Una scarsa igiene della lista fa calare l’engagement e mette a rischio di spam e reclami.
I dati di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) sono alla base della deliverability.
In questo articolo spiegherò in che modo i dati errati si intrufolano nel vostro CRM, in che modo danneggiano il vostro posizionamento nella casella di posta elettronica e cosa potete fare al riguardo. Inoltre, tratterò le considerazioni di carattere legale e metterò in evidenza gli strumenti che aiutano a mantenere le vostre liste in buona salute.
TLDR: riassunto
- I cattivi dati del CRM (errori di battitura, duplicati, contatti non aggiornati) danneggiano la deliverability e la reputazione.
- Alti tassi di rimbalzo e di reclamo segnalano ai provider di caselle di posta elettronica di filtrare o bloccare le vostre e-mail.
- La pulizia, la convalida e la segmentazione regolari delle liste migliorano il coinvolgimento e il posizionamento nella casella di posta.
- Seguire il GDPR e leggi simili: raccogliere il consenso, registrarlo correttamente e cancellare i dati vecchi o inattivi.
- Utilizzate strumenti come Bouncer per verificare gli indirizzi, bloccare le iscrizioni false, individuare le trappole dello spam e arricchire i dati del CRM.
- Dati sani portano a una riduzione dei rimbalzi, a un maggiore coinvolgimento e a una maggiore reputazione del mittente.
Come si verificano i dati CRM errati e perché sono importanti
I dati negativi provengono da molti luoghi.
- Gli errori di inserimento manuale e i campi mancanti o non aggiornati creano record di contatti imprecisi.
- Le integrazioni possono creare duplicati se una persona compare in più elenchi.
- Con il tempo, gli indirizzi diventano obsoleti perché le persone cambiano lavoro o abbandonano le caselle di posta.
Non gestiti, questi record decaduti diventano trappole per lo spam: indirizzi che sembrano validi ma che vengono monitorati dalle organizzazioni di filtraggio per catturare i mittenti irresponsabili.
Quando inviate a indirizzi non validi o abbandonati, la vostra frequenza di rimbalzo aumenta e un’elevata frequenza di rimbalzo è uno dei segnali negativi che fanno diminuire la reputazione del dominio.
Lascarsa segmentazione è un altro killer silenzioso. Se il vostro CRM non dispone di campi completi o coerenti, potreste inviare messaggi non pertinenti, con conseguenti disiscrizioni o reclami per spam.
I provider di caselle di posta elettronica tengono sotto controllo l’impegno e i reclami: una manciata di reclami può danneggiare la vostra reputazione con i filtri.
Processi igienici di routine e loro impatto
Il primo passo verso la pulizia dei dati è la definizione di “inattivo”.
Potreste scegliere contatti che non hanno aperto o cliccato nulla per sei mesi. Prima di eliminarli, fate una campagna di reengagement per chiedere se vogliono ancora le vostre e-mail. Eliminate quelli che rimangono inattivi. Questa operazione contribuisce ad aumentare i tassi di apertura e di clic complessivi, che gli ISP interpretano come un coinvolgimento positivo.
La convalida degli indirizzi è fondamentale. Controllate le nuove iscrizioni all’ingresso ed eseguite controlli periodici sulle liste esistenti. I servizi di convalida eliminano gli indirizzi non validi, usa e getta o a rischio, in modo che non entrino mai nella coda di invio, mantenendo basse le percentuali di rimbalzo.
Unisci i duplicati e standardizza i formati dei dati in modo che la personalizzazione funzioni e che non si inviino accidentalmente due messaggi leggermente diversi alla stessa persona. Una pulizia e una verifica regolari favoriscono una migliore segmentazione, una riduzione dei rimbalzi e dei reclami, che contribuiscono a rafforzare la reputazione del dominio.
Conformità e aspetti legali dell’archiviazione e dell’utilizzo dei dati
Le diverse regioni stabiliscono regole diverse per il trattamento dei dati personali.
Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), è necessario disporre di una base legale per la memorizzazione e l’elaborazione dei dati di ciascun contatto. Il consenso deve essere registrato con un chiaro audit trail e le persone possono richiedere la cancellazione in qualsiasi momento. Conservare i contatti senza un consenso valido non solo nuoce alla conformità, ma ingombra anche il vostro CRM con record inattivi o a rischio.
