Vad kan du göra med enbart en arbetssökandes e-postadress?
Gör till exempel bakgrundskontroller av e-post.
Har du någonsin hört talas om dem? Vet du vad de är, varför de är viktiga eller hur man genomför dem?
Om inte, då är den här artikeln för dig.
Men vi kommer inte bara att fokusera på det. När det gäller bakgrundskontroller av e-postmeddelanden förbiser många företag det viktiga första steget: att verifiera e-postadressen.
Det är därför vi kommer att täcka denna aspekt också.
Bakgrundskontroll av e-post: Vad är det och varför är det viktigt?
En bakgrundskontroll via e-post är en process där man samlar in information om en person eller enhet med hjälp av deras e-postadress. Det hjälper till att validera en viktig del av en sökandes information, eftersom det kan avslöja vissa detaljer om deras internetavtryck, metadata och personliga register.
Bakgrundskontroller via e-post är inte lika uttömmande som en fullständig bakgrundskontrollrapport, som kan innehålla domstolsregister, brottsregister och fullständig anställningshistorik.
Ändå är de ofta det första steget för att säkerställa legitimiteten hos den e-postadress som används av en person eller kandidat.
Okej, men varför spelar det här någon roll?
Det är ett måste att verifiera att e-postadressen är äkta innan den fullständiga analysen görs.
Det kan till exempel sluta med att du skickar känslig information om ditt företag och en tjänst som du söker till fel person. Förutom att det är pinsamt kan du läcka ut informationen och orsaka en PR-kris.
E-postverifieringens roll i bakgrundskontroller
Ett enkelt misstag, till exempel ett skrivfel i en e-postadress, kan skapa allvarliga problem. Genom att verifiera e-postadressen i förväg kan du garantera att du får kontakt med rätt person, att du har rätt information och att du skyddar dig mot fel.
Men det är inte allt. Arbetsgivare och organisationer, särskilt de som hanterar känsliga uppgifter, måste vara försiktiga med vem de litar på och anställer.
Den första kan bekräfta legitimiteten hos en kandidat eller affärspartner och lägga grunden för mer grundliga bakgrundskontroller senare.
På så sätt minimerar du risken för bedrägliga försök att infiltrera dina system eller utge sig för att vara någon annan.
Dessutom styrs många branscher av bestämmelser som Fair Credit Reporting Act (FCRA), som föreskriver att arbetsgivare ska göra bakgrundskontroller noggrant och öppet. Felaktigheter på grund av obekräftade e-postmeddelanden kan utsätta både arbetsgivaren och den sökande för fara.
Att bekräfta att e-postmeddelandet är legitimt skyddar alltså alla i e-postkedjan och garanterar efterlevnad av nödvändiga rättsliga ramar.
Verktyg och tekniker för verifiering av e-post
Att känna till rätt tekniker och verktyg för e-postverifiering kan påskynda ditt arbete – oavsett om du äger ett litet företag, har ett stort företag, är en del av ett HR-team eller bara driver ett enmansföretag och vill autentisera en persons information själv.
Några av teknikerna för verifiering av e-post är:
- Test av leveransförmåga
Leveransbarhetstest skickar en ”ping” till servern för att se om e-postadressen finns utan att faktiskt skicka ett e-postmeddelande. På så sätt kan du kontrollera om e-postmeddelandet är äkta och förhindra att du slösar tid på inaktiva adresser.
- Syntax- och formatkontroll
Syntax- och formatkontroll letar efter grundläggande brister som stavfel eller ogiltiga tecken. Tjänsten skannar e-postadressen för att säkerställa att den är i rätt format (t.ex. exempel@Bouncer.com). Det hjälper till att förhindra problem som felplacerade tecken.
- Validering av domän
Domänvalidering avgör om den domän som är kopplad till e-postadressen (t.ex. @gmail .com) är aktiv och kan ta emot e-post. Den verifierar domänens MX-poster (Mail Exchange) för att se om den är funktionell och inte kopplad till inaktiva eller bedrägliga källor.
Förutom tekniker kan du använda många tillförlitliga verktyg för att hantera e-postvalidering på ett effektivt sätt.
Verktyg som Bouncer erbjuder robusta tjänster som går längre än att bara bekräfta om ett e-postmeddelande existerar.
De ser till att e-postmeddelandet är giltigt, säkert, kan levereras och kopplas till rätt person.
Bouncer eliminerar potentiella mänskliga fel och upptäcker skräppostfällor, adresser som inte går att fånga upp, tillfälliga e-postmeddelanden och alla andra adresser som kan äventyra ditt avsändarrykte.
Steg för att genomföra en bakgrundskontroll av e-post
Steg 1: Verifiering av e-post
Att verifiera e-postadressen bör alltid vara det första du gör.
Eftersom alla ogiltiga eller falska e-postadresser kan leda till felaktiga uppgifter och resultera i felaktiga resultat vid bakgrundskontroller, kan du förhindra dem redan från början.
Här är ett exempel på hur du kan gå tillväga:
- Manuellt – du kan inspektera e-postmeddelandet manuellt för att hitta uppenbara problem. Leta efter stavfel, felaktig formatering eller symboler som saknas.
