Come scrivere un'e-mail di presentazione che funziona (+ modelli)

Che cos'è un'e-mail di presentazione?

Un'e-mail di presentazione è un messaggio che si invia a una persona che non si conosce e si vuole presentare se stessi o la propria azienda. In pratica, serve a rompere il ghiaccio quando si incontra qualcuno nel mondo digitale.

A seconda dell'interlocutore, può trattarsi di un'e-mail fredda, se il destinatario non ha mai ricevuto messaggi da parte vostra.

Considerate questo tipo di e-mail come un invito amichevole a una conversazione. Inoltre, l'e-mail introduttiva è l'occasione per costruire un rapporto professionale con il cliente. relazione con la persona (o il gruppo di persone) a cui vi rivolgete.

Tuttavia, il fatto è che quando si invia un messaggio a un indirizzo e-mail sconosciuto, non si è mai sicuri che non venga respinto. Succede quando si invia un messaggio a un indirizzo che non esiste. Il messaggio ritorna indietro e crea problemi.

E non volete inviare il vostro capolavoro perfettamente realizzato (email introduttiva) nello spazio, giusto? 🚀

Per essere sicuri che i vostri sforzi siano ben spesi e che la vostra e-mail raggiunga la persona giusta, utilizzate Buttafuori. Ci assicureremo che le vostre e-mail di presentazione siano inviate agli indirizzi giusti, in modo che non abbiate bisogno di un'e-mail di follow-up per essere notati.

Quindi, rimboccatevi le maniche e iniziate a scrivere la vostra migliore e-mail di presentazione di sempre.

Prima di iniziare a scrivere l'e-mail di presentazione

Ma prima di scrivere le prime parole, prendetevi un momento per riflettere su alcune cose fondamentali. Senza riflettere, scrivere sarebbe difficile e vi sentireste persi.

Ecco alcuni punti da tenere a mente. 👇

🎯 Venite con lo scopo dell'e-mail di presentazione

Indipendentemente dall'e-mail o dal testo che state per scrivere, conoscere lo scopo è il primo (e fondamentale) passo. Può sembrare ovvio, ma vale la pena di ricordarlo ancora una volta.

Cercate di definire uno scopo chiaro e conciso per la vostra e-mail. Qual è il vostro obiettivo, oltre a presentare voi stessi e la vostra attività? Forse la vostra priorità è quella di:

• mostrare i propri valori al destinatario,
• presentare un nuovo dipendente,
• collegatevi per una dimostrazione del prodotto,
• discutere di una collaborazione di marketing,

o qualunque sia il vostro scopo, fate in modo che traspaia dalla vostra e-mail.

🧍🏻 Identificare il destinatario

Chi sono la persona o il gruppo a cui state inviando l'e-mail? L'identificazione del destinatario è necessaria se volete che il vostro messaggio venga letto e non semplicemente ignorato o, nel peggiore dei casi, cancellato.

Soprattutto, documentatevi sulla persona con cui state per parlare.

Considerate la posizione del vostro interlocutore nell'azienda. Si tratta di persone serie il cui obiettivo è fare affari? Forse state scrivendo a una persona che vi piacerebbe avere come mentore e che non è affatto formale.

Sapere chi riceverà la vostra e-mail determina molti altri aspetti dell'e-mail, come il tono di voce e il linguaggio. Parlereste in modo diverso a un direttore marketing rispetto a uno stagista, giusto?

Inoltre, sapere a chi si sta scrivendo consente di creare uno stile di comunicazione personalizzato e appropriato dal punto di vista linguistico. Adattate le informazioni che chiedete (e che inviate) in base a chi è il vostro destinatario.

👔 Decidete il tono e lo stile della vostra e-mail di presentazione.

La scelta della voce e dello stile può fare la differenza tra un'e-mail di presentazione e l'altra. La comprensione delle preferenze, delle personalità e delle priorità dei destinatari rende più facile decidere quale stile di comunicazione utilizzare.

Inoltre, quando si applica il tono, si può adattare il messaggio in modo che risuoni con loro a un livello più profondo.

Vediamo i diversi toni di voce che si possono usare.

Grazie per il vostro tempo e la vostra considerazione. ➡️ Il vostro tempo e la vostra riflessione sono molto apprezzati.

