμοποιούν το Outlook 2010 καθώς θέλουν να παραμείνουν εντός ενός έτους παραγωγής του προγράμματος λογισμικού για να εξοικονομήσουν χρήματα. Αν χρησιμοποιείτε το Outlook 2010 και θέλετε να εξάγετε τις επαφές σας, παρακάτω θα βρείτε τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:

1. Ανοίξτε το Outlook στον υπολογιστή ή τον Mac σας.
2. Μεταβείτε στην κορδέλα στο επάνω μέρος του προγράμματος και επιλέξτε 'Αρχείο'.
3. Κάντε κλικ στο 'Options' (Επιλογές) και επιλέξτε 'Advanced' (Για προχωρημένους) από το παράθυρο διαλόγου.
4. Επιλέξτε "Εξαγωγή" για να ανοίξετε τον Οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής.
5. Επιλέξτε 'Εξαγωγή αρχείου' και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο 'Επόμενο'.
6. Στο παράθυρο "Δημιουργία τύπου αρχείου", επιλέξτε τον τύπο εξαγωγής που θέλετε.
7. Θα εμφανιστεί μια λίστα με τους φακέλους που μπορείτε να εξάγετε. Από αυτή τη λίστα, επιλέξτε το φάκελο επαφών που θέλετε να εξάγετε.
8. Επιλέξτε "Αναζήτηση" πριν επιλέξετε ένα φάκελο για εξαγωγή.
9. Ονομάστε το αρχείο σας στην επιλογή 'Save exported file as' (Αποθήκευση εξαγόμενου αρχείου ως).
10. Επιλέξτε 'OK', στη συνέχεια 'Next' και στη συνέχεια 'Finish'.
11. Μόλις το Outlook ολοκληρώσει την εξαγωγή, κάντε κλικ στο "OK".
12. Ελέγξτε ότι το αρχείο σας έχει αποθηκευτεί εκεί που θέλατε να είναι.

Πώς να εξαγάγετε επαφές του Outlook 2013

Το Outlook 2013 είναι η πιο πρόσφατη έκδοση του λογισμικού Outlook με διαφορετική βάση κώδικα από το Office 365. Εξαιτίας αυτού, έχει διάφορα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε σε σύγκριση με τις τελευταίες εκδόσεις του προγράμματος κατά την εξαγωγή επαφών. Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα του Outlook 2013 και ο λόγος για τον οποίο πολλοί άνθρωποι συνεχίζουν να το χρησιμοποιούν σήμερα, είναι ότι διαθέτει ξεχωριστή εφαρμογή από άλλες που είναι φθηνότερη στην αγορά. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook 2013 και θέλετε να εξάγετε επαφές, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ανοίξτε το Outlook στον υπολογιστή ή τον Mac σας.
2. Πηγαίνετε στην επάνω αριστερή περιοχή της οθόνης του προγράμματος και επιλέξτε την καρτέλα "Αρχείο".
3. Κάντε κλικ στο 'Open and Export' (Άνοιγμα και εξαγωγή) από την αριστερή πλευρά.
4. Θα εμφανιστεί ένας κατάλογος επιλογών. Επιλέξτε 'Εισαγωγή/Εξαγωγή'.
5. Θα εμφανιστεί ένας άλλος κατάλογος επιλογών. Επιλέξτε 'Εξαγωγή σε αρχείο' και, στη συνέχεια, 'Επόμενο'.
6. Επιλέξτε 'Comma Separated Values' και στη συνέχεια 'Next'.
7. Στην ενότητα "Προσωπικοί φάκελοι", επιλέξτε "Επαφές" και, στη συνέχεια, "Επόμενο".
8. Επιλέξτε "Αναζήτηση" πριν επιλέξετε τη θέση στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε το εξαγόμενο αρχείο σας.
9. Επιλέξτε ένα όνομα για το αρχείο σας, κάντε κλικ στο 'Επόμενο' και, στη συνέχεια, στο 'Τέλος'.
10. Ελέγξτε ότι το αρχείο σας έχει αποθηκευτεί στην επιθυμητή θέση.