- Automatiskt – om du inte har tid att verifiera manuellt eller om adresserna är för många ska du satsa på automatisering direkt. Dra nytta av tillgängliga verktyg och tekniker som kan göra mycket mer än att verifiera en adress.
Steg 2: Sökmotorer
Om e-postmeddelandet skannas, gör en sökning på Google eller använd andra sökmotorer för att hitta eventuella spår av e-postmeddelandet på internet.
Ange t.ex. e-postadressen i Google och se om den förekommer på offentliga forum, bloggar eller webbplatser. Detta kan ge insikter om personens internetaktivitet eller potentiella anknytningar.
Om e-postmeddelandet är länkat till någon professionell profil, t.ex. artiklar, publikationer eller sociala bidrag, kan dessa resultat ge ytterligare information om personens fotavtryck på internet.
Steg 3: Plattformar för sociala medier
Sociala medier kan ge djupare insikter om identiteten bakom e-postadressen. Vilka plattformar ska man använda och hur?
- LinkedIn: Fokusera på affärsplattformar först. Sök efter e-postadressen på LinkedIn för att hitta potentiella matchningar när det gäller anställningshistorik eller jobbrelaterade aktiviteter.
- Facebook, Twitter, Instagram: Kom ihåg att många människor länkar sina e-postadresser till sina privata konton på sociala medier. Gör en sökning på dessa plattformar för att se om några personliga profiler är knutna till e-postadressen.
Steg 4: Specialiserade verktyg för bakgrundskontroll
Det finns specialiserade verktyg som gör att du kan utföra mer djupgående kontroller, till exempel Pipl – en sökmotor som fokuserar på att hitta människor över den djupa webben, inklusive alla offentliga register som är kopplade till e-postmeddelandet.
Det finns också Spokeo, ett verktyg som kan användas för att leta upp personlig information kopplad till ett e-postmeddelande, till exempel anställning, brottsregister eller kontaktuppgifter.
Proffstips: Dokumentera alltid dina resultat och notera eventuella inkonsekvenser – som potentiella röda flaggor i den övergripande bakgrundskontrollprocessen.
Varför e-postverifiering är avgörande för korrekta bakgrundskontroller
- Undvika vanliga fallgropar
Att hoppa över e-postverifiering kan innebära stora problem för företag. Om du förlitar dig på ett obekräftat e-postmeddelande kan det sluta med att du får felaktig information eller, ännu värre, att du helt missar viktiga detaljer.
Tänk dig att spendera dagar med att ta fram arbetssökandes anställningshistorik, granska offentliga register och göra olika bakgrundskontroller, bara för att senare inse att e-postmeddelandet inte var kopplat till den faktiska personen.
- Förbättrad noggrannhet och tillförlitlighet
Genom att verifiera e-postadresser säkerställer du att de resultat du får från bakgrundskontrollen bygger på en solid grund. När en e-postadress verifieras som korrekt och aktiv ökar tillförlitligheten för all ytterligare information som du samlar in.
I slutändan bidrar verifierade e-postmeddelanden till starkare, mer tillförlitliga affärsbeslut och förbättrar effektiviteten vid anställning av potentiell personal. Effektiva HR-processer är avgörande för att minimera fel och administrativa bördor i samband med rekrytering och onboarding. Utöver bakgrundskontroller kan effektivisering av viktiga HR-funktioner, till exempel administration av förmåner, frigöra värdefull tid, minska riskerna för bristande efterlevnad och förbättra den övergripande kandidatupplevelsen.
Grundlig verifiering med Bouncer.
Så du letar efter ett pålitligt verktyg som kan hjälpa dig med noggrann e-postverifiering? Titta inte längre än Bouncer – det är en lättanvänd, prisvärd lösning som är utformad för att hjälpa företag att verifiera e-postmeddelanden och mer om det behövs.
Det som gör att Bouncer sticker ut är dess funktioner och användarvänliga gränssnitt som förenklar processen med att verifiera e-postadresser. Du kommer inte att fastna i en komplicerad process – det är enkelt, snabbt och, viktigast av allt, kostnadseffektivt.
Med en prissättningsmodell som bygger på pay-as-you-go betalar du bara för det du använder, så det kan passa bra för dina företag.
Bouncer kommer packad med funktioner somrealtidsverifiering, bulk e-postverifiering API, toxicitetskontroll, leveransbarhetssats, databerikning och många integrationer.
Dessutom har denna plattform fantastiska recensioner från användare över hela världen.
Folk älskar hur den fångar upp ogiltiga adresser och hjälper till att öka effektiviteten i e-postkampanjer samtidigt som den upprätthåller ett högt avsändarrykte.
Ge Bouncer ett försök, ta tid på dig och se vilken skillnad det gör.
Få en robust verifiering av anställningen
En bakgrundskontroll av e-post är ett viktigt steg för att bekräfta en e-postadresss äkthet. I den här processen är e-postverifiering inte bara ett alternativ – det är en nödvändighet för alla företag som värdesätter noggrannhet och dataintegritet.
Nu vet du att om du tidigt använder pålitliga verifieringsverktyg som Bouncer kan du vara säker på att e-postadresserna är giltiga, effektiva och fria från fel.
Således, använd Bouncer innan du utför bakgrundskontroller och njut av de bästa resultaten.
