A falta de higiene da lista diminui o engajamento e coloca você em risco de receber spam e reclamações.
Seus dados de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) são a base de sua capacidade de entrega.
Neste artigo, explicarei como dados ruins entram sorrateiramente no seu CRM, como isso prejudica o posicionamento da sua caixa de entrada e o que você pode fazer a respeito. Também abordarei considerações legais e destacarei ferramentas que ajudam a manter suas listas saudáveis.
TLDR: resumo
- Dados ruins de CRM (erros de digitação, duplicatas, contatos desatualizados) prejudicam a capacidade de entrega e a reputação.
- Altas taxas de rejeição e reclamação sinalizam aos provedores de caixa postal que filtram ou bloqueiam seus e-mails.
- A limpeza, a validação e a segmentação regulares da lista melhoram o engajamento e o posicionamento na caixa de entrada.
- Siga o GDPR e leis semelhantes: colete o consentimento, registre-o adequadamente e exclua dados antigos ou inativos.
- Use ferramentas como Bouncer para verificar endereços, bloquear inscrições falsas, detectar armadilhas de spam e enriquecer os dados de CRM.
- Dados saudáveis resultam em menos rejeições, maior engajamento e maior reputação do remetente.
Como ocorrem os dados ruins de CRM e por que eles são importantes
Os dados ruins vêm de muitos lugares.
- Erros de entrada manual e campos ausentes ou desatualizados criam registros de contatos imprecisos.
- As integrações podem criar duplicatas se uma pessoa aparecer em várias listas.
- Com o tempo, os endereços ficam obsoletos, pois as pessoas mudam de emprego ou abandonam as caixas de correio.
Sem gerenciamento, esses registros deteriorados tornam-se armadilhas de spam: endereços que parecem válidos, mas são monitorados por organizações de filtragem para capturar remetentes irresponsáveis.
Quando você envia para endereços inválidos ou abandonados, sua taxa de rejeição aumenta, e as altas taxas de rejeição estão entre os sinais negativos que reduzem a reputação do domínio.
A segmentaçãodeficiente é outro assassino silencioso. Se o seu CRM não tiver campos completos ou consistentes, você poderá enviar mensagens irrelevantes, o que levará ao cancelamento de assinaturas ou a reclamações de spam.
Os provedores de caixas postais acompanham de perto o envolvimento e as reclamações – um punhado de reclamações pode prejudicar sua reputação com os filtros.
Processos de higiene de rotina e seu impacto
A primeira etapa para obter dados mais limpos é definir “inativo”.
Você pode escolher contatos que não abriram ou clicaram em nada durante seis meses. Antes de eliminá-los, execute uma campanha de reengajamento perguntando se eles ainda querem seus e-mails. Remova aqueles que permanecem inativos. Essa poda ajuda a aumentar suas taxas gerais de abertura e de cliques, que os ISPs interpretam como engajamento positivo.
A validação de endereços é fundamental. Verifique as novas inscrições na entrada e faça varreduras periódicas nas listas existentes. Os serviços de validação eliminam endereços inválidos, descartáveis ou arriscados para que nunca entrem em sua fila de envio, mantendo baixas as taxas de rejeição.
Mescle duplicatas e padronize formatos de dados para que a personalização funcione e você não envie acidentalmente duas mensagens ligeiramente diferentes para a mesma pessoa. A limpeza e a verificação regulares permitem uma melhor segmentação, menos rejeições e menos reclamações, o que contribui para uma reputação de domínio mais forte.
Conformidade e dimensões legais do armazenamento e uso de dados
Regiões diferentes estabelecem regras diferentes para o tratamento de dados pessoais.
De acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da Europa, você precisa de uma base legal para armazenar e processar os detalhes de cada contato. O consentimento deve ser registrado com uma trilha de auditoria clara, e os indivíduos podem solicitar a exclusão a qualquer momento. Manter contatos sem consentimento válido não apenas prejudica a conformidade, mas também sobrecarrega o seu CRM com registros inativos ou arriscados.