Πώς να εξαγάγετε επαφές από το Outlook μέσω Web

Η διαδικτυακή, online έκδοση του Outlook μπορεί να αποτελέσει ιδανική λύση εάν θέλετε να έχετε πρόσβαση στις επαφές και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ενώ δεν βρίσκεστε στον υπολογιστή σας. Αυτή η έκδοση του Outlook είναι εύκολα προσβάσιμη από μια σειρά συσκευών που σύνδεση στο διαδίκτυο, συμπεριλαμβανομένου φορητοί υπολογιστές παιχνιδιών, smartphones, tablets και άλλα, συμπεριλαμβανομένων smartwatches και άλλων συσκευών που δεν είναι PC. Εάν θέλετε να εξάγετε τις επαφές σας χρησιμοποιώντας την έκδοση του Outlook που βασίζεται στον ιστό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Πληκτρολογήστε Outlook στη γραμμή διευθύνσεων για να αποκτήσετε πρόσβαση στον ιστότοπο του Outlook από το πρόγραμμα περιήγησης ιστού που έχετε επιλέξει.
2. Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας εάν σας ζητηθεί.
3. Πηγαίνετε στο κάτω μέρος της σελίδας και επιλέξτε το σύμβολο των ανθρώπων.
4. Από τη γραμμή εργαλείων, επιλέξτε 'Διαχείριση' και, στη συνέχεια, επιλέξτε 'Εξαγωγή επαφών'.
5. Επιλέξτε αν θέλετε να εξάγετε όλες τις επαφές σας ή επαφές από έναν συγκεκριμένο φάκελο.
6. Κάντε κλικ στο 'Εξαγωγή'.
7. Επιλέξτε "Αποθήκευση ως" και επιλέξτε τη μορφή αρχείου που θέλετε να αποθηκευτούν οι επαφές.
8. Ελέγξτε αν οι επαφές έχουν αποθηκευτεί με το όνομα και στη θέση που έχετε επιλέξει.

Πώς να εξαγάγετε τις επαφές του Outlook 365

Το Outlook 2016 και το Outlook 2019 είναι οι δύο τελευταίες εκδόσεις του Outlook, οι οποίες είναι συμβατές με το Office 365. Αυτό δημιούργησε μια νέα διαδικασία εξαγωγής επαφών για τους ανθρώπους που χρησιμοποιούν τις τελευταίες εκδόσεις του Outlook. Υπάρχουν πολλά σημαντικά οφέλη από τη χρήση του Office 365, μεταξύ των οποίων το γεγονός ότι όλα τα προγράμματα της Microsoft, όπως τα Windows, το Word, το Outlook, το Excel και το PowerPoint, χρησιμοποιούν τον ίδιο κώδικα και μπορούν εύκολα να έχουν πρόσβαση το ένα στο άλλο, επιτρέποντάς σας να εκτελείτε γρήγορα και εύκολα διάφορες λειτουργίες μεταξύ διαφορετικών προγραμμάτων, για παράδειγμα, άμεση εξαγωγή επαφών στο Excel. Εάν χρησιμοποιείτε είτε την έκδοση 2016 είτε την έκδοση 2019 του Outlook 365, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να εξάγετε επαφές:

1. Στον υπολογιστή ή τον Mac σας, ανοίξτε το πρόγραμμα Outlook 365.
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο 'Applications' (Εφαρμογές) από πάνω αριστερά.
3. Επιλέξτε 'People' και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο 'Manage' (Διαχείριση).
4. Επιλέξτε 'Εξαγωγή επαφών'.
5. Αποφασίστε αν θα εξάγετε όλες τις επαφές ή έναν φάκελο που περιέχει συγκεκριμένες επαφές.
6. Ανάλογα με το πρόγραμμα περιήγησής σας, επιλέξτε 'Αποθήκευση' ή 'Άνοιγμα'.
7. Ελέγξτε ότι οι επαφές έχουν αποθηκευτεί στην επιθυμητή θέση και με το επιθυμητό όνομα.