Sarei onorato se prendesse in considerazione l'idea di farmi da mentore. ➡️ Fammi sapere se sei d'accordo con la nostra collaborazione. Ne sarei super felice!

Ricordate che adattare il messaggio ai valori dell'altra persona può aiutarvi a convincerla. Tuttavia, siate sempre voi stessi. In generale, il primo scambio di messaggi non è il posto giusto per scherzare o fare del sarcasmo, ma non create una versione falsa di voi stessi.

Quando incontrerete il vostro destinatario di persona o collaborerete, ogni falsa impressione sarà rivelata.

🤔 Pensate a ciò che gli altri potrebbero pensare del vostro messaggio.

Mettetevi nei panni di qualcuno. Immaginate di essere il vostro destinatario: quali e-mail sono potenzialmente accattivanti per voi? Quale messaggio vorreste aprire con curiosità se foste un uomo d'affari (o chiunque sia)? Cosa vi spingerebbe a continuare a leggere?

Considerate se il vostro prodotto o servizio colmerà una lacuna del mercato. In caso affermativo, includete questa informazione nel vostro messaggio per catturare l'attenzione del lettore.

A volte cambiare prospettiva può far emergere idee nuove e migliori. Quindi, perché non provare?

OK! Ora è il momento di fare un po' di pratica.

Come scrivere un'e-mail introduttiva in 6 passi

Pronti? Si parte.

FASE 1. Creare un oggetto straordinario per la vostra e-mail di presentazione

È la riga di testo in cima a un'e-mail che spiega l'oggetto dell'e-mail. Le righe dell'oggetto delle e-mail sono la prima cosa che un destinatario vede. In base all'intestazione, può decidere se aprire o meno l'e-mail.

Rendetelo accattivante! Ma non in modo da fare clickbait.

Altrimenti, c'è la possibilità che il potenziale destinatario ignori il messaggio. Il messaggio deve essere accattivante, pertinente e non generico. Frasi come "Salve" o "Mi presento" possono andare bene, ma si può fare di meglio! Scorrete in basso per gli esempi.

Cercate di proporre qualcosa che si distingua dalle migliaia di altri messaggi presenti nella casella di posta e che catturi l'attenzione del destinatario.

Guardate queste idee di oggetto.

➡️ Tono professionale: #1 "Presentare [nome della società] ed esplorare possibili collaborazioni".

#2 "Opportunità di collaborazione unica nel suo genere per [nome della società] e [nome della società beneficiaria]".

➡️ Tono casual: "Prendiamo un caffè e parliamo di [interesse comune]".

➡️ Tono scherzoso: "[Nome della società] ha una proposta da non perdere".

➡️ Tono creativo: "Idea per [Nome dell'azienda]: [Proposta unica e intrigante]".

➡️ Tono personalizzato: "Passione reciproca per [hobby/interesse condiviso] - Connettiamoci!".

Sentire gratuito per regolarli a piacimento. Passiamo ora alla parte successiva.

FASE 2. Regolare il saluto secondo le necessità

Il saluto è come una presentazione via e-mail in cui si dice semplicemente Ciao. Ma potete anche mostrare il vostro rispetto all'altra persona e costruire un legame reciproco.

Ci sono molti modi per farlo. La cosa più importante è adattarlo a seconda di chi si rivolge il messaggio.

Ad esempio, optate per un tono professionale se si tratta di un'email di presentazione formale. Il modello di email di presentazione formale è riportato di seguito.

Ma siete voi a stabilire le regole per la vostra prima riga.

Consultate gli esempi di introduzione via e-mail.

➡️ Tono professionale con un saluto formale: "Caro [Nome del destinatario], spero che questa e-mail ti trovi bene".

➡️ Tono casual: "Ciao [nome del destinatario], come va?".

➡️ Tono rispettoso: "Buongiorno/pomeriggio/sera [nome del destinatario]".

➡️ Tono amichevole: "Ehi [nome del destinatario], come va oggi?".

➡️ Tono collaborativo: "Ciao [Nome del destinatario], Lavoriamo insieme per raggiungere l'impossibile!".

