Útmutató a kapcsolatok exportálásához az Outlookból

Miért fontos a kapcsolatok exportálása az Outlookból?

Számos oka van annak, hogy miért lehet fontos tudni, hogyan kell exportálni az Outlook névjegyeket. Például szükség lehet a névjegyek áthelyezésére egy másik eszközre vagy számítógépre, biztonsági mentésre, importálására egy másik e-mail szolgáltatásba, például a Gmailbe, kezelésére egy olyan programban, mint a Microsoft Excel, vagy a névjegyek exportálására vCard vagy virtuális névjegykártya formájában. A legtöbb ilyen lehetőséghez különböző fájltípusokba kell exportálni. Például jellemzően CSV-fájlra lesz szüksége, ha a névjegyeit különböző e-mail szolgáltatásba exportálja. Másrészt a virtuális névjegykártyához szükség lehet egy VCF-fájlra, amely lehetővé teszi, hogy a névjegyeit közvetlenül az Excelbe importálja. A PST fájlra jellemzően a kapcsolatok és adatok biztonsági mentéséhez van szükség.

Az Outlook kapcsolatok exportálásának módszerei

Az Outlook névjegyek exportálására az Outlook verziójától függően többféle módszer is használható. Az Outlook program ugyanúgy viselkedik, akár Windows, akár macOS operációs rendszert használ.

Hogyan lehet exportálni a kapcsolatokat az Outlook 2010-ből

Az Outlook 2010 egy régebbi programverzió, amelyet ma már nem gyakran használnak, de egyes vállalatok még mindig használják, elsősorban belső kommunikációra. Vannak, akik még mindig az Outlook 2010-et használják, mivel a költségmegtakarítás érdekében a szoftverprogram egyetlen gyártási évén belül akarnak maradni. Ha az Outlook 2010-et használja, és szeretné exportálni a névjegyeit, az alábbi lépéseket kell követnie:

1. Nyissa meg az Outlookot a PC-n vagy Macen.
2. Menjen a program tetején lévő szalaghoz, és válassza a 'Fájl' menüpontot.
3. Kattintson a 'Beállítások' gombra, és válassza a párbeszédpanelen a 'Speciális' lehetőséget.
4. Válassza az 'Exportálás' lehetőséget az Importálás és exportálás varázsló megnyitásához.
5. Válassza a 'Fájl exportálása' lehetőséget, majd kattintson a 'Tovább' gombra.
6. A "Fájltípus létrehozása" ablakban válassza ki a kívánt exportálási típust.
7. Megjelenik az exportálható mappák listája. Ebből a listából válassza ki az exportálandó névjegymappát.
8. Válassza a 'Tallózás' lehetőséget, mielőtt kiválasztja az exportálandó mappát.
9. Adjon nevet a fájlnak az "Exportált fájl mentése másként" opció alatt.
10. Válassza az 'OK', majd a 'Tovább', végül a 'Befejezés' lehetőséget.
11. Miután az Outlook befejezte az exportálást, kattintson az 'OK' gombra.
12. Ellenőrizze, hogy a fájl a kívánt helyre lett-e mentve.

Hogyan lehet exportálni a kapcsolatokat Outlook 2013

Az Outlook 2013 az Outlook szoftver legújabb verziója, amely az Office 365-től eltérő kódbázissal rendelkezik. Emiatt a legutóbbi programverziókhoz képest különböző lépéseket kell követni a kapcsolatok exportálásakor. Az Outlook 2013 egyik fő előnye, és amiért sokan ma is használják, hogy a többitől különálló alkalmazással rendelkezik, amelyet olcsóbban lehet megvásárolni. Ha az Outlook 2013 programot használja, és szeretné exportálni a névjegyeket, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyissa meg az Outlookot a PC-n vagy Macen.
2. Menjen a program képernyőjének bal felső részére, és válassza a 'Fájl' fület.
3. Kattintson a bal oldalon a 'Megnyitás és exportálás' gombra.
4. Megjelenik a lehetőségek listája. Válassza az 'Importálás/exportálás' lehetőséget.
5. Egy másik lista fog megjelenni a lehetőségekről. Válassza a 'Exportálás fájlba', majd a 'Tovább' lehetőséget.
6. Válassza a 'Comma Separated Values' (vesszővel elválasztott értékek), majd a 'Next' (Tovább) lehetőséget.
7. A "Személyes mappák" alatt válassza a "Kapcsolatok", majd a "Tovább" lehetőséget.
8. Válassza a "Tallózás" lehetőséget, mielőtt kiválasztja azt a helyet, ahová az exportált fájlt menteni kívánja.
9. Válasszon nevet a fájlnak, kattintson a 'Tovább', majd a 'Befejezés' gombra.
10. Ellenőrizze, hogy a fájl a kívánt helyre van-e mentve.

