Kako podpisati poslovno e-pošto: Kako ravnati z elektronskim sporočilom?

Če želite zagotoviti boljše stopnje odzivnosti in splošne metrike ter izboljšati vtis o svoji blagovni znamki, vam svetujemo, kako v strokovnih e-poštnih sporočilih uporabiti podpisovanje.

Zakaj je v profesionalnih e-poštnih sporočilih pomembno podpisovanje e-pošte?

Večina ljudi zapre e-poštno sporočilo, ne da bi o njem dobro premislila. Lahko napišete nekaj, kot so "Hvala", "Lep pozdrav" ali celo "Lep dan". Vendar pa lahko bolj premišljeno zaključevanje e-poštnih sporočil močno vpliva na izid.

Dober zaključek poslovnega e-poštnega sporočila lahko pomaga identificirati vas kot pošiljatelja za prihodnje sklice, motivira prejemnika za nadaljnje ukrepanje, zagotovi prejemniku nadaljnje kontaktne informacije ali preprosto pusti bralcu dober prvi vtis o vas in vašem podjetju, kar je še posebej pomembno, če imate opravka z novo stranko.

Zaključni stavek, ki ga izberete za svoje e-poštno sporočilo, je zadnja stvar, ki jo vaše občinstvo prebere, ko konča vaše sporočilo. Ne glede na to, ali pošiljate uradna e-poštna sporočila za svoje podjetje ali osebna e-poštna sporočila posameznim stikom, je način, kako zaključite e-poštno sporočilo, pomemben.

To je lahko eden od najbolj motivacijskih dejavnikov, ki vpliva na dejanja, ki jih bodo opravili po prejemu vašega e-poštnega sporočila, in na to, ali bodo sploh kaj storili. Navsezadnje je pošiljanje e-pošte le še ena vrsta pogovora in to, kako se pogovor konča, je običajno zelo pomembno, pa naj gre za poslovna ali neformalna e-poštna sporočila.

Če bi spoznali nekoga novega, se ne bi po pogovoru z njim kar obrnili in odšli, ne da bi zaključili pogovor - verjetno bi mu rekli, da ste ga radi spoznali in da upate, da se boste z njim kmalu spet pogovarjali. Zaključek e-pošte mora biti prijazen, profesionalen in vljuden, hkrati pa mora biti jasen, ko gre za navodila za nadaljnje korake.

Kako zapreti e-poštno sporočilo

Pri sestavljanju najboljših zaključkov za vaša e-poštna sporočila je treba upoštevati nekaj različnih stvari.

Najprej se odločite, ali je zaprtje primerna možnost za to e-poštno sporočilo ali ne. Če si z nekom izmenjujete elektronsko sporočilo sem in tja, se zdi, da je na tej točki preskočiti zaključek dobra možnost.

Če pa je tako, si vzemite nekaj časa in razmislite, ali bo vključitev zaključka imela dober učinek ali ne. Tudi če si z nekom že nekaj časa pišete elektronsko pošto in je pogovor postal nekoliko bolj neformalen v primerjavi s tem, kakšen je bil na začetku, lahko z vsakokratno izbiro dobrega zaključka pokažete, da ste profesionalni, in še naprej ustvarjate dober vtis.

Poleg tega ne pozabite, da lahko oseba, ki ste ji poslali e-poštno sporočilo, to posreduje drugim osebam, ki z vami še niso komunicirale. Močno, profesionalni e-poštni podpis v teh e-poštnih vsebinah bo v primerjavi z bolj neformalnimi, osebnimi e-poštnimi sporočili ustvaril bolj profesionalen vtis.

Uporabite svoje polno ime

Dobro je, da pri podpisovanju e-poštnih sporočil, zlasti v prvih nekaj poslanih e-poštnih sporočilih, vedno navedete svoje polno ime.

Tako lahko zagotovite, da je prejemniku e-pošte jasna identiteta osebe, s katero komunicira, in se izognete zmedi z drugimi stiki, ki imajo morda enako ime kot vi.