Nos Estados Unidos, as leis de privacidade de dados são mais fragmentadas. A Lei CAN-SPAM regulamenta o e-mail comercial e exige uma identificação clara, um endereço postal válido e um mecanismo fácil de exclusão.
Alguns estados vão além: a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA) concede aos residentes o direito de acessar, excluir e recusar a venda de dados, enquanto leis semelhantes no Colorado e na Virgínia seguem o mesmo espírito.
No Canadá, a CASL (Canada’s Anti-Spam Legislation) exige consentimento explícito ou implícito antes do envio de e-mails de marketing. É uma das estruturas antispam mais rigorosas, com penalidades pesadas em caso de não conformidade.
Em outros lugares, países como Austrália (Spam Act 2003) e Cingapura (PDPA) têm seus próprios requisitos de consentimento e cancelamento de assinatura.
Em todas essas estruturas, a prática recomendada continua a mesma:
- coletar o consentimento de forma transparente,
- prova de armazenamento,
- e respeitar as solicitações de retirada.
O opt-in duplo ajuda a verificar o interesse e a reduzir as inscrições falsas. Os contratos de processamento de dados com fornecedores de CRM ou de e-mail esclarecem quem é o responsável pela proteção dos dados.
Embora os detalhes variem de acordo com o país, o princípio é universal: práticas de dados limpas, legais e respeitosas protegem sua reputação e sua capacidade de entrega.
Ferramentas, fluxos de trabalho e tecnologias para proteger a reputação do remetente
Mantenha listas de supressão separadas para endereços que rejeitam, cancelam a assinatura ou reclamam.
A supressão de endereços ruins impede o envio repetido para eles. As ferramentas podem automatizar a deduplicação, a validação periódica e o monitoramento das principais métricas. O guia de reputação de domínios da Valimail observa que os remetentes devem observar as reclamações de spam (mantê-las abaixo de 0,1%), monitorar as taxas de rejeição e evitar armadilhas de spam.
Picos repentinos de volume ou reclamações são sinais de alerta.
A Badsender recomenda o uso de ferramentas de diagnóstico, como a Talos ou a Barracuda, para verificar se o seu domínio ou IP está bloqueado e para preparar um plano de aquecimento para quaisquer novos domínios ou IPs de envio.
Você também pode integrar serviços de validação de endereço no ponto de entrada (formulários de inscrição), durante as importações e em rotinas automatizadas que verificam as listas regularmente.
Bouncer: aprimorando a qualidade dos dados antes de você clicar em enviar
Bouncer é uma plataforma de verificação de e-mail que ajuda a manter suas listas de contatos limpas e seguras.
Seu aplicativo principal permite que você carregue uma lista e verifique a validade, a capacidade de entrega e o risco de cada endereço.
- Você pode conectá-lo via API para validar endereços em tempo real.
- O Bouncer Shield protege seus formulários de inscrição bloqueando endereços falsos ou mal-intencionados assim que o visitante os digita.
- A verificação de toxicidade pontua os endereços em uma escala de 0 a 5, destacando aqueles vinculados a armadilhas de spam ou litígios.
- O Deliverability Kit da Bouncer testa o posicionamento da caixa de entrada e verifica a autenticação, enquanto o módulo Data Enrichment adiciona informações da empresa disponíveis publicamente para enriquecer seu CRM.
- O Email Engagement Insights mostra a atividade recente: última abertura, clique ou resposta, para que você possa segmentar por engajamento.
A plataforma é hospedada na UE, está em conformidade com o GDPR e tem um tempo de atividade quase perfeito. O uso de uma ferramenta como Bouncer como parte de seu fluxo de trabalho de qualidade de dados reduz as taxas de rejeição e protege sua reputação de envio.
Agora você pode começar totalmente de graça com 100 créditos.