Se avete voglia di andare un po' sul casual con il vostro potenziale cliente (che è piuttosto formale), perché non rischiare?

FASE 3. Spiegare le proprie intenzioni e il motivo per cui ci si rivolge a voi.

L'oggetto e i saluti sono pronti. Ora è il momento di spiegare in modo specifico le vostre intenzioni. Includetele nell'introduzione dell'e-mail per assicurarvi che sia voi che i vostri destinatari siate sulla stessa pagina.

E come nel caso del saluto e dell'oggetto, scegliete il tono che ritenete più appropriato.

Inoltre, è un buon posto per una piccola autopresentazione: scrivete il vostro nome di battesimo (non è ancora il momento per i dettagli di contatto) e il motivo per cui vorreste mettervi in contatto con una persona o un'azienda.

Non scrivete troppo, solo l'essenziale. Se state contattando un contatto professionale a scopo di networking, potreste dire che siete curiosi di sapere cosa fa e come conoscete un'azienda o una persona.

In poche parole: scrivete una spiegazione breve ma specifica.

Date un'occhiata ad alcuni esempi di come scrivere di intenzioni e ragioni.

➡️ Quando si scrive a un potenziale mentore:

"La contatto perché spero di trovare un mentore che possa fornirmi un orientamento professionale. Ho un forte interesse per [Aree o competenze specifiche] e apprezzerei la sua competenza ed esperienza".

➡️ Quando si scrive a un potenziale cliente:

"Mi sono imbattuto nel vostro sito web e sono rimasto colpito dal vostro lavoro in [settore]. Noi di [La vostra azienda] siamo specializzati in [Servizio/prodotto specifico] e credo che questo potrebbe giovare molto alla vostra attività. Mi piacerebbe entrare in contatto ed esplorare potenziali opportunità di collaborazione".

➡️ Quando si scrive a un futuro partner commerciale:

"Le scrivo per presentarmi e per esplorare potenziali opportunità di collaborazione tra le nostre aziende".

PASSO 4. Fornire valore prima di fare una richiesta

La concorrenza è grande. Se si aggiunge una riga sul valore della potenziale collaborazione, si può incoraggiare il lettore a continuare a leggere. Quindi, quando scrivete a qualcuno, prima di cercare opportunità di collaborazione, menzionate i potenziali vantaggi che offrite.

CONSIGLIO: scrivete di qualcosa che i vostri concorrenti non sono in grado di fornire. Siate il candidato oscuro.

Date un'occhiata alle nostre idee.

➡️ Quando si scrive a un potenziale cliente:

"Il nostro team potrebbe mettere a disposizione la propria competenza ed esperienza e collaborare con voi per fornire servizi/prodotti di alta qualità ai nostri clienti".

➡️ Quando si scrive a un potenziale investitore:

"Abbiamo fornito con successo ai nostri clienti [servizi/prodotti della vostra azienda] di alta qualità e abbiamo registrato una crescita significativa nell'ultimo anno. Pertanto, la nostra collaborazione può essere vantaggiosa anche per voi".

➡️ Quando si scrive a un potenziale mentore:

"Vorrei discutere di come potremmo lavorare insieme e di come posso essere utile anche a voi".

FASE 5. Ringraziarli per il tempo e l'attenzione che ci hanno dedicato.

La persona a cui scrivete ha probabilmente un'agenda fitta di impegni. Forse è un dirigente che si sforza di dedicarvi la sua attenzione. Ringraziate per questo! Una o due frasi vanno benissimo.

Inoltre, stabilisce un tono positivo per il resto dell'interazione, rendendo più probabile la ricettività al vostro messaggio.

Prendersi cura di dettagli come un biglietto di ringraziamento dimostra che siete premurosi e attenti. E contribuisce a costruire relazioni professionali.

Lasciatevi ispirare da alcuni suggerimenti.

➡️ "Grazie per il vostro tempo e la vostra considerazione".

➡️ "Il suo tempo e la sua considerazione sono molto apprezzati. Attendo con ansia di avere sue notizie".

➡️ "Grazie per l'attenzione!"