Πώς να εξαγάγετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook στο Gmail

Μπορείτε να εξαγάγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από έναν λογαριασμό Outlook σε έναν λογαριασμό Gmail για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας και να έχετε πρόσβαση σε παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από οποιαδήποτε τοποθεσία. Για να το κάνετε αυτό, προσθέστε το λογαριασμό σας Gmail στο Outlook πριν αντιγράψετε και επικολλήσετε τους φακέλους. Θα πρέπει πρώτα να ρυθμίσετε το λογαριασμό σας Gmail στο Outlook. Τα βήματα για να το κάνετε αυτό είναι τα εξής:

1. Μεταβείτε στο εικονίδιο ρυθμίσεων στο επάνω δεξί μέρος πριν επιλέξετε 'Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook'.
2. Επιλέξτε 'Mail' από το αριστερό παράθυρο.
3. Κάντε κλικ στο 'Συγχρονισμός email'.
4. Στην περιοχή Συνδεδεμένοι λογαριασμοί στο δεξί τμήμα του παραθύρου, επιλέξτε 'Gmail'.
5. Εισάγετε το όνομα εμφάνισης που θέλετε να χρησιμοποιείτε κατά την αποστολή μηνυμάτων μέσω του Outlook από το Gmail στην οθόνη "Σύνδεση του λογαριασμού σας Google".
6. Επιλέξτε OK.
7. Συνδεθείτε στον επιλεγμένο λογαριασμό Gmail στο Outlook Mail για να επιτρέψετε στη Microsoft να αποκτήσει πρόσβαση στο λογαριασμό.
8. Επιβεβαιώστε ότι έχετε συνδέσει με επιτυχία το λογαριασμό σας Gmail με το Outlook επιλέγοντας OK.

Αφού ρυθμίσετε το λογαριασμό σας Gmail στη Google, ανοίξτε το Outlook και επιλέξτε το φάκελο που περιέχει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να εξαγάγετε. Επιλέξτε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο φάκελο πατώντας Ctrl+A ή πατήστε και κρατήστε πατημένο το Ctrl ενώ επιλέγετε μεμονωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να εξαγάγετε. Κάντε δεξί κλικ στα επιλεγμένα μηνύματα πριν επιλέξετε "Μετακίνηση" και στη συνέχεια επιλέξτε "Άλλος φάκελος". Έτσι θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Μετακίνηση στοιχείων. Επιλέξτε το λογαριασμό σας στο Gmail και είτε επιλέξτε είτε δημιουργήστε έναν νέο φάκελο στο λογαριασμό σας στο Gmail για να εξαγάγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μετακινήστε τα επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνοντας κλικ στο 'OK'.

Πώς να εξαγάγετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στο Excel

Μπορείτε επίσης να εξάγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στέλνοντάς τα σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, δημιουργώντας ένα φύλλο εργασίας που περιέχει διάφορες στήλες. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν είστε ήδη χρήση του Excel για λογιστικούς σκοπούς, ας πούμε. Για να το κάνετε αυτό:

1. Μεταβείτε στο αρχείο στο Outlook και επιλέξτε Άνοιγμα και εξαγωγή.
2. Επιλέξτε Εισαγωγή/Εξαγωγή.
3. Επιλέξτε 'Εξαγωγή σε αρχείο' και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο 'Επόμενο'.
4. Επιλέξτε 'Microsoft Excel' και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο 'Επόμενο'.
5. Επιλέξτε το φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον οποίο θέλετε να εξάγετε τα μηνύματα και επιλέξτε 'Επόμενο'.
6. Επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τα εξαγόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέξτε ένα όνομα για το εξαγόμενο αρχείο πριν επιλέξετε 'OK'.
7. Κάντε κλικ στο 'Επόμενο' και στη συνέχεια στο 'Τέλος'.
8. Το νέο αρχείο Excel θα είναι διαθέσιμο για άνοιγμα στην επιλεγμένη τοποθεσία.

Είτε θέλετε να εξάγετε επαφές είτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι απλό να το κάνετε με το Outlook.

