Em todo o mundo, centenas de e-mails são enviados e recebidos todos os dias. As empresas geralmente enviam vários e-mails diariamente, e cada um deles é uma oportunidade de divulgar você e sua empresa.
Quando se trata de sua assinatura de e-mail, ela pode desempenhar um papel muito importante na impressão que você causa nos clientes. Entretanto, muitas pessoas tratam a assinatura de e-mail como uma reflexão tardia, o que pode fazer com que percam muitas oportunidades. A assinatura é a sua chance de esclarecer quem você é, o que faz, como pode ser contatado e onde os destinatários podem ir para saber mais sobre você, sua empresa ou um projeto em que está trabalhando.
Suponha que sua assinatura de e-mail consista apenas em seu nome e informações básicas de contato. Nesse caso, talvez você não esteja aproveitando ao máximo a oportunidade de interagir com os destinatários. Continue lendo para saber mais sobre como criar uma assinatura de e-mail profissional que deixe uma ótima impressão duradoura.
O que incluir em uma assinatura de e-mail profissional
Ao montar sua assinatura de e-mail, é bom ter uma lista dos itens que devem ser incluídos nela. Alguns dos principais itens que você deve considerar incluir em sua assinatura de e-mail são:
1 – Seu nome completo
Assim como no envio de correspondência normal, seu nome deve sempre ser incluído na assinatura do e-mail, para que o destinatário tenha certeza de quem o recebeu. Seu nome deve ser incluído na primeira linha de texto da assinatura do e-mail.
2 – Informações sobre o trabalho
Depois de colocar seu nome, a próxima informação a ser incluída é a informação de afiliação, que pode incluir seu cargo, a empresa ou organização da qual faz parte e, talvez, o departamento em que trabalha. Fornecer essas informações lhe dá mais contexto e sua função na conversa. Além disso, dependendo de para quem você está enviando o e-mail, estar vinculado a uma organização ou empresa maior em sua assinatura de e-mail pode lhe dar mais credibilidade e chamar a atenção dos destinatários.
3 – Informações adicionais de contato
Embora o destinatário do e-mail tenha seu endereço de e-mail, a assinatura de e-mail é um excelente local para incluir outras informações de contato para que ele tenha várias opções disponíveis ao entrar em contato com você. Por exemplo, isso pode incluir seu número de telefone ou seu endereço comercial. Dependendo da sua função e do tipo de e-mail que estiver enviando, a assinatura também pode ser uma boa oportunidade para promover seu site pessoal ou perfil do LinkedIn.
4 – Chamada para ação
Uma medida inteligente ao criar sua assinatura de e-mail é incluir uma chamada para ação nela. As melhores CTAs em assinaturas de e-mail estão atualizadas, de acordo com seu estilo de e-mail, para que pareçam naturais e não insistentes. Ao escrever uma CTA, escolha algo que se alinhe a uma meta atual e mantenha-a atualizada quando suas metas mudarem.
5 – Ícones sociais
Sua presença nas mídias sociais é uma parte importante da sua marca, possibilitando conquistar mais seguidores no seu setor e mostrar às pessoas quem você é e com o que se importa. É possível saber muito sobre uma marca ou um indivíduo observando o que eles publicam nas mídias sociais. Por isso, é uma boa ideia incluir links para páginas de mídia social em sua assinatura de e-mail. Isso reforça a sua marca, fornece alguma prova social e oferece aos destinatários diferentes maneiras de entrar em contato com você. Isso também pode ajudar a direcionar mais tráfego para seu conteúdo on-line se você publicar links para postagens de blog, páginas de produtos ou páginas de destino em seus perfis de mídia social.
6 – Links de reserva
Se você costuma enviar e-mails para clientes ou outras pessoas para agendar reuniões, adicionar um link de agendamento à sua assinatura de e-mail pode ser uma medida inteligente. Isso facilitará para seus clientes, pois eles poderão clicar no link e inserir seus dados para fazer a reserva, além de liberar seu tempo, já que você não estará enviando e-mails para lá e para cá para marcar a reunião. Existem muitas ferramentas de calendário que você pode usar para facilitar o agendamento de compromissos, com a opção de copiar e colar um link em qualquer lugar para que as pessoas cliquem nele, inclusive em sua assinatura de e-mail.