FASE 6. Concludere con una richiesta cortese

Concludete la vostra e-mail con una nota positiva. Come creare una chiusura educata e professionale che non faccia sentire l'altra persona sopraffatta? Date un'occhiata ai nostri consigli:

• assicuratevi di aver fornito un valore prima di fare una richiesta
• spiegate la vostra richiesta in modo chiaro - evitate il linguaggio vago
• mostrare apprezzamento per il loro tempo e la loro considerazione
• essere aperti a un "no" o a un "non ora".

E scoprite le nostre scelte.

➡️ "Sarebbe disponibile per una telefonata veloce la prossima settimana per discuterne ulteriormente?".

➡️ "Per favore, fatemi sapere se è una cosa che vi interessa, e forse possiamo organizzare un incontro per discuterne in modo più dettagliato".

➡️ "Sarei onorato se considerasse la possibilità di diventare il mio mentore".

Infine, firmate e includete le informazioni di contatto se la vostra firma e-mail non le contiene già.

E ora, premi invio! ✉️

Email di presentazione: modelli

Volete fare una buona impressione con la vostra e-mail professionale ma avete ancora qualche dubbio? Non esitate a utilizzare un modello di email di presentazione. Ne abbiamo forniti alcuni in diversi stili.

Modello 1: e-mail di presentazione formale a un potenziale cliente

Oggetto: Opportunità di collaborazione unica nel suo genere per [Nome dell'azienda] e [Nome dell'azienda del destinatario].

Gentile [Nome del destinatario],

Spero che questa e-mail vi trovi bene. Mi chiamo [Nome] e sono [Titolo del lavoro] presso [Azienda]. Mi sono imbattuto nel suo sito web e sono rimasto colpito dal suo lavoro in [settore].

In [La vostra azienda], siamo specializzati in [servizio/prodotto specifico] e credo che potrebbe essere di grande utilità per la vostra azienda. [Spiegate in che modo la vostra azienda potrebbe apportare un valore aggiunto]. Mi piacerebbe entrare in contatto con voi ed esplorare potenziali opportunità di collaborazione.

Sarebbe disponibile per una breve telefonata la prossima settimana per discuterne ulteriormente? Mi auguro di sentirla presto. Grazie per il suo tempo.

Cordiali saluti,

[Nome]

Modello 2: e-mail di presentazione a un potenziale partner commerciale

Oggetto: Introduzione e potenziale opportunità di partnership

Gentile [Nome del destinatario],

Spero che questa e-mail vi trovi bene. Mi chiamo [Nome] e sono il [Posizione] di [Nome dell'azienda]. Mi sono imbattuto nella vostra attività e sono rimasto colpito dal lavoro che svolgete in [Il loro settore].

Vi scrivo per presentarmi ed esplorare potenziali opportunità di partnership tra le nostre aziende. Noi di [Nome della vostra azienda] siamo specializzati in [Servizi/Prodotti della vostra azienda] e da [Numero] anni forniamo con successo soluzioni innovative ai clienti del [vostro settore/ambito].

Credo che una partnership tra le nostre aziende possa essere vantaggiosa per entrambe. Siamo interessati a espandere il nostro raggio d'azione e credo che lavorare insieme potrebbe aiutarci a raggiungere i nostri obiettivi. Il nostro team potrebbe mettere a disposizione le proprie competenze ed esperienze e collaborare con voi per fornire servizi/prodotti di alta qualità ai nostri clienti.

Mi piacerebbe avere l'opportunità di discuterne ulteriormente ed esplorare le possibilità di collaborazione. Fatemi sapere se la cosa vi interessa e potremo fissare un incontro per discuterne in modo più approfondito.

Grazie per il vostro tempo e la vostra considerazione.

Cordiali saluti,

[Nome]

[Titolo del lavoro]

[Nome della vostra azienda]

Modello 3: e-mail di presentazione a un potenziale mentore

Oggetto: In cerca di mentori e nuove sfide

Ciao [nome del mentore],

Spero che questa e-mail vi trovi bene. Che ne dite di prendere un caffè e chiacchierare di [interesse comune]? 

Mi chiamo [Il tuo nome] e sono un [La tua posizione/il tuo campo] che segue il tuo lavoro da qualche tempo. Sono incredibilmente colpito e ispirato dai suoi risultati e dai suoi contributi a [il suo settore/ambito o il suo campo].