Βέλτιστες πρακτικές για την εξαγωγή της λίστας

Έναρξη της διαδικασίας εξαγωγής

Για να ξεκινήσετε τη διαδικασία εξαγωγής των επαφών σας στο Outlook, ανοίξτε το παράθυρο του Microsoft Outlook και μεταβείτε στο μενού Αρχείο που βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία. Από εκεί, κάντε κλικ στο "Αρχείο" και στη συνέχεια επιλέξτε "Εξαγωγή" για να ανοίξετε τις επιλογές εξαγωγής. Έτσι θα εμφανιστεί ο οδηγός εξαγωγής επαφών του Outlook, ο οποίος θα σας καθοδηγήσει στα βήματα για την εξαγωγή επαφών από το Outlook.

Επιλογή τύπου και μορφής αρχείου

Στο πλαίσιο προόδου εξαγωγής που εμφανίζεται, θα έχετε πολλές επιλογές για τον τύπο του αρχείου που θέλετε να δημιουργήσετε. Για μεγαλύτερη ευελιξία, επιλέξτε "Comma Separated Values (CSV)" ως τύπο αρχείου. Τα αρχεία CSV εισάγονται εύκολα σε προγράμματα υπολογιστικών φύλλων και μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για συγχρονισμό με τις Επαφές Google. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε 'Outlook Data File (PST)' αν το προτιμάτε.

Επιλογή του φακέλου επαφών

Μόλις επιλέξετε τη μορφή CSV, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε το φάκελο που περιέχει τις επαφές που θέλετε να εξαγάγετε. Πλοηγηθείτε στο φάκελο "Επαφές" και επιλέξτε τον. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το σωστό φάκελο για να περιλαμβάνει όλες τις επιλεγμένες επαφές που θέλετε να εξαγάγετε.

Ρύθμιση του ονόματος και της τοποθεσίας του αρχείου

Αφού επιλέξετε το φάκελο επαφών, θα πρέπει να καθορίσετε ένα όνομα και μια τοποθεσία για το νέο αρχείο επαφών σας. Κάντε κλικ στο 'Αναζήτηση' και επιλέξτε τον κατάλογο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο. Εισάγετε ένα όνομα αρχείου που θα σας βοηθήσει να αναγνωρίσετε αμέσως αυτές τις νέες επαφές. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε 'Αρχείο' από την κάτω αριστερή γωνία για να αποκτήσετε πρόσβαση σε πρόσθετες επιλογές αποθήκευσης.

Οριστικοποίηση της εξαγωγής

Πριν ξεκινήσετε την εξαγωγή, θα έχετε την ευκαιρία να επανεξετάσετε τις επιλογές σας. Ελέγξτε ξανά για τυχόν κενά κελιά ή σφάλματα που μπορεί να διαταράξουν τη διαδικασία εξαγωγής. Μόλις μείνετε ικανοποιημένοι, κάντε κλικ στην επιλογή "Εξαγωγή" για να ξεκινήσει η εξαγωγή. Θα δημιουργηθεί ένα νέο αρχείο CSV και το πλαίσιο προόδου της εξαγωγής θα υποδεικνύει πότε ολοκληρώνεται η διαδικασία.

Εισαγωγή σε άλλες πλατφόρμες

Το νέο σας αρχείο επαφών, τώρα σε μορφή CSV, είναι έτοιμο για χρήση. Μπορείτε να εισαγάγετε αυτό το αρχείο σε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων για περαιτέρω οργάνωση ή απευθείας σε έναν άλλο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Google Contacts. Απλώς επιλέξτε "Εισαγωγή" στην αντίστοιχη πλατφόρμα και επιλέξτε το αρχείο CSV που μόλις δημιουργήσατε.

Πρόσθετες συμβουλές για επαφές μέσω email

Αν θέλετε να εισαγάγετε αυτές τις επαφές σε έναν άλλο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει "Εξαγωγή σε αρχείο" στο αρχικό παράθυρο του Outlook. Αυτό διασφαλίζει ότι οι επαφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας περιλαμβάνονται στη διαδικασία εξαγωγής, διευκολύνοντας τη διαχείριση των επικοινωνιών σας σε διάφορες πλατφόρμες.