Hogyan lehet exportálni a kapcsolatokat a webes Outlookból

Az Outlook webalapú, online változata ideális megoldás lehet, ha szeretné, hogy elérhesse névjegyeit és e-mail üzeneteit akkor is, amikor nem a számítógépénél tartózkodik. Az Outlook ezen verziója könnyen elérhető számos eszközről, amelyek csatlakozni az internethez, beleértve játék laptopok, okostelefonok, táblagépek és egyéb eszközök, beleértve az okosórákat és más nem PC-s eszközöket is. Ha az Outlook webes verziójának használatával szeretné exportálni a névjegyeit, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Írja be az Outlookot a címsorba, hogy elérje az Outlook webhelyét a kiválasztott webböngészőből.
2. Jelentkezzen be fiókjába, ha erre felszólítják.
3. Menj az oldal aljára, és válaszd ki az emberek szimbólumot.
4. Az eszköztáron válassza a "Kezelés", majd a "Kapcsolatok exportálása" lehetőséget.
5. Válassza ki, hogy az összes névjegyét vagy egy adott mappa névjegyeit szeretné-e exportálni.
6. Kattintson az 'Exportálás' gombra.
7. Válassza a 'Mentés másként' lehetőséget, és válassza ki, hogy milyen fájlformátumban szeretné elmenteni a névjegyeket.
8. Ellenőrizze, hogy a névjegyek az Ön által kiválasztott névre és helyre lettek-e mentve.

Az Outlook 365 kapcsolatok exportálása

Az Outlook 2016 és az Outlook 2019 az Outlook két legújabb verziója, amelyek kompatibilisek az Office 365-tel. Ez új folyamatot hozott létre a kapcsolatok exportálásához a legújabb Outlook-verziókat használók számára. Az Office 365 használatának számos jelentős előnye van, többek között az, hogy az összes Microsoft program, például a Windows, a Word, az Outlook, az Excel és a PowerPoint ugyanazt a kódot használja, és könnyen elérheti egymást, így gyorsan és egyszerűen végezhet különböző funkciókat a különböző programok között, például a névjegyek azonnali exportálását Excelbe. Ha az Outlook 365 2016-os vagy 2019-es verzióját használja, kövesse az alábbi lépéseket a névjegyek exportálásához:

1. PC-n vagy Mac számítógépen nyissa meg az Outlook 365 programot.
2. Kattintson a bal felső sarokban az "Alkalmazások" ikonra.
3. Válassza a 'Személyek' menüpontot, majd kattintson a 'Kezelés' gombra.
4. Válassza a 'Névjegyek exportálása' lehetőséget.
5. Döntse el, hogy az összes névjegyet vagy egy adott névjegyeket tartalmazó mappát exportáljon.
6. A böngészőtől függően válassza a "Mentés" vagy a "Megnyitás" lehetőséget.
7. Ellenőrizze, hogy a névjegyek a kívánt helyre és a kívánt névre lettek-e mentve.

Hogyan exportálhat e-maileket az Outlookból a Gmail-be?

Az Outlook-fiókból exportálhatja e-mail üzeneteit egy Gmail-fiókba, hogy biztonsági másolatot készítsen róluk, és lehetővé tegye, hogy a régebbi e-mail üzeneteket bármely helyről elérje. Ehhez a mappák másolása és beillesztése előtt adja hozzá a Gmail-fiókját az Outlookhoz. Először is be kell állítania a Gmail-fiókját az Outlookban. Ennek lépései a következők:

1. Menjen a jobb felső sarokban lévő beállítások ikonra, mielőtt kiválasztaná az "Összes Outlook-beállítás megtekintése" lehetőséget.
2. Válassza ki a bal oldali ablaktáblából a 'Mail' menüpontot.
3. Kattintson az 'Email szinkronizálása' gombra.
4. A jobb oldali ablaktáblán a Csatlakoztatott fiókok alatt válassza a 'Gmail' lehetőséget.
5. Adja meg a Google-fiók csatlakoztatása képernyőn azt a megjelenítési nevet, amelyet használni szeretne, amikor az Outlookon keresztül levelet küld a Gmailből.
6. Válassza az OK lehetőséget.
7. Jelentkezzen be a kiválasztott Gmail-fiókba az Outlook Mailben, hogy a Microsoft hozzáférhessen a fiókhoz.
8. Az OK gomb kiválasztásával erősítse meg, hogy sikeresen csatlakoztatta Gmail-fiókját az Outlookhoz.

Miután beállította Gmail-fiókját a Google-ban, nyissa meg az Outlookot, és válassza ki az exportálni kívánt e-mail üzeneteket tartalmazó mappát. Jelölje ki az összes e-mailt a mappában a Ctrl+A billentyűkombinációval, vagy tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt az exportálni kívánt egyes e-mailek kiválasztása közben. Kattintson a jobb gombbal a kiválasztott üzenetekre, mielőtt kiválasztaná az "Áthelyezés", majd a "Másik mappa" lehetőséget. Ekkor megjelenik az Elemek áthelyezése párbeszédpanel. Válassza ki a Gmail-fiókját, és válasszon ki vagy hozzon létre egy új mappát a Gmail-fiókjában, ahová az e-maileket exportálni szeretné. A kiválasztott e-maileket az 'OK' gombra kattintva áthelyezheti.