Nel mio percorso di carriera, sono alla ricerca di un mentore che possa fornirmi una guida. Sono particolarmente interessato a saperne di più su [Aree o competenze specifiche] e credo che la sua esperienza e la sua competenza possano essere preziose per aiutarmi a raggiungere i miei obiettivi.

Ho fatto delle ricerche sul suo background e sono rimasto sbalordito dai suoi [risultati o contributi degni di nota]. Sarei onorato se prendesse in considerazione la possibilità di diventare il mio mentore. Avere l'opportunità di lavorare con lei mi fornirebbe preziose intuizioni e indicazioni che mi aiuterebbero a crescere sia personalmente che professionalmente.

Capisco che avete molte cose da fare, ma sarei veeery Le sono grato per il tempo che potrà dedicarmi. Mi piacerebbe discutere di come potremmo lavorare insieme e di come potrei essere utile anche a voi.

Il vostro tempo e la vostra considerazione sono molto apprezzati. Sono ansioso di sentirvi.

Saluti,

[Nome]

Errori comuni da evitare nella creazione di un'e-mail di presentazione

Guardateli!

01 Mancata convalida dell'indirizzo e-mail

Iscriviti a Bouncer per convalidare l'indirizzo e-mail del destinatario.

L'ultima cosa che volete è perdere l'opportunità di lavorare con i migliori specialisti del vostro settore solo perché non avete controllato l'indirizzo, giusto?

02 Mancata rilettura dell'e-mail

Prima di inviare qualcosa a qualcuno, è utile avere l'abitudine di rileggere il testo. Quando si scrive a un potenziale partner commerciale, non si vuole sbagliare il nome della sua azienda, vero?

03 Includere un oggetto blando e poco informativo

Un'intestazione che attiri l'attenzione fa davvero bene! Scrivere un blando oggetto di un'e-mail di presentazione significa perdere l'opportunità di fare una prima impressione memorabile.

04 Mantenere l'email troppo lunga o inviare email separate invece di una sola.

A nessuno piace leggere messaggi lunghissimi. Mantenete la vostra e-mail di autopresentazione dritta al punto. Inoltre, evitate di inviare e-mail separate. Piuttosto, createne una che includa tutte le informazioni necessarie.

05 Essere troppo generici e menare il can per l'aia

Gli uomini d'affari amano andare dritti al punto. Quindi, scrivere messaggi generici e privi di intenzioni è il vostro stesso obiettivo, perché è molto probabile che il vostro messaggio non venga letto.

06 Ignorare le informazioni rilevanti (ad esempio, il nome dell'azienda o il titolo del lavoro, le informazioni di contatto reciproche).

Con la nostra avvincente guida passo-passo, sarete sicuri di coprire tutto. Tuttavia, è buona norma rivedere l'e-mail prima di inviarla per assicurarsi che tutto sia al posto giusto.

Scrivete oggi un'ottima e-mail di presentazione!

Create un'e-mail di presentazione professionale così bella che non potranno fare a meno di cliccare sul pulsante di risposta. ✨

Scriverne una efficace può sembrare impegnativo. Ma seguendo i suggerimenti indicati nell'articolo, potrete creare un'e-mail memorabile e una prima impressione positiva. Buona fortuna!

Introduzione all'e-mail: domande frequenti:

Quanto deve essere lunga un'e-mail di presentazione?

Un paio di frasi sono l'ideale. Volete distinguervi e la brevità vi aiuta a farlo.

Qual è il momento migliore per inviare un'e-mail introduttiva?

Dipende, ma i giorni feriali in orario di lavoro sono i migliori. Puntate su un giorno diverso dal venerdì.

Qual è il peggior errore di presentazione che si possa commettere?

Ce ne sono alcuni, ma probabilmente il peggiore è quello di rendere l'e-mail troppo lunga. Se il destinatario vede un muro di testo, automaticamente non verrà letto. Il secondo sarebbe un oggetto poco interessante e troppo lungo.

La convalida delle e-mail è davvero così importante?

Sì, perché se inviate e-mail a indirizzi non verificati, non sapete se si tratta di persone reali o meno e potreste ricevere molti rimbalzi e danneggiare la vostra reputazione di mittente.