Medição do impacto e benchmarking
Você precisa de referências para avaliar se seus esforços de higiene funcionam.
Observe sua taxa de rejeição forte, taxa de rejeição leve, taxa de reclamação de spam e métricas de engajamento (aberturas, cliques, respostas) ao longo do tempo.
A Valimail sugere manter as reclamações de spam abaixo de uma por mil mensagens e monitorar de perto as taxas de rejeição.
Acompanhe também as conversões ou ações posteriores (vendas, inscrições, respostas), pois a alta capacidade de entrega sem um envolvimento significativo ainda indica um problema de segmentação.
Compare segmentos limpos com segmentos não tratados: envie a mesma campanha para uma lista menor e limpa e para uma lista completa e veja qual tem melhor desempenho.
Com o tempo, as listas limpas devem apresentar maior engajamento e menos sinais negativos.
Números importantes do Relatório de higiene da lista de e-mails de Bouncer
Antes de concluir, vamos dar uma olhada no que os dados dizem.
Nosso Relatório de Higiene da Lista de E-mails combina insights de mais de 250 respostas de pesquisas, 12 especialistas em e-mail e 50 páginas de análise – o primeiro desse tipo da Bouncer.
As descobertas destacam como a falta de higiene dos dados ainda é comum e por que manter seu CRM limpo influencia diretamente os resultados da capacidade de entrega.
Confira o relatório completo: Relatório de higiene da lista de e-mails
Decadência de dados e problemas de capacidade de entrega
- 36% dos profissionais de marketing disseram que seu maior problema é gerenciar taxas de rejeição e reclamações de spam.
- 29,2% notaram uma queda na capacidade de entrega nos últimos seis meses, enquanto apenas 14,6% observaram uma melhora.
- E-mails abandonados ou inválidos continuam a ser uma das principais causas da má reputação do remetente.
Listar hábitos de limpeza
- 6,7% não limpam suas listas de forma alguma.
- 39,5% removem assinantes inativos apenas ocasionalmente.
- 52% segmentam suas listas – quase metade ainda envia a mesma mensagem para todos.
- Referências de taxa de rejeição:
0-2%: excelente higiene
2-5%: aceitável
5-10%: precisa de revisão
10%+: problema sério de higiene
Lacunas de conformidade e autenticação
- 42,7% dos entrevistados não usam SPF, DKIM ou DMARC para autenticar seus e-mails.
- 41,5% monitoram a reputação do remetente mensalmente, enquanto 10,7% não a monitoram de forma alguma.
- A autenticação ou o monitoramento inadequados aumentam o risco de filtragem de spam e de inclusão de domínios em listas negras.
Impacto no engajamento e na reputação
- Taxa média de abertura: 20-30%
- Taxa média de cliques: 10-20%
- 62,2% nunca foram colocados em uma lista negra – um sinal de que a limpeza e a verificação regulares funcionam.
- 70% das empresas nunca consultaram especialistas em capacidade de entrega, mesmo quando estavam tendo problemas com o posicionamento na caixa de entrada.
Conclusão
Dados ruins prejudicam até mesmo o e-mail mais bem escrito.
Endereços inválidos, duplicados e campos desatualizados aumentam as taxas de rejeição e de reclamações, o que prejudica a reputação do remetente.
Dados não verificados podem violar as leis de privacidade e desperdiçar o orçamento.
Você pode corrigir isso auditando seu CRM, validando e limpando suas listas regularmente, mesclando duplicatas, registrando o consentimento adequadamente e removendo contatos inativos ou que não sejam mais legalmente permitidos.
Use ferramentas como Bouncer para verificar e enriquecer seus dados antes de enviar. Monitore as principais métricas, como taxas de rejeição e engajamento, para medir o progresso.
Investir na qualidade dos dados e na higiene do CRM compensa rapidamente: você gasta menos e, ao mesmo tempo, alcança mais pessoas certas e constrói uma reputação de remetente mais saudável.