7 – Logotipo ou foto
Se quiser adicionar algum interesse à sua assinatura de e-mail ou dar um toque pessoal para que os destinatários que você não conhece pessoalmente possam associar seu nome a um rosto, talvez valha a pena adicionar uma fotografia profissional. Ou, se quiser aumentar o reconhecimento da marca com seus e-mails, considere adicionar o logotipo da empresa.
8 – Requisitos legais ou isenção de responsabilidade do setor
Alguns setores têm diretrizes específicas sobre etiqueta e uso de e-mail para evitar a transmissão de informações privadas. Por esse motivo, talvez valha a pena pesquisar as normas do setor que podem ser adicionadas à sua assinatura de e-mail como uma isenção de responsabilidade.
Exemplos de assinatura de e-mail com ótimo design
Ao criar sua assinatura de e-mail, há algumas práticas recomendadas que você deve ter em mente. É uma boa ideia projetar a assinatura para enfatizar seu nome, cargo e outras informações de contato. Além disso, certifique-se de que o design da assinatura seja compatível com dispositivos móveis, de alta qualidade e tenha uma boa hierarquia de design. Use cores simples e consistentes para que o design não fique muito confuso e seja fácil de ler em uma olhada rápida. Para isso, você pode usar um gerador de assinaturas de e-mail para manter as práticas recomendadas e criar uma assinatura ideal para você, garantindo alta qualidade.
Por que é importante ter boas assinaturas de e-mail?
Se você tem uma empresa, é um funcionário que costuma usar o e-mail como principal ferramenta de comunicação ou está se candidatando a um emprego e deseja causar uma impressão profissional nas pessoas, há muitos motivos pelos quais uma boa assinatura de e-mail é essencial. Além de causar uma boa impressão no destinatário, a assinatura de e-mail também pode fornecer mais informações sobre quem você é e por que está enviando a mensagem, o que pode ser útil se você estiver enviando e-mails para pessoas com quem nunca conversou.
O que as melhores assinaturas de e-mail têm em comum?
Ao criar a melhor assinatura de e-mail, há alguns aspectos principais que todas as boas assinaturas têm em comum. O principal objetivo da sua assinatura de e-mail deve ser deixar claro para o destinatário de quem ele está recebendo a mensagem. Ela deve incluir seu nome completo, cargo e qualquer outra coisa relevante para sua identidade. Suponha que você esteja enviando e-mails de uma empresa. Nesse caso, vale a pena fornecer mais informações de contato da empresa na assinatura, como o endereço do site, o endereço comercial e o número de telefone de contato. Se estiver enviando e-mails como pessoa física, considere adicionar mais informações sobre você, como um link para seu perfil do LinkedIn ou outros perfis de mídia social.
Qual é a vantagem de boas assinaturas de e-mail?
Uma assinatura de e-mail pode fazer toda a diferença em relação à impressão que você deixa nos outros, seja como pessoa física ou representante de uma empresa. A assinatura de e-mail correta pode garantir que os e-mails que você envia tenham uma aparência profissional e polida e que não haja confusão em relação a quem enviou a mensagem e a sua finalidade. Se estiver se candidatando a um emprego, entrando em contato com clientes em potencial como proprietário de uma empresa ou se comunicando com colegas de trabalho, agências e outros profissionais da sua área em nome da sua empresa, uma assinatura de e-mail bem projetada e bem pensada, que inclua todas as informações necessárias, fará toda a diferença quando se trata de deixar uma boa impressão e obter o resultado desejado com suas comunicações.
Como criar assinaturas para e-mails
A maioria dos provedores de serviços de e-mail facilita a criação rápida de uma assinatura que pode ser adicionada a todos os e-mails futuros. Depois de encontrar a janela para criar uma assinatura de e-mail, você geralmente poderá usar um editor de fácil utilização que permite adicionar texto, alterar fontes e cores, inserir o design do logotipo e fotografias e adicionar links. Como alternativa, você pode usar uma ferramenta geradora de assinatura de e-mail para criar a assinatura ideal e copiá-la e colá-la na opção de assinatura do seu cliente de e-mail antes de salvá-la. Depois de salva, sua assinatura aparecerá no final de todos os e-mails que você enviar no futuro.
Uma assinatura de e-mail é uma parte simples de qualquer e-mail que você envia; no entanto, quando ela contém as informações corretas e é bem projetada, pode ter um grande impacto na impressão que você causa com suas mensagens de e-mail.