Tudi če se želite podpisati z bolj običajnim elektronskim sporočilom in si prijateljsko dopisovati po elektronski pošti, vedno navedite svoje polno ime.

Bodite profesionalni

Ne glede na to, kaj boste napisali v zaključku e-pošte, je ključnega pomena strokovnost. Preden se odločite za najprimernejšo vrsto zaključka, upoštevajte kontekst pogovora in osebo, ki ji pošiljate elektronsko sporočilo.

Če pošiljate elektronsko sporočilo novi stranki, s katero še niste stopili v stik, se morate izogibati običajnemu tonu. Medtem ko se prijazen ton lahko razume kot lepa gesta, si za prvi stik z nekom želite bolj formalnega zaključka.

Po drugi strani pa, če komunicirate z osebo, ki ste jo osebno spoznali ali ste se z njo veliko pogovarjali po elektronski pošti in jo dobro poznate, ni nič narobe, če ste bolj neformalni, zlasti v nadaljnjih e-poštnih sporočilih.

Če niste prepričani, kakšen je najboljši ton, je vedno bolje biti preveč profesionalen kot premalo profesionalen. Zato mora biti vaš privzeti e-poštni podpis vedno bolj formalen.

Kaj je treba vključiti v e-poštni podpis

Dober zaključek poslovne e-pošte vključuje več različnih elementov, ki mu dajejo celovit, profesionalen videz in na prejemnika naredijo dober vtis. Pri zaključevanju e-poštnega sporočila so nekateri najpomembnejši vidiki naslednji:

Vaše polno ime

Uporaba polnega imena pri podpisovanju elektronskega sporočila se morda zdi preveč profesionalna za nekatere pogovore, vendar je običajno najbolje, da to storite. Tako se boste izognili situacijam, ko bi vas lahko zamenjali z nekom drugim, ki ima enako ime kot vi.

Če želite uporabiti bolj običajen pristop in uporabiti samo svoje ime, lahko razmislite o tem, da bi podpisu dodali svoje polno ime, da bo še vedno jasno, kdo ste.

Zaključna vrstica

Ko zaključujete e-poštno sporočilo, lahko močna zaključna vrstica bistveno vpliva na vtis, ki ga naredi na prejemnika.

Zaključna vrstica e-pošte je idealna priložnost, da se prejemniku zahvalite za prebrano sporočilo. Poleg tega lahko vključite tudi poziv k dejanju ali nekaj, kar bo prejemnika spodbudilo k želenemu koraku, kot je klik na povezavo v e-poštnem sporočilu, odgovor na vaše sporočilo ali kaj drugega.

 

Ne pozabite, da je končni cilj vseh e-poštnih sporočil, tudi če pošiljate priložnostno poslovno e-pošto, pridobiti odgovor ali neko dejanje.

Vaš naziv delovnega mesta

Čeprav ni nujno, da vedno uporabite celoten naziv svojega trenutnega delovnega mesta, je lahko koristno, da vključite nekaj, kar bo prejemniku dalo vedeti, kakšen je vaš poklicni naziv.

To je še posebej pomembno, če z nekom komunicirate prvič, saj je tako jasno, s kom se pogovarjate in v kakšnih zadevah mu lahko pomagate. Poslovni stiki to podrobnost cenijo, saj vedo, ali naj nadaljujejo poslovno komunikacijo z vami ali ne.

Kontaktni podatki

Na koncu je vedno dobro vključiti svoje kontaktne podatke. Čeprav ima prejemnik, ki mu pošiljate e-pošto, že vaš e-poštni naslov, je zaključek e-poštnega sporočila primeren kraj za navedbo nadaljnjih načinov, kako stopiti v stik z vami, na primer vaše telefonske številke ali povezave do profila LinkedIn.