Negli Stati Uniti, le leggi sulla privacy sono più frammentate. Il CAN-SPAM Act regolamenta le e-mail commerciali e richiede una chiara identificazione, un indirizzo postale valido e un facile meccanismo di opt-out.
Alcuni Stati si spingono oltre: il California Consumer Privacy Act (CCPA) garantisce ai residenti il diritto di accedere, cancellare e rinunciare alla vendita dei dati, mentre leggi simili in Colorado e Virginia seguono lo stesso spirito.
In Canada, la CASL (Canada’s Anti-Spam Legislation) richiede un consenso esplicito o implicito prima di inviare e-mail di marketing. Si tratta di una delle normative antispam più severe, con pesanti sanzioni in caso di mancata osservanza.
Altrove, paesi come l’Australia (Spam Act 2003) e Singapore (PDPA) hanno i propri requisiti di consenso e di cancellazione.
In tutti questi contesti, la prassi migliore rimane la stessa:
- raccogliere il consenso in modo trasparente,
- a prova di negozio,
- e rispettare le richieste di ritiro.
Il doppio opt-in aiuta a verificare l’interesse e a ridurre le false iscrizioni. Gli accordi di trattamento dei dati con i fornitori di CRM o di e-mail chiariscono chi è responsabile della salvaguardia dei dati.
Anche se i dettagli variano da Paese a Paese, il principio è universale: pratiche pulite, lecite e rispettose dei dati proteggono sia la vostra reputazione che la deliverability.
Strumenti, flussi di lavoro e tecnologie per proteggere la reputazione del mittente
Mantenere liste di soppressione separate per gli indirizzi che rimbalzano, si disiscrivono o si lamentano.
La soppressione degli indirizzi errati blocca l’invio ripetuto a questi indirizzi. Gli strumenti possono automatizzare la deduplicazione, la convalida periodica e il monitoraggio delle metriche chiave. La guida alla reputazione dei domini di Valimail indica che i mittenti devono tenere sotto controllo i reclami per spam (mantenendoli al di sotto dello 0,1%), monitorare le frequenze di rimbalzo ed evitare le trappole per spam.
Improvvisi picchi di volume o di reclami sono segnali di allarme.
Badsender consiglia di utilizzare strumenti di diagnostica, come Talos o Barracuda, per verificare se il vostro dominio o IP è bloccato e per preparare un piano di riscaldamento per eventuali nuovi domini o IP di invio.
È inoltre possibile integrare servizi di convalida degli indirizzi nel punto di ingresso (moduli di iscrizione), durante le importazioni e nelle routine automatiche che controllano regolarmente gli elenchi.
Bouncer: migliorare la qualità dei dati prima di premere invio
Bouncer è una piattaforma di verifica delle e-mail che aiuta a mantenere pulite e sicure le liste di contatti.
L’applicazione principale consente di caricare un elenco e di verificare la validità, la recapitabilità e il rischio di ciascun indirizzo.
- È possibile collegarlo tramite API per convalidare gli indirizzi in tempo reale.
- Bouncer Shield protegge i vostri moduli di iscrizione bloccando gli indirizzi falsi o dannosi non appena un visitatore li digita.
- Il Toxicity Check assegna un punteggio agli indirizzi su una scala da 0 a 5, evidenziando quelli legati alle trappole dello spam o alle controversie.
- Il Deliverability Kit di Bouncer verifica il posizionamento nella casella di posta e controlla l’autenticazione, mentre il modulo Data Enrichment aggiunge informazioni aziendali disponibili al pubblico per arricchire il CRM.
- Gli Email Engagement Insights mostrano le attività recenti: ultima apertura, clic o risposta, in modo da poter segmentare in base al coinvolgimento.
La piattaforma è ospitata nell’UE, è conforme al GDPR e ha tempi di attività quasi perfetti. L’utilizzo di uno strumento come Bouncer come parte del flusso di lavoro per la qualità dei dati riduce le percentuali di rimbalzo e protegge la vostra reputazione di invio.