9 práticas recomendadas para escrever ótimas assinaturas de e-mail
As assinaturas de e-mail são mais do que uma mera formalidade; elas são uma oportunidade para criar uma marca, fazer marketing e causar uma impressão duradoura. Uma assinatura de e-mail bem elaborada pode servir como uma ferramenta poderosa para vários objetivos comerciais. Veja abaixo nove práticas recomendadas para ajudá-lo a criar uma assinatura de e-mail profissional que se destaque.
1. Inclua os dados essenciais de contato e as informações de contato do remetente
No centro de qualquer assinatura de e-mail profissional estão os detalhes de contato. Seu nome, cargo, empresa, número de contato e número de celular são o mínimo necessário. Isso garante que os destinatários de e-mail possam entrar em contato com você facilmente por meio de vários canais. A inclusão das informações de contato do remetente não é apenas uma cortesia; é uma necessidade.
2. Adicione links e ícones de mídia social
Na era digital atual, os links e ícones de mídias sociais são obrigatórios em sua assinatura de e-mail. Essa é uma forma sutil de marketing de assinatura de e-mail que pode impulsionar sua presença on-line e sua marca pessoal.
3. Incorporar uma chamada para ação (CTA) e CTAs na assinatura do e-mail
Uma chamada para ação (CTA) e CTAs de assinatura de e-mail podem transformar sua assinatura de e-mail de uma simples assinatura em uma poderosa ferramenta de marketing. Seja direcionando os destinatários para uma página de destino de vendas ou solicitando que se inscrevam em um boletim informativo, uma CTA bem posicionada pode gerar engajamento.
4. Garanta a capacidade de resposta móvel para usuários móveis
Com o aumento do número de usuários de dispositivos móveis, é fundamental criar uma assinatura de e-mail que tenha boa aparência em dispositivos móveis. Um design responsivo para dispositivos móveis garante que sua assinatura será exibida como pretendido em vários clientes de e-mail.
5. Use assinaturas de e-mail profissionais como cartões de visita digitais
Pense em suas assinaturas de e-mail profissional como cartões de visita digitais. A inclusão de todo o conteúdo relevante, como sua função, empresa e informações de contato, facilita a lembrança de você e de sua marca pessoal pelos destinatários.
6. Mantenha a simplicidade, mas chame a atenção com os melhores exemplos de assinatura de e-mail
Embora seja tentador fazer tudo, os melhores exemplos de assinatura de e-mail geralmente são simples e limpos. Uma assinatura de e-mail atraente não precisa ser chamativa; ela só precisa conter todos os elementos essenciais em um formato de assinatura de e-mail organizado e legível.
7. Adicionar uma imagem pessoal ou um logotipo corporativo
Uma imagem vale mais que mil palavras. Adicionar uma imagem pessoal ou um logotipo corporativo à sua assinatura de e-mail comercial pode torná-la mais memorável. No entanto, certifique-se de que a imagem tenha o tamanho e o formato adequados para aparecer corretamente em vários clientes de e-mail.
8. Forneça várias maneiras de entrar em contato com você
A assinatura da sua empresa deve oferecer mais de uma maneira para os destinatários entrarem em contato. A inclusão de vários detalhes de contato, como um número de celular e links de mídia social, juntamente com sua conta do Gmail ou e-mail profissional, proporciona conveniência e promove uma melhor comunicação.
9. Teste em diferentes clientes de e-mail e use um modelo de assinatura
Antes de finalizar as assinaturas de e-mail da sua empresa, é uma boa ideia testar como elas aparecem em diferentes clientes de e-mail. Isso garante que suas assinaturas de e-mail, completas com ícones de mídia social e CTAs, apareçam como pretendido para todos os destinatários de e-mail. O uso de um modelo de assinatura também pode ajudar a manter a consistência em todas as assinaturas de e-mail da empresa.
Seguindo essas práticas recomendadas, você estará no caminho certo para criar sua própria assinatura que seja profissional, eficaz e atraente. Independentemente de usar um gerador gratuito de assinaturas de e-mail, um modelo de assinatura ou criar sua própria assinatura do zero, essas dicas o ajudarão a aproveitar ao máximo essa ferramenta de marketing frequentemente negligenciada.