Hogyan lehet exportálni az Outlook e-maileket Excelbe

Az Outlook e-maileket exportálhatja úgy is, hogy elküldi őket egy Excel táblázatba, és létrehoz egy különböző oszlopokat tartalmazó táblázatot. Ez különösen akkor lehet hasznos, ha Ön már az Excel használata számviteli célokra, mondjuk. Ehhez:

1. Válassza az Outlookban a Fájl menüpontot, és válassza a Megnyitás és exportálás lehetőséget.
2. Válassza az Importálás/Exportálás lehetőséget.
3. Válassza a 'Fájlba exportálás' lehetőséget, majd kattintson a 'Tovább' gombra.
4. Válassza ki a 'Microsoft Excel' lehetőséget, majd kattintson a 'Tovább' gombra.
5. Válassza ki azt az e-mail mappát, amelyből az üzeneteket exportálni kívánja, majd válassza a 'Tovább' lehetőséget.
6. Válassza ki a mappát, ahová az exportált e-maileket menteni kívánja, és válasszon nevet az exportált fájlnak, mielőtt kiválasztja az "OK" lehetőséget.
7. Kattintson a 'Tovább', majd a 'Befejezés' gombra.
8. Az új Excel-fájl megnyitható lesz a kiválasztott helyen.

Akár névjegyeket, akár e-mail üzeneteket szeretne exportálni, az Outlook segítségével egyszerűen megteheti.

Legjobb gyakorlatok a lista exportálásához

Az exportfolyamat kezdeményezése

Az Outlook névjegyek exportálási folyamatának elindításához nyissa meg a Microsoft Outlook ablakát, és navigáljon a bal felső sarokban található Fájl menüpontra. Ott kattintson a 'Fájl' menüpontra, majd válassza az 'Exportálás' lehetőséget az exportálási lehetőségek megnyitásához. Ezáltal megjelenik az Outlook Exportálás névjegyek varázslója, amely végigvezeti Önt az Outlookból történő névjegyek exportálásának lépésein.

A fájltípus és formátum kiválasztása

A megjelenő Exportálás előrehaladása mezőben többféle lehetőséged is van a létrehozandó fájl típusára. A legnagyobb sokoldalúság érdekében válassza a "vesszőkkel elválasztott értékek (CSV)" fájltípust. A CSV fájlok könnyen importálhatók táblázatkezelő programokba, és a Google Contacts-szal való szinkronizáláshoz is használhatók. Alternatív megoldásként választhatja az "Outlook adatfájl (PST)" lehetőséget is, ha úgy kívánja.

A Kapcsolatok mappa kiválasztása

Miután kiválasztotta a CSV formátumot, a rendszer felkéri, hogy válassza ki az exportálni kívánt kapcsolatokat tartalmazó mappát. Navigáljon a "Kapcsolatok mappa" mappához, és válassza ki azt. Győződjön meg róla, hogy a megfelelő mappát választotta ki, amely tartalmazza az összes exportálni kívánt kiválasztott névjegyet.

A fájl nevének és helyének beállítása

A névjegymappa kiválasztása után meg kell adnia az új névjegyfájl nevét és helyét. Kattintson a 'Tallózás' gombra, és válassza ki azt a könyvtárat, ahová a fájlt menteni szeretné. Adjon meg egy olyan fájlnevet, amely segítségével azonnal azonosítani tudja ezeket az új névjegyeket. A bal alsó sarokban a 'Fájl' menüpontot is választhatja a további mentési lehetőségek eléréséhez.

Az export véglegesítése

Mielőtt elkezdené az exportálást, lehetősége lesz a kiválasztások felülvizsgálatára. Kétszeresen ellenőrizze, hogy nincsenek-e üres cellák vagy hibák, amelyek megzavarhatják az exportálási folyamatot. Ha elégedett, kattintson az "Exportálás" gombra az exportálás elindításához. Egy új CSV-fájl jön létre, és az exportálás előrehaladását jelző mező jelzi, ha a folyamat befejeződött.

Importálás más platformokra

Az új, immár CSV formátumú névjegyfájlja készen áll a használatra. Ezt a fájlt importálhatja egy táblázatkezelő programba a további rendszerezéshez, vagy közvetlenül egy másik e-mail fiókba, például a Google Contactsba. Egyszerűen válassza az "Importálás" lehetőséget az adott platformon, és válassza ki az imént létrehozott CSV-fájlt.

További tippek az e-mailes kapcsolatokhoz

Ha ezeket a névjegyeket egy másik e-mail fiókba szeretné importálni, győződjön meg róla, hogy az Outlook kezdeti ablakában kiválasztja a "Fájlba exportálás" lehetőséget. Ez biztosítja, hogy az e-mail kapcsolatai szerepeljenek az exportálási folyamatban, így könnyebben kezelheti kommunikációját a különböző platformokon.