Večina uradnih e-poštnih podpisov vključuje tudi druge načine za vzpostavitev stika. Čeprav to poslovni korespondenci ne doda veliko, je pravilo, da ta prostor uporabite za promocijo omrežja LinkedIn, spletnega mesta, ponudbe ali česa drugega.

Zaključki smernic za e-pošto - najboljša pravila za e-poštni bonton

Ko se e-poštno sporočilo približuje koncu, ne želite s slabim zaključkom uničiti dobrega vtisa, ki ste ga naredili do zdaj.

Da bi se temu izognili in zagotovili, da bo zaključni stavek vašega e-poštnega sporočila na stranko naredil najboljši vtis, upoštevajte naslednje smernice.

Upoštevajte občinstvo

Dobro je, da zaključek prilagodite občinstvu, ki ga bo bralo.

Beseda "ljubim" je na primer idealna za zaključek e-poštnega sporočila, ki ga pošljete svoji dragi osebi ali mami, ne smete pa je uporabiti pri komuniciranju z novim šefom ali novo stranko, ki morda ne bosta navdušena nad neformalnimi zaključki e-poštnih sporočil.

Razmislite o svojih razmerje z osebo, ki ji pošiljate e-pošto. Najbolj nadležni podpisi e-pošte so tisti, ki niso prilagojeni občinstvu, kateremu so namenjeni.

Preverite svoj privzeti e-poštni podpis

Tako kot preostali del e-poštnega sporočila je treba tudi zaključek preveriti, ali vsebuje pravopisne in slovnične napake, preden pritisnete gumb za pošiljanje. Zaključek, v katerem je veliko slovničnih ali pravopisnih napak, lahko pri prejemniku vzbudi neprofesionalen in površen vtis.

V večini aplikacij za e-pošto je potrebnih le nekaj minut, da na hitro preverite, ali je v zaključku sporočila prišlo do napak. Uporabite lahko vtičnike za preverjanje slovnice in črkovanja kot je Grammarly, da boste lažje našli morebitne napake.

Bodite iskreni

Realnost in pristnost pri zaključevanju e-pošte vplivata na vtis, ki ga naredi. Ne pišite samo besed, za katere menite, da zvenijo dobro, ne da bi si vzeli nekaj časa za razmislek o tem, kako pristni ste.

Pri izbiri zaključne vrstice za e-pošto izberite nekaj, kar je pristno z vaše strani, ne glede na to, ali gre za notranja e-poštna sporočila ali e-poštne pogovore z novimi stiki.

Vključite naslednji korak ali poziv k akciji

Ne zamudite priložnosti, da zaključno vrstico e-pošte uporabite kot priložnost, da prejemnika spodbudite k želenemu dejanju. To je lahko na primer nekaj tako preprostega, kot je "upam, da se kmalu oglasite" ali "sporočite mi, kaj menite", če želite, da vam prejemnik vrne elektronsko sporočilo. Če pa pošiljate tržno e-pošto, lahko v zaključek vključite povezavo do storitve ali izdelka in hkrati zahtevate, da jo prejemnik preveri.

Način zaključevanja poslovnega e-poštnega sporočila ima lahko večji vpliv na prejemnika in vtis, ki ga boste nanj naredili, kot se zavedate.

Zaključek

Ne glede na to, ali pišete običajna e-poštna sporočila ali komunicirate v profesionalnem okolju, je način, kako končate e-poštno sporočilo, pomemben. Elektronska pošta je danes eden najpogostejših načinov komuniciranja in če jo želite uporabljati pravilno, morate imeti profesionalne zaključke e-pošte, ki prejemnika spodbudijo k odzivu.

Če pošiljate veliko e-poštnih sporočil in vas skrbi, ali bodo prišla do prave osebe, potrebujete Bouncer. S programom Bouncer lahko preverite svoje sezname e-pošte, tako da ste prepričani, da ne pošiljate na lažne, zastarele ali napačno napisane naslove. 

Začnite še danes in preverite prvih 100 e-poštnih sporočil brezplačno!