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Misurazione dell’impatto e benchmarking
Avete bisogno di punti di riferimento per valutare se i vostri sforzi di igiene funzionano.
Osservate il tasso di rimbalzo, il tasso di rimbalzo morbido, il tasso di reclami spam e le metriche di coinvolgimento (aperture, clic, risposte) nel tempo.
Valimail suggerisce di mantenere i reclami per spam al di sotto di uno ogni mille messaggi e di monitorare attentamente le percentuali di rimbalzo.
Tracciate anche le conversioni o le azioni a valle (vendite, iscrizioni, risposte), perché un’elevata deliverability senza un coinvolgimento significativo segnala ancora un problema di targeting.
Confrontate i segmenti puliti con quelli non trattati: inviate la stessa campagna a una lista più piccola e pulita e a una lista completa e vedete quale ottiene risultati migliori.
Nel tempo, le liste pulite dovrebbero mostrare un maggiore coinvolgimento e meno segnali negativi.
Numeri che contano dal rapporto sull’igiene delle liste e-mail di Bouncer
Prima di concludere, vediamo cosa dicono i dati.
Il nostro rapporto sull’igiene delle liste e-mail combina le intuizioni di oltre 250 risposte al sondaggio, 12 esperti di e-mail e 50 pagine di analisi – il primo del suo genere da parte di Bouncer.
I risultati evidenziano quanto sia ancora comune una scarsa igiene dei dati e perché mantenere pulito il CRM influisce direttamente sui risultati di deliverability.
Consultate il rapporto completo: Rapporto sull’igiene delle liste e-mail
📉 Problemi di decadimento e consegnabilità dei dati
- Il 36% dei marketer ha dichiarato che il problema principale è la gestione della frequenza di rimbalzo e dei reclami per spam.
- Il 29,2% ha notato un calo della deliverability negli ultimi sei mesi, mentre solo il 14,6% ha registrato un miglioramento.
- Le e-mail abbandonate o non valide continuano a essere una delle principali cause di cattiva reputazione del mittente.
🧹 Elencare le abitudini di pulizia
- Il 6,7% non pulisce affatto le proprie liste.
- Il 39,5% rimuove gli abbonati inattivi solo occasionalmente.
- Il 52% segmenta le proprie liste, ma quasi la metà continua a inviare lo stesso messaggio a tutti.
- Parametri di riferimento per la frequenza di rimbalzo:
0-2%: igiene eccellente
2-5%: accettabile
5-10%: da rivedere
10%+: grave problema di igiene
🔐 Lacune in termini di conformità e autenticazione
- Il 42,7% degli intervistati non utilizza SPF, DKIM o DMARC per autenticare le proprie e-mail.
- Il 41,5% controlla mensilmente la reputazione del mittente, mentre il 10,7% non la controlla affatto.
- Un’autenticazione o un monitoraggio insufficienti aumentano il rischio di filtraggio dello spam e di blacklist dei domini.
Impatto sul coinvolgimento e sulla reputazione
- Tasso di apertura medio : 20-30%.
- Tasso medio di clic: 10-20%
- Il 62,2% non è mai stato inserito nella lista nera, segno che la pulizia e la verifica regolari funzionano.
- Il 70% delle aziende non ha mai consultato esperti di deliverability, nemmeno quando ha problemi di posizionamento nella casella di posta.
Conclusione
I dati errati compromettono anche l’e-mail meglio scritta.
Indirizzi non validi, duplicati e campi non aggiornati aumentano le percentuali di rimbalzo e di reclamo, danneggiando la reputazione del mittente.
I dati non controllati possono violare le leggi sulla privacy e sprecare budget.
Potete risolvere questo problema controllando il vostro CRM, convalidando e pulendo regolarmente le vostre liste, unendo i duplicati, registrando correttamente il consenso e rimuovendo i contatti inattivi o non più consentiti dalla legge.
Utilizzate strumenti come Bouncer per verificare e arricchire i dati prima dell’invio. Monitorate le metriche chiave, come la frequenza di rimbalzo e il coinvolgimento, per misurare i progressi.
Investire nella qualità dei dati e nell’igiene del CRM si ripaga rapidamente: si spende meno, si raggiungono più persone giuste e si costruisce una reputazione di mittente più sana.
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